Es können doppelte Datensätze auftreten, wenn mehrere Personen ohne ausreichende Sicherheitsvorkehrungen Daten in eine Datenbank eingeben. Auch das Zusammenführen mehrerer Datenbanken kann zu Duplikaten führen. Access bietet ein Abfragetool zum Auffinden von Duplikaten in Ihrer Datenbank. Sie können sie dann entfernen oder zusammenführen, wodurch Ihre Datenbank leichter lesbar und effektiver wird.
Schritte
Schritt 1. Wissen Sie, was Daten "dupliziert"
Doppelte Daten bedeuten nicht, dass alle Felder identisch sind. Beispielsweise kann ein Kunde, der zweimal in die Datenbank eingegeben wurde, zwei unterschiedliche IDs und möglicherweise unterschiedliche Schreibweisen haben. Auf der anderen Seite, wenn der Name gebräuchlich ist, kann es sich um zwei verschiedene Kunden handeln. Sie müssen die verfügbaren Daten vergleichen und jedes Ergebnis sorgfältig prüfen, um festzustellen, was doppelt vorhanden ist und was nicht.
Schritt 2. Sichern Sie Ihre Datenbank
Es wird empfohlen, dass Sie ein neues Backup erstellen, bevor Sie große Änderungen vornehmen. Auf diese Weise können Sie die Datenbank wiederherstellen, wenn Sie versehentlich falsche Einträge gelöscht haben.
- Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie "Speichern unter" oder "Speichern und veröffentlichen".
- Klicken Sie im Abschnitt "Erweitert" auf "Datenbank sichern". Folgen Sie den Anweisungen, um Ihre Datenbank zu sichern.
Schritt 3. Informieren Sie andere Benutzer, dass Sie Änderungen vornehmen möchten
Um Datenkonflikte zu vermeiden, stellen Sie sicher, dass keine anderen Benutzer Daten zur Datenbank hinzufügen. Dies ist nicht erforderlich, kann Ihnen aber später einige Kopfschmerzen ersparen, wenn etwas schief geht.
Setzen Sie Ihre Datenbank nach Möglichkeit in den exklusiven Modus. Dadurch wird verhindert, dass Änderungen von anderen Benutzern vorgenommen werden. Klicken Sie auf das Menü Datei und wählen Sie "Optionen" und dann "Client-Einstellungen". Wählen Sie im Abschnitt "Standardöffnungsmodus" die Option "Exklusiv". Wenn Sie nicht viele Leute haben, die die Datenbank verwenden, müssen Sie sich im Allgemeinen nicht darum kümmern
Schritt 4. Öffnen Sie den Abfrageassistenten
Das Abfragetool kann Einträge finden, die doppelten Inhalt enthalten. Der Vorgang zum Starten des Assistenten variiert je nach verwendeter Access-Version:
- 2013/2010 - Klicken Sie auf die Registerkarte "Erstellen" und dann auf "Abfrageassistent".
- 2007 - Klicken Sie auf die Registerkarte "Einfügen" oder "Erstellen" und wählen Sie "Abfrageassistent".
- 2003 - Öffnen Sie das Datenbankfenster und wählen Sie die Registerkarte "Abfragen". Klicken Sie auf die Schaltfläche "Neu".
Schritt 5. Wählen Sie den "Suchassistenten zum Suchen von Duplikaten"
Diese Abfrage vergleicht Felder, um doppelte Einträge zu finden.
Schritt 6. Wählen Sie die Tabelle aus, die Sie durchsuchen möchten
Alle Tabellen in Ihrer Datenbank werden aufgelistet. Wählen Sie die Tabelle aus, die Sie auf Duplikate überprüfen möchten.
Bei den meisten Duplikatprüfungen sollten Sie die Ansicht "Tabellen" ausgewählt lassen
Schritt 7. Wählen Sie die Felder aus, von denen Sie glauben, dass sie Duplikate enthalten
Wählen Sie alle Felder aus, die Sie auf doppelte Daten vergleichen möchten. Fügen Sie genügend Felder ein, um ein Urteil zu fällen. Duplikate werden nur zurückgegeben, wenn die Felder Zeichen für Zeichen übereinstimmen. Sie können Ausdrücke verwenden, um teilweise Übereinstimmungen zu finden.
- Vermeiden Sie die Verwendung allgemeiner Felder. Vermeiden Sie die Verwendung von Feldern wie Datum oder Ort, um beim Vergleichen von Einträgen Übersichtlichkeit zu vermeiden.
- Ohne genügend Felder, um zwischen Datensätzen zu unterscheiden, oder mit Feldern, die zu allgemein sind, erhalten Sie viele doppelte Ergebnisse.
Schritt 8. Wählen Sie zusätzliche Felder aus, die angezeigt werden sollen
Ein oder zwei zusätzliche Felder können Ihnen bei der Entscheidung helfen, ob die Daten tatsächlich doppelt vorhanden sind. Beispielsweise hilft Ihnen ein Feld für die Auftrags-ID zu ermitteln, ob zweimal der gleiche Name separate Einträge ist. Fügen Sie mindestens ein Feld hinzu, um diese Unterscheidung zu erleichtern und versehentlichen Datenverlust zu vermeiden.
Schritt 9. Erstellen Sie die Abfrage
Sie werden aufgefordert, der Abfrage einen Namen zu geben. Klicken Sie auf "Fertig stellen", um die Ergebnisse anzuzeigen.
Schritt 10. Überprüfen Sie Ihre Ergebnisse sorgfältig
Alle potenziellen Duplikate basierend auf Ihren Kriterien werden angezeigt. Gehen Sie jedes der Ergebnisse durch und verwenden Sie Ihr Wissen über Ihr Unternehmen, um zu entscheiden, ob es sich bei dem Eintrag um ein Duplikat handelt. Stellen Sie unbedingt sicher, dass ein Datensatz ein Duplikat ist, bevor Sie ihn entfernen.
Wenn Sie sich nicht entscheiden können, erstellen Sie die Abfrage mit einem zusätzlichen Feld neu, um Ihre Entscheidung zu erleichtern
Schritt 11. Löschen Sie doppelte Datensätze
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die linke Spalte und wählen Sie "Datensatz löschen", um ein Duplikat zu entfernen. Sie können mehrere Datensätze auswählen, um sie alle auf einmal zu löschen.
- Möglicherweise möchten Sie einige Daten aus einem der doppelten Datensätze mit dem Datensatz zusammenführen, den Sie behalten möchten.
- Stellen Sie sicher, dass Sie nicht alle Datensätze löschen, die in der Liste der doppelten Ergebnisse angezeigt werden, da sonst kein Originaldatensatz mehr vorhanden ist.
