E-Mail ist heute neben Textnachrichten, Telefonanrufen und Instant-Messaging-Anwendungen eine der am häufigsten verwendeten Kommunikationsformen. Die Korrespondenz mit E-Mails ist so verbreitet, dass viele Leute vergessen haben, wie man eine richtig erstellt. Eine gut verfasste E-Mail spiegelt Professionalität und Aufrichtigkeit in der übermittelten Nachricht wider, daher ist es unbedingt erforderlich, dass Sie wissen, wie eine E-Mail-Nachricht formatiert wird.
Schritte
Schritt 1. Verfassen Sie den Betreff Ihrer E-Mail
Die Betreffzeile einer E-Mail-Nachricht dient als kurze Zusammenfassung dessen, worum es in der Nachricht geht. Ihre Betreffzeile sollte einfach und prägnant sein, damit der Empfänger in wenigen einfachen Worten eine Vorstellung davon bekommt, was das Thema Ihrer E-Mail ist.
- Wenn Sie beispielsweise jemandem über ein Geschäft schreiben, komplizieren Sie die Betreffzeile nicht mit zu vielen Details wie „Ich mag das Auto, das Sie fahren. Ich liebe seine blaue Farbe und die Räder sind wunderschön.“
- Geben Sie Ihr Motiv direkt in der Betreffzeile deutlich an. Im Beispiel: „Interessierter Käufer Ihrer blauen Limousine.“
Schritt 2. Fügen Sie die richtigen Anreden hinzu
Beginnen Sie die E-Mail nicht sofort mit dem, was Sie sagen müssen. Fügen Sie allgemeine Anreden wie „Grüße“oder „Guten Tag“hinzu. Sie möchten nicht, dass eine zufällige Person auftaucht und sofort mit Ihnen spricht, ohne Sie auch nur zu begrüßen, oder? Bei E-Mails ist es ähnlich.
Um Ihre Begrüßung persönlicher zu gestalten, fügen Sie den Nachnamen Ihres Empfängers in Ihre Anrede ein
Schritt 3. Schreiben Sie den Text Ihrer Nachricht
Abhängig von der Art der Nachricht, die Sie schreiben und an wen Sie sie senden, können Sie sie nach Belieben schreiben.
- Wenn Sie jemandem in Ihrer Nähe schreiben, könnten Sie Ihre E-Mail persönlich klingen lassen; Wenn Sie jedoch einen Geschäftsbrief schreiben, müssen Sie die E-Mail so professionell wie möglich halten.
- Beachten Sie auch das Format Ihrer Nachricht. Verwenden Sie keine schwer lesbaren Schriftarten, -größen und -formate und vermeiden Sie die Verwendung von Großbuchstaben. Großbuchstaben ähneln in der digitalen Welt dem Schreien.
Schritt 4. Fügen Sie eine Schlussbemerkung hinzu
Beenden Sie Ihre E-Mail nicht einfach dort, wo Ihre Nachricht endet. Schreiben Sie abschließende Bemerkungen wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“oder alles, was Ihrer Meinung nach am besten zu der von Ihnen verfassten E-Mail passt.
Schlussbemerkungen sollten auf jeden Fall gut zu Ihrer E-Mail passen. Wieso den? Denn wenn Sie eine geschäftliche Nachricht schreiben, möchten Sie nicht „Liebe Grüße“als Schlusswort für Ihren Brief schreiben; es wäre unangemessen
Schritt 5. Fügen Sie eine Signatur hinzu
Obwohl Ihre E-Mail-Adresse bereits Ihren Namen in jeder von Ihnen gesendeten E-Mail enthält, wird dennoch empfohlen, jede von Ihnen verfasste Nachricht mit einer Signatur zu versehen. Unterschriften können einfach nur Text oder, wenn Sie kreativ sein möchten, Bilder (wie Logos, Markenzeichen usw.) sein.
Verwenden Sie die Signaturoption einer beliebigen Webmail- oder E-Mail-Client-Anwendung, um Ihre eigene Signatur zu erstellen
Tipps
- Abgesehen von der Formatierung von E-Mail-Nachrichten sollten Sie auch richtig benannte E-Mail-Adressen verwenden. Es ist in Ordnung, deinem Freund aus Kindertagen eine Nachricht mit "[email protected]" zu senden, aber es ist keine so gute Idee, wenn du deinem Chef geschäftliche E-Mails schickst.
- Verwenden Sie beim Erstellen von E-Mails die richtigen Internet-Etiketten. Senden Sie keine Spam-Mails oder Nachrichten an unbekannte Kontakte.
- Überprüfen Sie immer Ihre E-Mail-Nachricht, bevor Sie sie versenden, um zu vermeiden, dass mehrere Nachrichten an einen Empfänger gesendet werden. Ihre Nachrichten können in diesem Fall als SPAM markiert werden.
