Das Versenden von E-Mails gehört heute zum Leben fast aller Berufstätigen, Studenten und Berufstätigen. Obwohl einige E-Mails als kalt erscheinen können, können andere offensichtlich unhöflich sein und müssen adressiert werden. Sie können mit solchen E-Mails umgehen, indem Sie einen kühlen Kopf bewahren, antworten, nachdem Sie einen Plan erstellt haben, und indem Sie Ihren Tag vorantreiben.
Schritte
Teil 1 von 3: Ruhe bewahren und einen Plan machen
Schritt 1. Überlegen Sie, ob die E-Mail unhöflich sein soll
Es kann schwierig sein zu erkennen, ob jemand über E-Mails unhöflich ist oder nicht, zumal Sie weder seinen Gesichtsausdruck sehen noch den Ton seiner Stimme hören können, um Ihnen bei der Entscheidung zu helfen. Bevor Sie auf eine E-Mail reagieren, die Ihnen unhöflich erscheint, überlegen Sie, ob es sich bei der Unhöflichkeit um eine Fehlkommunikation handeln könnte.
Versuchen Sie, die Person direkt zu fragen, was sie gemeint hat, indem Sie mit ihr von Angesicht zu Angesicht oder über das Telefon sprechen. Dies kann helfen, ein Problem aufgrund eines einfachen Missverständnisses abzuwenden
Schritt 2. Antworten Sie nicht sofort
Obwohl es verlockend sein kann, als Antwort auf diese E-Mail sofort eine Reihe von gemeinen oder verletzenden Worten aneinanderzureihen, vermeiden Sie dies um jeden Preis. Sie werden es wahrscheinlich später bereuen. Gehen Sie stattdessen von der E-Mail weg, schließen Sie Ihren Browser und nehmen Sie sich einen Moment Zeit, um Ihre Gedanken zu sammeln.
- Gehen Sie einige Minuten spazieren, bis Sie sich beruhigt fühlen.
- Atme ein paar Mal tief durch und trinke etwas Wasser.
Schritt 3. Lassen Sie einen E-Mail-Entwurf offen, aber senden Sie ihn nicht
Eine andere Möglichkeit, negative Energie konstruktiv herauszuholen, besteht darin, eine E-Mail an die Person zu verfassen, sie aber nicht zu senden. Auf diese Weise können Sie beginnen, Ihre ersten Gedanken zu sammeln, egal wie intensiv sie auch sein mögen, und Ihnen gleichzeitig Zeit geben, sie später zu verfeinern, zu verfeinern und zu ergänzen.
- Rufen Sie eine separate E-Mail auf und geben Sie eine Antwort ein, ohne jemals einen Empfänger eingegeben zu haben, damit Sie sie nicht versehentlich versenden. Oder Sie können Ihre eigene E-Mail als Empfänger angeben.
- Denken Sie an all die Male, in denen Sie sofort auf etwas reagiert haben und später all die klugen oder zum Nachdenken anregenden Dinge, die Sie hätten sagen können, bereut haben. Dies wird Ihnen Zeit geben, solche zu entwickeln und Reue zu vermeiden.
Schritt 4. Übernehmen Sie bei Bedarf Verantwortung
Wenn Sie die E-Mail gelesen haben, haben Sie sie möglicherweise als unhöflich aufgefasst, weil ein Teil davon wahr ist und die Wahrheit weh tun kann. Dies befreit sie zwar nicht von ihrer Schuld in der Situation, aber es gibt Ihnen etwas Raum für Selbstverbesserung und Ehrlichkeit, sowohl mit sich selbst als auch mit dem E-Mail-Absender.
Vielleicht hat Ihnen Ihr Chef zum Beispiel eine unhöfliche E-Mail geschickt, weil Sie zu spät zur Arbeit kommen. Obwohl die Formulierung nicht unhöflich sein musste, sollten Sie Ihre Verspätung anerkennen und korrigieren
Schritt 5. Emulieren Sie nicht ihr schlechtes Verhalten
Wenn jemand unhöflich zu dir ist, kann es sehr verlockend sein, den Gefallen zu erwidern. Auch hier solltest du nicht negativ reagieren, aber auch passiv aggressives oder unhöfliches Verhalten unterlassen, wenn du sie persönlich siehst, bevor du antwortest. Gib ihnen keine bösen Blicke und ignoriere sie nicht, wenn sie mit dir sprechen.
- Üben Sie stattdessen Freundlichkeit. Sag hallo zu ihnen und geh weiter.
- Verbringe keine Zeit mit ihnen, es sei denn, es ist notwendig, aber meide sie auch nicht aktiv.
Schritt 6. Betrachten Sie die Wurzel
Manchmal hat eine unhöfliche E-Mail sehr wenig mit Ihnen oder den Umständen, die sie umgeben, zu tun. Jemanden anzugreifen ist nie in Ordnung, aber manchmal hat die Person, die die E-Mail gesendet hat, möglicherweise etwas mehr durchgemacht, als sie verarbeiten kann, und könnte Ihnen das aus Frustration geschickt haben, an der Sie nicht beteiligt sind. Sie merken vielleicht nicht einmal, dass sie unhöflich waren. Dies entschuldigt sie nicht, aber das Verständnis des aktuellen Zustands und der Motivation einer Person kann helfen, Schritte nach vorne zu machen.
- Wenn sie beispielsweise Eheprobleme haben oder jemand in ihrer Familie kürzlich gestorben ist, könnte dies ihre Unhöflichkeit erklären.
- Es ist auch möglich, dass sie nur einen schlechten Tag haben.
Teil 2 von 3: Auf die E-Mail antworten
Schritt 1. Holen Sie sich die Hilfe eines Freundes
Freunde oder Kollegen können besonders hilfreich sein, um eine Antwort auf eine unhöfliche oder hässliche E-Mail zu verfassen, und sie können auch eine zweite Meinung zu der Situation abgeben. Während dieser Zeit solltest du deine hitzköpfigen Freunde nicht um Hilfe bitten; Wenden Sie sich stattdessen an diejenigen, die ruhig, klug und lösungsorientiert sind.
Bitten Sie, wenn möglich, nach früheren Antworten auf unhöfliche E-Mails zu sehen, die sie gesendet haben
Schritt 2. Erkenne ihre Unhöflichkeit an
Wenn Sie Ihre E-Mail verfassen, müssen Sie anerkennen, wie unhöflich sie waren. Es könnte sein, dass sie nicht wussten, dass ihre Worte gefühllos rüberkommen würden, aber du solltest trotzdem darauf aufmerksam machen.
- Sagen Sie etwas wie „Bevor ich mit einer Antwort beginne, möchte ich die Unhöflichkeit in Ihrer E-Mail anerkennen, insbesondere in Bezug auf Ihre anklagenden und beleidigenden Bemerkungen.“
- Direkt zu sein ist hilfreich für Sie und für die andere Person und kann helfen, ein erneutes Auftreten derselben Situation zu verhindern.
Schritt 3. Erkenne ihre Frustration an
Obwohl ihre E-Mail unhöflich war, kam ihre Frustration vielleicht von einem sehr realen Ort. Wenn ja, akzeptiere diese Frustration und bringe Verständnis zum Ausdruck, wenn auch nur am Rande. Dies wird es ihnen ermöglichen, sich weniger von einer Du-gegen-Sie-Mentalität zu fühlen und Sie beide in Richtung potenzieller Friedensstiftung zu bewegen.
- Sagen Sie etwas wie „Ihre E-Mail hat gezeigt, dass Sie frustriert sind“.
- Achten Sie darauf, sich auf das zu konzentrieren, was ihre E-Mail sagt und nicht auf sie persönlich.
Schritt 4. Fragen Sie warum
Manchmal sind Sie jedoch möglicherweise völlig ahnungslos, warum sich jemand nach viel Selbstreflexion und Rücksprache mit anderen entschieden hat, Ihnen eine solche E-Mail zu senden. In diesem Fall sollten Sie den Absender nach einem einfachen „Warum“fragen, damit Sie das Problem besser verstehen und besser angehen können.
Sie könnten sagen: „Ich habe mir Ihre E-Mail sorgfältig überlegt und bin immer noch etwas verwirrt über Ihre Gründe für das Senden
Schritt 5. Bieten Sie eine Lösung oder Erklärung an
Nachdem Sie einige Ihrer vorläufigen Bedenken und Punkte in der E-Mail angesprochen haben, sollten Sie damit beginnen, nach Lösungen zu suchen und auf ihre Bedenken zu reagieren, falls diese vorhanden sind. Lassen Sie sie wissen, was Sie zu tun bereit sind, erkunden Sie Kompromissmöglichkeiten und drücken Sie Ihre Bereitschaft aus, dies durchzuarbeiten.
- Auch das Einrichten eines Meetings kann von Vorteil sein. Menschen neigen dazu, persönlich freundlicher zu sein, als wenn sie sich hinter einem Computerbildschirm verstecken.
- Du könntest so etwas sagen wie „Du hast deine Wut geäußert, dass ich gestern 15 Minuten zu spät vom Mittagessen zurückgekommen bin, aber meine kranke Tochter von der Schule abholen musste. Obwohl ich sicherlich versuchen kann, es in Zukunft pünktlich wieder zu schaffen, wird es Zeiten wie diese geben, die unvermeidlich sind.“
Schritt 6. Grenzen setzen
Nachdem Sie erfolgreich Lösungen angeboten haben, ist es nun an der Zeit, einige Grundregeln für ein weiteres Gespräch aufzustellen. Lassen Sie sie wissen, dass Sie solche Unhöflichkeiten in Zukunft nicht tolerieren werden und es sehr schwierig, wenn nicht unmöglich wird, weiterhin kooperativ zusammenzuarbeiten.
- Sagen Sie ihnen, dass Sie Beleidigungen oder unangemessene Anschuldigungen nicht akzeptieren werden.
- Bitten Sie sie, mit Bedenken und Freundlichkeit zu Ihnen zu kommen, bevor Sie auf die Waffe springen.
Schritt 7. Löschen Sie es, falls erforderlich
Möglicherweise stellen Sie fest, dass Sie die E-Mail immer und immer wieder lesen und sich in negativen Gefühlen darüber verfangen. Dies wird Ihnen jedoch nicht helfen, voranzukommen, und wird Sie wahrscheinlich nur noch wütender und frustrierter machen. Löschen Sie die E-Mail bei Bedarf aus Ihrem Posteingang, damit Sie keinen Zugriff darauf haben.
Wenn Sie glauben, dass Sie die E-Mail in Zukunft wieder benötigen, senden Sie sie an eine vertrauenswürdige Person, löschen Sie sie jedoch aus Ihrem eigenen Posteingang
Teil 3 von 3: Machen Sie mit Ihrem Tag weiter
Schritt 1. Bleiben Sie produktiv
Auch wenn diese E-Mail Ihren Tag scheinbar ruiniert hat, tun Sie alles in Ihrer Macht Stehende, um dies zu verhindern. Fahren Sie mit Ihrer Routine fort, erstellen Sie eine To-Do-Liste und erledigen Sie alle notwendigen Aufgaben. Lassen Sie nicht zu, dass Ihr Tag oder Ihr Fortschritt durch einen einzigen Fehler entgleist.
Wenn Sie sich beschäftigen, können Sie sich auf das konzentrieren, was Ihnen wichtig ist, und vermeiden, über eine E-Mail nachzudenken
Schritt 2. Setzen Sie sich kleine Ziele, um Ihren Schwung beizubehalten
Setzen Sie sich, um Ihre Routine beizubehalten, kleine, erreichbare Ziele, auf die Sie sich an diesem Tag festlegen können. Wenn du sie ausfüllst, fühlst du dich besser und weniger betroffen von der unhöflichen E-Mail, die du erhalten hast.
Ziehe in Erwägung, Ziele wie „auf alle anderen E-Mails antworten“oder „geh ins Fitnessstudio“zu setzen
Schritt 3. Lenken Sie sich ab
Manchmal braucht man ein wenig Ablenkung, um von etwas voranzukommen. Machen Sie eine Pause, um Musik zu hören, zu Mittag zu essen oder einen Freund anzurufen, um sich über etwas anderes als die E-Mail zu unterhalten. Sich von Dingen abzulenken, kann Ihnen eine sehr notwendige und kathartische Pause verschaffen.
Schritt 4. Erwägen Sie, sie gegebenenfalls zu melden
Letztendlich ist es manchmal am besten, das Problem dauerhaft anzugehen. Wenn die E-Mail Drohungen oder Beleidigungen enthielt, die als Hassreden angesehen werden könnten, melden Sie diese Person den richtigen Personen, beispielsweise der Personalabteilung Ihres Arbeitsplatzes oder dem Schülerverhalten an Ihrer Schule. Sie können sie auch daran hindern, Ihnen in Zukunft E-Mails zu senden.
- Melden Sie sie den Behörden, wenn sie Sie körperlich bedrohen.
- Versuchen Sie zunächst, Ihrem Vorgesetzten eine E-Mail zu senden, um ihn darüber zu informieren, was los ist. Wenn sie das Problem nicht lösen, bringen Sie es zur Personalabteilung.
