Eine freundliche Erinnerungs-E-Mail zu schreiben kann schwierig sein. Sie möchten nicht aufdringlich oder ungeduldig rüberkommen, aber es ist wichtig, Ihre Botschaft zu vermitteln. Setzen Sie in Ihrer E-Mail einen freundlichen Ton mit Begrüßungen und sanften Ausdrücken. Decken Sie die Notwendigkeiten Ihrer Erinnerungs-E-Mail ab, damit der Empfänger genau weiß, was Sie wollen. Sorgen Sie für eine fehlerfreie E-Mail, damit Sie nicht nur freundlich, sondern auch professionell wirken.
Schritte
Teil 1 von 3: Einen freundlichen Ton setzen
Schritt 1. Begrüßen Sie den Empfänger
In geschäftlichen Situationen müssen Sie möglicherweise eine Standardbegrüßung verwenden, z. B. "Sehr geehrte Damen und Herren". Allerdings werden personalisierte E-Mails immer mehr zum Standard. Einige E-Mail-Begrüßungen, die Ihnen helfen können, von Anfang an einen freundlichen Ton anzuschlagen, sind:
- Hallo John
- Hi
- Lange nicht gesehen
- Hey!
Schritt 2. Verweisen Sie Ihre Verbindung auf den Empfänger
Wenn Sie sich nur an die Erinnerung halten, kann Ihre Nachricht kalt wirken. Verweisen Sie auf Ihre persönliche Verbindung zum Empfänger, indem Sie Sätze einfügen, die Ihre Freundschaft und Ihre gemeinsamen Erfahrungen widerspiegeln. Dazu können gehören:
- Wie ist die Schule gelaufen?
- Mein Freund, wie geht es dir?
- Ich hatte so eine tolle Zeit mit dir letztes Wochenende.
- Wann haben wir uns das letzte Mal vor einem Monat unterhalten?
- Diese gemeinsame Reise war der Hammer! Wir müssen es bald wieder tun.
Schritt 3. Machen Sie Ihre Ausdrücke weicher
Dies ist besonders wichtig für den Erinnerungsteil der E-Mail. Wenn es schon eine Weile her ist, dass Sie mit dem Empfänger in Kontakt waren, kann es angebracht sein, eine leichte Entschuldigung oder Entschuldigung dafür anzubieten, dass Sie sich nur zur Erinnerung gemeldet haben. Einige Beispiele für weiche Ausdrücke sind:
- Ich weiß, es ist schon eine Weile her, dass wir uns unterhalten haben, aber ich wollte dich daran erinnern…
- Es war so hektisch mit dem neuen Baby, dass ich mich gerade daran erinnert habe, dich daran zu erinnern…
- Ich weiß, dass Sie beschäftigt waren, also wollte ich Sie nicht belästigen, aber ich wollte eine Erinnerung senden…
Schritt 4. Seien Sie höflich
Wenn die Erinnerung wichtig ist, kommt sie leicht zu stark rüber. Denken Sie daran, dass der Empfänger Dinge in seinem Leben vor sich hat. Denken Sie daran, "Bitte" und "Danke" sowie entsprechende Ausdrücke zu sagen. Du könntest höfliche Ausdrücke verwenden wie:
- Es tut mir leid, Sie zu stören, aber ich wollte sichergehen, dass …
- Wenn Sie auf diese E-Mail antworten könnten, sobald Sie Zeit haben…
- Vielen Dank, dass Sie sich die Zeit genommen haben, jede Antwort auf diese Erinnerung zu lesen. Ich schätze es.
- Ich freue mich auf Ihre Antwort.
Teil 2 von 3: Das Notwendige decken
Schritt 1. Verwenden Sie eine Betreffzeile
Sie müssen keine clevere Betreffzeile schreiben. Diejenigen, die klar und auf den Punkt gebracht sind, werden am nützlichsten sein. Dadurch erkennt der Empfänger den Zweck der E-Mail auf einen Blick. Einige gängige Optionen für eine freundliche E-Mail-Erinnerung können sein:
- Einchecken
- Kurze Erinnerung an…
- Kommende Reise/Veranstaltung/etc.
- Mitarbeiterzahl für Reise/Veranstaltung/etc.
Schritt 2. Denken Sie daran, Ihre Erinnerung einzufügen
Wenn Sie sich so sehr bemühen, freundlich und höflich zu sein, kann es leicht sein, etwas Wichtiges wie die eigentliche Erinnerung auszulassen. Platzieren Sie Ihre Erinnerung am Anfang der E-Mail, kurz nach der Begrüßung und einer kurzen persönlichen Verbindung. Zum Beispiel:
- "Hi, Es ist eine Weile her, dass wir uns unterhalten haben, Ben. Wie geht es deiner Frau und deinen Kindern? Meine halten mich ziemlich auf Trab, aber ich wollte mich bei dir melden wegen…"
-
Hey!
Oma, ich wollte dir eine Nachricht schicken. Tut mir leid, dass ich so beschäftigt war. Ich wollte dich nur an unser Mittagessen erinnern…“
Schritt 3. Verwenden Sie eine prägnante Sprache
Es ist im Allgemeinen richtig, dass in der höflichen Sprache längere Ausdrücke verwendet werden. Zum Beispiel wäre die Formulierung "Härter arbeiten" höflicher als "Es könnte eine gute Idee sein, härter zu arbeiten". Obwohl sie höflich sind, können diese langen Ausdrücke es schwierig machen, den Fokus Ihrer E-Mail zu bestimmen.
Verwenden Sie eine vereinfachte Struktur für Ihre E-Mail. Dies könnte etwa so aussehen: Begrüßung (Öffnen) → Persönliche Verbindung → Erinnerung → Abschied (schließen)
Schritt 4. Bearbeiten Sie unnötige Informationen
Fragen Sie sich für jeden Satz und jeden Teil jedes Satzes: "Ist das notwendig?" In einigen Fällen kann „notwendig“so weit gefasst sein wie „Es ist notwendig, damit meine E-Mail nicht kalt klingt“. Entfernen Sie unnötige Teile der E-Mail.
Im Allgemeinen können Adverbien (wie „sehr“, „wirklich“, „wirklich“, „extrem“und „auf jeden Fall“) entfernt werden, um Ihre Botschaft prägnanter zu gestalten
Schritt 5. Schließen Sie die E-Mail mit einer Bestätigung
"Valediction" ist ein schickes Wort, das "Lebewohl sagen" bedeutet. Zu den Abschiedsworten gehören Ausdrücke wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“und „Mit freundlichen Grüßen“. Ihre Unterschrift sollte Ihrer Bestätigung folgen. Diese gemeinsamen Abschiede mögen jedoch unpersönlich erscheinen. Du könntest etwas versuchen wie:
- Dein Freund
- Danke schön
- Alles Gute
- Ich wünsche ihnen einen wunderbaren Tag
- Tag, du bist es
- Wir freuen uns, bald von Ihnen zu hören
Teil 3 von 3: Sicherstellen einer fehlerfreien E-Mail
Schritt 1. Lesen Sie Ihre E-Mail Korrektur
Selbst wenn Sie Ihre E-Mail ein- oder zweimal schnell durchsehen, werden viele einfache Fehler beseitigt, die sich beim Schreiben möglicherweise eingeschlichen haben. Nachdem Sie mit dem Verfassen fertig sind, lesen Sie Ihre E-Mail auf Rechtschreibung und Grammatik Korrektur.
- Viele E-Mail-Dienste verfügen über eine kostenlose Grammatik- und Rechtschreibprüfung. Die Qualität dieser hängt von Ihrem E-Mail-Anbieter ab. In einigen Fällen sind diese Checker möglicherweise nicht sehr genau.
- Denken Sie daran, Ihre Betreffzeile, Ihre Begrüßung und Ihren Abschied (Abschluss) zu überprüfen. Es ist einfach, diese zu beschönigen und sich nur auf den Text Ihrer E-Mail zu konzentrieren.
Schritt 2. Lesen Sie Ihre E-Mail laut vor
Wenn Sie eine wichtige E-Mail schreiben oder wirklich besonders freundlich oder höflich mit jemandem sein möchten, lesen Sie Ihre E-Mail von Anfang bis Ende laut vor. Klingt es gesprächig? Wenn ja, ist Ihre E-Mail bereit zum Senden.
Schreibe Sätze oder Passagen um, die klobig klingen. Verwenden Sie Ihr bestes Urteilsvermögen, wenn Sie dies bewerten. Dies ist von Person zu Person unterschiedlich, abhängig von Ihrem Sprechstil
Schritt 3. Lassen Sie eine andere Person die E-Mail durchsehen
Bei wichtigen Mitteilungen, z. B. für geschäftliche Zwecke, möchten Sie möglicherweise, dass eine andere Person die Erinnerung vor dem Senden überprüft. Wenn Sie eine prägnante E-Mail verfasst haben, dauert dies in der Regel wenig Zeit und kann helfen, selbst kleinste Fehler zu erkennen.
- Überprüfen Sie Ihren Online-Messaging-Dienst. Senden Sie online eine Nachricht an einen Freund und fragen Sie etwa: "Hey, könnten Sie mir eine kurze E-Mail durchlesen, die ich senden muss? Es dauert nur eine Minute."
- Denken Sie daran, sich bei jedem zu bedanken, der Ihre E-Mail durchliest. Schließlich tun sie dir einen Gefallen.
