Wenn Sie eine Liste oder Tabelle mit Daten aus Word in Excel verschieben müssen, müssen Sie nicht jede einzelne Information kopieren und in eine eigene Zelle im Arbeitsblatt einfügen. Wenn Sie Ihr Word-Dokument zuerst richtig formatieren, können Sie das gesamte Dokument mit nur wenigen Klicks ganz einfach in Excel importieren.
Schritte
Methode 1 von 2: Konvertieren einer Liste
Schritt 1. Verstehen Sie, wie das Dokument konvertiert wird
Wenn Sie ein Dokument in Excel importieren, werden bestimmte Zeichen verwendet, um zu bestimmen, welche Daten in jede Zelle der Excel-Tabelle gehen. Indem Sie vor dem Importieren einige Formatierungsschritte ausführen, können Sie steuern, wie die endgültige Tabelle angezeigt wird, und den manuellen Formatierungsaufwand minimieren. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine große Liste aus einem Word-Dokument in Excel importieren.
Diese Methode funktioniert am besten, wenn Sie eine Liste mit mehreren Einträgen haben, die alle gleich formatiert sind (Liste mit Adressen, Telefonnummern, E-Mail-Adressen usw.)
Schritt 2. Scannen Sie das Dokument auf Formatierungsfehler
Bevor Sie mit dem Konvertierungsprozess beginnen, sollten Sie sicherstellen, dass jeder Eintrag gleich formatiert ist. Dies bedeutet, dass alle Interpunktionsfehler behoben oder alle Einträge neu organisiert werden, die nicht mit den anderen übereinstimmen. Dadurch wird sichergestellt, dass die Daten ordnungsgemäß übertragen werden.
Schritt 3. Zeigen Sie die Formatierungszeichen in Ihrem Word-Dokument an
Die Anzeige der normalerweise ausgeblendeten Formatierungszeichen hilft Ihnen, die beste Aufteilung der Einträge zu ermitteln. Sie können sie anzeigen, indem Sie auf der Registerkarte Start auf die Schaltfläche "Absatzmarken anzeigen / ausblenden" klicken oder Strg+⇧ Umschalt+* drücken.
Die meisten Listen haben entweder eine Absatzmarke am Ende jeder Zeile oder eine am Zeilenende und eine in der Leerzeile zwischen den Einträgen. Sie verwenden die Markierungen, um die von Excel verwendeten Zeichen einzufügen, um zwischen Zellen zu unterscheiden
Schritt 4. Ersetzen Sie die Absatzmarken zwischen den einzelnen Einträgen, um zusätzlichen Platz zu sparen
Excel verwendet Leerzeichen zwischen den Einträgen, um die Zeilen zu bestimmen, aber Sie müssen es vorerst loswerden, um den Formatierungsprozess zu unterstützen. Keine Sorge, Sie werden es in Kürze wieder hinzufügen. Dies funktioniert am besten, wenn Sie eine Absatzmarke am Ende eines Eintrags und eine im Zwischenraum zwischen den Einträgen haben (zwei hintereinander).
- Drücken Sie Strg+H, um das Fenster Suchen und Ersetzen zu öffnen.
- Geben Sie ^p^p in das Feld Suchen ein. Dies ist der Code für zwei Absatzmarken hintereinander. Wenn jeder Eintrag eine einzelne Zeile ist und keine Leerzeilen dazwischen sind, verwenden Sie stattdessen ein einzelnes ^p.
- Geben Sie ein Trennzeichen in das Feld Ersetzen ein. Stellen Sie sicher, dass es sich nicht um ein Zeichen handelt, das nirgendwo im Dokument vorkommt, z. B. ~.
- Klicken Sie auf Alle ersetzen. Sie werden feststellen, dass sich die Einträge selbst kombinieren können, aber das ist im Moment kein Problem, solange das Trennzeichen an der richtigen Stelle ist (zwischen den einzelnen Einträgen).
Schritt 5. Trennen Sie jeden Eintrag in separate Felder
Da Ihre Einträge nun getrennt sind, sodass sie in nachfolgenden Zeilen erscheinen, möchten Sie definieren, welche Daten in den einzelnen Feldern angezeigt werden. Wenn beispielsweise jeder Eintrag in der ersten Zeile ein Name, in der zweiten Zeile eine Straße und in der dritten Zeile ein Bundesland und eine Postleitzahl ist, können Sie
- Drücken Sie Strg+H, um das Fenster Suchen und Ersetzen zu öffnen.
- Entfernen Sie eine der ^p-Markierungen im Feld Suchen.
- Ändern Sie das Zeichen im Feld Ersetzen in ein Komma,.
- Klicken Sie auf Alle ersetzen. Dadurch werden die restlichen Absatzsymbole durch das Komma-Trennzeichen ersetzt, wodurch jede Zeile in ein Feld unterteilt wird.
Schritt 6. Ersetzen Sie das Trennzeichen, um den Formatierungsvorgang abzuschließen
Nachdem Sie die beiden obigen Schritte zum Suchen und Ersetzen ausgeführt haben, sieht Ihre Liste nicht mehr wie eine Liste aus. Alles wird in derselben Zeile stehen, mit Kommas zwischen jedem Datenelement. Dieser letzte Suchen-und-Ersetzen-Schritt gibt Ihre Daten in eine Liste zurück, während die Kommas, die die Felder definieren, beibehalten werden.
- Drücken Sie Strg+H, um das Fenster Suchen und Ersetzen zu öffnen.
- Geben Sie ~ (oder ein beliebiges Zeichen, das Sie ursprünglich gewählt haben) in das Feld Suchen ein.
- Geben Sie ^p in das Feld Ersetzen ein.
- Klicken Sie auf Alle ersetzen. Dadurch werden Ihre Eingaben wieder in einzelne Gruppierungen unterteilt, die durch Kommas getrennt sind.
Schritt 7. Speichern Sie die Datei als reine Textdatei
Nachdem die Formatierung abgeschlossen ist, können Sie das Dokument als Textdatei speichern. Dadurch kann Excel Ihre Daten lesen und analysieren, damit sie in die richtigen Felder einfließen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie "Speichern unter".
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Speichern als Typ" und wählen Sie "Nur Text".
- Benennen Sie die Datei wie gewünscht und klicken Sie auf Speichern.
- Wenn das Fenster Dateikonvertierung angezeigt wird, klicken Sie einfach auf OK.
Schritt 8. Öffnen Sie die Datei in Excel
Nachdem Sie die Datei nun im Klartext gespeichert haben, können Sie sie in Excel öffnen.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie Öffnen.
- Klicken Sie auf das Dropdown-Menü "Alle Excel-Dateien" und wählen Sie "Textdateien".
- Klicken Sie im Fenster des Textimport-Assistenten auf Weiter >.
- Wählen Sie "Komma" in der Trennzeichenliste. In der Vorschau unten sehen Sie, wie die Einträge getrennt werden. Klicken Sie auf Weiter >.
- Wählen Sie das Datenformat für jede der Spalten aus und klicken Sie auf Fertig stellen.
Methode 2 von 2: Konvertieren einer Tabelle
Schritt 1. Erstellen Sie in Word eine Tabelle mit Ihren Daten
Wenn Sie eine Datenliste in Word haben, können Sie sie in Word in ein Tabellenformat konvertieren und diese Tabelle dann schnell in Excel kopieren. Wenn Ihre Daten bereits im Tabellenformat vorliegen, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort.
- Wählen Sie den gesamten Text aus, den Sie in eine Tabelle umwandeln möchten.
- Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen und dann auf die Schaltfläche Tabelle.
- Wählen Sie "Text in Tabelle konvertieren".
- Geben Sie im Feld "Anzahl der Spalten" die Anzahl der Zeilen pro Datensatz ein. Wenn Sie zwischen den einzelnen Datensätzen eine Leerzeile haben, fügen Sie der Summe eine hinzu.
- OK klicken.
Schritt 2. Überprüfen Sie die Formatierung Ihrer Tabelle
Word erstellt eine Tabelle basierend auf Ihren Einstellungen. Überprüfen Sie es noch einmal, um sicherzustellen, dass alles dort ist, wo es sein sollte.
Schritt 3. Klicken Sie auf die kleine Schaltfläche "+", die in der oberen linken Ecke der Tabelle angezeigt wird
Dies wird angezeigt, wenn Sie mit der Maus über die Tabelle fahren. Wenn Sie darauf klicken, werden alle Daten in der Tabelle ausgewählt.
Schritt 4. Drücken Sie
Strg+C um die Daten zu kopieren.
Sie können auch auf der Registerkarte "Start" auf die Schaltfläche "Kopieren" klicken.
Schritt 5. Öffnen Sie Excel
Nachdem die Daten kopiert wurden, können Sie Excel öffnen. Wenn Sie die Daten in eine vorhandene Tabelle einfügen möchten, laden Sie sie hoch. Platzieren Sie den Cursor in der Zelle, in der die obere linke Zelle der Tabelle angezeigt werden soll.
Schritt 6. Drücken Sie
Strg+V um die Daten einzufügen.
Die einzelnen Zellen aus der Word-Tabelle werden in der Excel-Tabelle in separate Zellen eingefügt.
Schritt 7. Teilen Sie alle verbleibenden Spalten auf
Abhängig von der Art der zu importierenden Daten müssen Sie möglicherweise einige zusätzliche Formatierungen vornehmen. Wenn Sie beispielsweise Adressen importieren, können sich Stadt, Bundeslandabkürzung und Postleitzahl in derselben Zelle befinden. Sie können diese automatisch von Excel aufteilen lassen.
- Klicken Sie auf die Spaltenüberschrift der Spalte, die Sie teilen möchten, um die gesamte Spalte auszuwählen.
- Wählen Sie die Registerkarte "Daten" und klicken Sie auf die Schaltfläche "Text in Spalten".
- Klicken Sie auf Weiter > und wählen Sie dann das "Komma" im Feld Trennzeichen. Wenn Sie das obige Beispiel verwenden, wird dadurch die Stadt von der Landesabkürzung und der Postleitzahl getrennt.
- Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Änderungen zu speichern.
- Wählen Sie die Spalte aus, die noch geteilt werden muss und wiederholen Sie den Vorgang, indem Sie als Trennzeichen "Leerzeichen" anstelle von "Komma" wählen. Dadurch wird die Bundeslandabkürzung von der Postleitzahl getrennt.
