Sie können Ressourcenkonten verwenden, um Geräte, Räume und Dienstleistungen zu planen und zu buchen, indem Sie sie per E-Mail in Microsoft Outlook zu Veranstaltungen einladen. Ressourcenkonten machen das Reservieren von Tools am Arbeitsplatz zu einem einfachen und organisierten Prozess. Wenn eine bestimmte Ressource bereits für eine bestimmte Zeit gebucht ist, kann das Konto eingerichtet werden, um Terminanfragen automatisch anzunehmen oder abzulehnen. Hier sind einige Schritte zum Erstellen eines Ressourcenkontos in Microsoft Outlook.
Schritte
Methode 1 von 3: Erstellen Sie ein E-Mail-Konto für die Ressource. Geben Sie Ihrer Ressource ein E-Mail-Konto und einen beschreibenden Namen der Ressource; wie "Fernsehen" oder "Nord-Konferenzraum"
Methode 2 von 3: Erstellen Sie ein Ressourcenkonto in Microsoft Outlook 97
Schritt 1. Klicken Sie im Menü "Extras" auf "Optionen"
Schritt 2. Klicken Sie auf die Registerkarte "E-Mail"
Wählen Sie unter "Einstellungen für die automatische Verarbeitung von E-Mails" die Option "Anfragen und Antworten bei Eingang verarbeiten" und klicken Sie dann auf "OK"
Schritt 3. Klicken Sie auf der Registerkarte "Kalender" auf "Erweiterte Planung"
- Wählen Sie im Abschnitt "Bearbeitung von Besprechungsanfragen" die gewünschten Optionen aus.
- Klicken Sie auf "OK", um das Dialogfeld zu schließen.
Schritt 4. Klicken Sie auf die Registerkarte "Delegierten"
Klicken Sie auf "Hinzufügen" und geben Sie den Namen des Stellvertreterkontos ein.
- Klicken Sie im Feld "Berechtigung des Stellvertreters" auf "Bearbeiter in der Kalenderliste" und wählen Sie "Der Stellvertreter erhält Kopien von an mich gesendeten besprechungsbezogenen Nachrichten", und klicken Sie dann auf "OK".
- Klicken Sie auf "Besprechungsanfragen und Antworten nur an meinen Stellvertreter senden, nicht an mich" und dann auf "OK".
Methode 3 von 3: Erstellen Sie ein Ressourcenkonto in Microsoft Outlook 98 und 2010
Schritt 1. Gehen Sie zum Menü "Extras"
Klicken Sie auf "Optionen".
Schritt 2. Klicken Sie auf "Kalenderoptionen" und dann auf "Ressourcenplanung"
- Wählen Sie im Abschnitt "Bearbeitung von Besprechungsanfragen" die gewünschten Optionen aus und klicken Sie dann auf "OK".
- Entfernen Sie das Häkchen neben "Standarderinnerung" am Anfang des Kalenderabschnitts.
Schritt 3. Gehen Sie zur Registerkarte "Delegierten"
Klicken Sie auf "Hinzufügen" und geben Sie den Namen des Stellvertreterkontos ein.
- Klicken Sie im Feld "Berechtigung des Bevollmächtigten" auf "Bearbeiter in der Kalenderliste" und wählen Sie "Beauftragter erhält Kopien von an mich gesendeten besprechungsbezogenen Nachrichten", und klicken Sie dann auf "OK".
- Wählen Sie "Besprechungsanfragen und Antworten nur an meinen Stellvertreter senden, nicht an mich", und klicken Sie dann auf "OK".
Tipps
- Nach dem Erstellen einer Ressource kann die Aktualisierung je nach Verarbeitungsgeschwindigkeit Ihres Microsoft Exchange-Servers einige Minuten dauern. Um die Verarbeitung zu ermöglichen, lassen Sie Ihren lokalen Computer mindestens 30 Sekunden lang im Leerlauf.
- Bevor Sie eine neue Ressource in Outlook erstellen können, müssen Sie bereits ein E-Mail-Konto für den Stellvertreter eingerichtet haben. Sie können entweder ein vorhandenes E-Mail-Konto verwenden oder ein dediziertes Konto für den Delegierten einrichten.
- Sie können Ressourcenkonten so konfigurieren, dass sie automatisch auf Besprechungsanfragen antworten. Dies kann auf der Registerkarte "Kalender" unter "Erweiterte Terminplanung" erfolgen.
- Um die Handhabung mehrerer Ressourcen zu vereinfachen, können Sie einen dedizierten Computer einrichten, der in Microsoft Outlook beim Stellvertretungskonto angemeldet ist. Auf diese Weise können Sie problemlos Buchungen mehrerer verschiedener Ressourcen gleichzeitig verwalten.
