In diesem wikiHow zeigen wir dir, wie man einen Seriendruck in Microsoft Office oder OpenOffice.org durchführt. Seriendruck ist eine äußerst praktische Funktion, mit der Sie ein Dokument automatisch für jeden Empfänger personalisieren können, an den es gesendet wird. So müssen Sie das Dokument nicht für jeden Empfänger einzeln ändern. Das spart viel Zeit und ist ganz einfach! Die folgenden Schritte führen Sie Schritt für Schritt durch den gesamten Prozess.
Schritte
Methode 1 von 3: Vorbereitung
Schritt 1. Erstellen Sie eine Datendatei
Dies kann eine Tabellenkalkulationsdatei, Datenbankdatei oder sogar ein Textdokument mit der richtigen Formatierung sein. Tabellenkalkulationsdateien werden am häufigsten verwendet; In dieser Anleitung wird davon ausgegangen, dass Sie eine Tabellenkalkulation verwenden.
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Ihre Datendatei sollte alle Informationen enthalten, die sich von Kopie zu Kopie ändern müssen. Wenn Sie beispielsweise einen Serienbrief schreiben, enthält Ihre Datendatei die Namen und möglicherweise die Adressen aller Personen, an die Sie den Brief senden möchten.
Fügen Sie in jede Zelle entlang einer Zeile ein Informationselement ein, sodass jeder Informationstyp (Vorname, Nachname, Ehrenname usw.) in einer eigenen Spalte steht
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Machen Sie sinnvolle Spaltennamen. Seriendruck liest Daten in Spalten. Es wird davon ausgegangen, dass der erste Eintrag in jeder Informationsspalte der allgemeine Name für diese Art von Informationen ist. Verwenden Sie daher für Sie sinnvolle Namen.
Beginnen Sie beispielsweise eine Spalte mit Vornamen, indem Sie „Vorname“eingeben, und setzen Sie dann alle Vornamen darunter. Wenn Sie gefragt werden, welches Feld Sie in Ihren Brief einfügen möchten, sehen Sie als Option „Vorname“und merken sich, was in dieser Spalte steht
- Microsoft Office-Benutzer, die auch Outlook für ihre E-Mail verwenden, können auf Wunsch stattdessen ihr Outlook-Adressbuch als Datendatei verwenden.
Schritt 2. Speichern Sie die Datendatei
Speichern Sie es an einem Ort, an dem Sie es leicht finden können, und benennen Sie es mit einem Namen, an den Sie sich leicht erinnern können.
Schritt 3. Schreiben Sie Ihr Hauptdokument aus
Dies ist das Dokument, in das Sie Informationen einfügen. Wenn Sie beispielsweise einen Serienbrief schreiben, ist das primäre Dokument der Brief. Alle Elemente, die per Seriendruck für Sie ausgefüllt werden (z. B. Namen), sollten vorerst leer bleiben.
Methode 2 von 3: Seriendruck in MS Office
Schritt 1. Öffnen Sie den Aufgabenbereich Seriendruck
Klicken Sie in Ihrem primären Dokument auf den Bereich, um ihn zu öffnen. Wenn es nicht angezeigt wird, öffnen Sie das Menü Extras und wählen Sie Seriendruck aus der Liste aus.
Schritt 2. Beantworten Sie die Fragen von MS Office
Das Seriendruck-Tool in Office enthält einige Schritte, die Ihnen das Leben erleichtern, indem Sie Ihre Dateien intelligenter und genauer zusammenführen.
- Beginnen Sie damit, ihm mitzuteilen, welche Art von Dokument Sie schreiben. Klicken Sie auf die beste Passform und dann auf Weiter.
- Sagen Sie ihm, welches „Ausgangsdokument“(Primärdokument) Sie verwenden möchten. Wenn Sie diese Schritte befolgt haben, sollten Sie "Dieses Dokument verwenden" auswählen können. Weiter klicken.
Schritt 3. Wählen Sie die Datei zum Zusammenführen aus
Dies ist die zuvor erstellte Datendatei. Wählen Sie das entsprechende Optionsfeld aus und klicken Sie auf Weiter, um nach der Datei zu suchen und sie mit Ihrem primären Dokument zu verbinden.
Wenn Sie lieber Ihr Outlook-Adressbuch verwenden möchten, klicken Sie stattdessen auf diese Option
Schritt 4. Wählen Sie aus, welche Daten verwendet werden sollen
Office ermöglicht es Ihnen, Informationszeilen nach Belieben auszuwählen oder abzuwählen. Auf diese Weise können Sie auswählen, welche Informationen in der Datendatei Sie mit dem Hauptdokument zusammenführen möchten, wodurch die Datendatei im Laufe der Zeit für verschiedene Zwecke nützlicher wird. Wenn Sie zufrieden sind, klicken Sie auf Weiter.
Die Daten können durch Klicken auf die Überschriften jeder Spalte sortiert werden. Dies kann nützlich sein, wenn Sie schnell viele Informationen durchsuchen müssen
Schritt 5. Datenfelder einfügen
Auf der nächsten Seite des Aufgabenbereichs werden Sie aufgefordert, Ihr Dokument zu schreiben, falls Sie dies noch nicht getan haben, und erhalten eine Reihe von Optionen zum Einfügen von Daten aus der Datei in das Dokument.
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Fügen Sie ein Datenfeld ein, indem Sie den Cursor an die Stelle setzen, an der das Feld stehen soll, und dann auf die entsprechende Schaltfläche im Aufgabenbereich klicken, um es dort einzufügen.
Sie können falsch platzierte oder doppelte Datenfelder löschen, indem Sie die Entf-Taste drücken, genau wie ein gewöhnlicher Buchstabe oder eine Zahl
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Die voreingestellten Optionen ändern sich geringfügig, je nachdem, welche Art von Dokument Sie Office mitgeteilt haben, dass Sie schreiben. Office tut sein Bestes, um die entsprechenden Informationen aus den von Ihnen angegebenen Daten zu ergänzen. Wenn Sie beispielsweise einen Geschäftsbrief schreiben, sehen Sie möglicherweise eine Option zum Einfügen eines Adressblocks, der den Vor- und Nachnamen sowie die vollständige Adresse jedes Empfängers enthält, übersichtlich in wenigen Zeilen angeordnet.
- Einige der voreingestellten Optionen öffnen zusätzliche Fenster, in die Sie die entsprechenden Informationen eingeben können. Diese sind alle mehr oder weniger einfach und leicht zu verstehen.
- Wenn Sie ein Preset verwenden und es nicht die richtigen Informationen zu finden scheint, klicken Sie auf die Schaltfläche „Match Fields“, um dem Programm beizubringen, welcher Ihrer Feldnamen seinen Standardnamen entspricht. Sie können ihm beispielsweise zeigen, dass es die Kategorie „Familienname“in Ihrer Datendatei verwenden soll, um „Nachname“-Daten in einem Adressblock einzugeben.
- Um Ihre eigenen Felder zu verwenden, klicken Sie auf „Weitere Optionen“. Sie können die Namen, die Sie jeder Spalte gegeben haben, sehen und stattdessen verwenden.
Schritt 6. Überprüfen Sie Ihre Briefe
Der Seriendruck zeigt die spezifischen Informationen in den Feldern, die Sie auf Ihr primäres Dokument anwenden, erst dann an, wenn Sie es ausdrucken, aber Office bietet eine Vorschaufunktion, mit der Sie überprüfen und sicherstellen können, dass die Informationen entsprechend Ihrer Platzierung richtig angezeigt werden Felder in Ihrem Dokument. Fühlen Sie sich frei, es zu verwenden, bis Sie zufrieden sind, dass alles in Ordnung ist.
Schritt 7. Beenden Sie die Zusammenführung
Der letzte Bildschirm des Seriendruck-Aufgabenbereichs informiert Sie darüber, dass alles vorhanden ist und Ihre Dokumente gedruckt werden können. Pro gedrucktem Dokument erscheint ein Informationssatz, und das Programm druckt so viele Kopien aus, wie Informationssätze vorhanden sind.
Wenn Sie bestimmte Briefe individuell bearbeiten möchten, können Sie dies auch von diesem Aufgabenbereichsbildschirm aus tun, indem Sie zuerst auf "Einzelne Briefe bearbeiten" klicken
Methode 3 von 3: Seriendruck in OpenOffice.org
Schritt 1. Erstellen Sie eine Datenbank
In OpenOffice.org ist für einen Seriendruck immer eine Datenbankdatei erforderlich; Sie können Ihre Daten jedoch weiterhin zunächst in einer Tabellenkalkulation erstellen.
- Öffnen Sie in Ihrem primären Dokument das Menü Datei und erstellen Sie eine neue Datenbankdatei.
- Wählen Sie im angezeigten Fenster die Option „Mit einer vorhandenen Datenbank verbinden“. Wählen Sie im Dropdown-Menü „Tabelle“aus und klicken Sie dann auf Weiter.
- Leiten Sie auf dem nächsten Bildschirm OpenOffice.org zu der Tabellenkalkulationsdatei, die Sie verwenden möchten. Sie können auswählen, ob die Datenbank mit einem Kennwort geschützt werden soll oder nicht, indem Sie das Kontrollkästchen unter dem Dateispeicherort aktivieren. Klicken Sie auf Weiter, wenn Sie fertig sind.
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Wählen Sie auf diesem Bildschirm aus, ob Sie die Datenbank für einen späteren leichteren Zugriff registrieren möchten, und entscheiden Sie, ob Sie die Datenbankdatei jetzt öffnen möchten, um sie zu bearbeiten. (Sie müssen dies wahrscheinlich nicht, wenn Sie gerade die Tabellenkalkulationsdatei erstellt haben.) Klicken Sie auf Fertig stellen, um die Datenbank zu speichern.
Geben Sie der Datenbank einen Namen, den Sie sich leicht merken können
Schritt 2. Fügen Sie Ihre Felder ein
Nachdem Sie Ihre Informationen nun mit einer Datenbank verknüpft haben, die OpenOffice.org verstehen kann, können Sie diese Datenbank ganz einfach zum Zusammenführen von E-Mails verwenden, solange Sie wissen, wo Sie suchen müssen.
- Wählen Sie im Menü Einfügen „Felder“und dann „andere…“aus dem Untermenü. Alternativ können Sie auch Strg-F2 eingeben.
- Klicken Sie im angezeigten Fenster auf die Registerkarte "Datenbank".
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Klicken Sie unten rechts im Fenster auf die Schaltfläche Durchsuchen und suchen Sie die soeben erstellte Datenbankdatei.
Nachdem Sie Ihre Datenbank ausgewählt haben, wird sie in der Liste mit dem Titel „Datenbankauswahl“auf der rechten Seite des Fensters angezeigt
- Wählen Sie aus der Liste "Typ" auf der linken Seite des Fensters "Seriendruckfelder".
- Klicken Sie auf das + neben Ihrer Datenbank und eine Tabellenkalkulationsdatei sollte darunter erscheinen. Klicken Sie auf das + neben das, und Sie sehen die Feldnamen, die Sie beim Erstellen Ihrer Tabelle ausgewählt haben.
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Wählen Sie das Feld aus, das Sie einfügen möchten, und klicken Sie auf Einfügen, um das Feld in Ihr primäres Dokument einzufügen.
- Denken Sie daran, den Cursor vor dem Einfügen an die Stelle zu setzen, an der Ihr Feld eingefügt werden soll, oder Sie müssen es ausschneiden und einfügen, um es an die richtige Position zu verschieben.
- Wie in Office werden Textfelder in Ihrem primären Dokument wie alphanumerische Zeichen behandelt. Sie können sie mit der Leertaste verschieben und mit der Entf-Taste löschen.
Schritt 3. Beenden Sie die Zusammenführung
Überprüfen Sie jedes Feld auf die richtige Platzierung. Wenn Sie fertig sind, drucken Sie Ihr Hauptdokument. Der Seriendruck druckt eine Kopie für jeden Satz von Einträgen in der Datei, die Sie mit dem Dokument zusammengeführt haben.
Tipps
- Textverarbeitungsprogramme verfügen oft über Vorlagen, mit denen Sie Primärdokumente erstellen können.
- Achten Sie darauf, Felder in möglichst spezifische Begriffe zu unterteilen. Sie können beispielsweise einen Höflichkeitstitel (Herr, Frau, Fräulein), Vor- und Nachname für den Namen verwenden. Das sind drei Felder für Namen. Verwenden Sie also drei separate Spalten mit einem Feldtyp in jeder Spalte.
