Viele Menschen – insbesondere Menschen mit Behinderungen – verwenden spezielle Software und Geräte, einschließlich Bildschirmlesegeräten, um auf Computer und Lesematerial zuzugreifen. Unabhängig davon, ob Sie für geschäftliche oder akademische Zwecke schreiben, ist es eine gute Idee, sicherzustellen, dass Ihre Word-Dokumente für dieses Publikum zugänglich sind. Beim Schreiben von Word-Dokumenten gibt es einige einfache Gestaltungsprinzipien und Schritte, um sicherzustellen, dass jeder darauf zugreifen kann.
Hinweis: Während die unten beschriebenen Screenshots und spezifischen Menüs von Microsoft Word stammen, gelten die allgemeinen Grundsätze für die Erstellung barrierefreier Word-Dokumente mit jeder Textverarbeitungssoftware.
Schritte
Schritt 1. Verwenden Sie Überschriften und Dokumentstile, um eine navigierbare Struktur zu erstellen
Da Bildschirmlesesoftware (einschließlich erworbener Softwareoptionen für Windows-Computer sowie der VoiceOver-Funktion von Apple) alles vorliest, was auf dem Bildschirm sichtbar ist, ist die Verwendung von Stilen hilfreich, da sie Ihrem Dokument Struktur verleihen. Bildschirmlesesoftware verwendet Audio, um Benutzern mitzuteilen, ob ein bestimmter Abschnitt des Textes ein Titel, eine Überschrift, eine Zwischenüberschrift oder ein normaler Text ist. Dies ermöglicht es Benutzern, das Dokument logisch zu verstehen und zu bestimmten Überschriften und Themen zu springen. Damit die Software dies jedoch tun kann, muss der Verfasser des Dokuments diese Unterscheidungen deutlich machen! Andernfalls wird das gesamte Dokument als ein großes Stück „normalen“Textkörpers gelesen.
- Verwenden Sie mindestens die wichtigsten Stiloptionen: Titel, Überschrift (mit nummerierten Ebenen) und Normal.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Ihre Überschriften in der richtigen Reihenfolge angeben. Dies hilft, ein leicht verständliches System für jemanden zu schaffen, der durch Ihren Text navigiert. So können Sie beispielsweise Ihrem Papiertitel den Titel Stil, verwenden Sie die Überschrift 1 Stil für Ihre Hauptabschnittsüberschriften, verwenden Sie Überschrift 2 für Ihre Unterabschnittsüberschriften und so weiter.
- Stellen Sie sicher, dass Sie Überschriftenebenen nicht überspringen. Verschachteln Sie Ihre Überschriften so, dass ihre Stilnummern ihrer Hierarchie entsprechen (dh gehen Sie nicht von 1 bis 3 oder verwenden Sie 3 für Ihren Haupttitel und 1 für Ihre Untertitel; stellen Sie sicher, dass 1 die größte Überschrift ist, dann 2, dann 3 usw..).
- Denken Sie daran, dass Sie das Aussehen Ihrer Stile anpassen können, ohne die Barrierefreiheit zu beeinträchtigen. Fühlen Sie sich frei, Schriftarten, Größen und Farben zu ändern. Stellen Sie einfach sicher, dass jede Überschrift oder jeder Textabschnitt mit dem richtigen Stil-Label „getaggt“ist, damit Screenreader sie erkennen können.
- Für längere Dokumente sollten Sie die integrierte Inhaltsverzeichnisfunktion von Word verwenden. Dabei werden automatisch Ihre Überschriften verwendet, um ein verlinktes Inhaltsverzeichnis zu erstellen, das die Navigation in Ihrem Dokument für alle Leser erleichtert.
Schritt 2. Verwenden Sie alt=""Image"-Text.</h4" />
Menschen mit Sehbehinderungen, ob blind oder sehbehindert, können das Verlieren sein, wenn Sie in Ihren Dokumenten viele Bilder, Diagramme, Formen, Fotos oder Cliparts verwenden. Dies bedeutet nicht, dass Sie diese Funktionen überspringen müssen – Sie müssen nur alternativen (oder „alt“) Text oder Bildunterschriften hinzufügen, um zu erklären, was sie sind. Bildschirmlesesoftware liest alt=""Image"-Text oder Bildunterschriften laut vor, um sicherzustellen, dass Benutzer mit Sehbehinderungen nichts verpassen.
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Um alt=""Image"-Text hinzuzufügen, klicken Sie zunächst mit der rechten Maustaste auf Ihr Bild. Gehe zu <strong" />Bild formatieren und dann Alt-Text.
Schreiben Sie eine einfache, aber vollständige Beschreibung des Bildes oder einer anderen visuellen Funktion in das Titel- und/oder Beschreibungsfeld (je nach Länge) und klicken Sie auf OK.
Schritt 3. Stellen Sie sicher, dass die Tabellen zugänglich sind
Tabellen eignen sich hervorragend zum Organisieren von Daten und Informationen, aber wenn sie von einem Screenreader gelesen werden, können sie verwirrend sein. Wenn Sie diese Prinzipien im Hinterkopf behalten, können sie leichter zugänglich sein:
- Verwenden Sie klare und gekennzeichnete Spaltenüberschriften. So wie Sie Stilüberschriften in Ihrem gesamten Text verwenden, verwenden Sie Spaltenüberschriften, um Ihre Tabellen konsistent und leicht zu navigieren. Stellen Sie sicher, dass unter Tabellenoptionen, Du suchst aus Kopfzeile damit Screenreader die oberste Zeile als Spaltenüberschriften erkennen.
- Gestalten Sie Tabellen so einfach und logisch wie möglich. Vermeiden Sie nach Möglichkeit, Zellen nur in bestimmten Spalten oder Zeilen zusammenzuführen oder zu teilen, da dies beim Vorlesen des Inhalts verwirrend wird. Halten Sie sich an ein einheitliches Standardformat.
- Versuchen Sie, Ihre Tabellen logisch von links nach rechts und von oben nach unten zu lesen (wenn Sie auf Englisch arbeiten). Um eine bessere Vorstellung davon zu bekommen, wie ein Screenreader durch Ihre Tabelle navigiert, verwenden Sie die Tabulatortaste auf Ihrer Tastatur, um die Reihenfolge zu überprüfen, in der der Cursor durch Ihre Spalten und Zeilen geht.
- Die Verwendung von alt=""Image"-Text für Tabellen sowie Bilder und Diagramme kann ebenfalls hilfreich sein.</li" />
Schritt 4. Verwenden Sie aussagekräftigen Hyperlink-Text
Wenn Sie einfach eine lange URL kopieren und in Ihr Dokument einfügen, versucht der Screenreader, jeden Buchstaben vorzulesen – was mühsam sein kann. Ein besserer Ansatz besteht darin, aussagekräftigen Hyperlink-Text zu verwenden.
- Wenn Sie einen Hyperlink hinzufügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Zeile, in der Sie den Link einfügen möchten, und wählen Sie Hyperlink (oder gehe zu Einfügung und dann Hyperlink).
- Kopiere oder tippe die URL in die Adresse ein oder Link zu Textfeld.
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Fügen Sie eine einfache, aber aussagekräftige Beschreibung unter. hinzu Anzeige oder Text anzuzeigen.
Dies ist die Schrift, die in Ihrem Dokument tatsächlich sichtbar ist, und wenn sie angeklickt wird, gelangt der Leser auf die Website der URL.
Schritt 5. Vermeiden Sie Leerzeichen oder Zeilen, um Formatierungen oder Leerzeichen zu erstellen
Wenn Sie dazu neigen, immer wieder auf "Tabulator" oder "Eingabe" zu drücken, um die gewünschte Formatierung zu erstellen, versuchen Sie, diese Gewohnheit aufzugeben. Das Hören einer Menge Leerzeichen (von einem Screenreader als „leer“gekennzeichnet) kann ärgerlich sein und bei Benutzern mit Behinderungen den Eindruck erwecken, dass das Dokument beendet wurde.
- Verwenden Sie stattdessen die Dokumentformatierung. Verlassen Sie sich auf Einzüge, Zeilenabstände und Stile, um den gewünschten Effekt zu erzielen.
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Um zusätzlichen Platz nach Zeilen zu schaffen, ohne die Eingabetaste zu drücken, klicken Sie mit der rechten Maustaste und gehen Sie zu Absatz.
Unter Abstand, Passen Sie die Optionen Vorher, Nachher und Zeilenabstand wie gewünscht an, um das gewünschte Layout zu erhalten.
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Eine Möglichkeit, zu überprüfen, wie Ihr Dokument für einen Screenreader „aussehen“könnte, besteht darin, die Option alle nicht druckbaren Zeichen anzeigen damit Sie das Absatzsymbol sehen können, das jedes Mal erscheint, wenn Sie die Eingabetaste drücken, und den Punkt, der jedes Mal angezeigt wird, wenn Sie die Leertaste drücken. Idealerweise sollten diese nur erscheinen, wenn Sie wirklich ein altes Wort oder einen Absatz beenden und einen neuen beginnen. Sie sollten nicht da sein, wenn Sie nur zusätzlichen Platz schaffen möchten.
Erstellen Sie barrierefreie Word-Dokumente Schritt 6 Schritt 6. Vermeiden Sie schwimmende Objekte
Achten Sie beim Hinzufügen von Bildern, Diagrammen oder anderen Objekten auf den Textumbruch. Wenn Sie schwebende Objekte verwenden, ignoriert Bildschirmlesesoftware diese möglicherweise ganz oder liest ihren alt=""Image"-Text in der falschen Reihenfolge.
Verwenden Sie stattdessen die Textumbruchoptionen „oben und unten“oder „in Textrichtung“
Schritt 7. Stellen Sie sicher, dass Sie Alternativen für Audioinhalte bereitstellen
Wenn Sie Audioclips oder Videos haben, die für Gehörlose möglicherweise nicht zugänglich sind, versuchen Sie, Untertitel oder Transkripte bereitzustellen, um sicherzustellen, dass diese auch auf diese Inhalte zugreifen können.
Erstellen Sie barrierefreie Word-Dokumente Schritt 8 Schritt 8. Schreiben und entwerfen Sie je nach Zielgruppe alle Arten von Benutzern
Einige Benutzer haben möglicherweise kognitive Beeinträchtigungen und profitieren von einer klaren Sprache. Einige haben möglicherweise Farbenblindheit oder andere Sehbehinderungen, die es schwierig machen, Text mit geringem Kontrast vom Hintergrund zu trennen. Einige Benutzer, die auf Screenreader angewiesen sind, müssen sich jeden Teil Ihres Dokuments anhören, manchmal immer wieder. Wenn Sie unnötigen Inhalt haben, versuchen Sie, ihn auszusortieren. Seien Sie gründlich mit Ihren Inhalten, aber wenn möglich, bleiben Sie in Ihrer Herangehensweise einfach.
- Halten Sie Titel kurz, insbesondere wenn sie häufig vorkommen.
- Wenn Sie Farbe verwenden, vermeiden Sie es, sehr ähnliche Farben übereinander zu legen. Kontrast erleichtert das Lesen von Text für alle, insbesondere für Personen mit Sehbehinderungen.
- Verlassen Sie sich nicht allein auf die Farbcodierung. Stellen Sie für Benutzer, die keine Farben wahrnehmen können oder Bildschirmlesegeräte verwenden, sicher, dass Informationen auf verschiedene Weise übermittelt werden, nicht nur durch die Farbe des Textes. Vermeiden Sie beispielsweise eine lange Liste von Elementen, bei denen roter Text eine Sache und blau eine andere bedeutet.
Video - Durch die Nutzung dieses Dienstes können einige Informationen an YouTube weitergegeben werden
Tipps
- Behalte dein Publikum im Hinterkopf. Möglicherweise müssen Sie nicht jeden dieser Schritte ausführen, um ein Dokument zu erstellen, das für Ihr Publikum geeignet ist, aber die Anwendung dieser Grundprinzipien kann dazu beitragen, dass Ihr Dokument für einen breiteren Personenkreis zugänglich ist.
- Wenn Barrierefreiheit für ein bestimmtes Projekt wichtig ist, bitten Sie jemanden mit einer Behinderung oder mit Kenntnissen in Screenreadern und anderen Hilfstechnologien, Ihr Dokument zu „testen“und Ihnen Feedback zu geben.
