Es ist immer frustrierend, wenn man auf eine Antwort warten muss, sei es für ein Vorstellungsgespräch, einen Geschäftsvorschlag oder einfach nur mit einem Freund Pläne zu schmieden. Das Senden einer Folge-E-Mail kann sehr effektiv sein, um diese Antwort zu erhalten, insbesondere wenn Sie Ihre Anfrage nach einer angemessenen Wartezeit stellen und sie klar, prägnant und respektvoll schreiben. Um Ihre Erfolgschancen weiter zu verbessern, erledigen Sie so viel von der „Beinarbeit“, wie Sie können, um es Ihrem Empfänger zu erleichtern.
Schritte
Methode 1 von 3: Auswählen, wann und wohin Follow-Ups gesendet werden sollen
Schritt 1. Warten Sie mindestens 3 Werktage, um ein Follow-up zu senden
Es gibt keine allgemeingültige Regel, wie lange Sie warten sollten, bevor Sie eine Folge-E-Mail senden. Eine gute Faustregel sind 3 Werktage, es sei denn, Ihre Kontaktperson hat ein bestimmtes Datum angegeben, an dem sie antworten würde. Warten Sie in diesem Fall mindestens 1 Werktag nach diesem Datum.
- Wenn die Person beispielsweise gesagt hat, dass sie vor oder am Dienstag, dem 19., antworten würde, warten Sie mindestens bis Mittwoch, den 20., mit der Antwort.
- Bei Bewerbungsgesprächen ist es in der Regel besser, mindestens 5 Werktage zu warten.
- Es ist nicht notwendig, nur Werktage (d. h. das Überspringen von Wochenenden und Feiertagen) zu zählen, wenn Sie persönlich nachfassen.
- Nehmen Sie nicht das Schlimmste an – zum Beispiel, dass Sie den Job nicht bekommen haben oder dass sie nicht an Ihrem Geschäftsvorschlag interessiert sind – nur weil Sie keine schnelle Antwort erhalten haben. Ihr Ansprechpartner ist vielleicht gerade sehr beschäftigt!
Schritt 2. Adressieren Sie die E-Mail direkt an Ihren Ansprechpartner
Dies ist natürlich bei persönlichen E-Mails immer der Fall und normalerweise die beste Strategie für geschäftliche Nachverfolgungen. Wenn die Person Ihnen ihre Kontaktdaten gegeben oder Sie eingeladen hat, sich mit ihr zu befassen, senden Sie die Nachricht immer direkt an sie (und nur an sie).
- Wenn die Person Ihnen ihre Kontaktdaten nicht gegeben hat oder Sie nicht zum Nachfassen eingeladen hat, senden Sie Ihre E-Mail an Ihre zuständige Kontaktperson (z. B. einen Verwaltungsassistenten oder einen Rekrutierungskoordinator). Bitten Sie in der Betreffzeile, dass die Nachricht an die Person gerichtet wird, mit der Sie zuvor zu tun hatten.
- Wenn Sie zuvor mit der Person per E-Mail Kontakt hatten, verwenden Sie die gleichen „An“- und „Von“-E-Mail-Adressen wie zuvor.
Schritt 3. Senden Sie insgesamt nicht mehr als 2 Folge-E-Mails
Es ist schwer genug zu wissen, wann Sie eine Nachverfolgung senden müssen. Wie sieht es also mit einer Nachverfolgung einer Nachverfolgung aus? Wenn Ihr erster Follow-up unbeantwortet bleibt, warten Sie mindestens 1-2 Werktage, um den zweiten Follow-up zu senden. Wenn diese zweite Nachricht unbeantwortet bleibt, stellen Sie entweder die Nachverfolgung ein oder wenden Sie sich an eine andere Person im Unternehmen.
- Sie können zwar eine neue Folgenachricht erstellen, wenn Sie möchten, aber es ist auch in Ordnung, dieselbe Nachricht wie Ihre ursprüngliche Folgenachricht zu senden, aber fügen Sie oben eine Notiz wie die folgende hinzu: "(Tom: Ich habe diese Folgenachricht gesendet am Dienstag, und ich bin gespannt, von Ihnen bezüglich der Geschäftsmöglichkeit zu hören, die wir letzten Donnerstag besprochen haben. Danke, Jan)"
- Als allgemeine Faustregel gilt, dass Sie sich keine Sorgen machen müssen (ob Sie den Job nicht bekommen usw.), wenn Sie 1 Follow-up senden müssen. Machen Sie sich nur wenig Sorgen, wenn Sie 2 Follow-ups senden müssen. Machen Sie sich ein bisschen mehr Sorgen, wenn Sie nach dem zweiten Follow-up nichts mehr hören!
Schritt 4. Beugen Sie der Notwendigkeit einer Nachverfolgung mit einer Dankes-E-Mail vor
Es ist immer höflich, am Tag nach einem Geschäftstreffen – insbesondere, aber nicht nur, einem Vorstellungsgespräch – sowie nach vielen persönlichen Kontaktszenarien eine Dankes-E-Mail zu senden. Wenn Sie diesem Dankeschön eine Folgeerwähnung beifügen, können Sie möglicherweise eine Antwort anregen, ohne ein paar Tage später ein separates Follow-up senden zu müssen.
- Die Dankes-E-Mail kann fast das gleiche Format und den gleichen Inhalt haben wie eine Folge-E-Mail, nur mit etwas mehr Platz für den Dank an die Person und etwas weniger Aufwand für das Anfordern einer Antwort.
- Dies gilt jedoch nicht als „offizielles“Follow-up, sodass Sie bei Bedarf immer noch bis zu 2 „echte“Follow-ups senden können!
Methode 2 von 3: Formatieren von Folge-E-Mails
Schritt 1. Wenden Sie sich in der Betreffzeile direkt an Ihren vorherigen Kontakt
Wenn Ihre Betreffzeile vage oder irrelevant ist, kann Ihr Follow-up ungelesen oder im Papierkorb landen. Wählen Sie Ihre Worte sorgfältig, damit die Betreffzeile sofort und explizit mit Ihrer Interaktion mit dem Empfänger in Verbindung steht.
- Eine Strategie besteht darin, "RE:" zu einer Beschreibung Ihrer vorherigen Interaktion hinzuzufügen, damit sie sich wie eine Fortsetzung dieses Ereignisses liest: "RE: Interview Freitag, 23.09. um 11 Uhr."
- Eine andere Möglichkeit besteht darin, Ihren Namen, eine kurze und direkte Beschreibung und den Grund für Ihre E-Mail anzugeben: „Terry Regula 9/23 Interview Follow-Up“.
- Gehen Sie niemals davon aus, dass die Person Ihre E-Mail-Adresse erkennt und die Nachricht öffnet. Nutzen Sie die Betreffzeile zu Ihrem Vorteil.
Schritt 2. Nennen Sie den Empfänger in Ihrer Begrüßung und bedanken Sie sich beim Abschluss
Während Sie für eine persönliche Follow-up-E-Mail angemessen informell sein können, sollte eine geschäftliche Follow-up respektvolle Formalität und die Vertrautheit, die durch Ihre vorherige Interaktion entsteht, in Einklang bringen. In den meisten Fällen können Sie die Person beispielsweise mit ihrem Vornamen begrüßen – solange sie sich als „Joe Selmon“vorstellt oder „Nenn mich Barb“sagt.
- Ihre Begrüßung kann normalerweise so aussehen: „Sehr geehrter Joe“oder „Sehr geehrter Barb“, es sei denn, Sie halten mehr Förmlichkeit für angebracht: „Sehr geehrter Herr Selmon“oder „Sehr geehrter Dr. Bennet“.
- Bedanken Sie sich zum Abschluss ein letztes Mal und verwenden Sie Ihren Vor- und Nachnamen: „Danke, Steve Kümmel.“
Schritt 3. Verwenden Sie nicht mehr als 3-4 Absätze, die jeweils 2-3 Sätze lang sind
Wenn es darum geht, Follow-ups zu schreiben, kommen Sie auf den Punkt und kommen Sie schnell ans Ziel! Dies bedeutet nicht, nur einen einzigen Satz zu schreiben, sondern eine schlanke E-Mail ohne überflüssigen Inhalt zu erstellen. Erstellen Sie schlanke, saubere Absätze entlang der folgenden Zeilen (oder ähnlich):
- Gruß
- Absatz 1: Ein Dankeschön und eine klare Aussage, dass Sie weitermachen.
- Absatz 2: eine kurze Zusammenfassung der Details Ihres Kontakts.
- Absatz 3: eine schnelle Bestätigung Ihres Interesses oder Eifers.
- Absatz 4: eine Aussage, dass Sie sich auf ein Update „freuen“oder es „begrüßen würde“.
- Schließen
Schritt 4. Geben Sie alle relevanten Informationen an, die der Empfänger benötigt
Stellen Sie sicher, dass die andere Person so wenig wie möglich tun muss, um Ihnen eine Nachverfolgung zu ermöglichen. Der einzige Grund, warum sie sich noch nicht bei Ihnen gemeldet haben, ist wahrscheinlich, dass sie beschäftigt waren. Wenn sie also ihre Notizen oder Dateien durchsehen müssen, um Informationen zu Ihrer vorherigen Interaktion zu erhalten, werden sie eher entscheiden, dass es ihre Zeit nicht wert ist, sich jetzt bei Ihnen zu melden.
- Wenn Sie ein Vorstellungsgespräch hatten, erwähnen Sie das genaue Datum und die Uhrzeit, den Namen der Position und entweder eine kurze Zusammenfassung des Vorstellungsgesprächs oder eine ausgewählte Anekdote oder Episode daraus. Zum Beispiel: „Ich schreibe, um unser Interview vom letzten Montag, den 23. um 12 Uhr, nachzufassen. Sie erinnern sich wahrscheinlich, dass ich so erpicht darauf war, über die Position des Vertriebsleiters zu sprechen, dass ich fast meinen Kaffee auf Ihrem Schreibtisch verschüttet hätte!“
- Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Kontaktform, die Sie verwenden möchten, klare Informationen angeben: E-Mail, Telefon/SMS, Post usw.
Methode 3 von 3: Klar, prägnant und respektvoll sein
Schritt 1. Bedanken Sie sich beim Empfänger und geben Sie gleich zu Beginn an, dass Sie nachfassen
Begraben Sie nicht die Tatsache, dass Sie mitten in der E-Mail ein Follow-up schreiben. Lassen Sie die Person stattdessen sofort wissen, warum Sie sich an sie wenden – und zeigen Sie ihr etwas Wertschätzung, während Sie gerade dabei sind!
Versuchen Sie es so: „Nochmals vielen Dank, dass Sie sich letzten Donnerstag die Zeit genommen haben, mich mit mir zu treffen. Ich schreibe, um dieses Treffen und Ihre Gedanken zu meinem Vorschlag nachzuverfolgen.“
Schritt 2. Beenden Sie Ihre Interaktion erneut und bekräftigen Sie Ihr Interesse schnell
Geben Sie der Person eine Auffrischung Ihres vorherigen Kontakts, insbesondere in einem Geschäftsszenario, in dem Sie wissen, dass die andere Person viele Interviews, Besprechungen usw. Stellen Sie sicher, dass sie sich sofort daran erinnern, wer Sie sind und was Sie besprochen haben.
Zum Beispiel: „Es war mir eine Freude, Ihnen meinen Plan zur Optimierung Ihrer Abrechnungsvorgänge vorzustellen, und ich hoffe, dass Sie meine Begeisterung für die Zusammenarbeit bei der Umsetzung teilen.“
Schritt 3. Seien Sie direkt und höflich, nicht aufdringlich, entschuldigend oder passiv-aggressiv
Schämen Sie sich nicht für die Nachverfolgung! Es ist eine gute Sache, Ihr Interesse und Ihren Wunsch zu bestätigen, zu wissen, wo Sie stehen, solange Sie dies höflich und respektvoll tun. Denken Sie jedoch daran, dass Ihnen keine Antwort zu Ihren Bedingungen geschuldet wird – stellen Sie eine Anfrage, keine Forderung.
- Verwenden Sie einen Ton wie diesen: „Ich freue mich darauf zu hören, wo ich in Bezug auf die Position der Öffentlichkeitsarbeit stehe.“
- Seien Sie nicht aufdringlich: „Sie haben gestern eine Antwort versprochen, und ich muss so schnell wie möglich von Ihnen hören.“
- Seien Sie auch nicht passiv-aggressiv: "Ich glaube, ich habe den Job nicht bekommen, da Sie sich nie bei mir gemeldet haben, aber das würde ich gerne bestätigen."
Schritt 4. Zeigen Sie dem Empfänger und sagen Sie ihm, dass Sie seine Zeit schätzen
Wenn Sie eine klare Betreffzeile verwenden und Ihre E-Mail sofort auf den Punkt bringen, zeigen Sie Respekt vor der Zeit des anderen. Es ist auch eine gute Idee, ein- oder zweimal in der Nachricht ausdrücklich darauf hinzuweisen, dass Sie die Zeit schätzen, die sie Ihnen widmen. Es ist nicht notwendig oder sogar hilfreich, es mit Schmeicheleien zu übertreiben, aber etwas Respekt zu zeigen, verbessert immer Ihre Chancen auf eine schnelle Reaktion.
- Zum Beispiel: „Ich weiß, dass Sie zu dieser Jahreszeit sehr beschäftigt sind und ich weiß die Zeit zu schätzen, die Sie mit mir verbracht haben.“
- Oder: „Nochmals vielen Dank, dass Sie sich letzten Donnerstag die Zeit genommen haben, meine Fragen zu beantworten. Ich habe nur noch eine kurze Bitte.“
- Wenn die Person zu beschäftigt war, um sich bei Ihnen zu melden, ist es eine großartige Möglichkeit, sie zu einer Antwort zu bewegen, indem Sie ihr zeigen und sagen, wie sehr Sie ihre Zeit schätzen!
