E-Mail ist eine gängige Form der Kommunikation und zu wissen, wie man sich jemandem per E-Mail vorstellt, kann Ihre Karriere- und Networking-Bemühungen unterstützen. Das Schreiben einer prägnanten und klaren Einführungs-E-Mail erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass sich Ihr Empfänger die Zeit nimmt, sie zu lesen und mit Ihnen in Kontakt zu treten. Vermeiden Sie einige der häufigsten Fehler, um sicherzustellen, dass Sie sich von der Masse abheben.
Schritte
Methode 1 von 3: Stark starten
Schritt 1. Machen Sie Ihre Betreffzeile klar
Ihr Empfänger sollte eine gute Vorstellung davon haben, worum es in der E-Mail geht, bevor er sie überhaupt öffnet. Halten Sie es auch kurz; ein langes Thema kann umständlich sein. Für eine Einführungs-E-Mail ist es normalerweise völlig akzeptabel, "Introduction - Your Name" zu schreiben.
Auf Mobilgeräten werden in der Regel nur etwa 25-30 Zeichen des Betreffs angezeigt, fassen Sie sich also kurz
Spitze:
Achten Sie darauf, zuerst die Betreffzeile zu schreiben! Ein häufiger Fehler besteht darin, die Betreffzeile als letztes zu speichern, was dazu führen kann, dass man es vergisst, sie überhaupt zu schreiben.
Schritt 2. Öffnen Sie mit einer geschäftlichen Anrede
Beginnen Sie nicht mit "Hallo" oder "Hi". Sie können solche Begrüßungen verwenden, sobald Sie die Person kennengelernt haben. Beginnen Sie mit einer bewährten Geschäftsbegrüßung. Vermeiden Sie bei der Anrede den Vornamen des Empfängers.
- "Sehr geehrte Frau/Herr/Frau." - Wenn Sie sich bezüglich des Familienstands der Frau, der Sie eine E-Mail senden, nicht sicher sind, sollten Sie immer "Frau" verwenden. da es weniger anmaßend ist.
- "An wen es betrifft" - Dies sollte nur verwendet werden, wenn Sie nicht sicher sind, wer die Nachricht erhält.
Schritt 3. Stellen Sie sich vor
Ihr erster Satz sollte sich Ihrem Empfänger vorstellen. Auf diese Weise können sie dem Rest der E-Mail-Nachricht einen Namen zuordnen.
- "Ich heiße…"
- Geben Sie ggf. Ihren Titel an. Wenn Sie mehrere Titel haben, listen Sie sie nicht alle auf, sondern nur den wichtigsten oder relevantesten.
Methode 2 von 3: Prägnant halten
Schritt 1. Erklären Sie, wie Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers erhalten haben
Teilen Sie dem Empfänger mit, wie Sie seine Kontaktdaten herausgefunden haben. Dies hilft zu zeigen, dass Sie die richtigen Kanäle benutzt haben, um sie zu erreichen.
- "Ihr Büroleiter hat mich an diese E-Mail-Adresse verwiesen"
- "Ich habe diese E-Mail-Adresse auf Ihrer Website gefunden"
- "So-und-so sagte, ich solle dich kontaktieren"
Schritt 2. Sprechen Sie über das letzte Mal, als Sie sich getroffen haben (falls zutreffend)
Das Gedächtnis der Person zu rütteln kann zu mehr Engagement führen.
- "Wir haben letzte Woche auf der Konferenz kurz gesprochen"
- "Wir haben gestern telefoniert"
- "Ich habe Ihre Präsentation gesehen auf…"
Schritt 3. Teilen Sie ein gemeinsames Interesse
Dies kann Ihnen helfen, mit Ihrem Empfänger in Kontakt zu treten, und verhindert, dass Ihre geschäftlichen E-Mails zu kalt erscheinen. Um gegenseitige Interessen zu ermitteln, müssen Sie möglicherweise ein wenig über den Empfänger recherchieren. Mögliche Forschungsgebiete sind Facebook, Twitter und LinkedIn.
- Stellen Sie sicher, dass Sie die Person wissen lassen, wo Sie dieses gegenseitige Interesse gefunden haben, sonst werden Sie als Stalker rüberkommen.
- Versuchen Sie, wenn möglich, das gegenseitige Interesse geschäftsbezogen zu halten, z. B. etwas in Ihrem Bereich oder eine berufliche Leidenschaft, die Sie beide teilen.
Schritt 4. Geben Sie Ihren Grund für die Kontaktaufnahme an
Warten Sie nicht zu lange, um auf den Punkt zu kommen. Niemand wird eine E-Mail mit mehreren Absätzen lesen, lange bevor etwas Ähnliches auftaucht. Erklären Sie klar und direkt, was Sie wollen und warum Sie sich an diese Person wenden. Wenn Sie um Rat fragen oder eine andere Anfrage stellen, stellen Sie sicher, dass diese überschaubar ist, insbesondere wenn dies Ihr erster Kontakt ist.
- „Ich bin daran interessiert, mehr über…“zu erfahren.
- „Ich würde mich gerne einmal mit Ihnen treffen, um zu besprechen…“
- „Ich hätte gerne Ihre Meinung zu…“
Schritt 5. Konzentrieren Sie sich in Ihrer E-Mail auf ein Thema
Wenn Sie Ihre E-Mail mäandern lassen, kann dies dazu führen, dass Ihr Empfänger das Interesse verliert oder vergessen, warum Sie überhaupt eine E-Mail gesendet haben.
Spitze:
Bitten Sie den Empfänger in Ihrer E-Mail nur um eine Sache.
Methode 3 von 3: Abmelden
Schritt 1. Danken Sie dem Empfänger für seine Zeit
Niemand geht gerne alle seine E-Mails durch, also stellen Sie sicher, dass Sie Ihrem Empfänger dafür danken, dass er sich die Zeit genommen hat, Ihre zu lesen. Diese einfache Höflichkeit wird die Stimmung Ihrer Empfänger erheblich verbessern und die Chancen erhöhen, dass Sie eine Antwort erhalten.
- "Ich weiß es zu schätzen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, diese E-Mail zu lesen."
- "Danke, dass Sie sich die Zeit genommen haben, dies zu lesen."
Schritt 2. Geben Sie einen Call-to-Action an
Bitten Sie den Empfänger, Ihnen zurückzuschreiben, anzurufen, über Ihren Vorschlag nachzudenken oder etwas anderes zu tun, um ihn zu engagieren. Eine Frage zu stellen ist eine weitere großartige Möglichkeit, das Engagement zu steigern.
- "Rufen Sie mich an, wenn Sie Zeit haben"
- "Lass uns demnächst zum Mittagessen treffen"
- "Was denkst du über…?"
- "Ich freue mich auf ihre Antwort"
Schritt 3. Beenden Sie die E-Mail
Achten Sie beim Beenden einer professionellen E-Mail darauf, dass Ihr Ende dankbar, aber prägnant ist. Eine einfache abschließende Anrede wird Ihre E-Mail professionell halten und gleichzeitig Ihre Dankbarkeit ausdrücken.
- "Aufrichtig,"
- "Danke schön,"
- "Herzliche/Herzliche Grüße"
- "Am besten,"
- Vermeiden Sie "Mit freundlichen Grüßen", "Mit freundlichen Grüßen", "Prost!", "Frieden", "Danke für Ihre Rücksichtnahme."
Schritt 4. Fügen Sie Ihre Unterschrift hinzu
Wenn Sie Ihren E-Mail-Dienst nicht so konfiguriert haben, dass er Ihre Signatur enthält, stellen Sie sicher, dass Sie mit Ihrem Namen, Titel und Ihren Kontaktinformationen enden. Überladen Sie diesen Teil nicht mit fünf Telefonnummern, zwei E-Mail-Adressen und drei Websites. Halten Sie es einfach, damit der Empfänger weiß, wie er sich am besten mit Ihnen in Verbindung setzen kann. Vermeiden Sie Anführungszeichen in Ihrer Signatur.
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- Joe Smith
- [email protected]
- (555)555-1234
- www.joesmithswebsite.com
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Schritt 5. Lesen Sie die E-Mail Korrektur
Bevor Sie auf die Schaltfläche "Senden" klicken, lesen Sie Ihre E-Mail ein paar Mal durch und korrigieren Sie alle Fehler, die Sie auf dem Weg finden. Da diese E-Mail wahrscheinlich Ihr erster Kontakt mit dem Empfänger ist, müssen Sie den bestmöglichen Eindruck hinterlassen. Rechtschreib- und Grammatikfehler lassen Ihre E-Mail schnell viel weniger professionell aussehen.
