In diesem wikiHow zeigen wir dir, wie du die Berichterstellung von Daten in Microsoft Excel automatisierst. In diesem wikiHow erfahren Sie, wie Sie für externe Daten aus Ihrem Arbeitsblatt heraus Berichte aus jeder externen Datenquelle (MySQL, Postgres, Oracle usw.) abfragen und erstellen, indem Sie Excel-Plugins verwenden, die Ihr Arbeitsblatt mit externen Datenquellen verknüpfen.
Für Daten, die bereits in einem Excel-Arbeitsblatt gespeichert sind, verwenden wir Makros, um Berichte zu erstellen und sie mit einem Tastendruck in eine Vielzahl von Dateitypen zu exportieren. Glücklicherweise verfügt Excel über einen integrierten Schrittrekorder, sodass Sie die Makros nicht selbst codieren müssen.
Schritte
Methode 1 von 2: Für Daten, die sich bereits in Excel befinden
Schritt 1. Wenn die zu erstellenden Daten bereits in Excel gespeichert, aktualisiert und gepflegt sind, können Sie Berichtsworkflows mithilfe von Makros automatisieren
Makros sind eine integrierte Funktion, mit der Sie komplexe und sich wiederholende Aufgaben automatisieren können.
Schritt 2. Öffnen Sie Excel
Doppelklicken (oder klicken Sie auf einem Mac) auf das Excel-App-Symbol, das einem weißen "X" auf grünem Hintergrund ähnelt, und klicken Sie dann auf Leere Arbeitsmappe auf der Vorlagenseite.
- Auf einem Mac müssen Sie möglicherweise auf klicken Datei und dann klick Neue leere Arbeitsmappe im resultierenden Dropdown-Menü.
- Wenn Sie bereits über einen Excel-Bericht verfügen, den Sie automatisieren möchten, doppelklicken Sie stattdessen auf die Berichtsdatei, um sie in Excel zu öffnen.
Schritt 3. Geben Sie bei Bedarf die Daten Ihrer Tabelle ein
Wenn Sie die Spaltenbezeichnungen und Zahlen, für die Sie die Ergebnisse automatisieren möchten, nicht hinzugefügt haben, tun Sie dies, bevor Sie fortfahren.
Schritt 4. Aktivieren Sie die Registerkarte Entwickler
Standardmäßig ist die Entwickler Die Registerkarte wird nicht oben im Excel-Fenster angezeigt. Sie können es je nach Betriebssystem wie folgt aktivieren:
- Windows - Klick Datei, klicken Optionen, klicken Menüband anpassen auf der linken Seite des Fensters, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Entwickler" unten rechts im Fenster (möglicherweise müssen Sie zuerst nach unten scrollen) und klicken Sie auf OK.
- Mac - Klick Excel, klicken Einstellungen…, klicken Multifunktionsleiste & Symbolleiste, aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Entwickler" in der Liste "Hauptregisterkarten" und klicken Sie auf Speichern.
Schritt 5. Klicken Sie auf Entwickler
Diese Registerkarte sollte sich jetzt oben im Excel-Fenster befinden. Dies öffnet eine Symbolleiste am oberen Rand des Excel-Fensters.
Schritt 6. Klicken Sie auf Makro aufzeichnen
Es ist in der Symbolleiste. Ein Popup-Fenster wird angezeigt.
Schritt 7. Geben Sie einen Namen für das Makro ein
Geben Sie im Textfeld "Makroname" den Namen für Ihr Makro ein. Dies hilft Ihnen später, das Makro zu identifizieren.
Wenn Sie beispielsweise ein Makro erstellen, das aus Ihren verfügbaren Daten ein Diagramm erstellt, können Sie es "Chart1" oder ähnlich nennen
Schritt 8. Erstellen Sie eine Tastenkombination für das Makro
Drücke die ⇧ Shift-Taste zusammen mit einer anderen Taste (z. B. der T-Taste), um die Tastenkombination zu erstellen. Dies ist, was Sie später verwenden werden, um Ihr Makro auszuführen.
Auf einem Mac lautet die Tastenkombination am Ende ⌥ Wahl+⌘ Befehl und deine Taste (z. B. ⌥ Wahl+⌘ Befehl+T)
Schritt 9. Speichern Sie das Makro im aktuellen Excel-Dokument
Klicke auf das Dropdown-Feld "Makro speichern in" und dann auf Dieses Arbeitsbuch um sicherzustellen, dass das Makro für jeden verfügbar ist, der die Arbeitsmappe öffnet.
Sie müssen die Excel-Datei in einem speziellen Format speichern, damit das Makro gespeichert werden kann
Schritt 10. Klicken Sie auf OK
Es steht ganz unten im Fenster. Dies speichert deine Makroeinstellungen und versetzt dich in den Aufnahmemodus. Alle Schritte, die Sie von jetzt an bis zum Beenden der Aufnahme unternehmen, werden aufgezeichnet.
Schritt 11. Führen Sie die Schritte aus, die Sie automatisieren möchten
Excel verfolgt jeden Klick, jeden Tastenanschlag und jede Formatierungsoption, die Sie eingeben, und fügt sie der Liste des Makros hinzu.
- Um beispielsweise Daten auszuwählen und daraus ein Diagramm zu erstellen, markieren Sie Ihre Daten, klicken Sie auf Einfügung Klicken Sie oben im Excel-Fenster auf einen Diagrammtyp, klicken Sie auf das Diagrammformat, das Sie verwenden möchten, und bearbeiten Sie das Diagramm nach Bedarf.
- Wenn Sie das Makro verwenden möchten, um Werte aus Zellen hinzuzufügen A1 durch A12, würdest du auf eine leere Zelle klicken, =SUMME(A1:A12) eingeben und auf ↵ Enter drücken.
Schritt 12. Klicken Sie auf Aufnahme beenden
Es ist in Entwickler Symbolleiste der Registerkarte. Dadurch wird Ihre Aufnahme gestoppt und alle Schritte, die Sie während der Aufnahme gemacht haben, als einzelnes Makro gespeichert.
Schritt 13. Speichern Sie Ihre Excel-Tabelle als makrofähige Datei
Klicken Datei, klicken Speichern als, und ändern Sie das Dateiformat in xlsm Anstatt von xls. Sie können dann einen Dateinamen eingeben, einen Dateispeicherort auswählen und auf klicken Speichern.
Wenn Sie dies nicht tun, wird das Makro nicht als Teil der Tabelle gespeichert, was bedeutet, dass andere Personen auf anderen Computern Ihr Makro nicht verwenden können, wenn Sie ihnen die Arbeitsmappe senden
Schritt 14. Führen Sie Ihr Makro aus
Drücken Sie dazu die Tastenkombination, die Sie im Rahmen des Makros erstellt haben. Sie sollten sehen, dass sich Ihre Tabelle gemäß den Schritten Ihres Makros automatisiert.
Sie können ein Makro auch ausführen, indem Sie auf klicken Makros in dem Entwickler Registerkarte, wählen Sie den Namen Ihres Makros aus und klicken Sie auf Lauf.
Methode 2 von 2: Für externe Daten (MySQL, Postgres, Oracle usw.)
Schritt 1. Laden Sie das Excel-Plugin von Kloudio von Microsoft AppSource herunter
Auf diese Weise können Sie eine dauerhafte Verbindung zwischen einer externen Datenbank oder Datenquelle und Ihrer Arbeitsmappe herstellen. Dieses Plugin funktioniert auch mit Google Sheets.
Schritt 2. Erstellen Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Arbeitsblatt und Ihrer externen Datenquelle, indem Sie im Kloudio-Portal auf die Schaltfläche + klicken
Geben Sie die Details Ihrer Datenbank (Datenbanktyp, Anmeldeinformationen) ein und wählen Sie alle Sicherheits-/Verschlüsselungsoptionen aus, wenn Sie mit vertraulichen oder Firmendaten arbeiten.
Schritt 3. Sobald Sie eine Verbindung zwischen Ihrem Arbeitsblatt und Ihrer Datenbank hergestellt haben, können Sie externe Daten abfragen und Berichte erstellen, ohne Excel verlassen zu müssen
Erstellen Sie Ihre benutzerdefinierten Berichte aus dem Kloudio-Portal und wählen Sie sie dann aus dem Dropdown-Menü in Excel aus. Sie können dann alle zusätzlichen Filter anwenden und die Häufigkeit auswählen, mit der der Bericht aktualisiert wird (so dass Ihre Verkaufstabelle jede Woche, jeden Tag oder sogar jede Stunde automatisch aktualisiert wird.)
Schritt 4. Darüber hinaus können Sie auch Daten in Ihr verbundenes Arbeitsblatt eingeben und die Daten Ihre externe Datenquelle aktualisieren lassen
Erstellen Sie eine Upload-Vorlage aus dem Kloudio-Portal und Sie können Änderungen in Ihrer Tabelle manuell oder automatisch in Ihre externe Datenquelle hochladen.
Video - Durch die Nutzung dieses Dienstes können einige Informationen an YouTube weitergegeben werden
Tipps
- Laden Sie Excel-Plugins nur von Microsoft AppSource herunter, es sei denn, Sie vertrauen dem Drittanbieter.
- Makros können für alles verwendet werden, von einfachen Aufgaben (z. B. Hinzufügen von Werten oder Erstellen eines Diagramms) bis hin zu komplexen Aufgaben (z. B. Berechnen der Werte Ihrer Zelle, Erstellen eines Diagramms aus den Ergebnissen, Beschriften des Diagramms und Drucken des Ergebnisses).
- Wenn Sie eine Tabelle mit Ihrem Makro öffnen, müssen Sie möglicherweise auf klicken Inhalt aktivieren in einem gelben Banner oben im Fenster, bevor Sie das Makro verwenden können.
Warnungen
- Makros können böswillig verwendet werden (z. B. um Dateien auf Ihrem Computer zu löschen). Führen Sie keine Makros aus nicht vertrauenswürdigen Quellen aus.
- Makros implementieren buchstäblich jeden Schritt, den Sie während der Aufnahme machen. Stellen Sie sicher, dass Sie nicht versehentlich den falschen Wert eingeben, ein Programm öffnen, das Sie nicht verwenden möchten, oder eine Datei löschen.
