E-Mails sind eine schnelle und einfache Möglichkeit, mit Kollegen und anderen Geschäftspartnern in Kontakt zu treten, und sind ein effektives Werkzeug für die Planung aller Arten von Besprechungen. Unabhängig davon, ob Sie einen Termin mit einem Kollegen, Vorgesetzten oder einem völlig Fremden vereinbaren möchten, müssen Sie die E-Mail zunächst mit einer klaren Betreffzeile und einem klaren Text formatieren. Nachdem Sie Ihre E-Mail abgemeldet und die Nachricht gesendet haben, warten Sie 3-5 Tage, bevor Sie eine Folgeantwort senden.
Schritte
Methode 1 von 2: E-Mail formatieren
Schritt 1. Erwähnen Sie in der Betreffzeile, dass Sie sich treffen möchten
Geben Sie Ihren Zweck deutlich in der Betreffzeile der E-Mail an, damit der Empfänger sofort weiß, dass Sie ihn treffen möchten. Vermeiden Sie vage Formulierungen wie „Meeting“oder „Possible Meeting Time“. Verwenden Sie stattdessen bestimmte Datums- und Zeitrahmen in der Betreffzeile, damit Ihr Empfänger sofort weiß, was ihn erwartet.
Geben Sie beispielsweise Folgendes ein: „Meeting Request for 5/17 at 11 AM“
Schritt 2. Verwenden Sie eine angemessene Begrüßung, um Ihre E-Mail zu beginnen
Versuchen Sie, eine formelle Standardbegrüßung zu verwenden, wenn Sie mit dem Schreiben Ihrer Nachricht beginnen. Wenn Sie sich an einen Amtsträger oder eine andere angesehene Person wenden, die Sie noch nie getroffen haben, verwenden Sie deren vollständige Bezeichnung in der Überschrift. Wenn Sie einen Kollegen oder Vorgesetzten kontaktieren, verwenden Sie ein Ehrenzeichen wie „Herr“, „Frau“, „Mx.“oder „Fräulein“. Versuchen Sie als allgemeine Faustregel, Begrüßungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, „Hallo“und „Hallo“zu verwenden, um Ihre E-Mail zu beginnen.
- Wenn Sie sich anstelle einer Einzelperson an ein allgemeines Büro oder eine Gruppe wenden, verwenden Sie stattdessen "An wen es betrifft".
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Wenn Sie sich beispielsweise an Ihren Vorgesetzten wenden, versuchen Sie, die Anrede wie folgt zu formulieren:
„Sehr geehrter Herr Jackson, Ich hoffe, diese E-Mail findet Sie gut! Ich wollte Sie bezüglich eines möglichen Treffens kontaktieren.“
Schritt 3. Stellen Sie sich vor, wenn Sie sich mit einem völlig Fremden treffen
Widme deinen ersten Absatz einer kurzen Einführung, wenn du an einen Amtsträger oder eine andere Person schreibst, die du noch nie zuvor getroffen hast. Konzentrieren Sie sich auf Ihren Namen, Ihre Position und Ihre berufliche Verbindung, damit der Empfänger weiß, wer Sie sind und warum Sie sich an ihn wenden. Wenn Sie jemanden kontaktieren, den Sie bereits kennen, z. B. einen Chef oder Kollegen, fühlen Sie sich nicht verpflichtet, einen einleitenden Absatz einzufügen.
- Es sollte nicht lange dauern, Ihre Einführung zu lesen.
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Versuchen Sie, so etwas zu schreiben:
Sehr geehrte Frau Atkins, Mein Name ist Sarah Clement und ich arbeite für das Jones County Animal Shelter.
Schritt 4. Beschreiben Sie den Grund für das Treffen und seine allgemeine Bedeutung
Geben Sie zu Beginn der E-Mail (nach Ihrer Einführung, falls Sie sich für eine solche entschieden haben) an, welche Art von Besprechung Sie mit dem Empfänger haben möchten und ob es sich um eine formelle oder zwanglose Angelegenheit handelt. Nachdem Sie erklärt haben, wofür das Meeting gedacht ist, erläutern Sie, warum das Meeting für die Aufgabe, die Sie erledigen möchten, wichtig ist. Versuchen Sie, Ihre Erklärung kurz zu halten, da Ihr Empfänger möglicherweise nicht viel Zeit hat, um Ihre E-Mail durchzugehen.
Versuchen Sie zum Beispiel, etwas in der Art zu schreiben: „Können Sie mich nächste Woche treffen, um die bevorstehende Adoptionskampagne zu besprechen? Da Sie derzeit der Finanzberater des Tierheims sind, können Sie meiner Meinung nach viele Einblicke in das Arbeitsbudget der Organisation für die Veranstaltung geben.“
Schritt 5. Schlagen Sie einen möglichen Ort und eine mögliche Zeit für Ihr Meeting vor
Denken Sie an einen Ort, der dem Empfänger bekannt und leicht zugänglich ist. Wenn Sie im selben Gebäude oder allgemeinen Standort wie die Person arbeiten, der Sie eine E-Mail senden, können Sie sich in einer Mittagspause treffen. Wenn Sie und der Empfänger nicht in der Nähe wohnen oder arbeiten, schlagen Sie ein Restaurant oder einen anderen öffentlichen Bereich vor, in dem Sie sich treffen könnten. Erwähnen Sie außerdem eine Reihe von Zeiten, die für Sie geeignet sind, damit der Empfänger Ihnen seine Verfügbarkeit leichter mitteilen kann.
- Wenn Sie beide einen vollen Terminkalender haben, sollten Sie eine Telefon- oder Videokonferenz planen.
- Entwerfen Sie zum Beispiel so etwas: „Könnten Sie diese Woche einmal im Tierheim vorbeischauen? Ich bin jeden Tag von 9 bis 17 Uhr an der Rezeption.“
Schritt 6. Bitten Sie den Empfänger, auf Ihre Nachricht zu antworten
Da Sie technisch gesehen eine Veranstaltung planen, bitten Sie den Empfänger höflich, mit seiner Verfügbarkeit zu antworten. Wenn Sie eine besonders beschäftigte Person kontaktieren, denken Sie daran, dass es ein oder zwei Tage dauern kann, bis sie antwortet. zurück.
Sagen Sie zum Beispiel so: „Wenn Sie mir Ihre Verfügbarkeit für nächste Woche mitteilen könnten, wäre ich Ihnen sehr dankbar!“
Schritt 7. Verwenden Sie beim Beenden der E-Mail eine herzliche Schlusssprache
Verfassen Sie einen Schlusssatz, der den Zweck Ihrer E-Mail aufgreift, damit der Empfänger den Zweck des Meetings klar versteht. Verwenden Sie einen freundlichen Ton, um Ihre E-Mail abzumelden, indem Sie Sätze wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Danke“oder „Beste Grüße“verwenden. Hinterlassen Sie nach dem Schreiben der Abmeldung eine Unterschrift unter Ihrem Namen, die Ihre Position oder aktuelle Karriere wiedergibt.
- Gehen Sie mit Ihrer Sprache auf den Empfänger ein. Wenn Sie mit einem Kollegen sprechen, wäre eine Abmeldung wie „Bis bald“sinnvoller als „Respektvoll mit Ihnen“. Wenn Sie sich an einen Vorgesetzten wenden, sind „Mit freundlichen Grüßen“oder „Mit freundlichen Grüßen“angebrachter als eine beiläufige Abmeldung wie „Auf Wiedersehen“.
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Schreiben Sie zum Beispiel so etwas:
Ich freue mich darauf, Sie bald zu treffen, da ich möchte, dass diese Adoptionsaktion so erfolgreich wie möglich verläuft.
Aufrichtig, Sarah Clemens
Aktivitätenkoordinator, Jones County Animal Shelter
Schritt 8. Fügen Sie alle relevanten Anhänge hinzu, die sich auf das Meeting beziehen
Hängen Sie alle Dokumente, Tabellenkalkulationen oder andere relevante Dateien an, die den Empfänger auf das Meeting vorbereiten könnten. Wenn Sie sich mit einem komplexen Thema an jemanden wenden, fügen Sie alle Broschüren oder Datenblätter bei, die dem Empfänger helfen, das Thema des Meetings zu verstehen.
Wenn Sie beispielsweise Budgetänderungen für eine bevorstehende Veranstaltung besprechen, möchten Sie vielleicht eine Tabelle mit dem Budget des Vorjahres beifügen
Schritt 9. Verwenden Sie in der gesamten E-Mail professionelle Sprache und die richtige Grammatik
Lesen Sie Ihre Nachricht Korrektur auf offensichtliche Grammatik- und Rechtschreibfehler, damit Ihr endgültiger Entwurf so poliert und sauber wie möglich aussieht. Entfernen Sie außerdem alle Abkürzungen oder Slangs, die die Nachricht beiläufiger oder schwerer verständlich erscheinen lassen. Wenn Ihr endgültiger Entwurf nicht professionell aussieht und klingt, nimmt der Empfänger Ihre Anfrage möglicherweise nicht ernst.
Während Emojis in Texten und gelegentlichen E-Mails Spaß machen können, sollten Sie sie nicht verwenden, um ein Meeting anzufordern
Methode 2 von 2: Nachfassen mit dem Empfänger
Schritt 1. Entwerfen Sie eine Folge-E-Mail, wenn sich der Empfänger innerhalb von 3-5 Tagen nicht bei Ihnen meldet
Geben Sie dem Empfänger ein paar Tage Zeit, um Ihre Anfrage zu lesen und zu beantworten. Wenn Sie innerhalb einer Geschäftswoche keine Antwort erhalten, senden Sie der Person eine kurze E-Mail, um sie daran zu erinnern, dass Sie auf eine Antwort warten. Betonen Sie, dass Sie dankbar für die Gelegenheit sind, sie kennenzulernen, und dass Sie für ihre Zeit dankbar sind.
- Folgeanrufe sind auch eine effiziente Möglichkeit, sich bei der Person einzuchecken, mit der Sie sich treffen möchten.
- Entwerfen Sie zum Beispiel so etwas: „Ich wollte Sie nur in Bezug auf meine Besprechungsanfrage kontaktieren. Wenn Sie einen freien Moment haben, können Sie mir Ihre Verfügbarkeit für ein Treffen nächste Woche mitteilen?“
Schritt 2. Bügeln Sie die Besprechungsdetails in einer zusätzlichen E-Mail aus
Verhandeln Sie mit dem Zeitplan der anderen Person, sobald sie antworten. Beachten Sie die Verfügbarkeit der anderen Person und bestätigen Sie eine Besprechungszeit an einem Datum, an dem Sie beide verfügbar sind. Versuchen Sie, ein Datum und eine Uhrzeit innerhalb von 1-2 E-Mails zu bestätigen, um Verwirrung und Unordnung in Ihrem Posteingang zu vermeiden.
- Versuchen Sie, so flexibel wie möglich zu sein. Wenn Sie sich an eine vielbeschäftigte Person wenden, kann sie sich möglicherweise nicht sofort mit Ihnen treffen.
- Planen Sie ein Meeting nicht in letzter Minute. Wenn der Empfänger beschäftigt ist, können Sie sich möglicherweise nicht auf einen Termin für ein Treffen einigen.
Schritt 3. Senden Sie einige Tage vor dem Meeting eine Erinnerung oder Bestätigung
Wenn Sie vor dem geplanten Meeting besonders vorbereitet sein möchten, senden Sie dem Empfänger eine Bestätigungs-E-Mail zur Erinnerung. Machen Sie diese E-Mail nicht zu lang, sondern geben Sie Tag, Uhrzeit und Ort der Besprechung an, um zu überprüfen, ob die Besprechung noch wie geplant stattfindet.
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Schreiben Sie zum Beispiel so etwas:
Ich wollte nur bestätigen, dass wir uns immer noch am 17. Mai um 11 Uhr im Jones County Animal Shelter treffen.
