Wenn Sie schon länger arbeiten, wissen Sie wahrscheinlich, wie wichtig E-Mails sind. Da es keine Möglichkeit gibt, Tonfall oder Körpersprache über das Internet zu übermitteln, ist es leicht, die Nachricht einer Person falsch zu interpretieren, wenn Sie sie auf einem Bildschirm sehen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie in einem professionellen Umfeld klare, prägnante und effektive E-Mails schreiben können.
Schritte
Methode 1 von 10: Schreiben Sie E-Mails, wenn Sie sich konzentrieren können
Schritt 1. Wenn Sie abgelenkt sind, ist Ihre E-Mail möglicherweise nicht so gut zusammengestellt
Wenn Sie eine E-Mail schreiben müssen, versuchen Sie, sich ungestört hinzusetzen, wenn Sie nicht an eine Million andere Dinge denken. Ihr Schreiben wird klarer und Sie können sich auf Ihre Grammatik, Ihren Ton und Ihre Gesamtaussage konzentrieren.
- Dies ist besonders wichtig, wenn Ihre E-Mail an mehrere Personen geht.
- Schreiben Sie E-Mails in einem ruhigen Raum und legen Sie Ihr Telefon und andere Ablenkungen weg.
Methode 2 von 10: Geben Sie mit Ihren ersten Worten den Ton an
Schritt 1. Ihr Eröffnungssatz kann eine große Wirkung haben
Wenn Sie möchten, dass Ihr Ton leicht und lässig ist, öffnen Sie sich mit etwas wie: „Hallo Jessica! Ich hoffe du hattest ein schönes Wochenende." Wenn Sie es etwas professioneller halten möchten, sagen Sie einfach etwas wie "Hallo David".
Versuchen Sie, alles zu vermeiden, was zu stickig ist, wie "Dear Robert". Es wirkt ein wenig unpersönlich
Methode 3 von 10: Halten Sie Ihre E-Mails kurz
Schritt 1. Langatmige Nachrichten neigen dazu, Ihren Empfänger zu verwirren
Versuchen Sie, sich möglichst kurz und prägnant zu fassen. Halten Sie Ihre Sätze kurz und fügen Sie nicht zu viele Details hinzu. Wenn Sie mehr als 1 oder 2 Absätze schreiben, sollten Sie den Leuten die Informationen wahrscheinlich per Video-Chat oder persönlich geben.
- Versuchen Sie, schnell auf den Punkt zu kommen, und vermeiden Sie es, eine Menge Scherze zu schreiben.
- Menschen neigen dazu, E-Mails in kurzen Stößen zu lesen. Wenn Sie zu viele Informationen hinzufügen, gehen die Chancen gut, dass einige davon verloren gehen.
- Halten Sie Ihre E-Mails kurz, aber vermeiden Sie stumpfe Sätze oder Ein-Wort-Antworten. Diese können ein wenig unhöflich wirken, besonders über einem Computerbildschirm.
Methode 4 von 10: Geben Sie klar an, was Sie brauchen
Schritt 1. Wenn Sie etwas anfordern, stellen Sie sicher, dass es verständlich ist
Geben Sie nicht um den heißen Brei herum, was Sie brauchen, klar und direkt, damit es keine Missverständnisse gibt. Wenn es eine Zeitleiste gibt, fügen Sie diese auch ein. Achten Sie jedoch darauf, dass Ihr Ton hell bleibt. Zum Beispiel:
- „Ich brauche diesen monatlichen Fortschrittsbericht in meinem Posteingang bis Montagabend.“
- "Wenn Sie mir bis Ende der Woche dieses Team-Feedback-Formular zukommen lassen könnten, wäre das großartig."
Methode 5 von 10: Organisieren Sie Ihre Gedanken mit Absätzen
Schritt 1. Es wird den Leuten helfen, die Informationen leicht zu lesen
Wenn Sie zu einem neuen Betreff wechseln, trennen Sie ihn durch einen neuen Absatz, damit Ihre E-Mail überfliegen wird. Es wird Ihrem Leser helfen, die Nachricht schnell zu scannen, um die Teile zu finden, die für sie am relevantesten sind.
Verwenden Sie Wörter wie „auch“, „nächster“und „zuletzt“, um Ihre Absätze zu beginnen
Methode 6 von 10: Fügen Sie eine bestimmte Betreffzeile hinzu
Schritt 1. Lassen Sie die Leute wissen, worum es in der E-Mail genau geht
Stellen Sie sicher, dass Ihr Thema spezifisch ist; Anstatt beispielsweise „Bericht“zu schreiben, versuchen Sie etwas wie „Monatlicher Planungsbericht: Juni 2021“. Ihre Kollegen werden es eher öffnen und lesen, wenn sie wissen, dass es für sie wichtig und relevant ist.
Dies hilft auch, Ihre E-Mails aus dem Spam-Ordner herauszuhalten
Methode 7 von 10: Korrekturlesen für Tippfehler
Schritt 1. Fehler können Ihre Botschaft wirklich stören
Während die meisten Rechtschreibprüfungen falsch geschriebene Wörter erkennen, können sie nicht die falsche Wortwahl oder den falsch geschriebenen Namen einer Person erkennen. Sie sollten sich auch nach fehlenden Satzzeichen oder Grammatikfehlern durchlesen, da diese den Leser denken lassen können, dass es Ihnen egal ist. Verbringen Sie 2 bis 3 Minuten damit, Ihre E-Mail zu lesen, bevor Sie sie senden, um sicherzustellen, dass keine offensichtlichen Fehler enthalten sind.
In einem professionellen Umfeld ist es sehr wichtig, den Namen einer Person richtig zu schreiben. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um zu überprüfen, ob Sie es richtig haben, bevor Sie es abschicken, um in Zukunft Unannehmlichkeiten zu vermeiden
Methode 8 von 10: Lesen Sie Ihre E-Mails noch einmal nach Ton
Schritt 1. Überlegen Sie, wie Ihre Empfänger Ihre Nachricht lesen werden
Etwas wie „Lass uns später reden“mag Ihnen unschuldig erscheinen, aber Ihr Kollege, der es liest, könnte denken, dass er in Schwierigkeiten ist oder dass Sie wütend sind. Ändern Sie es in etwas wie "Haben Sie später Zeit, um über die bevorstehenden Änderungen im Bericht zu sprechen?" um etwas klarer zu sein.
- Verwenden Sie in Ihren E-Mails niemals alle Großbuchstaben! Das Schreiben eines Satzes in Feststelltaste wird normalerweise als Anschreien einer Person über einen Computerbildschirm angesehen.
- Anstelle von so etwas wie „Senden Sie Ihre Änderungen bis morgen früh“. Versuchen Sie es mit etwas wie: „Da der Abgabetermin morgen Nachmittag ist, brauche ich Ihre Änderungen bis morgen früh. Lassen Sie mich wissen, ob diese Zeitachse für Sie funktioniert.“
Methode 9 von 10: Machen Sie eine Pause, bevor Sie auf eine aufrührerische E-Mail antworten
Schritt 1. Wenn Sie eine E-Mail erhalten, die Sie wütend macht, nehmen Sie sich eine Sekunde Zeit zum Atmen
Anstatt eine schneidende Antwort zu erstellen, zählen Sie bis 10 (oder 1.000), bis Sie sich beruhigt fühlen. Lesen Sie dann die E-Mail erneut, um zu sehen, ob sie tatsächlich beleidigend ist oder nicht. Es besteht die Möglichkeit, dass Sie die Nachricht ein wenig falsch interpretiert haben, und es ist nicht wirklich so schlimm.
Wenn Sie immer noch das Bedürfnis verspüren, eine wütende Antwort zu verfassen, warten Sie 24 Stunden, bevor Sie sie senden. Sehen Sie sich Ihre Antwort dann nach einem Tag erneut an, um zu sehen, ob Sie sie immer noch senden möchten oder nicht
Methode 10 von 10: Geben Sie den Menschen den Vorteil des Zweifels
Schritt 1. Es ist schwer, in einer E-Mail einen positiven Ton auszudrücken
Wenn Sie etwas lesen, das Ihnen ein Kollege geschickt hat und Sie sofort beleidigt sind, treten Sie einen Schritt zurück und lesen Sie noch einmal, was er geschrieben hat. Versuchen Sie sich zu fragen, ob der Ton anders interpretiert werden kann – ist diese E-Mail wirklich unhöflich oder ist sie nur unverblümt?
Jemand könnte zum Beispiel schreiben: „Ich brauche diesen Bericht bis heute Abend.“Auf den ersten Blick wirkt das etwas kalt und emotionslos. Es ist jedoch nicht unbedingt unhöflich, es ist nur sachlich und kurz
Tipps
E-Mails werden oft als nicht dringend angesehen. Wenn Sie sofort eine Antwort benötigen, versuchen Sie stattdessen, mit Ihrem Kollegen persönlich oder per Video-Chat zu sprechen
Warnungen
- Auch wenn Emojis und Emoticons den Ton angeben, verwenden Sie sie nicht für eine professionelle E-Mail.
- Senden Sie keine beleidigenden oder aufrührerischen E-Mails, insbesondere nicht an eine Person, die Sie nicht sehr gut kennen.
