So verwalten Sie E-Mails effektiv: 6 Schritte (mit Bildern)

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So verwalten Sie E-Mails effektiv: 6 Schritte (mit Bildern)
So verwalten Sie E-Mails effektiv: 6 Schritte (mit Bildern)
Anonim

Fast jeder, der arbeitet, verwendet E-Mail, aber es kann uns leicht überfordern. Einige von uns erhalten weit mehr E-Mails, als wir effektiv bearbeiten können. In der Lage zu sein, schnell und richtig auf eine E-Mail zu antworten, kann uns helfen, Zeit zu sparen und professioneller auszusehen. Notiz:

Nicht alle diese Schritte und Vorschläge funktionieren in allen E-Mail-Diensten, jedoch funktionieren sie alle in Gmail.

Schritte

E-Mail effektiv verwalten Schritt 1

Schritt 1. Verstehen Sie den Grund, warum Menschen E-Mails verwenden

E-Mail dient der Kommunikation zwischen Menschen; Es dient zum Senden von Text und visuellen Informationen von einer Person an eine andere / viele andere. Es ist nicht für:

  • Speichern von Informationen; es ist besser, Informationen als Dokument auf Ihrem Computer oder in der Cloud zu speichern
  • Erinnern Sie daran, was zu tun ist; nutze dafür lieber eine To-do-Liste oder einen Kalender
E-Mail effektiv verwalten Schritt 2

Schritt 2. Verwenden Sie Labels oder Ordner, um E-Mails zu organisieren und aus Ihrem Posteingang zu entfernen

  • Verwenden Sie für Dinge, die Sie tun müssen, ein Etikett „Folgen“oder „Antworten“. Diese sollten Sie dann Ihrem Tagebuch oder Ihrer To-Do-Liste hinzufügen.
  • Verwenden Sie „Warten auf Antwort“, wenn Sie auf eine andere Person warten
  • Verwenden Sie „dringend“für Dinge, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen
E-Mail effektiv verwalten Schritt 3

Schritt 3. Speichern Sie nützliche Informationen und archivieren Sie die E-Mail

  • Laden Sie alle Anhänge herunter und speichern Sie die Dateien an der richtigen Stelle
  • Wenn Sie dann nicht auf die E-Mail antworten, archivieren Sie sie
E-Mail effektiv verwalten Schritt 4

Schritt 4. Archivieren Sie die E-Mails, mit denen Sie fertig sind

Keine Angst vor der Archivierung; Es verschiebt die E-Mail im Grunde aus Ihrem Posteingang in ein "No-Name"-Feld (technisch wird das Label "Posteingang" entfernt).

  • Es ist nicht weg – dafür ist Löschen da
  • Es ist immer durchsuchbar und auffindbar
E-Mail effektiv verwalten Schritt 5

Schritt 5. Löschen Sie Fehler-E-Mails und melden Sie sich dann von ihrer Quelle ab

Dadurch wird Ihr Posteingang frei von unnötigen und unerwünschten E-Mails.

  • Löschen Sie E-Mails, die Sie gar nicht erhalten sollten
  • Diese werden nicht mehr durchsuchbar oder auffindbar sein, nachdem sie eine Weile in der "Tonne" waren
  • Wenn Sie diese Art von E-Mail nicht mehr erhalten möchten, stellen Sie sicher, dass Sie sie abbestellen, indem Sie nach den Informationen zum Abmelden am Ende der E-Mail suchen
  • Wenn Sie sich nicht abmelden können, weisen Sie die E-Mail als Spam zu
E-Mail effektiv verwalten Schritt 6

Schritt 6. Verwenden Sie Sterne für besondere und sehr wichtige oder dringende E-Mails

Verwenden Sie Sterne sparsam, denn zu viele markierte E-Mails sind genauso wenig hilfreich wie keine markierten E-Mails.

Tipps

  • Denken Sie immer an den Zweck von E-Mails und versuchen Sie, sie nicht für mehr zu verwenden.
  • Verwenden Sie E-Mails als Teil Ihres "Produktivitätsworkflows", zusammen mit einer To-Do-Liste, einem Kalender oder Tagebuch und jedem anderen Tool, das Sie für nützlich halten.

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