Fast jeder, der arbeitet, verwendet E-Mail, aber es kann uns leicht überfordern. Einige von uns erhalten weit mehr E-Mails, als wir effektiv bearbeiten können. In der Lage zu sein, schnell und richtig auf eine E-Mail zu antworten, kann uns helfen, Zeit zu sparen und professioneller auszusehen. Notiz:
Nicht alle diese Schritte und Vorschläge funktionieren in allen E-Mail-Diensten, jedoch funktionieren sie alle in Gmail.
Schritte
Schritt 1. Verstehen Sie den Grund, warum Menschen E-Mails verwenden
E-Mail dient der Kommunikation zwischen Menschen; Es dient zum Senden von Text und visuellen Informationen von einer Person an eine andere / viele andere. Es ist nicht für:
- Speichern von Informationen; es ist besser, Informationen als Dokument auf Ihrem Computer oder in der Cloud zu speichern
- Erinnern Sie daran, was zu tun ist; nutze dafür lieber eine To-do-Liste oder einen Kalender
Schritt 2. Verwenden Sie Labels oder Ordner, um E-Mails zu organisieren und aus Ihrem Posteingang zu entfernen
- Verwenden Sie für Dinge, die Sie tun müssen, ein Etikett „Folgen“oder „Antworten“. Diese sollten Sie dann Ihrem Tagebuch oder Ihrer To-Do-Liste hinzufügen.
- Verwenden Sie „Warten auf Antwort“, wenn Sie auf eine andere Person warten
- Verwenden Sie „dringend“für Dinge, die so schnell wie möglich erledigt werden müssen
Schritt 3. Speichern Sie nützliche Informationen und archivieren Sie die E-Mail
- Laden Sie alle Anhänge herunter und speichern Sie die Dateien an der richtigen Stelle
- Wenn Sie dann nicht auf die E-Mail antworten, archivieren Sie sie
Schritt 4. Archivieren Sie die E-Mails, mit denen Sie fertig sind
Keine Angst vor der Archivierung; Es verschiebt die E-Mail im Grunde aus Ihrem Posteingang in ein "No-Name"-Feld (technisch wird das Label "Posteingang" entfernt).
- Es ist nicht weg – dafür ist Löschen da
- Es ist immer durchsuchbar und auffindbar
Schritt 5. Löschen Sie Fehler-E-Mails und melden Sie sich dann von ihrer Quelle ab
Dadurch wird Ihr Posteingang frei von unnötigen und unerwünschten E-Mails.
- Löschen Sie E-Mails, die Sie gar nicht erhalten sollten
- Diese werden nicht mehr durchsuchbar oder auffindbar sein, nachdem sie eine Weile in der "Tonne" waren
- Wenn Sie diese Art von E-Mail nicht mehr erhalten möchten, stellen Sie sicher, dass Sie sie abbestellen, indem Sie nach den Informationen zum Abmelden am Ende der E-Mail suchen
- Wenn Sie sich nicht abmelden können, weisen Sie die E-Mail als Spam zu
Schritt 6. Verwenden Sie Sterne für besondere und sehr wichtige oder dringende E-Mails
Verwenden Sie Sterne sparsam, denn zu viele markierte E-Mails sind genauso wenig hilfreich wie keine markierten E-Mails.
Tipps
- Denken Sie immer an den Zweck von E-Mails und versuchen Sie, sie nicht für mehr zu verwenden.
- Verwenden Sie E-Mails als Teil Ihres "Produktivitätsworkflows", zusammen mit einer To-Do-Liste, einem Kalender oder Tagebuch und jedem anderen Tool, das Sie für nützlich halten.
