Sie haben eine großartige E-Mail geschrieben, aber wenn es an der Zeit ist, Ihre Abschlusserklärungen zu schreiben, wissen Sie einfach nicht, was Sie sagen sollen. Das ist völlig normal. Es kann frustrierend sein, eine klare, prägnante Methode zum Beenden einer E-Mail zu finden, aber es ist nicht unmöglich. Alles, was Sie tun müssen, ist eine kurze Zusammenfassung Ihrer Punkte hinzuzufügen, einen freundlichen Abschluss anzubieten und sich mit dem richtigen Wort oder der richtigen Phrase abzumelden.
Schritte
Methode 1 von 3: Abschluss einer formellen E-Mail
Schritt 1. Bestätigen Sie Ihre Absicht für das Schreiben
Dies ist für kurze E-Mails oder schnelle Antworten auf eine Frage nicht erforderlich. Wenn Sie jedoch eine lange E-Mail geschrieben haben oder mit mehreren Themen oder Bedenken zu tun haben, fügen Sie einen kurzen Schlusssatz hinzu, um Ihre Informationen oder Anfrage zusammenzufassen.
Wenn Sie sich beispielsweise auf eine Stelle bewerben, können Sie Angaben zu Ihren Zeugnissen und Erfahrungen machen. Sie können Ihre E-Mail dann zusammenfassen, indem Sie schreiben: „Aufgrund meines Hintergrunds und meiner Erfahrung glaube ich, dass ich ein ausgezeichneter Kandidat für diese Position wäre.“
Schritt 2. Fügen Sie eine Schlusszeile hinzu
Schließen Sie Ihre E-Mail in einem Satz mit einer Danksagung oder einer Kontaktanfrage ab. Wenn Sie sich an jemand anderen wenden, können Sie schreiben: „Danke für Ihre Zeit“oder „Ich freue mich auf ein Treffen mit Ihnen“. Wenn Sie jemandem antworten, können Sie mit „Bitte kontaktieren Sie mich, wenn Sie weitere Fragen haben“schließen.
Der genaue Abschluss, den Sie verwenden sollten, hängt vom Betreff Ihrer E-Mail ab. Denken Sie daran, Ihren Abschluss kurz, höflich und relevant für Ihre E-Mail zu halten
Schritt 3. Wählen Sie Ihre Abmeldung
Abmeldungen werden immer erwartet, wenn eine formelle E-Mail beendet wird. Wenn Sie eine formelle E-Mail beenden, möchten Sie eine höfliche und respektvolle Abmeldung wählen. Versuchen Sie es mit einem Abschluss wie „Mit freundlichen Grüßen“, „Mit freundlichen Grüßen“, „Danke“oder „Mit freundlichen Grüßen“.
- Vermeiden Sie Abkürzungen oder Abkürzungen. Es ist immer am besten, bei einer formellen Abmeldung vollständige Wörter zu schreiben.
- Versuchen Sie, zu enge oder zu formelle Schließungen zu vermeiden. Unterschriften wie „Love“sind für eine formelle E-Mail zu persönlich, während „Respectfully Yours“nur bei der Ansprache von Regierungsbeamten angebracht ist.
Schritt 4. Geben Sie Ihren vollständigen Namen ein
Wenn Sie eine formelle E-Mail beenden, möchten Sie immer Ihren Vor- und Nachnamen verwenden. Sie wissen nicht, wie viele Personen namens John oder Lisa der Empfänger kennt. Wenn Sie Ihren Nachnamen hinzufügen, können sie sich schneller und klarer an Sie erinnern.
Methode 2 von 3: Beenden einer informellen E-Mail
Schritt 1. Geben Sie einen Grund für das Beenden der E-Mail an
Beenden Sie Ihre E-Mail vorsichtig mit einer kurzen Schlussbemerkung, bevor Sie sich abmelden. Es sollte freundlich sein und nicht viele Details enthalten. Ein Satz wie: „Wie auch immer, ich muss die Bücher schlagen!“ist eine ganz gute Schlussbemerkung.
Schritt 2. Halten Sie die Kommunikationsverbindung offen
Fügen Sie eine kurze Erklärung hinzu, die Ihren Empfänger darüber informiert, dass Sie von ihm hören möchten. Das Schreiben „Lass mich wissen, wenn du noch etwas brauchst“oder „Ich kann es kaum erwarten, zu hören, was du vor hast“ist freundlich und locker.
Schritt 3. Melden Sie sich ab
Das Beenden einer informellen E-Mail kann viel lockerer sein als eine formelle E-Mail. Abhängig von Ihrem Empfänger können die Abmeldungen Folgendes umfassen:
- Liebe
- Danke schön
- Mach's gut
- Dein
- Wiedersehen
Schritt 4. Unterschreiben Sie Ihren Namen
Bei einer formlosen E-Mail müssen Sie normalerweise nicht Ihren ganzen Namen unterschreiben. Der Empfänger weiß bereits, wer Sie sind. Es ist durchaus akzeptabel, einfach mit Ihrem Vornamen zu unterschreiben.
Wenn Sie jemandem in Ihrer Nähe schreiben, können Sie auch einen Spitznamen verwenden. Wenn Freunde oder Familienmitglieder Sie mit einem Spitznamen nennen, kann es lustig und freundlich sein, diesen beim Abmelden zu verwenden
Methode 3 von 3: Verwenden eines Signaturblocks
Schritt 1. Entscheiden Sie, ob eine Unterschrift erforderlich ist
Wenn Sie eine persönliche E-Mail senden, ist keine Unterschrift erforderlich. Ein Signaturblock enthält Informationen wie Ihren Titel, Ihre Kontaktinformationen und die Informationen Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation. Machen Sie sich keine Sorgen über die Angabe dieser Informationen, wenn Sie eine formlose oder persönliche E-Mail senden. Unterschreiben Sie stattdessen einfach Ihren Namen.
- Häufig benötigt Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation eine Unterschrift und teilt Ihnen mit, welche Informationen sie benötigen. Fragen Sie Ihr Unternehmen, ob es über einen standardisierten Signaturblock verfügt, den Sie verwenden möchten.
- Wenn Ihr Unternehmen keinen Standard-Signaturblock bereitstellt, können Sie auch einen Block von einer anderen Person in Ihrer Organisation kopieren und deren Kontaktdaten durch Ihre ersetzen.
Schritt 2. Fügen Sie Ihre Informationen hinzu
Ihr Signaturblock sollte einige grundlegende Dinge enthalten. Es sollte mindestens Ihren Vor- und Nachnamen, Ihren Titel, Ihre Telefonnummer und Ihre E-Mail-Adresse enthalten. Sie können auch das Logo Ihres Unternehmens oder Ihrer Organisation, Ihre Website und Links zu sozialen Medien wie LinkedIn, YouTube und Facebook hinzufügen.
- Wenn Ihr Unternehmen oder Ihre Organisation kein Standard-Signaturformat hat, folgen Sie diesem grundlegenden Ablauf: Geben Sie Ihren Namen zuerst ein, gefolgt von Ihrem Titel in der nächsten Zeile. Fügen Sie dann Ihre E-Mail- und Telefonnummer hinzu und geben Sie Ihre Firmen- oder Gruppeninformationen als letztes ein.
- Versuchen Sie, Ihre Unterschrift kurz und einfach zu halten. Verwenden Sie drei oder vier Textzeilen. Fügen Sie ein Logo hinzu, anstatt Ihren Firmennamen einzugeben, und verwenden Sie eine Reihe von Symbolen für soziale Netzwerke, anstatt URLs einzugeben.
- Seien Sie vorsichtig, wenn Sie zu viele Social-Media-Informationen einfügen. Links sollten zu den Social-Media-Informationen Ihres Unternehmens führen. Wenn Ihr Unternehmen keine Social-Media-Konten hat, ist es im Allgemeinen nicht angemessen, auf Ihre eigenen Konten zu verlinken, es sei denn, Sie werden ausdrücklich dazu aufgefordert.
Schritt 3. Speichern Sie Ihre Signatur zur wiederholten Verwendung
Bei den meisten E-Mail-Clients, einschließlich Gmail und Outlook, können Sie Ihre Signatur speichern, sodass Sie sie mit einem Klick hinzufügen können, anstatt sie abzutippen. Sehen Sie in Ihren E-Mail-Einstellungen nach, um Ihre Signatur einzurichten.
