Wenn Sie mit Microsoft Excel nicht sehr vertraut sind, scheint es ein einschüchterndes Programm zu sein. Glücklicherweise ist der Einstieg einfach. Sie können Daten eingeben, aus anderen Dokumenten kopieren und einfügen und mit nur wenigen Klicks formatieren. Mit ein wenig Übung werden Sie in der Lage sein, Daten in Microsoft Excel schnell einzugeben, zu bearbeiten und zu verwalten.
Schritte
Teil 1 von 3: Daten eingeben und auswählen
Schritt 1. Starten Sie Microsoft Excel
Sie können Excel finden, indem Sie auf das Menü "Start" klicken, "Alle Programme" auswählen, "Microsoft Office" auswählen und dann "Microsoft Excel" auswählen. Excel wird mit der Microsoft Office-Produktsuite geliefert, die im Allgemeinen mit Windows-Computern und -Notebooks geliefert wird.
Mac-Benutzer, die Excel für Mac gekauft haben, finden das Programm in ihrem Dock oder unter ihnen, indem sie "Finder" öffnen und dann "Anwendungen" auswählen
Schritt 2. Öffnen Sie eine Tabelle
Beim Öffnen von Excel wird möglicherweise automatisch eine leere "Arbeitsmappe" angezeigt. Andernfalls sehen Sie eine "Vorlagengalerie", aus der Sie entweder eine neue leere Arbeitsmappe oder eine speziell formatierte Vorlage auswählen können.
Sie können jederzeit eine neue Tabelle öffnen, während Sie an einer anderen Arbeitsmappe in Excel arbeiten. Klicken Sie einfach in der Menüleiste auf "Datei" und wählen Sie die Option "Neue Arbeitsmappe"
Schritt 3. Geben Sie Daten in die gewünschten Zellen ein
Sie können Zahlen, Wörter, Gleichungen, Formeln oder Funktionen in jede Zelle eingeben, nachdem Sie sie ausgewählt und angeklickt haben.
- Wenn du mit einer bestimmten Zelle fertig bist, drücke ↵ Enter oder Tab ↹, um automatisch horizontal zur nächsten Zelle zu wechseln.
- Sie können auch eine neue Zeile innerhalb einer Zelle erstellen, um mehr Text hinzuzufügen. Geben Sie einfach einen "Zeilenumbruch" ein, indem Sie Alt+↵ Enter drücken.
Schritt 4. Erstellen Sie Überschriften für Ihre Spalten
Geben Sie Text in Zeile 1 ein, um Spaltenüberschriften für Ihre Daten zu erstellen. Geben Sie beispielsweise "Name" in Zelle A1 und "Datum" in Zelle B1 ein und lassen Sie diese als Spaltenüberschriften für die Nachverfolgung von Namen und Datumsinformationen dienen.
Schritt 5. Erstellen Sie eine sequenzierte Datenreihe
Excel ist in der Lage, Muster zu lernen, die Ihren Daten zugrunde liegen, und dann Daten basierend auf diesen Mustern auszufüllen, um Ihnen Zeit und Energie zu sparen. Beginnen Sie, indem Sie ein Muster in aufeinanderfolgenden Zellen erstellen (z. B. "Januar" in eine Zelle und "Februar" in die nächste eingeben). Wählen Sie dann die gefüllten Zellen aus und klicken und ziehen Sie die untere rechte Ecke des ausgewählten Rechtecks, um das Muster in neue Zellen zu erweitern. Excel erkennt automatisch Ihr festgelegtes Muster und füllt die nachfolgenden Zellen mit "März", "April" usw. aus.
Excel kann viele gängige Muster wie Wochentage, gleichmäßig verteilte Datumsangaben, fortlaufende Zahlen und viele andere erkennen
Schritt 6. Wählen Sie einen Zellbereich aus
Um einen Zellbereich mit der Maus auszuwählen (um größere Datenmengen zu formatieren oder zu bearbeiten), klicken Sie einfach auf den Anfang oder das Ende eines Datenbereichs und ziehen Sie den Cursor in die gewünschte Richtung, um den entsprechenden Text zu markieren. Es gibt auch eine Reihe von hilfreichen Tastenkombinationen, die unten aufgeführt sind.
- Durch Drücken von Strg und der Leertaste wird eine Auswahl über die gesamte Spalte erweitert, in der sich die ursprüngliche Zelle befindet.
- Durch Drücken von ⇧ Shift und der Leertaste wird eine Auswahl über die Zeile erweitert, in der sich die ursprüngliche Zelle befindet.
- Durch Drücken von Strg+⇧ Shift und der Leertaste oder Strg+A wird das gesamte Arbeitsblatt ausgewählt.
Schritt 7. Zeile(n) einfügen
Beginnen Sie mit einem Klick auf eine Zeilennummer (dadurch wird die gesamte Zeile ausgewählt). Wählen Sie die Zeile aus, über die Ihre neue Zeile stehen soll. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Strg+Klick auf Mac) und wählen Sie "Einfügen" aus dem erscheinenden Menü.
- Diese Funktion ist auch auf der Registerkarte "Start" verfügbar, indem Sie "Einfügen" aus den "Zellen" und dann "Blattzeilen einfügen" auswählen.
- Um mehrere Zeilen einzufügen, müssen Sie mehrere Zeilen über der Position auswählen, an der Sie neue Zeilen platzieren möchten. Wählen Sie einfach die gleiche Anzahl von Zeilen aus, die Sie unten einfügen möchten.
Schritt 8. Spalten einfügen
Beginnen Sie, indem Sie auf einen Spaltenbuchstaben klicken (dadurch wird die gesamte Spalte ausgewählt). Wählen Sie die Spalte aus, von der Ihre neue Spalte links angezeigt werden soll. Klicken Sie mit der rechten Maustaste (Strg+Klick auf Mac) und wählen Sie "Einfügen" aus dem erscheinenden Menü.
- Diese Funktion ist auch auf der Registerkarte "Start" verfügbar, indem Sie "Einfügen" aus den "Zellen" und dann "Blattzeilen einfügen" auswählen.
- Um mehrere Spalten einzufügen, müssen Sie rechts von der Position, an der Sie neue Spalten platzieren möchten, mehrere Spalten auswählen. Wählen Sie einfach die gleiche Anzahl von Spalten aus, die Sie links einfügen möchten.
Teil 2 von 3: Daten bearbeiten
Schritt 1. Kopieren Sie eine oder mehrere Zellen
Nachdem Sie die Zelle(n) ausgewählt haben, die Sie kopieren möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Kopieren" aus dem angezeigten Menü. Drücken Sie alternativ Strg+C (oder ⌘ Befehlstaste+C für Mac-Benutzer). Dadurch werden die ausgewählten Daten zu Ihrer Zwischenablage hinzugefügt.
Schritt 2. Schneiden Sie eine oder mehrere Zellen aus
Nachdem Sie die Zelle(n) ausgewählt haben, die Sie ausschneiden möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Ausschneiden" aus dem erscheinenden Menü. Drücken Sie alternativ Strg+X (oder ⌘ Befehlstaste+X für Mac-Benutzer). Dadurch werden die ausgewählten Daten zu Ihrer Zwischenablage hinzugefügt.
Schritt 3. Fügen Sie eine oder mehrere Zellen ein
Nachdem Sie die Zelle(n) ausgewählt haben, in die Sie Ihre Daten einfügen möchten, klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Einfügen" aus dem angezeigten Menü. Drücken Sie alternativ Strg+V (oder ⌘ Befehlstaste+V für Mac-Benutzer). Dadurch wird der Inhalt der kopierten oder ausgeschnittenen Zelle(n) eingefügt.
Wenn Ihre Zelle eine Formel enthält, fügt "Einfügen" den nicht berechneten Formelwert der Formel ein. Um Zellenwerte "einzufügen", verwenden Sie "Spezial einfügen"
Schritt 4. Fügen Sie Zellwerte anstelle von Formeln ein
Beginnen Sie mit der Auswahl von "Bearbeiten" auf der Registerkarte "Startseite" und klicken Sie auf "Spezial einfügen". Wählen Sie "Werte" aus der Liste der einzufügenden Attribute aus.
Abhängig von Ihrer Excel-Version können andere Optionen in "Spezial einfügen" "Kommentare" (Textkommentare, die zu einzelnen Zellen hinzugefügt werden können), "Formate" (alle Textformatierungsauswahlen) oder "Alle" umfassen, um alles einzufügen wenn
Schritt 5. Zelleninhalt löschen
Wählen Sie einfach die Zelle(n) aus, in der Sie Text löschen möchten, und drücken Sie die Entf-Taste oder klicken Sie mit der rechten Maustaste und wählen Sie "Löschen" aus dem angezeigten Menü.
Schritt 6. Verschieben Sie Zellen, Zeilen oder Spalten
Markieren Sie Ihre ausgewählten Zellen und aktivieren Sie den "Bewegungszeiger" (erscheint als vier Richtungspfeile für Windows-Benutzer oder als Handsymbol für Mac-Benutzer). Ziehen Sie an Ihre bevorzugte Position, um dort vorhandene Daten durch die Zellen zu ersetzen, die Sie verschieben möchten
Schritt 7. Verwenden Sie eine Formel
Excel verwendet "Formeln", um Berechnungen innerhalb einer Zelle durchzuführen und kann als Teil dieser Berechnung auf andere Zellen verweisen. Klicken Sie auf die Zelle, in die Sie die Formel eingeben möchten, und geben Sie dann "=" ein. Geben Sie nun eine mathematische Formel ein und klicken Sie auf "Enter". Excel zeigt die Ergebnisse an (nicht die Formel selbst).
Sie können auch mehr darüber erfahren, wie Sie Formeln in Microsoft Excel eingeben
Schritt 8. Referenzwerte aus anderen Zellen
Formeln können auf andere Zellen und deren Werte verweisen. Klicken Sie beim Eingeben einer Formel einfach auf eine einzelne Zelle oder einen Zellbereich und Excel fügt automatisch den Namen der Zelle (z. B. B2, D5) in Ihre Formel ein. Jetzt verweist Ihre Formel auf diese bestimmte Zelle und zeichnet kontinuierlich einen Wert daraus. Wenn sich der Wert in der referenzierten Zelle ändert, ändern sich auch die Ergebnisse Ihrer Formel.
Sie können auch Werte aus anderen Arbeitsblättern referenzieren. Beginnen Sie mit der Auswahl der Zelle, in der Sie auf einen Wert verweisen möchten, geben Sie ein "=" in die Bearbeitungsleiste ein und geben Sie dann Ihre gewünschte Formel direkt nach dem "=" ein referenzieren möchten und wählen Sie dann den gewünschten Datenbereich aus, den Sie in die Formel eingeben möchten
Schritt 9. Verfolgen Sie Ihre Änderungen
Sie können Änderungen verfolgen, indem Sie in der Menüleiste "Extras" auswählen und dann auf "Änderungen verfolgen" klicken. Wählen Sie abschließend "Änderungen hervorheben".
Wenn diese Option nicht verfügbar ist, befinden Sie sich in einem schreibgeschützten Format. Aktivieren Sie unter "Änderungen nachverfolgen" die Option neben "Änderungen während der Bearbeitung nachverfolgen. Dadurch wird auch Ihre Arbeitsmappe freigegeben." Sobald diese Option ausgewählt ist, können Sie Änderungen vornehmen und diese Änderungen anzeigen, indem Sie diese Option erneut auswählen und das Kontrollkästchen neben "Änderungen hervorheben" aktivieren
Schritt 10. Kommentare hinzufügen
Dies kann eine nützliche Methode sein, um Änderungen an einer Excel-Tabelle zu diskutieren. Beginnen Sie mit der Auswahl der Zelle(n), die Sie kommentieren möchten. Wählen Sie dann in der Menüleiste "Einfügen" und klicken Sie im erscheinenden Menü auf "Kommentar einfügen". An der gewünschten Stelle erscheint ein Textfeld, in dem Sie einen Kommentar hinterlassen können.
Schritt 11. Speichern Sie Ihre Änderungen
Wählen Sie in der Menüleiste "Datei" und klicken Sie auf "Speichern". Wählen Sie dann die Dropdown-Listenschaltfläche "Speichern in" und wählen Sie Ihren bevorzugten Ordner. Wenn Sie versuchen, Excel zu beenden, bevor Sie Ihre letzten Änderungen gespeichert haben, wird ein Dialogfeld angezeigt, in dem Sie gefragt werden, ob Sie Ihre Änderungen speichern möchten. Sie können je nach Wunsch entweder auf "Speichern" oder "Nicht speichern" klicken.
Teil 3 von 3: Daten formatieren
Schritt 1. Zeigen Sie das Menüband "Format" an
Stellen Sie sicher, dass das Menüband "Format" sichtbar ist, damit Sie einfach und schnell auf verschiedene Formatierungsoptionen zugreifen können. Klicken Sie einfach auf den nach unten zeigenden Pfeil auf der rechten Seite des Menübands "Format", um es zu erweitern. Auf diese Weise können Sie den Schriftstil und die Schriftgröße anpassen und gleichzeitig den Text kursiv, fett oder unterstrichen darstellen. Es bietet Ihnen auch einen Verknüpfungszugriff auf mehrere der Funktionen, die in den unten beschriebenen Formatierungsschritten beschrieben werden.
Ein Rechtsklick auf eine Zelle oder Zellgruppe bringt auch Formatierungsoptionen. Nachdem Sie mit der rechten Maustaste auf die Zelle(n) geklickt haben, wählen Sie "Zellen formatieren". Dadurch erhalten Sie eine Reihe von Optionen in Bezug auf Nummer (Stil), Ausrichtung, Schriftart, Rahmen, Muster und Schutz
Schritt 2. Umbrechen Sie Ihren Text
Dadurch wird Text umbrochen und bleibt innerhalb einer Zelle sichtbar, anstatt von der nächsten Zelle verdeckt zu werden. Markieren Sie zunächst die Zellen, die Sie anpassen möchten. Sehen Sie sich dann auf der Registerkarte "Start" die Schaltflächengruppe "Ausrichtung" an und wählen Sie die Option "Text umbrechen".
Sie können Ihren Text auch so anpassen, dass er in Zellen passt, sodass Spalten und Zeilen automatisch ihre Breite oder Höhe (jeweils) anpassen, um den Inhalt innerhalb einer Zelle unterzubringen. Sehen Sie sich auf der Registerkarte "Startseite" die Schaltflächengruppe "Zellen" an und klicken Sie auf "Formatieren". Wählen Sie im Menü "Format" die Option "Zellengröße" und klicken Sie entweder auf "Spaltenbreite automatisch anpassen" oder "Zeilenhöhe automatisch anpassen"
Schritt 3. Richten Sie Ihren Text aus
Dadurch wird Ihr Text am linken, rechten oder mittleren Teil der Zellen ausgerichtet. Markieren Sie zunächst die Zellen, die Sie anpassen möchten. Wählen Sie dann auf der Registerkarte "Startseite" die entsprechende Ausrichtung aus. Sie sehen drei Schaltflächen mit Linien, die so ausgerichtet sind, dass sie die Seite der Zelle(n) demonstrieren, in der der Text beginnt.
Schritt 4. Ändern Sie den numerischen Stil der Daten
In der Symbolleiste "Format" selbst finden Sie einige grundlegende Nummerierungsstile. Wählen Sie einfach die Zelle(n) aus, die Sie formatieren möchten, und klicken Sie dann auf den entsprechenden numerischen Stil in der Symbolleiste. Um auf zusätzliche Stile zuzugreifen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählte(n) Zelle(n), klicken Sie auf "Zellen formatieren" und wählen Sie dann die Registerkarte "Zahl". Unter "Kategorie" werden verschiedene Optionen aufgelistet.
Schritt 5. Ändern Sie Ihre Textfarbe
Wählen Sie die Zelle(n) aus, für die Sie die Textfarbe anpassen möchten. Klicken Sie dann in der Symbolleiste "Format" auf den nach unten zeigenden Pfeil neben "Schriftfarbe". Dies ist die Option, die wie ein Buchstabe "A" mit einer farbigen Linie darunter aussieht. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, wird ein Menü mit verschiedenen Farboptionen angezeigt.
Schritt 6. Ändern Sie Ihre Hintergrundfarbe
Wählen Sie die Zelle(n) aus, für die Sie die Hintergrundfarbe anpassen möchten. Klicken Sie dann in der Symbolleiste "Format" auf den nach unten zeigenden Pfeil neben "Füllfarbe". Dies ist die Option, die wie eine Buchstabendose mit einer farbigen Linie darunter aussieht. Wenn Sie auf den Pfeil klicken, wird ein Menü mit verschiedenen Farboptionen angezeigt.
Tipps
- Durch Drücken von Strg+⇧ Shift und dem entsprechenden Richtungspfeil wird eine Auswahl bis zur letzten gefüllten Zelle in derselben Spalte oder Zeile wie die ursprüngliche Zelle erweitert.
- Durch Drücken von Strg+⇧ Umschalt+⇱ Pos1 wird eine Auswahl bis zum Anfang des Arbeitsblatts erweitert.
- Durch Drücken von Strg+⇧ Shift+⇟ PgDn wird eine Auswahl durch das aktuelle Blatt und das nächste darauf folgende Blatt erweitert.
- Durch Drücken von Strg+⇧ Shift+⇞ PgUp wird eine Auswahl durch das aktuelle Blatt und das davor liegende vorherige Blatt erweitert.
- Sie können die Breite der Spalten und die Höhe der Zellen auch manuell anpassen. Klicken Sie einfach auf die Linie, die zwei Zellen trennt, und halten Sie sie gedrückt, bis zwei gegenüberliegende Pfeile erscheinen. Ziehen Sie dann diese Pfeile in die gewünschte Richtung, um eine Zeile oder Spalte zu verkleinern oder zu erweitern.
- Sie können auch bedingte Formatierungen für bestimmte Zellen (oder Zellkategorien) erstellen. Wählen Sie auf der Registerkarte "Startseite" aus der Schaltflächengruppe "Stile" die Option "Bedingte Formatierung".
