Sie denken vielleicht, dass nur Schullehrer sich um die Anwesenheit kümmern müssen, aber es ist auch eine wichtige Geschäftspraxis. Sowohl für kleine als auch für große Unternehmen können genaue Anwesenheitsdaten viel über Effizienz, Rentabilität und Mitarbeiterzufriedenheit aussagen. Dank moderner Technik gibt es zahlreiche Möglichkeiten, die Anwesenheit der Mitarbeiter zu erfassen und die Daten effektiv zu nutzen.
Schritte
Methode 1 von 3: Erfassung von Anwesenheitsdaten
Schritt 1. Verwenden Sie eine einfache Kalkulationstabelle nur, wenn Sie ein kleines Unternehmen führen
Wenn Sie 5 oder weniger Mitarbeiter haben, und möglicherweise sogar 10 oder weniger, kann die Verwendung einer sehr einfachen Anwesenheitserfassungsmethode für Sie ausreichen. Sie können beispielsweise Anwesenheit und Stunden in einer Microsoft Office- oder Google Docs-Tabelle verfolgen oder sich sogar auf Papiertabellen verlassen. Entscheiden Sie sich jedoch für erweiterte Tracking-Optionen, wenn Sie mehr als 5-10 Mitarbeiter haben.
- Verwenden Sie unabhängig von der Größe Ihres Unternehmens immer ein klares System, um Anwesenheit und Stunden zu erfassen. Vertrauen Sie nicht Ihrem Gedächtnis oder dem Wort Ihres Mitarbeiters, wenn Sie versuchen, den Überblick zu behalten!
- Wenn Sie eine papierbasierte Tabelle bevorzugen, suchen Sie online nach einer druckbaren Vorlage, die Ihren Anforderungen entspricht.
Schritt 2. Erstellen Sie eine Office- oder Docs-Vorlage, um Ihre Tabelle zu optimieren
Sowohl Microsoft Office als auch Google Docs bieten Add-On-Vorlagen für die Erfassung der Anwesenheit und der Stunden von Mitarbeitern. Im Vergleich zu einer generischen Tabellenkalkulation kann diese Option Ihren Mitarbeitern die Erfassung ihrer Arbeitszeiten und Ihnen die Verfolgung und Analyse der Daten erleichtern.
Diese Option ist zwar effizienter als eine einfache Papier- oder elektronische Tabellenkalkulation, sollte aber dennoch am besten kleinen Unternehmen überlassen werden – vielleicht solchen mit bis zu 20 Mitarbeitern
Schritt 3. Vertragen Sie Ihre Aufzeichnungen, wenn es zeit- und kosteneffektiv ist
Für viele kleine und große Unternehmen besteht der beste Weg, um die Teilnahme zu erfassen, darin, jemand anderen dafür zu bezahlen! In den meisten Fällen geben Ihre Mitarbeiter ihre Anwesenheiten und Stunden in ein Webportal oder eine App ein, und der Auftragnehmer hostet die Daten und stellt Ihnen darauf basierend regelmäßige Berichte zur Verfügung.
Einige Unternehmen berechnen eine Pauschale basierend auf der Mitarbeiterzahl – zum Beispiel 20 USD pro Monat für bis zu 10 Mitarbeiter – während andere pro Mitarbeiter berechnen. Vergleichen Sie Kosten, Funktionen und Services bei der Auswahl eines Drittanbieters, um die Anwesenheit und die Stunden Ihrer Mitarbeiter zu verfolgen
Schritt 4. Verwalten Sie die Aufzeichnungen nur intern, wenn Sie über die entsprechenden IT-Kapazitäten verfügen
Als mittleres oder großes Unternehmen fühlen Sie sich möglicherweise nicht wohl, Ihre Aufzeichnungen zu verwalten, vielleicht aus finanziellen oder Sicherheitsgründen. Die Verfolgung der Anwesenheit und der Stunden von 100, 1.000 oder sogar 10.000 Mitarbeitern erfordert eine robuste IT-Abteilung, die die erforderliche Infrastruktur für die Datenerfassung, -speicherung und -analyse entwickeln und warten kann. Auch Ihre IT- und HR-Abteilungen müssen gut zusammenarbeiten können!
Bewerten Sie sorgfältig die Kosten und den Nutzen, wenn Sie die Aufzeichnungen selbst führen, verglichen mit der Beauftragung eines Dritten, dies zu tun
Methode 2 von 3: Anwesenheitsverfolgung mit Tech
Schritt 1. Lassen Sie die Mitarbeiter mit ihren Ausweisen „ein- und ausziehen“
Dies ist im Grunde die moderne Version, Mitarbeiter mit einer Papierlochkarte „ein- und ausstempeln“zu lassen. Der Vorteil hierbei ist, dass die Daten zur Speicherung und Analyse direkt an Ihre interne oder externe Aufzeichnungsinfrastruktur gesendet werden.
Swipe-Card-Stationen funktionieren am besten mit Mitarbeitern, die an einem einzigen Standort festhalten und während ihres typischen Arbeitstages zu regulären Arbeitszeiten arbeiten – zum Beispiel Büroangestellte, Lehrer oder Fabrikarbeiter
Schritt 2. Verwenden Sie Biometrie oder Video, um das „Buddy Punching“bei ID-Scannern zu begrenzen
Während das Einstempeln für einen verspäteten oder abwesenden Arbeitskollegen – sogenanntes „Buddy-Stanzen“– mit Lochkarten einfacher war, ist es immer noch möglich, die ID eines Arbeitskollegen für ihn einzuziehen und den gleichen Zweck zu erreichen. Wenn Sie befürchten, dass dies ein Problem für Ihre Mitarbeiter ist, sollten Sie in Maßnahmen wie Videokameras oder biometrische Scanner investieren, um die Sicherheit und Genauigkeit Ihrer Durchzugskartenstationen zu verbessern.
- Biometrische Scanner, die typischerweise eine Fingerabdruck-Autorisierung erfordern, können in Verbindung mit ID-Karten-Scannern verwendet werden.
- Die Installation von Sicherheitskameras an Ihren Durchzugskartenstationen kann Ihnen helfen, vermutete „Buddy Puncher“zu identifizieren.
Schritt 3. Verfolgen Sie die Arbeitszeiten von Mitarbeitern, die nicht im Büro sind, mit einer telefonbasierten App
Swipe Cards funktionieren nicht gut für Mitarbeiter, die von zu Hause oder von mehreren Standorten aus arbeiten. Lassen Sie sie stattdessen mit einer App, die auf ihrem geschäftlichen oder privaten Telefon installiert ist, „ein- und aussteigen“. In vielen Fällen müssen sie nur einen Knopf drücken, um eine laufende Uhr zu starten und zu stoppen, die ihre Anwesenheit und ihre Stunden erfasst.
Wenn Ihr Unternehmen seine Aufzeichnungen bereits an einen Dritten auslagert, kann diese Art von App im Paket enthalten sein. In diesem Fall sollten sich die selbst eingegebenen Anwesenheitsdaten Ihrer Mitarbeiter nahtlos in Ihre Gesamterfassung integrieren
Schritt 4. Ziehen Sie die GPS-Standort- und Zeiterfassung für Mitarbeiter in Betracht, die weit reisen
Diese Art von Tracking-System funktioniert gut, wenn Sie Mitarbeiter haben, die während ihrer Arbeitstage zwischen bestimmten Standorten reisen. Das GPS ihrer Arbeitstelefone verfolgt, wann sie sich in bestimmten Arbeitsbereichen befanden, was wiederum zur Ermittlung ihrer Gesamtarbeitszeit verwendet werden kann.
GPS-Tracking ist eine optionale Funktion bei einigen „Zeitkarten“-Apps. Diese Funktion ist definitiv am besten für die Verwendung mit beruflich ausgegebenen Telefonen geeignet, da sich die Verfolgung von Mitarbeitern auf ihren persönlichen Telefonen etwas zu „großer Bruder“anfühlen kann
Methode 3 von 3: Umgang mit Anwesenheitsdaten
Schritt 1. Rechnen Sie mit den Zahlen, um zu sehen, wie sich Anwesenheitsprobleme auf Ihr Unternehmen auswirken
Wenn Sie genaue Anwesenheitsaufzeichnungen von Mitarbeitern führen, können Sie berechnen, wie sich positive und negative Anwesenheitsmuster auf Ihr Endergebnis auswirken. Diese Daten wiederum können Sie nutzen, um Ihre Arbeitsplatz- und HR-Strategien für mehr Effizienz anzupassen.
Einige schnelle Berechnungen können Ihnen zum Beispiel die „Inzidenzrate“liefern – die Anzahl der Abwesenheiten pro 100 Mitarbeiter über einen festgelegten Zeitraum. Ähnliche Datenpunkte wie „Inaktivitätsrate“und „Schweregrad“können auch verwendet werden, um die wirtschaftlichen Auswirkungen von An- und Abwesenheit zu ermitteln
Schritt 2. Erkennen Sie Mitarbeiter an, die ordnungsgemäße Anwesenheitsverfahren befolgen
Ein wenig positive Verstärkung kann viel bewirken! Verwenden Sie Ihre gesammelten Daten, um Mitarbeiter mit hervorragenden Anwesenheitsaufzeichnungen zu identifizieren. Geben Sie ihnen öffentliche Anerkennung, Lob und möglicherweise Belohnungen – sogar ein paar Geschenkkarten oder ein kleiner Bonus können dazu beitragen, andere zu ermutigen, diesem Beispiel zu folgen.
Denken Sie daran, dass „gute Anwesenheit“nicht unbedingt bedeutet, dass der Mitarbeiter keine Arbeit verpasst. Es bedeutet auch, gewissenhaft Urlaub zu nehmen, zum Beispiel durch eine entsprechende Kündigung vor einem freien Tag oder zu Hause zu bleiben, während er sich von einer Krankheit erholt
Schritt 3. Treffen Sie sich mit einem Mitarbeiter, der Anwesenheitsprobleme hat, bevor Sie Maßnahmen ergreifen
Wann immer Ihre Daten einen Mitarbeiter mit einem Anwesenheitsproblem identifizieren, springen Sie nicht direkt zur Disziplinierung oder Kündigung. Treffen Sie sich stattdessen mit ihnen (und einem HR-Vertreter oder einer ähnlichen relevanten Partei), um das Problem zu besprechen. Verfassen Sie einen schriftlichen Aktionsplan, der dem Mitarbeiter klare Leitlinien und Benchmarks gibt, um die Anwesenheitserwartungen zu erfüllen.
Sie haben es zum Beispiel mit einem engagierten Mitarbeiter zu tun, der zu Hause mit einigen dringenden Problemen zu kämpfen hat. In diesem Fall können Sie möglicherweise einige Planungs- oder Arbeitsauslastungsanpassungen vornehmen, anstatt einen wertvollen Mitarbeiter vorschnell zu entlassen
Schritt 4. Gehen Sie bei der Disziplinierung oder Kündigung eines Arbeitnehmers sorgfältig durch die Bürokratie
Befolgen Sie immer ein klares, konsistentes Verfahren, wenn Sie einem Mitarbeiter mit Anwesenheitsproblemen Disziplin zuweisen, und insbesondere, bevor Sie ihn entlassen. Idealerweise lassen Sie sich von einem Rechtsberater mit dem Schwerpunkt Arbeitsrecht beraten. Andernfalls könnte ein scheinbarer Brennvorgang zu einem teuren Gerichtsverfahren führen.
