Das Öffnen Ihres E-Mail-Posteingangs kann wie das Öffnen einer Pandora-Büchse mit unzureichender Grammatik, schlechter Rechtschreibung und schlechtem Geschmack sein. Überlegen Sie, welchen Eindruck Ihre E-Mails auf andere machen; Es ist immer der richtige Zeitpunkt, um Ihre E-Mails von der Masse abzuheben. Befolgen Sie diese Schritte und verbessern Sie Ihre E-Mail-Etikette.
Schritte
Schritt 1. Halten Sie Ihre E-Mail prägnant, gesprächig und fokussiert
Es ist schwieriger, Briefe auf einem Computerbildschirm zu lesen als auf einem Blatt Papier, also halten Sie E-Mails kurz und auf den Punkt. Auch wenn es keine ideale E-Mail-Länge gibt, halten Sie die Sätze kurz, etwa 8-12 Wörter, und lassen Sie einen Abstand zwischen den Absätzen.
Kommen Sie in einer geschäftlichen E-Mail direkt auf den Punkt: „Ich hoffe, Sie werden…“„Ich denke, wir sollten…“usw. ganz vorne, was in den folgenden Zeilen der Fall ist. Viele Leute lesen nur die ersten paar Zeilen, bevor sie sich entscheiden, zu antworten oder für später zu speichern. Diese Linie sollte genug "Fleisch" geben, um eine fundierte Entscheidung zu ermöglichen. Bei persönlichen E-Mails ist es oft eine gute Idee, mit einer kurzen persönlichen Notiz zu beginnen, bevor Sie sich mit dem Kern Ihrer E-Mail befassen
Schritt 2. Vermeiden Sie ausgefallene Formatierungen
Das Ändern von Schriftarten und Farben, das Einfügen von Aufzählungslisten oder die Verwendung von HTML können eine E-Mail bizarr aussehen lassen oder sie für den Empfänger unlesbar machen, selbst wenn die Formatierung auf Ihrem Computer gut aussieht. Halte es einfach.
Schritt 3. Begrenzen Sie Anhänge
Fügen Sie keine Anhänge hinzu, es sei denn, es ist wirklich notwendig. Halten Sie die Anhänge so klein wie möglich. Die meisten E-Mail-Anwendungen können Anhänge bis zu 1 MB senden und empfangen, aber alles darüber kann für Sie oder den Empfänger mühsam sein, und das Öffnen selbst kleinerer Dateien kann lange dauern, wenn die E-Mail-Verbindung des Empfängers langsam ist. Wenn Sie eine größere Datei senden müssen, komprimieren oder zippen Sie sie oder verwenden Sie Online-Dienste, die Ihnen beim Senden großer Dateien wie YouSendIt.com helfen. Wenn Sie mehrere Seiten senden müssen, z. B. Besprechungspläne oder umfangreiche Textkorrekturen, senden Sie ein Fax oder einen getippten Seitensatz in einem Brief.
- Verpacken Sie E-Mail-Anhänge nur, wenn dies erforderlich ist. Sofern ein Anhang nicht zu groß ist, um ihn anderweitig zu versenden, riskieren Sie, die Zeit Ihres Empfängers zu verschwenden und ihn möglicherweise daran zu hindern, auf Ihre Anhänge zuzugreifen. Viele mobile Geräte können Zip-Dateien nicht dekomprimieren. Außerdem ist es überflüssig, da viele gängige Dateien wie.xlsx,.docx,.pptx (MS Excel, Word und Powerpoint) bereits in einem komprimierten Format vorliegen.
- Denken Sie daran, dass viele Personen oder Unternehmen keine Anhänge von unbekannten Personen öffnen und einige E-Mail-Konten so eingerichtet sind, dass sie automatisch E-Mails mit Anhängen an den Spam-Ordner senden, z. B. wenn Sie sich auf eine Stelle bewerben, stellen Sie sicher, dass Sie die Anweisungen des Empfängers zu Anhängen befolgen. Wenn keine Anweisungen gegeben werden, senden Sie eine weitere E-Mail, um den Empfänger darüber zu informieren, dass Sie eine E-Mail mit einem Anhang senden werden.
Schritt 4. Denken Sie nach, bevor Sie senden
Senden Sie keine E-Mails, wenn Sie emotional sind. Fühlen Sie sich frei, den Betreff und den Text der E-Mail zu schreiben und dann zu speichern. Fügen Sie die Empfänger erst hinzu und senden Sie es, nachdem Sie Zeit hatten, sich zu überlegen, was Sie senden; Sie könnten Ihre Meinung ändern und besser dran sein.
E-Mails sind auch zu einem Werkzeug geworden, um Menschen Dinge zu fragen oder zu sagen, die Sie normalerweise nie von Angesicht zu Angesicht sagen würden (haben Sie sich jemals gefragt, warum Sie instinktiv online eine andere Person werden?). Wenn du jemanden schickst irgendetwas, lesen Sie es noch einmal und fragen Sie sich, ob Sie dies ihnen sagen würden, wenn sie direkt neben Ihnen oder von Angesicht zu Angesicht wären. Wenn es ein heikles Thema ist, lesen Sie es zweimal.
Schritt 5. Seien Sie vorsichtig mit Abkürzungen und Emoticons
Dies kann in einer formlosen E-Mail, beispielsweise mit einem Freund, akzeptabel sein. In einem formellen Brief musst du jedoch niemandem sagen, dass du „laut lachst“, die Leute finden es möglicherweise unangemessen und könnten das Gefühl haben, dass du leichtfertig bist.
Einige Abkürzungen wie "BTW" für "By the Way" werden häufig in E-Mails verwendet und sind im Allgemeinen akzeptabel, außer in formellen, professionellen E-Mails
Methode 1 von 3: Neue E-Mails schreiben
Schritt 1. Verwenden Sie die Empfängerfelder richtig
Von den Adressaten im „An“-Feld wird erwartet, dass sie Maßnahmen ergreifen, und von denen im „CC“-Feld, um Kollegen oder Vorgesetzte auf dem Laufenden zu halten.
- Seien Sie vorsichtig, wenn Sie im Feld "An:" AKTION von mehr als einer Person anfordern. Dies kann zu mehreren Anstrengungen für dieselbe Aufgabe oder zu keinem Aufwand führen, da davon ausgegangen wird, dass eine andere Person die Anfrage bearbeitet.
- Wenn Sie eine E-Mail an eine Liste von Personen senden, deren Adressen Sie geheim halten möchten, geben Sie sie alle in das BCC-Feld und Ihre eigene Adresse in das "An"-Feld ein.
- Wenn Sie jemanden aus dem Thread ausschließen möchten (zum Beispiel, wenn er Sie jemand anderem vorgestellt hat und Sie und diese Person jetzt einige Details ausarbeiten und Sie nicht den Posteingang des Einführers verzetteln möchten), bewegen Sie sich die Adresse der Person aus dem "an"- oder CC-Feld in das BCC-Feld.
Schritt 2. Machen Sie die Betreffzeile nützlich
Eine gute Betreffzeile bietet eine nützliche Zusammenfassung des Inhalts der E-Mail und bereitet den Leser schnell darauf vor. E-Mail-Postfächer werden häufig überfüllt, daher hilft eine gute Betreffzeile dem Empfänger, die Priorität Ihrer E-Mail zu bestimmen. Es hilft auch zu verhindern, dass Ihre E-Mail gelöscht wird, bevor sie überhaupt gelesen wurde. Da der Betreff das erste ist, was Ihr Empfänger sieht, halten Sie ihn fehlerfrei und prägnant und vermeiden Sie allgemeine Zeilen wie "Hallo", "Was ist los" oder den Namen des Empfängers (letzterer kann durch Anti-Spam-Filter blockiert werden).
Vermeiden Sie es, Ihre Nachrichten für den Empfänger zu priorisieren. Machen Sie es sich zur Gewohnheit, jede E-Mail als "Dringend!" zu markieren. oder "Hohe Priorität" oder Ihre E-Mails werden am Ende wie der Junge behandelt, der Wolf geweint hat, und sie werden alle ignoriert. Es ist irritierend und anmaßend anzunehmen, dass Ihre E-Mail-Anfrage höher in der Warteschlange steht als die anderer, besonders in Seien Sie freundlich genug, um dem Empfänger die Anerkennung zu geben, dass er selbst herausgefunden hat, wie er Ihre Nachricht priorisieren kann
Methode 2 von 3: E-Mails beantworten
Schritt 1. Achten Sie darauf, wen Sie auf Antworten kopieren
Wenn Sie auf eine Nachricht antworten und dann CC: einen Dritten, den der ursprüngliche Absender nicht enthält, stellen Sie sicher, dass der ursprüngliche Absender sich nicht darüber aufregen wird. Diese Informationen waren möglicherweise "nur für Ihre Augen". Dies ist besonders wichtig, wenn der ursprüngliche Absender Ihr Arbeitsvorgesetzter ist. Seien Sie vorsichtig bei der Verwendung von BCC:. Dies kann nach hinten losgehen, wenn die Person, die BCC:'d ist, antwortet, ohne zu sehen, dass ihre Kopie blind war.
Schritt 2. Bestimmen Sie, wem Sie antworten sollen
E-Mails, die nur an Sie gesendet werden, erfordern im Allgemeinen, dass Sie nur dem Absender antworten. Bei E-Mails, die an mehrere Personen gesendet werden, müssen Sie jedoch möglicherweise die Option "Allen antworten" auswählen, um Ihre Antwort an alle zu senden. Seien Sie umsichtig; die ständige Verwendung von "Allen antworten" führt zu einer Fülle von Rücksendungen und lässt Nachrichten in den Posteingängen vieler Menschen schmachten. Betrachten Sie die Konsequenzen, wenn Sie eine E-Mail erhalten und auf "Allen antworten" klicken, und sie geht an zwanzig Personen und dann diese zwanzig Personen auf "Allen antworten"; es kann sich sehr schnell zu Hunderttausenden von E-Mails zusammensetzen und jeder fühlt sich gezwungen, auf "allen antworten" zu klicken, um alle auf dem Laufenden zu halten, weil niemand weiß, wer es lesen soll und wer nicht.
Schritt 3. Denken Sie zweimal nach, bevor Sie antworten, um einfach Danke zu sagen
Manche Leute wollen keine E-Mail mit der Aufschrift "Danke". Dies nimmt zusätzliche Zeit in Anspruch, um die E-Mail zu öffnen und zu lesen, nur um zu lesen, was Sie bereits wissen. Manche Leute fügen eine Zeile mit der Aufschrift „NTN“– „No Thanks Needed“hinzu.
Schritt 4. Fassen Sie lange Diskussionen zusammen
Das Scrollen durch die Antwortseiten, um eine Diskussion zu verstehen, ist ärgerlich. Anstatt eine Nachrichtenzeichenfolge weiterzuleiten, nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um sie für Ihre Leser zusammenzufassen.
Schritt 5. Achten Sie darauf, die Informationen anzugeben, auf die Sie antworten
Viele Menschen und Unternehmen schreiben und beantworten täglich Hunderte von E-Mails. Vermeiden Sie es, eine undeutliche E-Mail zu senden, in der nur „Ja“steht. Fügen Sie die Frage ein, die der Empfänger gestellt hat, damit er weiß, worauf Sie antworten. Vermeiden Sie es, den Empfänger mehr als eine einzelne Nachricht im Verlauf nach unten scrollen zu lassen.
Schritt 6. Antworten Sie umgehend
Wenn Sie vor dem Antworten auf eine E-Mail etwas recherchieren oder nachdenken müssen, oder wenn Sie zu beschäftigt sind, um sofort eine vollständige Antwort zu schreiben, senden Sie eine kurze Antwort, in der Sie den Absender wissen lassen, dass Sie die E-Mail erhalten haben, und geben Sie an, wann Sie antworten werden.
Schritt 7. Seien Sie proaktiv
Wenn Sie auf eine E-Mail antworten, können Sie allen etwas Zeit sparen, indem Sie alle Fragen oder Bedenken antizipieren, die Ihre Antwort hervorrufen könnte. Sprechen Sie diese in Ihrer Antwort an, bevor jemand eine neue E-Mail senden muss, um danach zu fragen.
Methode 3 von 3: Einige grundlegende Don'ts
Schritt 1. Leiten Sie keine privaten E-Mails weiter
Vermeiden Sie beispielsweise die Weiterleitung einer E-Mail mit einem Geheimnis, insbesondere wenn die Person, der Sie eine E-Mail senden, dies nicht möchte. Dies kann möglicherweise dazu führen, dass der Empfänger das Vertrauen in Sie verliert, und Sie könnten möglicherweise Ihre Beziehung durcheinander bringen. Das wollen Sie sicher nicht.
Schritt 2. Verbreiten Sie keine Gerüchte über Leute
Wenn Sie sich dazu versucht fühlen, versetzen Sie sich in die Lage der anderen Person und denken Sie darüber nach, wie Sie sich fühlen würden, wenn diese Person Gerüchte über Sie verbreiten würde. Wenn Ihr Freund beispielsweise den Ruf hat, gemein und herrisch zu sein, denken Sie darüber nach, wie Sie sich fühlen würden, wenn Ihr Freund Ihren anderen Freunden von einer Ihrer Macken erzählen würde. Du würdest nicht sehr glücklich sein, oder?
Schritt 3. Vermeiden Sie es, über private Angelegenheiten anderer zu sprechen
Vermeide es zum Beispiel, deine Freundin wissen zu lassen, dass sie mit einem Ex-Freund Schluss gemacht hat. E-Mails sind nicht ganz privat, daher ist es möglich, dass die Person, über deren Geschäft Sie sprechen, die E-Mails sieht und wütend auf Sie wird und/oder sich schämt, und dies könnte Ihre Beziehung zu der Person durcheinander bringen.
Schritt 4. Vermeiden Sie Flammen
Flammen sind im Grunde Beleidigungen, die online gesendet werden, um Sie zu beleidigen. Daher ist es wichtig, keine Flammen an andere Personen zu senden oder Flammenkriege zu beginnen. Dies könnte die andere Person wütend machen und Sie könnten dafür auch Ihr Konto sperren lassen.
Schritt 5. Vermeiden Sie es, die persönlichen Daten anderer ohne Erlaubnis weiterzugeben
Dies kann alles sein, vom Alter einer Person bis zum Namen der Schule, die sie oder sie besucht. Versetzen Sie sich in die Lage der anderen Person – wie würden Sie sich fühlen, wenn jemand Ihrem Freund die Adresse Ihres Hauses gibt? Sie würden nicht sehr glücklich sein, also stellen Sie sicher, dass Sie die Erlaubnis einholen, bevor Sie die persönlichen Daten einer Person per E-Mail an andere weitergeben, oder tun Sie dies überhaupt nicht.
Schritt 6. Senden Sie keine E-Mail, wenn Sie wütend sind
Es zeigt, dass Sie wütend sind und die Person verärgern können. Wenn Sie beispielsweise wütend auf jemanden bei der Arbeit sind und dieser Person eine große Schimpfrede in Großbuchstaben senden, kann dies dazu führen, dass die Person, der Sie eine E-Mail gesendet haben, irritiert wird. Das gleiche gilt für das Beantworten von E-Mails; Wenn Sie wütend auf jemanden sind, der Ihnen eine bestimmte Nachricht gesendet hat, warten Sie mit der Antwort, bis Sie sich beruhigt haben.
Beispiel-E-Mails
Beispiel für eine Erinnerungs-E-Mail für Konferenzgespräche
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Beispiel-E-Mail mit neuen Richtlinien
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Beispiel-E-Mail-Professor zu einer Frage
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Tipps
- Standardschriftarten erleichtern das Lesen. Zum Beispiel Arial, Cambria und Narrow. Behalten Sie die normale Schriftgröße bei, im Allgemeinen nicht mehr als 15. Wenn Sie auf besondere oder nachdrückliche Weise Aufmerksamkeit erregen möchten, verwenden Sie fette oder kursive Schriftarten. Das ist unendlich besser, als durch alle Hauptstädte zu schreien.
- Wenn Sie eine Flamme erhalten, löschen Sie diese sofort, um einen Flammenkrieg zu vermeiden.
- Denken Sie daran, dass Ihr Ton in E-Mails nicht zu hören ist. Haben Sie schon einmal Sarkasmus in einer E-Mail versucht und der Empfänger hat es falsch verstanden? E-Mail-Nachrichten vermitteln nicht die Nuancen der verbalen Kommunikation. Um den Tonfall abzuleiten, verwenden manche Leute Emoticons, aber verwenden Sie sie sparsam, damit Sie nicht unprofessionell wirken.
Gehen Sie auch nicht davon aus, dass die Verwendung eines Smiley-Emoticons eine schwierige Nachricht zähmt.
- Vermeiden Sie E-Mail als Mittel, um sich dem persönlichen Kontakt zu entziehen. "Wir schicken dir eine E-Mail" kann für jeden der ärgerlichste Satz sein. Das Versenden von E-Mails sollte den Gedanken an persönlichen Kontakt oder sogar Telefongespräche nicht umgehen. Verwenden Sie auch keine E-Mail, um unangenehmen Situationen wie einer Entschuldigung auszuweichen oder einen Fehler zu vertuschen.
- Beenden Sie Ihre E-Mail höflich. Mit einer Aussage wie „Beste Grüße“, „Viel Glück“oder „Danke im Voraus für Ihre Hilfe“zu schließen, kann selbst eine harsche E-Mail mildern und eine positivere Antwort hervorrufen.
- Seien Sie vorsichtig bei der Suche nach Quittungen. Es gibt zwar bestimmte Fälle, in denen eine Quittung zu Aufzeichnungszwecken oder zum Nachweis des Empfangs erforderlich ist, aber in den meisten Fällen ist dies nur irritierend und zwingt den Leser, zusätzliche Maßnahmen zur Bearbeitung Ihrer E-Mail durchzuführen. Wenn etwas wirklich dringend ist oder Sie wirklich sicherstellen müssen, dass der Empfänger Ihre Nachricht erhält, greifen Sie zum Telefon und verwenden Sie es stattdessen.
- Wenn Ihnen etwas zugesandt wird, das Ihnen unangenehm ist, z. B. ein weitergeleitetes Gerücht, löschen Sie es. Sie sollten nicht ein Teil davon sein wollen.
Warnungen
- Vermeiden Sie Cybermobbing. Es ist illegal und kann andere Menschen, insbesondere Teenager, stark beeinträchtigen (es könnte zum Beispiel Selbstmord verursachen).
- Verwenden Sie nicht alle Kappen. Dies ist eine unnötige Praxis und kann Ihren Empfänger verärgern, was Ihnen im Gegenzug einen Flammenbrief einbringt. Alle Großbuchstaben gelten als das Äquivalent von "Schreien".
- Verzichten Sie auf die Weiterleitung von Kettenbriefen. Es würde nur sehr wenige Menschen geben, die es genießen, ständig unnötige Nachrichten zu erhalten. Diese Arten von E-Mails sind dafür bekannt, gefährliche und schädliche Viren zu befallen, die auf und von Computern übertragen werden können. Versuchen Sie, nur Nachrichten weiterzuleiten, die Sie direkt von vertrauten Adressaten erhalten haben.
- Verwenden Sie Ihre Arbeitssignatur nicht für private E-Mails - Sie wirken unfreundlich.
