Die von Adobe Systems entwickelte Dateierweiterung.pdf (Portable Document Format) ist ein gängiges Format für digitale Dokumente. Das Format wird aufgrund seiner breiten Kompatibilität und seines flexiblen Funktionsumfangs häufig verwendet. Während einige einfache Aktionen wie das Anzeigen, Zusammenführen und digitale Signieren von PDF-Dateien mit kostenloser Software möglich sind, erfordern komplexere Bearbeitungen den Kauf von Adobe Acrobat. In diesem Handbuch werden einige der grundlegenderen Anwendungsfälle zum Lesen, Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dateien behandelt.
Schritte
Teil 1 von 4: Erstellen und Bearbeiten von PDF-Dateien
Schritt 1. Bestimmen Sie, wie Sie PDF-Dateien verwenden werden
Für die komplexe Bearbeitung und Manipulation von PDF-Dateien müssen Sie Adobe Acrobat erwerben. Wenn Sie nur bestehende Dateien als PDF-Dateien öffnen oder exportieren möchten, dann gibt es kostenlose Optionen.
- Acrobat Reader, Foxit Reader oder die Windows Reader App sind einige kostenlose Optionen zum Anzeigen von PDF-Dateien.
- Sie können ein Dokument in einem Textverarbeitungsprogramm wie Word oder Google Docs erstellen und als.pdf-Datei speichern, aber ohne Acrobat ist eine weitere Bearbeitung dieser PDF-Datei nicht möglich.
Schritt 2. Erstellen Sie eine PDF-Datei aus einer vorhandenen Datei
Öffnen Sie Adobe Acrobat und drücken Sie Werkzeuge > PDF erstellen. Hier beginnen Sie, wenn Sie Dateien importieren, um sie in ein PDF umzuwandeln, oder wenn Sie ein neues PDF von Grund auf neu starten.
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Es stehen eine Reihe von Importoptionen zur Auswahl, darunter das Importieren einer einzelnen oder mehrerer Dateien, einer gescannten Datei, einer Webseite oder des Inhalts Ihrer Zwischenablage.
Adobe beschränkt seine Dateiunterstützung auf Microsoft Office (2007 und höher) oder OpenOffice-Dateitypen sowie einfachen Text (.txt,.rtf), Bilddateien oder andere Adobe-Produkte
- Wenn Sie eine Datei auswählen, wird eine PDF-Kopie dieser Datei am selben Speicherort auf Ihrem Computer wie die Originaldatei erstellt.
Schritt 3. Bearbeiten Sie den Text in der importierten Datei
Drücken Sie bei geöffneter Datei auf „PDF bearbeiten“und wählen Sie ein markiertes Textfeld aus. Sie können entweder die gewünschten Änderungen eingeben oder die Optionen im Abschnitt Format verwenden.
Schritt 4. Bearbeiten Sie Bilder in der importierten Datei
Drücken Sie auf „PDF bearbeiten“und wählen Sie ein markiertes Bild aus. Verwenden Sie die Optionen im Abschnitt Objekte, um das Bild zu bearbeiten.
Teil 2 von 4: PDF-Dateien in Adobe Acrobat neu organisieren
Schritt 1. Wählen Sie ein Dokument zum Reorganisieren aus
Öffnen Sie eine PDF-Datei in Acrobat und klicken Sie im rechten Bereich auf „Seiten organisieren“. Die Benutzeroberfläche ändert sich, um Miniaturansichten aller Seiten anzuzeigen. Es erscheint eine neue Symbolleiste mit einer Reihe von Optionen: „Drehen“, „Löschen“, „Extrahieren“, „Einfügen“, „Ersetzen“.
Schritt 2. Drehen Sie eine Seite
Wählen Sie die Miniaturansicht der gewünschten Seite aus und drücken Sie entweder die Pfeiltasten „Nach links drehen“oder „Nach rechts drehen“, um die Seite um 90 Grad zu drehen.
Schritt 3. Löschen Sie eine unerwünschte Seite
Wählen Sie die Miniaturansicht der gewünschten Seite und drücken Sie auf „Löschen“(Mülleimer-Symbol) und bestätigen Sie mit „OK“.
Sie können mit Strg + Klick (⌘ Cmd + Klick auf Mac) mehrere Seiten zum gleichzeitigen Löschen auswählen
Schritt 4. Fügen Sie eine neue Seite ein
Durch Drücken des Einfügewerkzeugs wird ein Menü mit Optionen angezeigt, die der neuen PDF-Erstellung ähneln: „Aus Datei einfügen“, „Webseite“, „Scanner“, „Zwischenablage“oder „Leere Seite“. Jede Auswahl fügt die neue Seite am Ende des Dokuments hinzu.
- Auf dieses Menü kann auch über die Schaltfläche „+“neben einer der Seitenminiaturen zugegriffen werden. Diese Methode fügt die neue Seite an dieser Stelle ein.
- Sie können jeden von Acrobat unterstützten Dateityp einfügen. Es wird wie beim Importieren jeder anderen Datei in die.pdf-Datei integriert.
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Kostenlose Benutzer können weiterhin PDF-Dateien mit einer Vielzahl von Online-Diensten zusammenführen. Normalerweise umfasst der Vorgang das Hochladen jeder Datei auf die Site, das Auswählen der Bestellung und das Herunterladen der zusammengeführten Datei.
In diesem Fall müssen in der Regel alle Dateien bereits im PDF-Format vorliegen, um zusammengeführt zu werden
Schritt 5. Ersetzen Sie eine vorhandene Seite
Klicken Sie auf die Miniaturansicht der Seite, die Sie ersetzen möchten, und klicken Sie auf die Schaltfläche „Ersetzen“. Navigieren Sie zum Speicherort der gewünschten Ersatzseite, wählen Sie sie aus und drücken Sie "OK", um den Seitenaustausch zu bestätigen.
- Mehrere Seiten können durch Ihre Seitenauswahl ersetzt werden, indem Sie vor der Bestätigung einen Seitenbereich aus dem Feld auswählen.
- Beachten Sie, dass die Ersatzseite ein von Acrobat unterstützter Dateityp sein muss.
Schritt 6. Ordnen Sie die Seiten neu an
Wählen Sie die Miniaturansicht(en) der Seite(n) aus, die Sie verschieben möchten, und ziehen Sie sie einfach per Drag & Drop an die gewünschte Stelle im PDF. Eine blaue Linie zeigt den Bereich an, den Sie zum Platzieren ausgewählt haben, bevor Sie sie ablegen.
Sie können auch bestimmte Seitenbereiche oder andere Optionen wie alle geraden/ungerade Seiten im Menü „Seitenbereich auswählen“auswählen
Schritt 7. Extrahieren Sie Seiten aus einem PDF
Wählen Sie die zu extrahierenden Seiten aus, drücken Sie die Schaltfläche "Extrahieren" in der Symbolleiste und dann die Schaltfläche "Extrahieren", die darunter erscheint. Dadurch werden die ausgewählten Seiten in eine neue separate PDF-Datei extrahiert. Diese Seiten werden nicht aus dem Originaldokument entfernt.
Vor der Auswahl erscheinen links neben der Schaltfläche „Extrahieren“zwei Optionen: „Seiten nach dem Extrahieren löschen“und „Seiten als separate Dateien extrahieren“. Die erste löscht die extrahierten Seiten nach der Extraktion aus dem Originaldokument, und die zweite erstellt für jede ausgewählte extrahierte Seite eine separate PDF-Datei
Teil 3 von 4: Erstellen eines ausfüllbaren Formulars mit Adobe Acrobat
Schritt 1. Scannen und/oder importieren Sie das Dokument
Wählen Sie in Acrobat Tools > Formular vorbereiten. Wählen Sie hier aus, um ein Dokument zu öffnen oder zu scannen, und drücken Sie Start. Nach dem Import analysiert Acrobat das Dokument automatisch auf leere Felder und fügt ausfüllbare Bereiche ein.
Schritt 2. Formularfelder erstellen oder bearbeiten
Es gibt eine Vielzahl von Werkzeugen, um die Formularfelder zu bearbeiten, um sicherzustellen, dass das digitale Formular genauso genau ist wie eine physische Kopie.
- Wenn Sie weitere Felder hinzufügen möchten, können Sie den Bereich auswählen und im rechten Bereich den gewünschten Feldtyp auswählen.
- Signaturfelder, die nicht offensichtlich definiert sind, können beim automatischen Scan von Acrobat übersehen werden. Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche „Digitale Signatur“, um manuell eine hinzuzufügen. Klicken und ziehen Sie, um den Bereich des Formulars auszuwählen, dem Sie ein digitales Signaturfeld hinzufügen möchten.
- Vorhandene Felder können einfach bearbeitet werden, indem Sie mit der rechten Maustaste (Strg-Klick auf Mac) auf ein Feld klicken und auswählen Eigenschaften… > Optionen.
- Jedes unerwünschte Feld kann mit Rechtsklick > Löschen entfernt werden.
Schritt 3. Zeigen Sie eine Vorschau der Änderungen an
Sie können Ihre Änderungen jederzeit testen, indem Sie auf die Schaltfläche Vorschau klicken und das Formular ausfüllen.
Beachten Sie, dass sich die Schaltfläche Vorschau in Bearbeiten ändert, wenn Sie sie drücken. Dies liegt daran, dass Sie den Bearbeitungsmodus verlassen haben. Sie müssen erneut in den Bearbeitungsmodus wechseln, um weitere Änderungen vorzunehmen oder Ihr Formular auszufüllen
Schritt 4. Füllen Sie Ihr Formular aus
Wenn Sie mit den Änderungen fertig sind, drücken Sie Bearbeiten > Verteilen um Ihr digitales Formular zu versenden.
Schritt 5. Füllen Sie ein ausfüllbares Formular aus
Der Empfänger eines ausfüllbaren Formulars benötigt eine Art PDF-Anzeigesoftware, um ein ausfüllbares Formular zu öffnen. Die meisten kostenlosen Optionen, einschließlich Adobe Reader, ermöglichen es Benutzern, ausfüllbare Formulare auszufüllen.
Für Signaturen die umfassendste Lösung Adobe Reader. Beim Öffnen der Datei erkennt Adobe Reader das Signaturfeld und fordert den Benutzer auf, eine Signatur hinzuzufügen. Der Benutzer kann ein Bild seiner digitalen Signatur scannen oder erfassen, eine Signatur mit der Maus zeichnen oder den Namen eingeben und der Software erlauben, eine digitale Annäherung vorzunehmen
Teil 4 von 4: Arbeiten mit PDF-Sicherheit
Schritt 1. Fügen Sie ein Passwort hinzu, um den Anzeigezugriff einzuschränken
Wenn Sie nicht möchten, dass jeder auf Ihre PDF-Datei zugreifen kann, gehen Sie zu Extras > Schützen > Verschlüsseln > Mit Passwort verschlüsseln und wählen Sie „Passwort zum Öffnen dieses Dokuments erforderlich“. Geben Sie Ihr gewünschtes Passwort ein und bestätigen Sie.
In diesem Menü können Sie auch erweiterte Einstellungen wie Verschlüsselungsstufen und Kompatibilität mit früheren Versionen von Acrobat festlegen, um sicherzustellen, dass auch ältere Benutzer keinen Zugriff haben
Schritt 2. Fügen Sie ein Passwort hinzu, um den Bearbeitungszugriff einzuschränken
Wenn Sie möchten, dass Personen Ihre PDF-Datei anzeigen können, aber sicherstellen, dass keine Änderungen vorgenommen werden, können Sie den Bearbeitungszugriff einschränken. Navigieren Sie zu Extras > Schützen > Bearbeitung einschränken. Geben Sie Ihr gewünschtes Passwort ein und bestätigen Sie mit „OK“.
Schritt 3. Entfernen Sie ein Kennwort
Um die Sicherheit Ihres PDFs rückgängig zu machen, navigieren Sie zu Extras > Schützen > Verschlüsseln > Sicherheit entfernen. Drücken Sie „OK“, um die Änderung zu bestätigen und zu speichern.
