Im Zeitalter des Handys ist die Telefonetikette weitgehend auf der Strecke geblieben. Zu wissen, wie man Nachrichten entgegennimmt, ist immer noch nützlich, wenn Sie in einem Büro arbeiten oder Anrufe für eine andere Person entgegennehmen. Höflich zu sein, alles aufzuschreiben und die Nachricht umgehend zu übermitteln, ist der Schlüssel!
Schritte
Schritt 1. Nehmen Sie das Telefon entgegen
Die Person am anderen Ende fragt nach Ihrem direkten Vorgesetzten oder Kollegen, der nicht an seinem Schreibtisch sitzt. Das erste, was Sie tun sollten, ist zu sagen: "Er/sie ist im Moment nicht erreichbar. Kann ich eine Nachricht entgegennehmen?" Angenommen, sie sagen ja, fahren Sie mit dem nächsten Schritt fort. Wenn sie nein sagen, bestehen Sie bitte darauf, dass sie Ihnen zumindest erlauben, ihnen zu helfen. Wenn sie höflich ablehnen, bitten Sie die Person, Ihnen zumindest ihren Namen und Firmennamen zu nennen; Stellen Sie sicher, dass Sie ihre Nummer außerhalb der Anruf-ID notieren, und teilen Sie der Person auch einen guten Zeitpunkt mit, um es erneut zu versuchen. Denken Sie daran, zu fragen, ob Sie noch etwas tun können - sie möchten vielleicht zurückrufen und eine Nachricht auf dem Anrufbeantworter hinterlassen. Stellen Sie sicher, dass Sie wissen, wen auch immer der Anruf war und wann er es erneut versuchen könnte.
Schritt 2. Schreiben Sie alles auf, was sie sagen
Sie denken vielleicht nicht, dass das, was sie sagen, wichtig ist, aber die Person, für die Sie die Nachricht schreiben, könnte es für wichtig halten. Bitten Sie sie bei Bedarf, Informationen zu wiederholen.
Schritt 3. Verabschieden Sie sich (und „Gern geschehen“, falls zutreffend)
Schritt 4. Geben Sie die Nachricht so schnell wie möglich an die Person weiter oder hinterlassen Sie sie an einem Ort, an dem sie sie finden kann
Tipps
- Höflich sein.
- Schreiben Sie in sauberer Handschrift.
- Achte darauf, dass du nicht das Falsche aufschreibst. Sie möchten nicht, dass die Person, die die Nachricht erhält, eine falsche Vorstellung bekommt.
