Sie können zwar einzelne PDF-Dateien mit Passwörtern schützen, dies kann jedoch unnötig komplex werden, wenn Sie viele Dateien senden. Mit Adobe Acrobat können Sie einen sogenannten Sicherheitsumschlag erstellen. Dies ist eine PDF-Datei, die eine Vielzahl verschiedener Dateien als Anhänge enthalten kann. Alle diese Anhänge werden durch ein einziges Passwort geschützt.
Schritte
Schritt 1. Öffnen Sie das Sicherheitsumschlag-Tool in Acrobat Pro
Der Vorgang hierfür variiert ein wenig, je nachdem, welche Version Sie verwenden. Im kostenlosen Acrobat Reader können Sie keine Sicherheitsumschläge erstellen.
- XI und DC - Klicken Sie auf das Tools-Menü auf der rechten Seite des Fensters und wählen Sie "Schutz" → "Weitere Optionen"/"Weiterer Schutz" → "Sicherheitshülle erstellen".
- X und älter - Klicken Sie in der Symbolleiste auf die Schaltfläche "Sicher" und wählen Sie "Sicherheitsumschlag erstellen". Wenn Sie die Schaltfläche "Sicher" nicht sehen, öffnen Sie das Menü "Erweitert" und wählen Sie "Sicherheit" → "Sicherheitsumschlag erstellen".
Schritt 2. Fügen Sie Dateien hinzu, die Sie im Umschlag senden möchten
Ihre aktuell geöffnete PDF-Datei wird automatisch hinzugefügt, und Sie können beliebige andere Dateien hinzufügen. Die von Ihnen hinzugefügten Dateien müssen keine PDF-Dateien sein; Sie können Word-Dokumente, Excel-Tabellen und andere Dateitypen hinzufügen.
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Datei zum Senden hinzufügen" und suchen Sie nach den Dateien, die Sie hinzufügen möchten. Weitere Dateien erhöhen die Größe der Sicherheitsumschlagdatei
Schritt 3. Wählen Sie eine Umschlagvorlage aus
Acrobat wird mit drei verschiedenen Umschlagvorlagen geliefert, aus denen Sie auswählen können, und Sie können weitere online herunterladen. Wenn Sie einen Mac verwenden, haben Sie möglicherweise keine Vorlagen zur Auswahl. Führen Sie in diesem Fall die folgenden Schritte aus:
- Öffnen Sie Ihren Anwendungsordner und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Adobe Acrobat.app.
- Wählen Sie "Paketinhalt anzeigen" und navigieren Sie dann zu /Applications/Adobe Acrobat DC/Adobe Acrobat.app/Contents/Resources/en.lproj/DocTemplates.
- Kopieren Sie die Vorlagen an einen einfacheren Speicherort, z. B. Ihren Dokumentenordner.
- Klicken Sie im Fenster „Sicherheitsumschlag erstellen“auf „Durchsuchen“und wählen Sie Ihren neuen Vorlagenspeicherort aus.
Schritt 4. Wählen Sie aus, wie Sie den Umschlag versenden möchten
Sie können wählen, ob Sie es sofort senden möchten, wodurch Ihr E-Mail-Client geöffnet wird, nachdem der Umschlag erstellt wurde. Wenn Sie es später senden möchten, erstellt Acrobat die Umschlagdatei im PDF-Format, sodass Sie sie nach Belieben senden können.
Im Allgemeinen ist es am besten, die Datei später zu senden
Schritt 5. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Alle Richtlinien anzeigen" und wählen Sie "Mit Passwort verschlüsseln"
" Auf diese Weise können Sie dem Umschlag ein Kennwort hinzufügen. Sie werden nicht aufgefordert, das Passwort zu erstellen, bis der Vorgang abgeschlossen ist.
Sie können sich für die Sicherung mit Zertifikaten entscheiden, dies ist jedoch ein komplexerer Vorgang, bei dem sowohl für Sie als auch für den Empfänger verschlüsselte Zertifikate erstellt werden müssen. Dies ist sicherer als ein Passwort, da nur der Zertifikatsinhaber die Datei öffnen kann, aber die meisten Leute, an die Sie die Datei senden möchten, verwirren. Halten Sie sich an Passwörter, es sei denn, Sie unterliegen sehr strengen Sicherheits- oder Vertraulichkeitsmaßnahmen
Schritt 6. Geben Sie Ihre Absenderinformationen ein
Sie werden aufgefordert, Ihre Absenderinformationen einzugeben, die Acrobat zum Ausfüllen der Vorlage verwendet. Sie können nach dem Ausfüllen "Nicht mehr anzeigen" aktivieren, um es für zukünftige Umschläge zu speichern.
Schritt 7. Überprüfen Sie Ihre Einstellungen und klicken Sie auf „Fertig stellen
" Dies öffnet das Fenster Passworteinstellungen.
Schritt 8. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Passwort zum Öffnen des Dokuments erforderlich"
Dadurch können Sie Ihr Passwort eingeben.
Schritt 9. Erstellen Sie ein Kennwort für den Umschlag
Neuere Versionen von Acrobat bewerten Ihre Passwortstärke während der Eingabe. Sie werden aufgefordert, es erneut einzugeben, um es zu bestätigen.
Schritt 10. Wählen Sie Ihre Kompatibilität (optional)
Die meisten Benutzer können dies für maximale Kompatibilität bei "Acrobat 7.0" belassen. Wenn Sie wissen, dass Ihr Empfänger Acrobat 6.0 verwendet, können Sie dies stattdessen auswählen. Wenn Sie wissen, dass sie XI oder neuer verwenden, können Sie dies für eine verbesserte Kennwortverschlüsselung auswählen.
Sicherheitsumschläge sind nicht mit 5.0 oder früher kompatibel
Schritt 11. Beenden Sie den Erstellungsprozess
Sie werden gewarnt, dass die Einstellungen erst wirksam werden, wenn Sie die Datei speichern.
Schritt 12. Geben Sie dem Umschlag den letzten Schliff
Nachdem Sie den Erstellungsprozess abgeschlossen haben, sehen Sie Ihren Sicherheitsumschlag. Sie können die Felder durchgehen und bearbeiten und die entsprechenden Informationen eingeben. Sie können Anweisungen für den Empfänger in das Feld "An" einfügen, aber achten Sie darauf, dass Sie hier nicht das Passwort eingeben.
Schritt 13. Speichern Sie die Datei
Wenn Sie fertig sind, speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer. Es wird als normale PDF-Datei gespeichert. Sobald die Datei gespeichert ist, können Sie sie als E-Mail-Anhang an jeden senden oder in einen Cloud-Speicherdienst hochladen. Zum Öffnen benötigen sie das Passwort.
