Egal, ob Sie ein junger Whipper-Snapper sind, der noch nie von einem Fax gehört hat, oder ob Sie um den Block herumgekommen sind, aber nur vergessen haben, Sie müssen wahrscheinlich irgendwann wissen, wie man ein Fax sendet. Beachten Sie, dass es zwischen Faxgeräten eine Reihe von Variationen gibt. Sie sollten daher das Handbuch oder die Anweisungen Ihres persönlichen Geräts konsultieren, wenn Sie diese zur Hand haben. Die Verwendung der meisten Geräte erfordert das Einfügen eines Anschreibens, das Wählen der Faxnummer und das Versenden Ihres Faxes auf dem Weg.
Schritte
Methode 1 von 2: Vor dem Senden des Faxes
Schritt 1. Erstellen Sie das Anschreiben
Faxgeräte werden oft von Büros oder mehreren Personen innerhalb eines Büros gemeinsam genutzt. Da jeder ein an ein Faxgerät gesendetes Fax sehen kann, ist es eine gute Idee, ein Anschreiben beizufügen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Fax an die richtige Person gelangt.
Das Anschreiben enthält Informationen wie den Namen des Empfängers, den Inhalt des Faxes und die Anzahl der Seiten. Sie sollte auch Angaben zum Absender wie Name und Faxnummer enthalten, damit der Empfänger weiß, von wem sie stammt und gegebenenfalls antworten kann
Schritt 2. Wählen Sie die Faxnummer
Als nächstes müssen Sie die Faxnummer genauso wählen wie bei einem Telefon. Bei den meisten neuen Faxgeräten muss die Ortsvorwahl für eine Ortsnummer nicht gewählt werden, ist jedoch für Ferngespräche immer noch erforderlich. Einige Faxgeräte benötigen die Ortsvorwahl unabhängig vom Standort. Überprüfen oder fragen Sie nach Ihrer Maschine.
- Die Landesvorwahl (die Nummer 1 für US-Telefon- und Faxnummern) muss manchmal auch vor lokalen Nummern gewählt werden, aber nur, wenn auch die Ortsvorwahl erforderlich ist. Die Landesvorwahl ist fast immer erforderlich, um Ferngespräche zu wählen.
- Sie müssen oft auch die 9 wählen, bevor Sie Ferngesprächsnummern wählen. Prüfen Sie die Spezifikationen für Ihr individuelles Faxgerät oder fragen Sie nach.
- Stellen Sie sicher, dass es sich bei der von Ihnen verwendeten Nummer um die Faxnummer und nicht um die Telefonnummer der Person handelt, die Sie erreichen möchten. Oftmals werden die Nummern auf Visitenkarten nebeneinander aufgeführt und es ist leicht, sie falsch zu lesen oder auf die falsche Nummer zu schauen.
Schritt 3. Bestimmen Sie die Fütterungsmethode
Wenn Sie die zu faxenden Materialien in das Gerät einlegen, müssen Sie sie in der richtigen Richtung einlegen. Das Papier wird gescannt. Wenn das Papier also falsch herum zeigt, wird nur die Rückseite gescannt und das gesendete Fax ist leer. Stellen Sie sicher, dass die Papiere mit der richtigen Seite nach oben zeigen, bevor Sie das Fax senden.
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Verschiedene Faxgeräte speisen auf unterschiedliche Weise ein. Hilfreicherweise sind alle Faxgeräte mit der entsprechenden Richtung zum Einlegen der Papiere beschriftet. Suchen Sie in der Nähe des Bereichs, in dem Sie das Papier einziehen, nach einem Symbol für ein Blatt Papier mit einer nach unten gefalteten Ecke. An diesem Symbol sehen Sie, dass eine Seite des Blattes Linien hat und die andere Seite leer ist.
- Wenn die umgeklappte Ecke die Linien aufweist, müssen die Blätter mit der leeren Seite zu Ihnen in das Faxgerät eingezogen werden.
- Wenn die gefaltete Ecke leer ist, müssen Sie das Gerät mit der Vorderseite des Papiers zu Ihnen zeigen.
Schritt 4. Faxen Sie das richtige Material
Faxgeräte funktionieren am besten mit Papier in Standardgröße. Das Senden von Dokumenten in einem nicht standardmäßigen Format funktioniert möglicherweise nicht oder es kann zu Staus oder Schäden an Ihrem Faxgerät kommen. Wenn Sie etwas in einem nicht standardmäßigen Format senden müssen, z. B. eine Quittungskopie, sollten Sie zuerst eine Fotokopie des Artikels anfertigen und die Fotokopie stattdessen faxen.
Das am häufigsten verwendete Papierformat für Faxgeräte ist wie bei Druckern A4 oder amerikanischer Briefkopf
Methode 2 von 2: Fax senden
Schritt 1. Verwenden Sie Ihr Faxgerät, um das Fax zu senden
Nachdem Sie alle oben aufgeführten Schritte ausgeführt haben, können Sie Ihr Fax senden. Wenn das Papier richtig eingelegt und die Nummer gewählt ist, können Sie auf Senden drücken. Diese Schaltfläche ist normalerweise groß und gut beschriftet. Das ist es! Sie haben Ihr Fax gesendet!
Sie werden feststellen, dass das Gerät nach dem Drücken von Senden eine Reihe von Signaltönen und surrenden Geräuschen von sich gibt. Das ist normal. Diese Geräusche sind die Art und Weise, wie die Faxgeräte miteinander kommunizieren. Wenn ein Fax erfolgreich durchgestellt wurde, hören Sie normalerweise nach einigen Minuten einen langen, klaren Piepton. Wenn ein Fax auf ein Problem stößt und nicht durchkommt, werden Sie normalerweise hören, dass es eine schreckliche Art von Todesangst macht. Wenn Sie dieses schreckliche Geräusch hören, sollten Sie das Faxgerät überprüfen, um das Problem einzuschätzen
Schritt 2. Verwenden Sie das Internet, um ein Fax zu senden
Es ist auch möglich, das Internet zu verwenden, um Materialien an ein Faxgerät zu senden. Es gibt eine Reihe von Diensten, die genutzt werden können, von denen die meisten Geld kosten. Dies kann jedoch eine sinnvolle Investition sein, wenn Sie nicht sehr oft Faxe senden und kein Faxgerät kaufen oder Dienste wie FedEx in Anspruch nehmen möchten.
- PamFax ist ein ausgezeichneter Faxdienst für Skype. Für dieses Programm wird jedoch eine geringe Gebühr erhoben.
- HelloFax ist ein Dienst, der Google Drive gut integriert, sodass Sie problemlos Google-Dokumente faxen können. Es beinhaltet eine bestimmte Anzahl kostenloser Faxe und erhebt dann eine Gebühr.
Schritt 3. Verwenden Sie E-Mail, um ein Fax zu senden
Abhängig von der Nummer, an die Sie das Fax senden, können Sie die Datei möglicherweise einfach kostenlos per E-Mail an das Faxgerät senden. Beachten Sie jedoch, dass diese Methode nur eine begrenzte Anzahl von Faxnummern abdeckt und nur begrenzte Informationen senden kann.
- Sie können überprüfen, ob die Faxnummer abgedeckt ist, indem Sie online nachsehen.
- Verwenden Sie diese Formel, um die Adresse zu erstellen, an die Sie die E-Mail senden: „remote-printer. [email protected]“
- Entfernen Sie die Anführungszeichen, tauschen Sie die Nummern gegen die Faxnummer (einschließlich Landes- und Ortsvorwahl) und Vor- und Nachname gegen den Namen des Empfängers aus.
- Beachten Sie, dass auf dem Fax nur der Text im Textfeld angezeigt wird. Sie können mit dieser Methode keine PDFs oder andere Materialien anhängen.
Tipps
- Geben Sie immer die gesamte Nummer ein, einschließlich der Ortsvorwahl und einer Nummer 1 für Ferngespräche.
- Die meisten Faxgeräte verfügen über Anweisungen. Lassen Sie sich auf Ihrer Reise von der Weisheit derer leiten, die vor Ihnen gekommen sind…
