Wenn die Idee, eine Autoshow zu veranstalten, Ihren Motor wirklich auf Touren bringt, werden Sie sich freuen! Eine Show zu planen kann eine lustige Erfahrung sein. Beginnen Sie damit, grundlegende Dinge wie das Showthema, das Datum und den Veranstaltungsort auszuarbeiten. Beziehen Sie dann den Rest Ihrer Gemeinde mit ein, indem Sie Sponsoren von lokalen Unternehmen suchen und lokale Anbieter einstellen, die Essen, Preise und Unterhaltung anbieten. Mit ein wenig Planung und Organisation können Sie eine großartige Autoshow durchführen und Ihre Community vor Aufregung bringen.
Schritte
Teil 1 von 3: Details und Logistik
Schritt 1. Wählen Sie ein Thema oder einen Autotyp für die Show aus, damit sie sich zusammenhängend anfühlt
Ein Thema bietet Richtlinien für Ihre Teilnehmer und gibt den Teilnehmern eine Vorstellung davon, was sie am Messetag erwartet. Beliebte Themen sind Oldtimer, Oldtimer, Rennwagen, Low-Rider, Luxusautos und ausländische Autos. Achten Sie darauf, das Thema in Ihre Flyer und Ankündigungen aufzunehmen, damit Autobesitzer wissen, ob sie berechtigt sind. Zum Beispiel:
- "Eingeladen sind alle ausländischen Luxusautos und exotischen Rennwagen."
- "Die Show ist offen für alle Hots Rods vor 1948 und amerikanische Oldtimer."
- "Besitzer von modifizierten Tuner und High-End, stark modifizierten exotischen Autos können sich gerne anmelden."
Schritt 2. Halten Sie Ihre Veranstaltung an einem Samstag oder Sonntag ab, um die größte Menge anzuziehen
Wochenenden sind am besten für Autoshows geeignet, da die meisten Leute nicht arbeiten und nach etwas Lustigem suchen. Nachdem Sie ein Datum und eine Uhrzeit ausgewählt haben, überprüfen Sie online, ob keine anderen lokalen Shows oder Veranstaltungen gleichzeitig stattfinden. Auf diese Weise müssen Sie nicht mit ihnen um die Teilnahme konkurrieren.
- Wählen Sie 2-3 mögliche Termine für den Fall, dass der erste nicht klappt.
- Veranstalten Sie Ihre Show im Frühjahr oder Herbst, wenn das Wetter mild ist. Die meisten Showcar-Besitzer möchten ihre Fahrzeuge nicht im tiefsten Winter herausbringen, und die Hitze im Hochsommer könnte auch verhindern, dass Menschen auftauchen.
Schritt 3. Legen Sie ein Budget für die Veranstaltung fest
Überlegen Sie, wie viel Sie ausgeben müssen und wie groß die Show sein soll. Rechnen Sie damit, etwa 2.000 US-Dollar für eine kleine Show (50-100 Autos) auszugeben. Budgetieren Sie für eine mittelgroße Show mit 100-150 Autos mindestens 5.000 US-Dollar. Erstellen Sie dann eine laufende Liste der geschätzten Ausgaben, um sicherzustellen, dass Sie alles abdecken können. Zu den typischen Kosten gehören die Miete des Veranstaltungsortes, Verkäufergebühren, Ticketverkauf, Genehmigungen, Versicherungen, Werbung, Flyer, Unterhaltung und Preise.
- Passen Sie Ihr Budget nach Abschluss jedes Artikels an. Auf diese Weise arbeiten Sie immer mit genauen Zahlen.
- Fragen Sie lokale Unternehmen nach Sponsoring, wenn Sie knapp bei Kasse sind! Gute Optionen sind Autoteile-/Wartungswerkstätten, kundenspezifische Karosseriewerkstätten und Autoclubs. Zu den Vorteilen für Sponsoren gehören Markenpräsenz, ihr Logo prominent auf allen Beschilderungen und die Möglichkeit, einen Verkaufsstand auf der Messe aufzubauen.
Schritt 4. Buchen Sie einen Veranstaltungsort, der Ihrer Showgröße und Ihren Bedürfnissen entspricht
Wenn Sie selbst ein Autohaus betreiben, ist Ihr eigener Parkplatz am besten geeignet. Suchen Sie andernfalls nach lokalen Veranstaltungsorten mit großen Parkplätzen. Rufen Sie an, um die Preise zu besprechen, und achten Sie darauf, jeden Standort zu erkunden, bevor Sie eine endgültige Entscheidung treffen. Stellen Sie sich vor, wo die Autos aufgestellt werden, wo Sie den Registrierungsbereich platzieren und so weiter. Wenn es keine Toiletten vor Ort gibt, planen Sie, Port-a-Potties für die Veranstaltung zu mieten. Betrachten Sie Orte wie:
- Gemeindezentren oder VA-Hallen
- Lokale Autohäuser oder Rennstrecken
- Parks oder gemeinschaftliche Veranstaltungsbereiche
- Lokale Geschäfte mit schönen Parkplätzen
- Schulparkplätze
Schritt 5. Kaufen Sie eine Versicherungspolice, um unerwartete Kosten oder Schäden abzudecken
Im Allgemeinen bestimmt der Veranstaltungsort, welche Versicherung erforderlich ist, um sein Eigentum zu betreiben. Erkundigen Sie sich beim Veranstaltungsort und erkundigen Sie sich bei der örtlichen Regierung nach den Deckungsanforderungen. Wenn die Show auf Ihrem eigenen Grundstück stattfindet, wenden Sie sich an Ihren Versicherungsagenten.
An den meisten Automessen sind teure und/oder klassische Autos beteiligt, und diese Autos sind teuer. Es ist eine gute Idee, eine Versicherung abzuschließen, die alle möglichen Probleme abdeckt, nur für den Fall
Schritt 6. Holen Sie alle Genehmigungen ein, die von den örtlichen Behörden der Stadt, des Landkreises oder der Gemeinde erforderlich sind
Um legal zu arbeiten, benötigen Sie wahrscheinlich mindestens 1-2 lokale Genehmigungen. Suchen Sie online nach Informationen oder wenden Sie sich direkt an die städtischen Ämter, um zu erfahren, was Sie tun müssen, relevante Fristen und Kosten für die Genehmigung. Starten Sie diesen Prozess so schnell wie möglich, damit Sie zum Showtermin bereit sind. Einige der Genehmigungen, die Sie möglicherweise benötigen:
- Straßensperrung
- Gebäude & Sicherheit
- Gesundheitsdienste (für Lebensmittelverkäufer)
- Verkehrskontrolle
- Feuerwehr/Polizei
Schritt 7. Richten Sie die Vorregistrierung ein, damit sich die Leute frühzeitig anmelden können
Die meisten Shows ermöglichen eine Vorregistrierung und eine Registrierung vor Ort, aber ernsthafte Teilnehmer ziehen es normalerweise vor, dies im Voraus zu tun. Geben Sie bei kleinen Shows Ihre Kontaktinformationen auf den Flyern an und ermutigen Sie die Leute, sich direkt mit uns in Verbindung zu setzen, um sich anzumelden. Richten Sie für größere Shows eine Show-Website ein und weisen Sie die Leute dort an, sich anzumelden und das Startgeld zu bezahlen.
- Bieten Sie als Anreiz für eine frühzeitige Anmeldung eine ermäßigte Anmeldegebühr an.
- Für die Registrierung zu erfassende Informationen: Vollständiger Name, Privatadresse und E-Mail-Adresse des Teilnehmers. Marke, Modell, Farbe und Baujahr des Autos.
- Versenden Sie 2 Wochen vor der Show Registrierungskits an die Teilnehmer. Jedes Kit sollte eine Karte, einen vorbezahlten Fensteraufkleber, Parkinformationen und andere spezielle Anweisungen enthalten.
Schritt 8. Hängen Sie Veranstaltungsflyer auf und versenden Sie Einladungen in den sozialen Medien
Gestalten Sie einen attraktiven Flyer für Ihre Veranstaltung und posten Sie Kopien bei lokalen Geschäften und Autoveranstaltungen. Erstellen Sie dann eine Facebook-Veranstaltungsseite und ermutigen Sie die Leute, sich zu melden und den Link zu teilen, um die Nachricht zu verbreiten. Andere Möglichkeiten, Ihre Veranstaltung zu bewerben:
- Erstellen Sie einen Twitter-Account und twittern Sie den Event-Link an Ihre Follower
- Werben Sie im lokalen Radio und Fernsehen
- Platzieren Sie Anzeigen in Ihrer Lokalzeitung
Teil 2 von 3: Anbieter und Unterhaltung
Schritt 1. Buchen Sie einen lokalen Caterer oder Food Truck für Ihre Veranstaltung
Wenn Sie eine kleine Autoshow veranstalten, können Sie wahrscheinlich nur ein paar Grills aufstellen. Für größere Veranstaltungen wenden Sie sich an einen lokalen Caterer oder Food-Truck-Betreiber. Rufen Sie nach Preisen an und buchen Sie Ihren Lebensmittelanbieter so früh wie möglich. Stellen Sie dem Anbieter Fragen zu:
- Ihre Mindestsätze
- Wenn sie die Größe Ihrer Show aufnehmen können
- Was sie den Gästen in Rechnung stellen möchten
- Einzahlungssatz und Frist
- Eventuelle zusätzliche Gebühren
Schritt 2. Mieten Sie einen DJ oder eine lokale Band, um Musik bereitzustellen
Musik ist ein traditioneller Bestandteil jeder Autoshow und kann eine wirklich lustige Atmosphäre für Ihre Veranstaltung schaffen. Überlegen Sie, welche Art von Musik für Ihr erwartetes Publikum sinnvoll ist, bevor Sie eine Entscheidung treffen. Eine Partnerschaft mit einem lokalen Radiosender kann ebenfalls eine gute Option sein. Sie werden Musik bereitstellen, live übertragen und gleichzeitig für die Show werben!
- Wenn du einen DJ beauftragst, erwäge, mit ihm über das Catering für das Publikum zu sprechen.
- Die Einstellung einer lokalen Band für Live-Musik kann zusätzlichen Hype auslösen.
Schritt 3. Richten Sie einen MC ein, wenn Sie eine Möglichkeit benötigen, Ankündigungen bei der Show zu machen
MCs können für Hype sorgen, die Menge einbeziehen und notwendige Ankündigungen machen, z. Wenn dies etwas für Ihre Show ist, suchen Sie nach lokalen MCs, die den Job erledigen können.
Wenn Sie einen DJ einstellen, fragen Sie, ob er bereit wäre, neben dem Drehen der Musik auch MC-Aufgaben in Betracht zu ziehen
Schritt 4. Finden Sie ein lokales Unternehmen, das Trophäen für Ihre Gewinner entwirft und bereitstellt
Wenn Ihre Autoshow ein Wettbewerb ist, benötigen Sie Preise und Trophäen für Ihre Gewinner. Sehen Sie sich Ihre Ausstellungskategorien und Richterbögen an, damit Sie wissen, wie viele Trophäen Sie benötigen. Dann kontaktieren Sie ein lokales Unternehmen für Design und Produktion. Zielen Sie auf mindestens 3-5 große Trophäen.
Schritt 5. Mieten Sie eine Hüpfburg, wenn Sie Kinder bei der Show erwarten
Wenn Sie ein älteres Publikum erwarten, ist dies nicht erforderlich. Wenn Sie jedoch der Meinung sind, dass Ihre Veranstaltung viele Familien in der Gemeinde anziehen wird, sollten Sie in Betracht ziehen, eine Art Unterhaltung für Kinder anzubieten. Es könnten mehr Leute auftauchen, wenn sie ihre Kinder mitbringen können. Andere kinderfreundliche Unterhaltung, die Sie in Betracht ziehen sollten:
- Gesichtsmalerei
- Ballons/Ballontiere
- Clown oder Zauberer
Schritt 6. Wählen Sie Ihre Juroren und bereiten Sie sie auf Kategorien und Wertungen vor
Sie und Ihre Mitarbeiter können die Juroren sein, oder Sie können Experten/Enthusiasten von lokalen Autoclubs hinzuziehen, um die Arbeit zu erledigen. Legen Sie vor der Show Grundregeln fest und stellen Sie sicher, dass jeder über die Kategorien und spezifischen Punktesysteme auf dem Laufenden ist, wenn Sie diese verwenden.
- Zielen Sie auf 3-5 Hauptkategorien wie: Best in Show, Beste Custom Mods, Beste Leistung und so weiter.
- Ein vorgefertigter Bewertungsbogen kann einen Abschnitt für jede Kategorie, eine Aufschlüsselung der Details in jeder Kategorie und eine Erklärung des Punktesystems/wie es verwendet wird, enthalten.
Teil 3 von 3: Show Day
Schritt 1. Stellen Sie Schilder und Absperrungen auf, um Teilnehmer und Teilnehmer zu leiten
Stellen Sie sicher, dass die Toilettenschilder deutlich gekennzeichnet und leicht zu finden sind. Stellen Sie Ein- und Ausfahrtsschilder auf, um den Verkehrsfluss zu kontrollieren. Stellen Sie bei Bedarf in Sperrzonen „Parkverbot“-Schilder auf. Markieren Sie die Notausgänge und weisen Sie eine Person zu oder stellen Sie Absperrungen auf, um diese Wege frei zu halten.
- Kaufen Sie robuste Schilder mit klarer Schrift, damit jeder sie leicht sehen kann.
- Wenn Sie Barrieren benötigen, bitten Sie Ihre lokale Regierung, diese im Voraus bereitzustellen.
Schritt 2. Markieren Sie Parkplätze für Ihre Showcars mit weißer Sprühfarbe
Jedes teilnehmende Auto benötigt einen bestimmten Parkplatz, also markieren Sie diesen mehrere Stunden vor Beginn der Show. Bringen Sie ein paar Pfähle und Schnüre mit, damit Sie schöne, saubere Linien mit weißer Sprühfarbe machen können.
Wenn Sie die Parkplätze nummerieren, achten Sie darauf, jede Nummer deutlich an der richtigen Stelle zu sprühen
Schritt 3. Leiten Sie die Anbieter und Unterhaltungsangebote für die Einrichtung in ihre Bereiche
Bitten Sie Verkäufer und Unterhaltungsunternehmen, 1 Stunde früher zum Aufbau zu erscheinen. Zeigen Sie dem Lebensmittelverkäufer, wohin er gehen soll, und helfen Sie dem DJ oder der Band, an einem zentralen Ort vor Ort aufzubauen. Stellen Sie sicher, dass Stromkabel und Generatoren vorhanden sind, bevor jemand eintrifft.
Schritt 4. Richten Sie einen Registrierungsbereich am Eingang der Veranstaltung ein
Weisen Sie eines Ihrer Teammitglieder zu, ein Teilnehmerprotokoll zu führen und die Startgelder einzuziehen. Geben Sie jedem angemeldeten Teilnehmer eine Fensterkarte mit Namen, Fahrzeuginfo und Fahrzeugklasse. Weisen Sie jedem Auto einen bestimmten nummerierten Parkplatz oder einen klar gekennzeichneten Parkplatz zu, damit sie wissen, wohin sie gehen müssen.
