ATTN ist eine Kurzform des Wortes „Aufmerksamkeit“und wird häufig in E-Mails und schriftlicher Korrespondenz verwendet, um den beabsichtigten Empfänger anzugeben. Der beste Weg, ATTN in der E-Mail-Korrespondenz zu verwenden, besteht darin, dies in die Betreffzeile aufzunehmen. Auf diese Weise ist klar, für wen die Nachricht bestimmt ist, und es ist wahrscheinlicher, dass Ihre E-Mail vom richtigen Empfänger gelesen wird.
Schritte
Methode 1 von 3: Hinzufügen von ATTN zu einer E-Mail
Schritt 1. Beginnen Sie die Betreffzeile mit ATTN
In einigen Fällen, wie beispielsweise bei einer Bewerbung, haben Sie vielleicht nur eine allgemeine E-Mail für ein Unternehmen, möchten aber die Aufmerksamkeit einer bestimmten Person oder Abteilung gewinnen. Am besten schreiben Sie in die Betreffzeile „ATTN: John Smith“.
Wenn Sie keine Namen kennen, können Sie alternativ „ATTN: Hiring Manager“oder „ATTN: Marketing Department“schreiben
Schritt 2. Fügen Sie andere relevante Informationen in die Betreffzeile ein
Neben der Aufmerksamkeit einer bestimmten Person oder Personengruppe sollten Sie auch einige wichtige Details zum Inhalt Ihrer E-Mail angeben. Dadurch wird es relevanter und es wird wahrscheinlich schneller geöffnet und gelesen.
Du könntest zum Beispiel sagen „ATTN: John Smith re: Content Marking Position“
Schritt 3. Beginnen Sie den Text der E-Mail mit ATTN, wenn die Betreffzeile voll ist
Sie können auch eine ATTN-Nachricht in den Textkörper einer E-Mail oder in ein angehängtes Dokument einfügen. Auf diese Weise kommunizieren Sie weiterhin, für wen die Nachricht bestimmt ist, und können die Betreffzeile ausschließlich verwenden, um den Zweck der E-Mail anzugeben. Dies kann erforderlich sein, wenn Sie auf eine E-Mail antworten und die Betreffzeile bereits erstellt wurde.
- Sie können den Text der E-Mail beispielsweise mit "ATTN: Sandeep Kumar" beginnen.
- Möglicherweise möchten Sie den ATTN-Indikator sowohl in die Betreffzeile als auch in den Text der E-Mail einfügen.
Methode 2 von 3: Bestimmen, wann ATTN in E-Mails verwendet werden soll
Schritt 1. Verwenden Sie ATTN, wenn Sie die E-Mail-Adresse des gewünschten Empfängers nicht kennen
Wenn Sie die direkte E-Mail-Adresse der Person oder Abteilung, die Sie erreichen möchten, nicht kennen, können Sie eine E-Mail an die auf einer Unternehmenswebsite angegebene Kontaktadresse senden. Dann sollten Sie in der Betreffzeile mit ATTN angeben, an wen die Nachricht gerichtet werden soll.
Schritt 2. Integrieren Sie ATTN in die interne Kommunikation
Verwenden Sie ATTN, wenn Sie ein internes Memo schreiben, das für eine Reihe von Personen in Ihrer Abteilung oder Gruppe relevant sein kann, aber die direkte Aufmerksamkeit von ein oder zwei Personen erfordert. Auf diese Weise halten Sie weiterhin alle auf dem Laufenden, priorisieren aber auch, an wen die Nachricht direkt gerichtet ist.
Sie könnten „ATTN: Mary Smith re: Verkaufsziele“schreiben, aber die Nachricht an das gesamte Verkaufsteam senden
Schritt 3. Geben Sie mit ATTN an, dass Ihre E-Mail wichtig ist
Sie können auch angeben, dass etwas sofortige Aufmerksamkeit erfordert, indem Sie das Akronym ATTN in Ihrer Betreffzeile verwenden. Du könntest zum Beispiel schreiben „Gehaltsabrechnungen erfordern dringend ATTN“.
Methode 3 von 3: Sicherstellen, dass Ihre E-Mails Aufmerksamkeit erregen
Schritt 1. Fügen Sie eine Betreffzeile ein
Wenn Sie eine E-Mail senden, ist es sehr wichtig, dass Sie immer eine Betreffzeile angeben. Dies ist eine Gelegenheit für Sie, Ihre E-Mail hervorzuheben und einige Details zum Inhalt der E-Mail anzugeben. Eine E-Mail ohne Betreffzeile wird eher gelöscht oder geht im Posteingang verloren, oder sie irritiert den Empfänger, weil er gezwungen ist, die E-Mail zu öffnen, um herauszufinden, worum es geht.
Schritt 2. Halten Sie die Betreffzeile kurz
Die meisten E-Mail-Postfächer zeigen nur etwa 60 Zeichen aus der Betreffzeile und ein Mobiltelefon zeigt nur etwa 25 bis 30 Zeichen an. Daher sollten Sie die Betreffzeile kurz halten und die wichtigsten Informationen zuerst schreiben.
Kurzformen wie „ATTN“und „RE“erleichtern das Einfügen weiterer Informationen in die Betreffzeile
Schritt 3. Schreiben Sie etwas Eingängiges
Posteingänge werden oft mit Spam und Werbematerial überflutet und viele Leute löschen E-Mails, bevor sie überhaupt geöffnet werden. Wenn Sie eine E-Mail an jemanden senden, den Sie nicht direkt kennen, ist es wichtig, dass Ihre E-Mail auffällt. Sie können die Aufmerksamkeit der Empfänger auf sich ziehen, indem Sie eine einprägsame und kreative Betreffzeile schreiben.
- Du könntest „Ich will nichts von dir“schreiben, wenn du jemanden ansprichst, den du bewunderst, aber noch nie persönlich getroffen hast. Dies könnte beispielsweise ein Lieblingsautor sein oder jemand, zu dem Sie in Ihrer Branche aufschauen.
- Alternativ könnten Sie auch sagen: „Verdienen Sie mehr Geld, indem Sie Ihren Kundenstamm erweitern“. Dies ist nützlich, wenn Sie geschäftliche Verbindungen herstellen möchten und möchten, dass Ihre E-Mails geöffnet werden.
Schritt 4. Fügen Sie wichtige Details hinzu
Es ist sehr wichtig, dass Sie immer wichtige Informationen zum Inhalt der E-Mail angeben. Wenn Sie eine E-Mail über ein Projekt an einen Coworking-Mitarbeiter schreiben, achten Sie darauf, den Titel des Projekts in die Betreffzeile zu schreiben. Auf diese Weise weiß Ihr Kollege, worum es geht und kann bei Bedarf Prioritäten setzen.
- Du kannst auch etwas wie „Antwort erforderlich“sagen. Dadurch wird Ihre E-Mail wahrscheinlich zu einer höheren Priorität.
- Alternativ wird das Schreiben von „Kurze Frage zum Mittagessen“wahrscheinlich Aufmerksamkeit erregen, da es darauf hindeutet, dass es sich um eine einfache Antwort handelt.
