Die meisten Leute haben unzählige E-Mails geschrieben und sich gefragt, warum sie lange auf eine Antwort warten müssen. Es ist einfach, einer E-Mail ein Gefühl der Dringlichkeit zu geben, aber Sie müssen Ihre Worte sorgfältig wählen. Verlassen Sie sich auf zeitkritische Worte, während Sie den Leser auffordern, sofort zu handeln. Solange Sie Ihre E-Mails prägnant und konsistent im Ton halten, können Sie jede E-Mail dringend klingen lassen.
Schritte
Teil 1 von 3: Erstellen einer Betreffzeile
Schritt 1. Verweisen Sie in Ihrer Betreffzeile auf den Empfänger
Wenn Sie die andere Person direkt ansprechen, sticht Ihre E-Mail mehr hervor. Sie können dies tun, indem Sie den Namen der Person erwähnen oder die Wörter „Sie“und „Ihr“verwenden. Diese Worte sind direkt, gesprächig und ermutigen den Empfänger, die E-Mail zu öffnen.
- Beginnen Sie die Betreffzeile beispielsweise mit einem Satz wie "Hey Bill!" oder „Hast du schon angerufen?“
- Wenn Sie den Namen der Person nicht kennen, können Sie auf ein persönliches Detail wie den Standort des Empfängers verweisen. Sagen Sie zum Beispiel: „Die besten Restaurants in Ihrer Stadt“.
Schritt 2. Verwenden Sie dringende Sprache in der Betreffzeile
Es ist wichtig, die Dringlichkeit so schnell wie möglich zu melden. Ermutigen Sie den Leser, auf die E-Mail zu klicken, indem Sie einen Aufruf zum Handeln oder einen Hinweis auf Knappheit einfügen. Diese Taktiken legen nahe, dass der Leser sofort handeln muss, um von der E-Mail zu profitieren.
- Verwenden Sie zum Beispiel Wörter und Sätze wie "Beeilung!" oder „24 Stunden übrig“, um den Leser aufzufordern, jetzt zu handeln.
- Weisen Sie darauf hin, dass etwas begrenzt ist, z. B. indem Sie sagen: „Dieser Artikel fliegt aus den Regalen“.
Schritt 3. Geben Sie an, was in der E-Mail enthalten ist
Verfolgen Sie das dringende Wort mit einem klaren Bild davon, was der Leser in der E-Mail erwartet. Verwenden Sie handlungsorientierte Wörter, um vorzuschlagen, wie der Leser reagieren soll. Achten Sie darauf, dass die Betreffzeile klar und prägnant ist, damit der Titel nicht verwirrend ist.
- Du kannst zum Beispiel etwas sagen wie: „Beeil dich! Es ist ein Verkauf.“
- Sie können die E-Mail auch durch Zahlen erklären. Sagen Sie zum Beispiel „5 Möglichkeiten, Ihre Stromrechnung zu senken“.
Schritt 4. Stellen Sie dem Leser eine Frage nach einer alternativen Möglichkeit, sich zu engagieren
Eine Frage kann ein guter Hinweis auf den Inhalt Ihrer E-Mail sein. Die Frage muss für den Leser relevant sein. Es sollte auf ein dringendes Ereignis oder einen Betreff verweisen, den der Leser kennen muss, und ihn ermutigen, die E-Mail sofort zu lesen.
- Sagen Sie zum Beispiel so etwas wie: „Letzte Chance – haben Sie Ihre Tickets schon bestellt?“
- Ein weiteres Beispiel ist: „Wie können Sie heute produktiver sein?“
Teil 2 von 3: Strukturieren des E-Mail-Textes
Schritt 1. Führen Sie mit einer Lösung zu einem relevanten Problem
Erklären Sie im Text, warum Sie die E-Mail versenden. Zeigen Sie dem Leser, was diese E-Mail dringend macht und warum er so schnell wie möglich darauf antworten sollte. Geben Sie so genau wie möglich an, was die andere Person davon hat, Ihre E-Mail zu lesen.
- Du kannst zum Beispiel etwas sagen wie: „Bist du es leid, auf abgetragenen Schuhen herumzulaufen? Unser Sale hat Markenschuhe zu Tiefstpreisen.“
- Sie könnten schreiben: "Rufen Sie den Kunden noch heute an, um die Frist einzuhalten."
Schritt 2. Beschreiben Sie den Zweck der E-Mail in kurzen Sätzen
Vermeiden Sie es, eine dringende E-Mail lang und verwirrend zu machen. Beschränken Sie sich auf ein paar kurze Sätze oder Absätze. Vermitteln Sie Ihre Botschaft leicht verständlich und grammatikalisch korrekt.
- Um zu vermeiden, dass Ihre Nachricht zu lang wird, versuchen Sie, eine Liste der wichtigsten Punkte zu erstellen, die Sie ansprechen müssen.
- Viele Unternehmen fügen ein Bild in die E-Mail ein. Eine Verkaufsanzeige erklärt den Zweck der E-Mail effizient.
Schritt 3. Verwenden Sie einen sanften und nicht konfrontativen Ton
Wenn du versuchst, dringend zu klingen, kannst du aufdringlich oder einschüchternd wirken. Vermeide es, vom Leser Aufmerksamkeit und Antwort zu verlangen, da dies meistens nach hinten losgeht. Kombiniere stattdessen zeitbezogene Wörter mit Vorschlägen für Aktionen, die der Leser ergreifen sollte.
- Sagen Sie zum Beispiel: „Es sind noch 5 Plätze im Flugzeug übrig. Bitte rufen Sie noch heute an, um Ihren Sitzplatz zu reservieren.“
- Um nicht einschüchternd zu klingen, seien Sie ein wenig indirekt. Sagen wir zum Beispiel: „Identitätsdiebstahl nimmt jedes Jahr um 5 % zu, was den Schutz Ihrer persönlichen Daten wichtiger denn je macht.“
Schritt 4. Fügen Sie am Ende einen Call-to-Action hinzu
Verwenden Sie den letzten Satz Ihrer E-Mail, um den Leser zu der gewünschten Aktion zu führen. Dies muss spezifisch sein, also geben Sie alle Informationen an, die sie benötigen, um auf Ihre E-Mail zu antworten. Dies kann eine zu drückende Schaltfläche, ein Website-Link oder eine Telefonnummer sein.
- Wenn Sie beispielsweise möchten, dass jemand einen Anruf tätigt, sagen Sie „Bitte rufen Sie mich noch heute an“und geben Sie Ihre Telefonnummer an.
- Geben Sie den genauen Website-Link an. Wenn Sie möchten, dass eine Person ein bestimmtes Produkt sieht, posten Sie den Link zur Produktseite, nicht zur gesamten Website.
- Wenn Sie jemanden zu einem physischen Standort führen möchten, ist es hilfreich, Wegbeschreibungen, Karten und andere Hinweise bereitzustellen.
Teil 3 von 3: E-Mail verfeinern
Schritt 1. Verwenden Sie eine leicht zu erkennende E-Mail-Adresse
Viele Leute sehen zuerst die E-Mail-Adresse, und wenn sie nicht erkennbar ist, können sie die E-Mail überspringen. Stellen Sie sicher, dass Ihre E-Mail-Adresse vorschlägt, was die andere Person in der E-Mail erwarten kann. Personalisieren Sie Ihre E-Mail-Adresse, um Ihre E-Mail sichtbarer zu machen.
- Verwenden Sie beispielsweise Ihren Namen. Die E-Mail sollte etwa so aussehen: „John Smith, wikiHow“oder „[email protected]“.
- Vermeiden Sie die Verwendung von Zufallszahlen und Symbolen, da dies nicht professionell ist und Ihre E-Mail wie Spam aussehen lässt.
Schritt 2. Legen Sie eine Frist für eine Antwort auf die E-Mail fest
Um dringend zu klingen, erwecken Sie den Eindruck, dass der Leser jetzt handeln muss. Auch wenn Sie keine bestimmte Frist haben, tun Sie so, als ob es eine gäbe. Stellen Sie sicher, dass Sie in der E-Mail so oft wie möglich auf diese Frist hinweisen.
- Sie können beispielsweise sagen: „Dieser Deal endet morgen“.
- Wenn Sie keine bestimmte Frist haben, sagen Sie: "Bitte antworten Sie bis Dienstag" oder "Ich würde mich freuen, wenn Sie bis 17:00 Uhr antworten."
Schritt 3. Lesen Sie die E-Mail erneut, um sicherzustellen, dass sie einen einheitlichen Zweck hat
Alle Informationen in der E-Mail sollten sich auf Ihren Versandzweck beziehen. Dieser Zweck muss in der Betreffzeile und im gesamten Text hervorgehoben werden. Jedes Detail muss zu diesem Zweck führen und dem Leser sagen, was er wissen muss, um danach zu handeln. Bearbeiten Sie alle Details, die nicht passen, da sie den dringenden Ton ablenken.
- Wenn Sie ein Produkt verkaufen, würden Sie die Funktionen und größten Vorteile des Produkts einbeziehen. Lange Geschichten oder kleine Details können ablenken.
- Wenn Sie beispielsweise einen Kunden ansprechen, möchten Sie ihm vielleicht sagen: „Sparen Sie 20 %, wenn Sie auf meiner neuen Website einkaufen.“
- Überlegen Sie, was die Person wissen muss. Wenn Sie bereits jemanden kontaktiert haben, müssen Sie das zuvor Gesagte nicht wiederholen.
Schritt 4. Vermeiden Sie die Eingabe von Großbuchstaben oder Kurzzeichen
Gute Tipptechniken und grammatikalisches Gespür machen Ihre E-Mail so viel einfacher zu verstehen. Vermeiden Sie viele Ausrufezeichen oder unnötige Großbuchstaben. Verwenden Sie die richtige Sprache und seien Sie respektvoll.
- Vermeiden Sie Abkürzungen wie „u“, „ur“, „plz“und Emojis.
- Viele Ausrufezeichen, Großbuchstaben oder Zahlen können auch einen Spamfilter auslösen, was bedeutet, dass Ihre E-Mail möglicherweise überhaupt nicht gesehen wird.
Tipps
- Halten Sie Ihre E-Mail von der Betreffzeile bis zum letzten Satz konsistent und umsetzbar.
- Stellen Sie sicher, dass sich die E-Mail auf das konzentriert, was Sie ausdrücken möchten. Löschen Sie alles, was gegen Ihre Nachricht verstößt.
- Lesen und bearbeiten Sie Ihre E-Mail immer noch einmal, bevor Sie sie senden. Sie werden oft Stellen finden, die prägnanter und dringender sein müssen.
