Manchmal kann das Kopieren/Einfügen des Inhalts eines Dokuments zwischen Programmen nicht die Formatierung beibehalten, an der Sie so hart gearbeitet haben. Dies liegt daran, dass die Formatierungsstile der verwendeten Software nicht übereinstimmen. Webbasierte Produkte verwenden in der Regel HTML-Formatierungen, während ältere Software dies häufig nicht tut. Dies kann oft durch eine Aktualisierung der verwendeten Software behoben werden, aber es gibt auch Optionen für diejenigen, die diese Art von Änderung nicht vornehmen möchten.
Schritte
Methode 1 von 3: Verwenden von Paste Special
Schritt 1. Schneiden oder kopieren Sie den gewünschten Text
Dadurch werden die Daten in die Zwischenablage verschoben oder kopiert.
Schritt 2. Suchen Sie nach Inhalte einfügen
Paste Special ist eine Suite von Optionen zum Formatieren von eingefügtem Text in Ihrer Zielsoftware. Wie Sie auf diese Optionen zugreifen, hängt von der verwendeten Software ab.
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In Microsoft Office 2007 und höher befindet sich dies unter Start > Menü Einfügen (der Pfeil unter dem Zwischenablagesymbol) > Inhalte einfügen…
In neueren Versionen kann am Ende des Textes ein kleines Zwischenablage-Symbol erscheinen nach Einfügen. Die Formatierung kann hier nachträglich ausgewählt werden.
- In OpenOffice befindet sich dies unter Datei > Bearbeiten > Inhalte einfügen.
- Google Docs bietet eine ähnliche Option unter Bearbeiten > Inhalte einfügen, funktioniert jedoch nur zum Kopieren/Einfügen im Browser.
Schritt 3. Wählen Sie eine Einfügeoption aus
Je nach verwendeter Software haben die Optionen unterschiedliche Nomenklaturen. Verschiedene Optionen behandeln die eingefügte Formatierung unterschiedlich.
- Um die gesamte Formatierung des Textes beizubehalten, drücken Sie „Quellformatierung beibehalten“oder „HTML-Format“.
- Um nur die Textformatierung, aber keine Bilder beizubehalten, drücken Sie „Nur Text beibehalten“.
- Wenn beide Dokumente eine spezielle Formatierung haben, wie Listen oder Tabellen, die Sie kombinieren möchten, drücken Sie „Formatierung zusammenführen“.
Methode 2 von 3: Verwenden von HTML-formatunterstützter Software
Schritt 1. Überprüfen Sie, ob die HTML-Formatierung von Ihrer Software unterstützt wird
Fehlende Formatunterstützung ist das häufigste Problem für den Verlust der Formatierung beim Kopieren/Einfügen zwischen Web- und Nicht-Web-Software.
- Die meisten modernen E-Mail-Clients oder Office-Software aktivieren standardmäßig die HTML-Formatierung, unabhängig davon, ob es sich um einen Webclient wie Gmail/Google Docs oder eine separate Software wie Microsoft Word/Outlook handelt.
- Software, die entweder sehr alt oder sehr einfach ist, wie WordPad, Notepad oder TextEdit, unterstützt das HTML-Format nicht.
Schritt 2. Aktivieren Sie die HTML-Formatierung
Es ist möglich, dass die HTML-Formatierung unterstützt wird, aber deaktiviert wurde. Sie können dies normalerweise manuell in den Optionen umschalten. Die Aktivierung dieser Option hängt vom verwendeten Client ab. Normalerweise sollten Sie im Optionsbereich des Clients oder im Textkompositionsfenster nach einer Option mit der Bezeichnung „HTML-Format“oder „Rich Text“suchen.
Formatierungsoptionen können beispielsweise in Outlook unter Extras > Optionen > E-Mail-Format umgeschaltet werden
Schritt 3. Komplexe Formatierung kopieren/einfügen
Sobald beide Programme, aus denen Sie kopieren und in die Sie einfügen, die HTML-Formatierung verwenden, können Sie formatierten Text genauso reibungslos kopieren/einfügen wie jeder andere Text.
Methode 3 von 3: Speichern der Datei als HTML
Schritt 1. Verfassen Sie Ihr Dokument mit einem Textverarbeitungsprogramm
Wenn Sie Ihr Textverarbeitungsprogramm nicht ändern möchten und die HTML-Formatierung nicht umschalten können, können Sie weiterhin normal formatieren und in ein HTML-Format konvertieren.
Schritt 2. Speichern Sie die Datei als Webseite
Dadurch wird die Formatierung in HTML konvertiert und Sie können diese Formatierung beim Öffnen kopieren.
Gehen Sie zu Datei > Speichern unter… und wählen Sie Webseite (.htm oder.html) aus dem Menü „Speichern als Typ“. Dieser Pfad kann je nach verwendetem Textverarbeitungsprogramm variieren
Schritt 3. Öffnen Sie die Datei mit Ihrem Webbrowser
Der Webbrowser öffnet eine Webseite mit dem formatierten Text. Wenn die Datei nicht standardmäßig mit dem Browser geöffnet wird, gibt es zwei andere Optionen:
- Ziehen Sie die.html-Datei per Drag & Drop auf Ihr Browsersymbol.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die.html-Datei und wählen Sie „Öffnen mit…“und wählen Sie Ihren Webbrowser aus der Liste aus.
Schritt 4. Kopieren Sie den Text von der Browserseite und fügen Sie ihn in Ihre E-Mail ein
Da die Webseite HTML-formatiert ist, sollte es kein Problem sein, sie mit intakter Formatierung in Ihren E-Mail-Client einzufügen.
