Wenn Sie beruflich mit Kunden in Kontakt treten müssen, besteht die Möglichkeit, dass Sie viele Voicemails hinterlassen. Aber was genau soll man nach dem Piepen sagen? Es kann nervenaufreibend sein, sich alle relevanten Informationen abzurufen, die Sie zum Übermitteln benötigen, und wichtige Details werden daher ausgelassen. Hinterlassen Sie die zerstreuten, improvisierten Nachrichten, indem Sie ein System zum Hinterlassen von Voicemails entwickeln. Indem Sie eine kurze Checkliste in Ihrem Kopf durchgehen, können Sie sicherstellen, dass Sie alle Informationen bereitgestellt haben, die Sie für die Weiterleitung an den Empfänger benötigen, und Ihre Chancen auf einen Rückruf erhöhen.
Schritte
Teil 1 von 3: Sich selbst identifizieren
Schritt 1. Verwenden Sie den richtigen Tonfall
Sprechen Sie mit klarer, hörbarer Stimme, sobald Sie mit der Aufnahme Ihrer Nachricht beginnen. Murmeln oder reden Sie nicht zu schnell. Versuchen Sie Ihr Bestes, um interessiert und energisch zu klingen, um die Aufmerksamkeit Ihres Zuhörers zu gewinnen. Auch wenn der Empfänger Sie nicht sehen kann, wird Ihr allgemeiner Ton über das Telefon rüberkommen, also stellen Sie sicher, dass Sie den richtigen übermitteln.
- Sprechen Sie alles aus, was Sie sagen. Ein schlechter Empfang kann Ihre Stimme verzerren und dazu führen, dass Sie ausgeschaltet werden. Selbst eine normale Sprechstimme kann am Telefon durcheinander geraten.
- Die Qualität Ihrer Stimme sollte die Art des Anrufs angemessen widerspiegeln. Es ist zum Beispiel in Ordnung, aufgeregt zu klingen, wenn Sie eine Voicemail hinterlassen, um Ihrem Neffen zu seinem High-School-Abschluss zu gratulieren. Wenn du einem trauernden Freund dein Beileid aussprichst, solltest du jedoch einen ernsten und respektvollen Tonfall haben.
Schritt 2. Nennen Sie Ihren Namen
Geben Sie dem Empfänger als erstes Ihren Namen. Auf diese Weise weiß die Person, die Sie anrufen, sofort, wer Sie sind. Ein einfaches "Das ist (Ihr Vorname)" reicht in den meisten Situationen aus, oder ein einleitenderes "Mein Name ist (vollständiger Name)", wenn die Person, die Sie anrufen, Sie noch nie zuvor kennengelernt hat. Freunde und Verwandte werden Sie ohne weitere Identifizierung erkennen. Wenn es sich um einen professionellen Anruf handelt, haben sie einen Namen, den sie mit der Stimme und der Nachricht verknüpfen können, was dazu beiträgt, eine persönlichere Kommunikation zu eröffnen.
- Dieser Schritt scheint eine Selbstverständlichkeit zu sein, aber er wird von Anrufern oft vergessen, wenn sie zur Stelle gebracht werden.
- Wenn Sie eine Berufsbezeichnung oder eine Beschreibung von sich haben, die sich für den Empfänger bei einem Folgeanruf als nützlich erweisen könnte, führen Sie diese nach Ihrem Namen auf, z. B. "Mein Name ist Dr. Holdsworth, leitender Radiologe am Sacred Heart Medical Center" oder "Das ist Gloria Carpenter, ich bin Chloes Schulmutter."
Schritt 3. Hinterlassen Sie Ihre Telefonnummer
Sagen Sie Ihre Telefonnummer direkt nach Ihrem Namen auf. Die meisten Anrufer warten bis zum Ende der Voicemail, um ihre Kontaktinformationen anzugeben, aber wenn der Empfänger sie beim ersten Mal nicht versteht, müssen sie die gesamte Nachricht erneut abhören. Denken Sie daran, beim Hinterlassen Ihrer Telefonnummer langsam zu sprechen und auszusprechen, damit sie verständlich ist.
- Eine einfache Möglichkeit, Ihre Telefonnummer zu Beginn der Nachricht anzugeben, besteht darin, etwas zu sagen wie „Das ist (Ihr Name), meine Nummer ist (Ihre Telefonnummer)“oder „Mein Name ist (Name) ruft von (Nummer) an..“
- Trotz der weit verbreiteten Anrufer-ID-Funktionen ist es immer ratsam, Ihre Telefonnummer zu hinterlassen, falls die Person, die Sie anrufen, Ihre Nummer nicht gespeichert hat oder Sie bitten, Ihren Anruf an einer anderen Nebenstelle zurückzugeben.
Schritt 4. Stellen Sie eine Verbindung her
Beim Abhören geschäftlicher Voicemails oder Nachrichten von unbekannten Absendern werden die Leute misstrauisch oder desinteressiert, wenn sie nicht wissen, wer Sie sind oder warum Sie anrufen. Beruhigen Sie sie, indem Sie einen gemeinsamen Freund oder eine Referenz erwähnen, die Ihnen ihre Nummer zur Verfügung gestellt hat. Auch hierdurch fühlt sich der Anruf persönlicher an. Die Voicemail wird weniger invasiv erscheinen und Sie werden eher eine Antwort erhalten.
- Versuchen Sie, eine kurze Einführung zu geben, die dem Zuhörer einen Hinweis gibt, wie zum Beispiel "Ich habe Ihre Nummer von Pat, der sagt, dass Sie daran interessiert sind, Ihr Boot zu verkaufen."
- Auch wenn Sie kein geschäftliches Telefonat führen, kann das Herstellen einer Verbindung dazu beitragen, dass Ihr Empfänger sich wohler fühlt. „Das ist Bob, dein Nachbar von der anderen Straßenseite“ist sympathischer als „Das ist Robert Henderson“.
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Teil 1 Quiz
Wenn Sie einem Freund oder Verwandten eine Nachricht hinterlassen, wie sollten Sie sich vorstellen?
Nur mit Ihrem Vornamen.
Genau! Wenn Sie jemanden anrufen, der Sie gut kennt, kann er Sie nur anhand Ihres Vornamens identifizieren. Deinen vollständigen Namen für ein Familienmitglied oder einen Freund zu hinterlassen, wird nur steif und umständlich klingen. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.
Nur mit Ihrem Nachnamen.
Versuchen Sie es nochmal! Es ist seltsam, sich in einer Sprachnachricht so vorzustellen, es sei denn, Sie nennen Ihren Nachnamen mit Ihren Freunden. Und viele Ihrer Familienmitglieder haben wahrscheinlich den gleichen Nachnamen, so dass sie Sie nicht identifizieren können. Rate nochmal!
Mit Ihrem vollständigen Namen.
Nicht ganz! Sie sollten Ihren vollständigen Namen hinterlassen, wenn Sie eine Voicemail für jemanden hinterlassen, den Sie noch nie getroffen haben. Aber ein Familienmitglied oder Freund braucht nicht Ihren vollständigen Namen, um Sie zu identifizieren. Rate nochmal!
Eigentlich müssen Sie Ihren Namen nicht jemandem nennen, der Sie gut kennt.
Nicht unbedingt! Denken Sie daran, dass das Telefonieren Ihre Stimme verzerrt. Daher können selbst Personen, die Sie gut kennen, Ihre Stimme am Telefon möglicherweise nicht erkennen. Wählen Sie eine andere Antwort!
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Teil 2 von 3: Ihr Unternehmen angeben
Schritt 1. Überlegen Sie sich vorher, was Sie sagen werden
Machen Sie sich eine klare Vorstellung davon, was Sie sagen werden, bevor Sie eine Voicemail hinterlassen. Dies sollte kein großes Problem sein, wenn Sie mit einer bestimmten Absicht anrufen, aber das Hören des Signaltons am anderen Ende und das Wissen, dass sie aufgezeichnet werden, kann dazu führen, dass viele Anrufer leer ausgehen. Brechen Sie die Informationen in Aufzählungspunkte auf und treffen Sie jeden einzelnen, bevor Sie auflegen.
- Für besonders dringende oder wichtige Voicemails sollten Sie im Voraus ein grobes Skript schreiben.
- Wenn Sie sich dabei ertappen, sich zu entfernen, konzentrieren Sie sich einfach darauf, Ihren Namen, Ihre Rückrufnummer und den Grund für Ihren Anruf in wenigen Worten herauszubekommen.
- Stellen Sie sich vor, Sie senden eine Voicemail mit einem romantischen Interesse an dem Date von gestern Abend. Wenn Sie Ihre Nachricht vor der Aufnahme im Geiste skizzieren, kann dies den Unterschied ausmachen, ob Sie kühl, ruhig und gesammelt rüberkommen oder als stammelndes, nervöses Wrack.
Schritt 2. Halten Sie Ihre Nachricht kurz
Beschränken Sie Ihre Voicemail-Nachricht auf 20-30 Sekunden. Es wird selten vorkommen, dass eine Voicemail länger sein muss. Sie möchten den Empfänger nicht mit einer zu langen, mäandernden Einleitung oder Geschichte langweilen. Bleiben Sie kurz und bündig. Eine kurze Nachricht kann tatsächlich Neugier wecken und eine Person dazu bringen, zurückzurufen, wenn sie es sonst nicht getan hätte.
- Auf der anderen Seite, wenn Sie eine zu kurze Voicemail hinterlassen, kann Ihr Empfänger sie für unwichtig halten und sie löschen, ohne sie überhaupt anzuhören. Dies ist besonders wahrscheinlich, wenn Sie von einer nicht aufgeführten Nummer anrufen.
- Der Sinn des Hinterlassens einer Voicemail besteht darin, jemanden zu zwingen, Sie zurückzurufen, und nicht alle Informationen zu entladen, die Sie während des Anrufs mit ihm teilen wollten.
Schritt 3. Öffnen Sie mit den wichtigsten Informationen
Um es auf den Punkt zu bringen und den Grund für Ihren Anruf deutlich zu machen. Wenn Sie nur die Basis berühren, sagen Sie es; Wenn Sie ein Verkaufsangebot haben, eine Transaktion nachverfolgen oder einen Termin bestätigen, teilen Sie dies dem Empfänger mit. Ihr Hörer verliert schnell das Interesse und kann die Nachricht löschen, wenn Sie ihn nicht im Voraus über Ihren Zweck informieren.
- Sie haben nur eine kurze Zeit, um Ihren Standpunkt zu vermitteln. Wenn Sie um den heißen Brei herumreden, kann Ihr Hörer die Nachricht aufgeben, bevor er zu wichtigen Informationen gelangt.
- Es ist viel besser, schwierige Nachrichten wie "Papa ist im Krankenhaus" direkt zu überbringen und den Rest der Nachricht zum Trösten und Erklären zu verwenden, als um das Thema herumzutanzen und Ihren Zuhörern Sorgen zu machen.
Schritt 4. Seien Sie persönlich und organisch
Widerstehen Sie dem Drang, in eine gestelzte, generisch klingende „Telefonstimme“zu schlüpfen. Sei einfach höflich, sei du selbst und sprich natürlich. Die Leute können erkennen, wenn jemand versucht, ihnen etwas zu verkaufen oder auf eine bestimmte Art und Weise zu kommen, und sie werden Ihnen viel wahrscheinlicher die Tageszeit geben, wenn sie das Gefühl haben, dass Sie sich ihnen auf Augenhöhe nähern.
Wenn Sie so klingen, als würden Sie aus einem Skript vorlesen, wird Ihr Hörer den Eindruck haben, dass es sich nur um einen weiteren Anruf handelt, den Sie tätigen müssen
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Teil 2 Quiz
Wie viele Informationen sollten Sie während Ihrer Voicemail angeben?
So wenig wie möglich, z. B. Ihr Name und Ihre Nummer.
Nö! Versuchen Sie nicht, über Voicemail mysteriös zu sein, insbesondere wenn Sie von einer nicht aufgeführten Nummer anrufen. Wenn Sie zu kryptisch sind, kann die Person, die Sie anrufen, Ihre Voicemail einfach als unwichtig löschen. Wählen Sie eine andere Antwort!
Gerade genug, um zu erklären, warum sie dich zurückrufen sollten.
Richtig! Fassen Sie sich kurz, aber geben Sie der Person, die Sie anrufen, genügend Informationen, um zu wissen, warum Sie angerufen haben. Sie rufen dich eher zurück, wenn du weder zu zurückhaltend noch zu gesprächig bist. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.
Alle Informationen, die Sie gegeben hätten, wenn sie das Telefon abgenommen hätten.
Nicht genau! Sprachnachrichten sind kein Ersatz für vollständige Gespräche. Wenn Sie länger als 20 oder 30 Sekunden sprechen, wird sich die angerufene Person wahrscheinlich langweilen oder ärgern, und sie wird Sie wahrscheinlich nicht zurückrufen. Wählen Sie eine andere Antwort!
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Teil 3 von 3: Abmeldung
Schritt 1. Stellen Sie eine bestimmte Frage oder Anfrage
Geben Sie am Ende Ihrer Nachricht genau an, warum der Empfänger Sie zurückrufen soll. Stellen Sie ihnen eine genaue Frage oder stellen Sie eine Bitte, die sie motiviert, zum Telefonhörer zu greifen. Wenn sie sich nach dem Abhören Ihrer Voicemail verwirrt oder unsicher über Ihre Absichten fühlen, hat sie ihre Aufgabe nicht erfüllt.
- Versuchen Sie es mit Sätzen wie „Lass mich wissen, wie dir das Rezept gefallen hat, das ich dir geschickt habe“oder „Ich bin an deinen Ideen zu diesem Vorschlag interessiert“.
- Menschen sind motivierter, sich zu melden, wenn Sie sie mit einer Anfrage herausgegriffen haben, als wenn Sie einfach "rufen Sie mich zurück" sagen.
Schritt 2. Geben Sie Ihren Namen und Ihre Kontaktinformationen erneut ein
Beenden Sie Ihre Nachricht, indem Sie dem Hörer noch einmal Ihren Namen und Ihre Telefonnummer nennen. Wiederholen Sie Ihre Telefonnummer zweimal, damit sie keine Ziffer falsch bekommen oder sie nicht aufschreiben. Geben Sie auch alle Details an, die hilfreich sein können, wenn der Empfänger Ihren Anruf zurückruft, z. B. wann Sie verfügbar sind und wann nicht und die beste Tageszeit.
- Ihre Telefonnummer am Ende eines Anrufs mehr als zweimal zu buchstabieren ist übertrieben und könnte sogar als unhöflich interpretiert werden.
- Sie können auch Ihren Nachnamen buchstabieren, wenn der Anrufer Sie noch nie zuvor getroffen hat.
- Sie müssen sich über diesen Schritt keine Gedanken machen, wenn Ihre Nachricht für einen Freund oder Verwandten eine beiläufige ist.
Schritt 3. Vermeiden Sie langatmige Enden
Wenn es Zeit ist aufzulegen, trödeln oder verlängern Sie die Nachricht nicht unnötig. Es sei denn, es ist ein persönlicher Anruf bei einem geliebten Menschen, es besteht kein Grund, jemandem einen wunderschönen Tag zu wünschen. Die Aufmerksamkeit des Empfängers wird erodieren, je länger die Voicemail dauert, also versuchen Sie, am Ende nicht den Fokus zu verlieren. Danke ihnen für ihre Zeit und überlasse ihnen die nächste Phase der Kommunikation.
- Freundliche Abschlüsse wie „Ich freue mich von Ihnen zu hören“sind wärmer und daher effektiver als allgemeine, kommerzielle wie „Hübsche Tage“.
- Rekapitulieren oder fassen Sie Ihre Botschaft nicht am Ende zusammen. Wenn der Empfänger ein bestimmtes Detail noch einmal hören muss, kann er es später wiedergeben.
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Teil 3 Quiz
Wie oft sollten Sie Ihre Telefonnummer am Ende einer Voicemail-Nachricht sagen?
Keine, vorausgesetzt, Sie haben es am Anfang der Nachricht gesagt.
Nicht ganz! Ja, Sie sollten Ihre Nummer zu Beginn der Voicemail angeben. Aber selbst dann besteht die Möglichkeit, dass die Person es beim ersten Mal verpasst hat, also ist es gut, es am Ende Ihrer Nachricht zu wiederholen. Klicken Sie auf eine andere Antwort, um die richtige zu finden…
Wenn
Nah dran! Es ist definitiv besser, Ihre Nummer einmal am Ende Ihrer Nachricht zu sagen, als sie gar nicht zu sagen. Aber im Idealfall solltest du es mehr als einmal wiederholen, um sicherzustellen, dass die Person es versteht. Wählen Sie eine andere Antwort!
Zweimal
Jep! Wiederholen Sie Ihre Nummer ganz am Ende Ihrer Nachricht zweimal. Das ist die ideale Zahl, um sicherzustellen, dass die Person es richtig hört, ohne aufdringlich oder unhöflich zu wirken. Lesen Sie weiter für eine weitere Quizfrage.
Drei Mal
Schon fast! Sie müssen Ihre Nummer nicht dreimal am Ende einer Voicemail angeben. Die Person, die Sie anrufen, erhält Ihre Nummer mit weniger Wiederholungen. Und schlimmer noch, es könnte als unhöflich empfunden werden, es dreimal oder öfter zu wiederholen. Versuchen Sie es mit einer anderen Antwort…
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Tipps
- Denken Sie an Zeiten, in denen Sie Voicemail-Nachrichten erhalten haben, die Sie denken ließen: "Was will diese Person?" Hinterlassen Sie die Art von Voicemail, die Sie erhalten möchten.
- Geben Sie zusätzlich zu Ihrer Telefonnummer Ihre E-Mail-Adresse oder eine andere Kontaktmethode an, wenn dies für Ihre Interaktion mit dem Empfänger relevant ist.
- Lächeln! Es kommt durch, sogar über das Telefon.
- Denken Sie daran, das Datum anzugeben, wenn Sie zeitkritische Informationen teilen.
- Wenn Sie zu einem sensiblen Thema anrufen, beschränken Sie die Informationen, die Sie in die Voicemail aufnehmen, falls sie von anderen mitgehört werden.
- Verwenden Sie im Notfall oder bei einer Naturkatastrophe Ihre ausgehende Voicemail-Nachricht, um anderen mitzuteilen, dass es Ihnen gut geht.
Warnungen
- Wenn Sie versuchen, jemanden dazu zu bringen, Sie zurückzurufen, erwähnen Sie nicht vergangene fehlgeschlagene Anrufversuche. Das kann dich verärgert erscheinen lassen und sie werden sich im Umgang mit dir weniger wohl fühlen.
- Unter beruflichen Umständen sollten Sie immer eine Voicemail hinterlassen, wenn die Person, die Sie anrufen, nicht antwortet. Mehrere verpasste Anrufe ohne Voicemail-Nachrichten zu sehen, untergräbt die Bedeutung Ihres Unternehmens.
