Archivierung und Autoarchivierung sind Features in Microsoft Outlook 2007, mit denen Sie alte Elemente in geplanten Abständen an einen Archivspeicherort verschieben können. Standardmäßig archiviert Outlook 2007 Elemente automatisch alle 14 Tage, aber Sie können Elemente entweder selbst manuell archivieren oder die automatische Archivierung so anpassen, dass Elemente nach dem von Ihnen angegebenen Zeitplan archiviert werden.
Schritte
Methode 1 von 2: Dateien manuell archivieren
Schritt 1. Klicken Sie oben in Ihrer Outlook 2007-Sitzung auf „Datei“und wählen Sie „Archivieren“
” Dadurch wird das Dialogfeld Archiv geöffnet.
Schritt 2. Wählen Sie das Optionsfeld neben „Diesen Ordner und alle Unterordner archivieren
”
Schritt 3. Klicken Sie auf das Dropdown-Menü neben "Elemente archivieren, die älter sind als", und wählen Sie das gewünschte Datum aus
Alle Elemente, die älter als das ausgewählte Datum sind, werden archiviert.
Schritt 4. Klicken Sie auf „Durchsuchen“und wählen Sie dann aus, wo der Archivordner auf Ihrem Computer gespeichert werden soll
Schritt 5. Klicken Sie auf „OK
” Alle Elemente in Outlook, die älter als das angegebene Datum sind, werden jetzt archiviert.
Methode 2 von 2: AutoArchivierung anpassen
Schritt 1. Klicken Sie oben in Ihrer Outlook 2007-Sitzung auf „Extras“und wählen Sie „Optionen“
” Dadurch wird das Dialogfeld Optionen geöffnet.
Schritt 2. Klicken Sie auf die Registerkarte „Andere“und dann auf „AutoArchivieren“
”
Schritt 3. Setzen Sie ein Häkchen neben "Automatische Archivierung alle ausführen" und wählen Sie dann aus dem Dropdown-Menü aus, wie oft Elemente automatisch archiviert werden sollen
Standardmäßig sucht Outlook 2007 alle 14 Tage nach älteren Elementen.
Schritt 4. Setzen Sie je nach Ihren persönlichen Vorlieben Häkchen neben eine oder mehrere der folgenden Optionen:
- Eingabeaufforderung vor Ausführung der AutoArchivierung: Diese Funktion zeigt eine Erinnerungsnachricht an, bevor Elemente automatisch archiviert werden, und bietet Ihnen die Möglichkeit, diese bestimmte AutoArchivierungssitzung abzubrechen.
- Abgelaufene Elemente löschen: Mit dieser Funktion kann Outlook Elemente automatisch löschen, wenn deren Alterungszeitraum abgelaufen ist.
- Alte Artikel archivieren oder löschen: Mit dieser Option können Sie ausgewählte Artikel archivieren oder löschen, wenn deren Alterungszeitraum abgelaufen ist.
- Archivordner in Ordnerliste anzeigen: Wenn diese Funktion aktiviert ist, zeigt diese Funktion den Archivordner im linken Navigationsbereich von Outlook an, sodass Sie problemlos auf archivierte Elemente zugreifen können.
- Elemente bereinigen, die älter sind als: Mit dieser Einstellung können Sie auswählen, wann Elemente nach Alter archiviert werden sollen. Sie können wählen, ob Sie alle Artikel archivieren möchten, die zwischen einem Tag und 60 Monaten alt sind.
- Alte Elemente verschieben nach: Mit dieser Funktion können Sie einen Speicherort auf Ihrem Computer auswählen, an dem archivierte Elemente gespeichert werden sollen.
- Elemente endgültig löschen: Wenn diese Option aktiviert ist, werden ältere Elemente automatisch gelöscht, ohne sie zu archivieren.
Schritt 5. Klicken Sie auf „OK
” Ihre neuen AutoArchivierungseinstellungen werden nun gespeichert und aktiviert.
