Wenn in Ihrer IBM Notes-E-Mail kein Speicherplatz mehr vorhanden ist, Sie aber nicht bereit sind, E-Mails zu löschen, sollten Sie sie archivieren. E-Mails zu archivieren bedeutet, Nachrichten an einen anderen Speicherort auf Ihrem Computer zu kopieren. Erfahren Sie, wie Sie IBM Notes archivieren, um Speicherplatz in Ihrem Konto freizugeben und gleichzeitig die Original-E-Mails zu speichern. Es hilft auch, dass Ihr Computer und Ihre Software mit Höchstleistung laufen.
Schritte
Schritt 1. Begrenzen Sie die Größe Ihrer Maildatei
Halten Sie die Größe Ihrer Maildatei unter 500 MB. (Einige Organisationen verlangen möglicherweise eine strengere Beschränkung, z. B. 200 MB.)
- Überprüfen Sie Ihre Datengröße, indem Sie zu Datei, Datenbank, Eigenschaften gehen. Gehen Sie in Lotus 8 zu Datei, Anwendungen, Eigenschaften.
- Klicken Sie auf die Registerkarte "i". Die Zahl nach "Disk Space" gibt an, wie viele Daten Sie derzeit auf IBM Notes haben.
Schritt 2. Informieren Sie sich über die vordefinierten Einstellungen Ihrer Organisation
Wenn Sie IBM Notes für die Schule oder die Arbeit verwenden, sind möglicherweise bereits Archiveinstellungen vorhanden. Dies hilft Organisationen, die Anzahl der E-Mails pro Benutzer sowie die allgemeine Leistung der Computer innerhalb der Organisation zu kontrollieren. Wenn Archiveinstellungen bereits eingerichtet sind, sprechen Sie mit Ihrem technischen Systempersonal, um zu sehen, ob diese geändert werden können.
Schritt 3. Bestimmen Sie Ihre gewünschten Archiveinstellungen
Sie können alle IBM Notes-E-Mails archivieren oder bestimmte auswählen. Außerdem müssen Sie entscheiden, wie oft IBM Notes archiviert werden soll.
- Öffnen Sie die entsprechende Anwendung (Mail).
- Gehen Sie zu Aktionen, Archiv, Einstellungen.
- Gehen Sie zur Registerkarte Kriterien und stellen Sie sicher, dass "Standard für zuletzt geändert" ausgewählt ist.
- Klicken Sie auf "OK", um die Änderungen zu speichern.
- Stellen Sie sicher, dass die Kriterien aktiviert sind.
Schritt 4. Planen Sie automatische Archive
Die Planung automatischer Archivierungen stellt sicher, dass Sie regelmäßig und konsistent archivieren. Es spart Ihnen auch Zeit.
- Öffnen Sie die entsprechende Anwendung (Mail).
- Gehen Sie zu Aktionen, Archiv, Einstellungen.
- Gehen Sie zur Registerkarte Zeitplan. Stellen Sie sicher, dass "Archivierung planen" ausgewählt ist.
- Wählen Sie die entsprechende Uhrzeit und den Tag, an dem Ihr Computer Ihre Dateien archivieren soll.
Schritt 5. IBM Notes manuell archivieren
Auch wenn Sie eine automatische Archivierung planen, können Sie jederzeit manuell archivieren.
- Öffnen Sie die entsprechende Anwendung (Mail).
- Öffnen Sie die E-Mail oder den Ordner, den Sie archivieren möchten.
- Gehen Sie zu Aktionen, Archivieren, Jetzt archivieren.
- Klicken Sie auf Ja, um gemäß Ihren vordefinierten Einstellungen zu archivieren.
Schritt 6. Archivieren Sie mit der Drag-and-Drop-Methode
Dies ist einfach eine weitere Möglichkeit, IBM Notes manuell zu archivieren.
- Öffnen Sie die entsprechende Anwendung (Mail).
- Öffnen Sie die E-Mail oder den Ordner, den Sie archivieren möchten.
- Wählen Sie die entsprechende(n) Nachricht(en) aus.
- Ziehen Sie die Nachricht(en) in das gewünschte Archiv in Ihrem Navigationsbereich.
Schritt 7. Zeigen Sie archivierte Nachrichten an
Obwohl Sie eine E-Mail archiviert haben, müssen Sie möglicherweise von Zeit zu Zeit darauf zugreifen. Ihre Archivdatei imitiert die Ordner, die Sie in Ihrem IBM Notes-Konto eingerichtet haben. Alles bleibt so organisiert, wie Sie es geplant haben.
- Öffnen Sie die entsprechende Anwendung (Mail).
- Klicken Sie in Ihrem Navigationsbereich auf Archivieren.
- Wählen Sie das entsprechende Archiv aus (d. h. Standard für zuletzt geändert).
Tipps
- Sichern Sie wichtige E-Mails. Wenn Sie wichtige E-Mails in IBM Notes haben, kopieren Sie diese unbedingt an einen anderen Speicherort, z. B. auf eine CD oder DVD. Dadurch erhalten Sie eine zusätzliche Kopie für den Fall, dass etwas mit dem Server oder der auf Ihrem PC gespeicherten Kopie passiert.
- Löschen Sie alte und unnötige Nachrichten, insbesondere wenn sie Anhänge enthalten. Dies wird auch dazu beitragen, die Datengröße zu verringern und die Leistung Ihres Computers zu verbessern.
