In diesem wikiHow zeigen wir dir, wie du mit Microsoft Word eine Rechnungsrechnung erstellst. Eine Rechnung ist eine aufgeschlüsselte Liste der verkauften Produkte oder erbrachten Dienstleistungen, die Sie verwenden können, um Ihren Kunden Rechnungen zu stellen. Der einfachste Weg, um loszulegen, besteht darin, eine der kostenlosen Rechnungsvorlagen von Microsoft zu verwenden, Sie können jedoch auch eine aus einem leeren Dokument erstellen.
Schritte
Methode 1 von 2: Eine kostenlose Vorlage herunterladen
Schritt 1. Öffnen Sie Microsoft Word für Windows oder macOS
Sie finden es im Startmenü unter Microsoft Office auf einem PC und im Anwendungen Ordner auf einem Mac.
- Verwenden Sie diese Methode, um schnell und einfach eine Rechnung aus einer vorgefertigten Vorlage zu erstellen. Vorlagen ersparen Ihnen die Mühe, herauszufinden, was Sie einschließen möchten, können aber an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
- Sie können auch kostenlose Word-Vorlagen von der Microsoft Office-Vorlagenwebsite herunterladen. Es ist am besten, keine Vorlagen von anderen Websites herunterzuladen, da einige Viren enthalten können.
Schritt 2. Suchen Sie die Vorlagensuchleiste und wählen Sie Neu
Beim Öffnen von Word sollte automatisch der Bildschirm "Neu" angezeigt werden. Auf diesem Bildschirm wird oben "Neu" angezeigt und eine Suchleiste mit dem Text "Nach Online-Vorlagen suchen" angezeigt. Wenn diese Suchleiste nicht angezeigt wird, klicken Sie auf Datei Menü oben links, dann wählen Sie Neu es heraufzubringen.
Schritt 3. Gib Rechnung in die Suchleiste ein und drücke auf ↵ Enter
Eine Liste mit übereinstimmenden Ergebnissen wird angezeigt.
Schritt 4. Klicken Sie auf eine Rechnung, um eine Vorschau anzuzeigen
Eine größere Version der Rechnung wird zusammen mit einer kurzen Beschreibung angezeigt.
- Wenn Sie die Vorlage nicht verwenden möchten, klicken Sie auf das x oben im Fenster, um zur Liste zurückzukehren.
- Einige nette, einfache Optionen sind Rechnung (zeitlos) und der, der gerade heißt Rechnung.
Schritt 5. Klicken Sie auf Erstellen, um die Vorlage zu verwenden
Es befindet sich im Vorschaufenster der Vorlage. Dadurch wird die Vorlage heruntergeladen und automatisch geöffnet.
Schritt 6. Ersetzen Sie die vorausgefüllten Informationen durch Ihre eigenen
Jedes Feld enthält normalerweise einen Text, der Sie durch das Ausfüllen der Rechnung führen soll. Du kannst einfach mit der Maus vor ein paar Informationen klicken, ← Rücktaste oder Entf drücken, um alles loszuwerden, und deine eigenen Informationen eingeben.
Neben dem Ausfüllen der Lücken können Sie der Rechnung auch weitere Details wie ein Logo, ein zusätzliches Feld oder besondere Linien und Farben hinzufügen
Schritt 7. Speichern Sie Ihre ausgefüllte Rechnung
Klicken Sie dazu auf das Datei Menü, wählen Speichern als, und speichern Sie die Datei dann am gewünschten Speicherort auf Ihrem Computer. Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben, können Sie sie ausdrucken oder per E-Mail an Ihre Kunden senden.
Methode 2 von 2: Erstellen einer Rechnung von Grund auf
Schritt 1. Öffnen Sie Microsoft Word für Windows oder macOS
Sie finden es im Startmenü unter Microsoft Office auf einem PC und im Anwendungen Ordner auf einem Mac.
- Verwenden Sie diese Methode, wenn Sie eine Rechnung von Grund auf neu erstellen möchten. Diese Methode eignet sich am besten für diejenigen, die mit Word-Funktionen vertraut sind, einschließlich der Erstellung von Kopfzeilen und Tabellen.
- Bevor Sie Ihre eigene Vorlage erstellen, sehen Sie sich einige Beispiele für Online-Rechnungen an, bevor Sie beginnen. Wenn Ihre Rechnung spezifisch für Ihr Unternehmen ist, suchen Sie nach Ihrer Unternehmensart und den Wörtern "Rechnungsbeispiel", um konkrete Beispiele zu erhalten (z.
Schritt 2. Klicken Sie im Bildschirm "Neu" auf Leeres Dokument
Wenn der Bildschirm "Neu" nicht angezeigt wird, klicken Sie auf das Datei Menü und wählen Sie Neu jetzt.
Schritt 3. Erstellen Sie eine Rechnungsüberschrift
Eine Überschrift mit Ihrem Firmennamen, Kontaktinformationen und dem Wort "Rechnung" sollte am oberen Rand des Dokuments erscheinen. Sie können diese Informationen nach Belieben gestalten und stilisieren, aber versuchen Sie, sie einfach und konsistent mit Ihren anderen Geschäftsmaterialien zu halten.
Schritt 4. Zeigen Sie das/die Rechnungsdatum(e) an
Das Ausstellungsdatum und das Fälligkeitsdatum (falls zutreffend) sollten am oberen Rand des Dokuments sichtbar sein, vorzugsweise sehr nahe am Wort "Rechnung".
Um das heutige Datum schnell einzufügen, klicken Sie auf das EINFÜGUNG Klicken Sie oben in Word auf die Registerkarte Terminzeit, und wählen Sie dann ein Datumsformat. Achten Sie darauf, das Häkchen aus dem Kontrollkästchen "Automatisch aktualisieren" zu entfernen, damit sich das Datum nicht jedes Mal ändert, wenn jemand die Datei öffnet.
Schritt 5. Nummerieren Sie die Rechnung
Jede Rechnung sollte eine eindeutige Nummer (in einer Reihenfolge) für Ihre Unterlagen enthalten. Die Reihenfolge kann global (für alle Mandanten) oder pro Mandant sein. Sie können dies der Kopfzeile hinzufügen, wenn Sie möchten, aber es kann wirklich überall platziert werden.
Wenn jeder Kunde seine eigene Rechnungsnummerierungssequenz hat, möchten Sie vielleicht den Namen des Kunden als Teil der Nummer angeben (z. B. wikiHow1, wikiHow2, wenn der Kunde wikiHow ist)
Schritt 6. Fügen Sie die Adresse oder Kontaktinformationen des Kunden hinzu
Stellen Sie dies mit dem Wort "An" (oder etwas Ähnliches) voran, das deutlich macht, wer angeklagt wird.
Sie können die Rechnung direkt an eine bestimmte Person in einem Unternehmen oder an die Kreditorenbuchhaltung richten
Schritt 7. Erstellen Sie eine detaillierte Liste der verkauften Produkte oder erbrachten Dienstleistungen
Dazu erstellen Sie am besten eine Tabelle mit mehreren Zeilen und benannten Spalten. Informationen zu den ersten Schritten mit Tabellen finden Sie unter So erstellen Sie eine einfache Tabelle in Microsoft Word.
Erstellen Sie Spalten für Menge, Artikel-/Dienstleistungsname oder -beschreibung, Einheitspreis/Preis und Gesamtpreis für die gekaufte Menge. Achten Sie darauf, diese Spalten mit Überschriften zu versehen, damit der Kunde die Gebühren versteht
Schritt 8. Zeigen Sie den Gesamtrechnungsbetrag an
Dieser sollte direkt unter der Liste der aufgeschlüsselten Gebühren erscheinen, vorzugsweise in Fettdruck, damit er leicht zu erkennen ist.
- Wenn Sie Umsatzsteuer berechnen, sollten Sie eine Zwischensumme der aufgeschlüsselten Gebühren anzeigen, darunter die Steuer, der Prozentsatz links vom Steuerbetrag und darunter der angepasste Gesamtbetrag.
- Überprüfe deine Mathematik noch einmal, um sicherzustellen, dass sie korrekt ist.
Schritt 9. Fügen Sie die Zahlungsbedingungen hinzu
Sie können die Zahlungsbedingungen entweder über oder unter den Rechnungsinformationen anzeigen. Gängige Zahlungsbedingungen sind „Fällig bei Erhalt“, „Fällig innerhalb von 14 Tagen“, „Fällig innerhalb von 30 Tagen“oder „Fällig innerhalb von 60 Tagen“.
Sie können auch unten ein Memo mit Zahlungsmethoden, allgemeinen Informationen oder einfach nur ein Dankeschön an den Kunden für die Nutzung Ihrer Dienste einfügen
Schritt 10. Speichern Sie Ihre ausgefüllte Rechnung
Klicken Sie dazu auf das Datei Menü, wählen Speichern als, und speichern Sie die Datei dann am gewünschten Speicherort auf Ihrem Computer. Nachdem Sie die Rechnung erstellt haben, können Sie sie ausdrucken oder per E-Mail an Ihre Kunden senden.
Tipps
- Nachdem Sie ein Rechnungsdokument gespeichert haben, können Sie es als Vorlage zum Erstellen weiterer Rechnungen verwenden, indem Sie beim Erstellen einer neuen Rechnung die Option "Neu aus vorhanden" verwenden. Sie können das Dokument auch als.dot- oder.dotx-Vorlage für die zukünftige Verwendung von Vorlagen speichern.
- Eine andere Möglichkeit, die Rechnungs- und Gesamtinformationen anzuzeigen, besteht darin, sie in einer Microsoft Excel-Arbeitsmappe einzurichten und dann einen Link dazu in Ihre Word-Rechnung einzufügen. Wenn Sie die Tabelle aktualisieren, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die eingebettete Tabelle und wählen Sie "Link aktualisieren", um die Änderungen anzuzeigen.
