Viele Unternehmen verwenden Microsoft Excel, um Abteilungs- oder Gesamtausgaben des Unternehmens zu verfolgen. Da Excel jetzt häufig mit PCs gebündelt wird, die das Windows-Betriebssystem verwenden, können Sie Excel auf Ihrem Heimcomputer verwenden, um Ihre Rechnungen zu verfolgen. Es stehen eine Reihe von Vorlagen zum Nachverfolgen Ihrer Ausgaben von Microsoft- und anderen Websites zur Verfügung, und neuere Versionen von Excel enthalten eine Vorlage zum Nachverfolgen Ihrer Rechnungen unter den vorinstallierten Vorlagen. Sie können auch Ihre eigene Tabelle einrichten, um Ihre Rechnungen in Excel zu verfolgen. Im Folgenden finden Sie Anweisungen für beide Ansätze.
Schritte
Methode 1 von 2: Arbeiten mit einer Excel-Vorlage
Schritt 1. Wählen Sie eine vorinstallierte Vorlage aus
Neuere Excel-Versionen enthalten eine Vorlage zum Nachverfolgen persönlicher Ausgaben sowie Vorlagen für gängige Geschäftsanwendungen. Sie können auf diese Vorlagen zugreifen und sie verwenden, um Ihre Rechnungen in Excel zu verfolgen.
- Wählen Sie in Excel 2003 im Menü "Datei" die Option "Neu". Wählen Sie im Aufgabenbereich "Neue Arbeitsmappe" die Option "Auf meinem Computer", um das Dialogfeld "Vorlagen" anzuzeigen.
- Wählen Sie in Excel 2007 im Menü der Schaltfläche "Datei" die Option "Neu". Dadurch wird das Dialogfeld "Neue Arbeitsmappe" angezeigt. Wählen Sie "Installierte Vorlagen" aus dem Menü "Vorlagen" im linken Bereich. Wählen Sie "Persönliches Monatsbudget" aus den "Installierte Vorlagen" im mittleren Bereich und klicken Sie auf "Erstellen".
- Klicken Sie in Excel 2010 auf die Registerkarte "Datei" und wählen Sie dann "Neu" aus dem Menü "Datei". Wählen Sie im oberen Bereich des Bereichs "Verfügbare Vorlagen" "Beispielvorlagen" aus, wählen Sie dann "Persönliches Monatsbudget" aus der Anzeige der Beispielvorlagen und klicken Sie auf "Erstellen".
Schritt 2. Wählen Sie eine Online-Vorlage aus
Wenn die mit Microsoft Excel vorinstallierte persönliche Budgetvorlage für die Nachverfolgung Ihrer Ausgaben nicht funktioniert, können Sie eine Vorlage online auswählen. Sie können entweder eine Vorlage von einer Drittanbieter-Site herunterladen oder Excel verwenden, um eine Verbindung mit Microsoft Office Online herzustellen.
- Für Excel 2003 können Sie eine geeignete Vorlage aus der Microsoft Office Online-Bibliothek unter https://office.microsoft.com/en-us/templates/ auswählen. (Hier finden Sie auch Vorlagen für spätere Excel-Versionen.)
- Wählen Sie in Excel 2007 im Abschnitt "Microsoft Office Online" des Dialogfelds "Neue Arbeitsmappe" die Option "Budgets". Sie müssen über eine funktionierende Internetverbindung verfügen, um eine Verbindung mit der Office-Online-Vorlagenbibliothek herzustellen.
- Wählen Sie in Excel 2010 im Bereich „Verfügbare Vorlagen“im Abschnitt „Office.com“die Option „Budgets“. Sie müssen über eine funktionierende Internetverbindung verfügen, um eine Verbindung mit der Office-Online-Vorlagenbibliothek herzustellen.
Schritt 3. Geben Sie Ihre Informationen in die entsprechenden Zellen ein
Die genauen Informationen hängen von der verwendeten Tabellenvorlage ab.
Schritt 4. Speichern Sie Ihre Tabelle
Sie können entweder den Namen der Vorlage für Ihre Tabelle verwenden oder ihn in einen aussagekräftigeren Namen ändern. Das Hinzufügen Ihres Namens und der Jahreszahl zum bestehenden Dateinamen sollte ausreichend sein.
Methode 2 von 2: Entwerfen Sie Ihre eigene Spesenerfassungstabelle
Schritt 1. Öffnen Sie Excel
Schritt 2. Geben Sie in Zelle A1 einen Namen für die Tabelle ein
Verwenden Sie einen aussagekräftigen Namen wie "Persönliches Budget", "Persönliche Ausgabenverfolgung" oder etwas Ähnliches. (Schließen Sie die Anführungszeichen bei der Eingabe des Namens aus; sie werden hier nur verwendet, um zu zeigen, dass die Namen Beispiele sind.)
Schritt 3. Geben Sie Spaltentitel in Zeile 2 ein
Vorgeschlagene Titel und Reihenfolge sind "Datum", "Kategorie des Zahlungsempfängers" (oder "Zahlung an"), "Memo", "Ausgaben", "Einnahmen" (oder "Einnahmen" oder "Einzahlung") und "Saldo". Geben Sie diese Titel in die Zellen A2 bis G2 ein; Möglicherweise müssen Sie die Spaltenbreiten anpassen, um lange Spaltentitel oder Einträge aufzunehmen.
Nachdem Sie den Tabellentitel und die Spaltenüberschriften eingerichtet haben, verwenden Sie die Funktion "Fenster einfrieren", um diese Überschriften beim Scrollen durch Ihre Einträge oben in der Anzeige zu halten. Fenster fixieren befindet sich in Excel 2003 und früheren Versionen im Menü "Ansicht" und in Excel 2007 und 2010 in der Gruppe "Fenster" des Menübands "Ansicht"
Schritt 4. Geben Sie Ihren ersten Ausgabenposten in die Zellen von Zeile 3 ein
Schritt 5. Geben Sie die Saldoformel in Zelle G3 ein
Da dies der erste Saldoeintrag ist, wird der Saldo aus der Differenz zwischen Aufwand und Ertrag ermittelt. Wie Sie dies einrichten, hängt davon ab, ob Sie Ausgaben oder Bargeld einsehen möchten.
- Wenn Sie die Tabelle so einrichten, dass sie hauptsächlich Ihre Ausgaben betrachtet, lautet die Saldenformel =E3-F3, wobei E3 die Zelle ist, die die Ausgaben darstellt und F3 die Zelle ist, die die Einnahmen darstellt. Wenn Sie die Formel auf diese Weise einrichten, wird die Summe Ihrer Ausgaben zu einer positiven Zahl, die leichter zu verstehen ist.
- Wenn Sie die Kalkulationstabelle so einrichten, dass Ihr Bargeld immer im Auge behalten wird, lautet die Saldoformel =F3-E3. Wenn Sie die Tabelle auf diese Weise einrichten, wird der Saldo als positiv angezeigt, wenn Ihr Cashflow Ihre Ausgaben übersteigt, und als negativ, wenn Sie mehr Ausgaben als Einnahmen haben.
Schritt 6. Geben Sie Ihren zweiten Ausgabenposten in die Zellen von Zeile 4 ein
Schritt 7. Geben Sie die Saldoformel in Zelle G4 ein
Da die zweite und die folgenden Buchungen einen laufenden Saldo behalten, müssen Sie das Ergebnis der Differenz zwischen Aufwand und Ertrag zum Saldowert der vorherigen Buchung addieren.
- Wenn Sie die Tabelle so einrichten, dass sie hauptsächlich Ihre Ausgaben betrachtet, lautet die Saldenformel = G3 + (E4-F4), wobei G3 die Zelle ist, die den vorherigen Saldo darstellt, E4 die Zelle ist, die die Ausgaben darstellt und F4 die Zelle ist die Einnahmen darstellen.
- Wenn Sie die Kalkulationstabelle so einrichten, dass Ihr Bargeld immer im Auge behalten wird, lautet die Saldoformel =G3+(F4-E4).
- Die Klammern um die Zellen, die die Differenz zwischen Ausgaben und Einnahmen darstellen, sind nicht erforderlich. sie sind nur enthalten, um das Formelkonzept etwas klarer zu machen.
- Wenn Sie die Zelle mit dem Saldo leer lassen möchten, bis eine vollständige Eingabe erfolgt ist, können Sie in der Formel eine IF-Anweisung verwenden, damit die Saldozelle keinen Wert anzeigt, wenn kein Datum eingegeben wurde. Die Formel dafür lautet für den zweiten Eintrag =IF(A4="", "", G3+(E4-F4)), wenn Sie die Kalkulationstabelle so einstellen, dass Ausgaben verfolgt werden, und lautet =IF(A4=" ", "", G3+(F4-E4)), wenn Sie die Tabellenkalkulation so einstellen, dass der Bargeldbestand angezeigt wird. (Sie können die Klammern um die Zellen weglassen, die die Ausgaben und Einnahmen darstellen, aber nicht die äußeren Klammern.)
Schritt 8. Kopieren Sie die Saldoformel in die anderen Zellen in Spalte G (die Saldospalte)
Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Zelle G3 und wählen Sie "Kopieren" aus dem Popup-Menü; Ziehen Sie dann, um die Zellen darunter in der Spalte auszuwählen. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die ausgewählten Zellen und wählen Sie "Einfügen" aus dem Popup-Menü, um die Formel in die ausgewählten Zellen einzufügen. (Wählen Sie in Excel 2010 entweder die Option "Einfügen" oder "Formeln einfügen" im Popup-Menü.) Die Formel aktualisiert automatisch die Zellbezüge, um die Ausgaben-, Einnahmen- und Datumsreferenzen (sofern verwendet) aus der aktuellen Zeile anzuzeigen und die Saldenreferenz aus der Zeile über der aktuellen Zeile.
Schritt 9. Speichern Sie die Tabelle
Geben Sie der Tabelle einen aussagekräftigen Namen, z. B. "Expense Tracking.xls" oder "Persönliches Budget.xls". Wie bei einer vorlagenbasierten Budgettabelle möchten Sie möglicherweise Ihren Namen und das Jahr in den Dateinamen aufnehmen. (Beachten Sie auch hier, dass die Anführungszeichen nur verwendet werden, um die Beispielnamen anzuzeigen und nicht eingegeben werden sollten. Sie geben auch das Dateisuffix nicht ein; Excel stellt es Ihnen zur Verfügung.)
Excel 2003 und älter speichern Tabellenkalkulationsdateien im älteren ".xls"-Format, während Excel 2007 und 2010 Tabellenkalkulationen im neueren XML-basierten ".xlsx"-Format speichern, aber auch Tabellenkalkulationen im älteren ".xls"-Format lesen und speichern können. Wenn Sie über mehrere Computer verfügen und diese Tabelle auf allen speichern möchten, verwenden Sie das ältere Format, wenn auf einem Ihrer Computer Excel 2003 oder älter installiert ist, und das neuere Format, wenn auf allen Ihren Computern mindestens Excel 2007 installiert ist
Video - Durch die Nutzung dieses Dienstes können einige Informationen an YouTube weitergegeben werden
Tipps
- Verwenden Sie "AutoVervollständigen" für Ausgaben- und Ertragskategorien, um eine konsistente Schreibweise zu gewährleisten.
- Um bezahlte Rechnungen von unbezahlten, aber erwarteten Ausgaben zu unterscheiden, können Sie den Text für bezahlte Rechnungen fett formatieren oder einfärben oder Zellenschattierung verwenden.
- Um zu vermeiden, dass eine Formel oder eine Spaltenüberschrift versehentlich geändert wird, möchten Sie diese Zellen möglicherweise vor Änderungen schützen. Wählen Sie die Zellen aus, die Sie ändern möchten (Datum, Zahlungsempfängerkategorie, Ausgaben, Einnahmen und Memowerte), entsperren Sie diese Zellen und wenden Sie dann den Schutz auf die gesamte Tabelle an.
