Prozessdokumente führen die Leser durch die logische Abfolge von Schritten, die erforderlich sind, um einen Prozess erfolgreich abzuschließen. wikiHow-Artikel sind beispielsweise eine Art Prozessdokument. Der Inhalt eines Prozessdokuments kann kompliziert oder einfach sein, aber Sie müssen bestimmen, welche Schritte ausgeführt werden müssen, die logische Reihenfolge für diese Schritte und was die Reihenfolge bei erfolgreichem Abschluss bewirkt. Unter Berücksichtigung dieser Grundlagen ist es möglich, Prozessdokumentationen für alles zu erstellen, vom Eierkochen bis zur Durchführung einer internationalen Marketingkampagne.
Schritte
Teil 1 von 3: Beginnen eines Prozessdokuments
Schritt 1. Identifizieren Sie den Prozess
Fast alles kann in einen Prozess zerlegt und in ein Prozessdokument umgewandelt werden. Einige Beispiele sind:
- Pasta herstellen
- Fahren lernen
- Einen Brief schreiben
- Einen Trommelwirbel ausführen
Schritt 2. Finden Sie heraus, welche Ressourcen Ihre Leser benötigen
Denken Sie an alle Ressourcen, die Ihre Leser benötigen, um den Prozess abzuschließen, den Sie beschreiben möchten. Wenn Sie entscheiden, wie die einzelnen Schritte beschrieben werden sollen, ist es hilfreich, die beteiligten Ressourcen zu kennen. Einige Beispiele für notwendige Ressourcen sind:
- Pasta herstellen: Wasser, Pasta, Salz, Kochtopf, Sieb, Hitze, Zeit
- Autofahren lernen: Fahrzeug, Lehrer, Zeit (sowohl Lernen als auch Üben), Kenntnisse der Verkehrsgesetze
- Brief schreiben: Schreib- und Rechtschreibkenntnisse, Papier, Kugelschreiber oder Bleistift
- Trommelwirbel aufführen: Schlagzeug, Schlagzeugstöcke, etwas Schlagzeugerfahrung, Zeit
Schritt 3. Betrachten Sie Ihr Publikum
Bevor Sie weitermachen, sollten Sie sich etwas Zeit nehmen, um darüber nachzudenken, wer Ihr Publikum ist und was es bereits über Ihr Thema weiß. Dieses Wissen kann Ihnen helfen zu bestimmen, welche Informationen Sie einschließen müssen und welche Informationen Sie möglicherweise weglassen können.
Wenn Sie beispielsweise ein Prozessdokument über das Kochen von Nudeln für ein allgemeines Publikum schreiben, das möglicherweise gar nicht kochen kann, möchten Sie wahrscheinlich Begriffe wie „al dente“definieren und beschreiben, was mit „al dente“gemeint ist. rollendes Kochen.“
Schritt 4. Erstellen Sie einen Titel
Jedes Prozessdokument benötigt einen klaren Titel, der erklärt, welchen Prozess Sie detailliert beschreiben. Um zu bestimmen, wie Sie Ihr Prozessdokument nennen sollten, überlegen Sie, was Ihre Leser lernen sollen. Sie können Ihr Prozessdokument beispielsweise „Make Pasta“, „Learn to Drive“oder „Write a Letter“nennen.
Verwenden Sie die Imperativform für Ihren Titel und Ihre Schritte. Ihr Prozessdokument sollte mit einem Verb im Präsens beginnen, wie zum Beispiel „machen“, „kochen“, „lernen“oder „schreiben“. Sie sollten diese Zeitform weiterhin verwenden, um die Schritte in Ihrem Prozess zu beschreiben
Schritt 5. Verwenden Sie Ihre Einführung, um Ihre Leser zu gewinnen
Die Einführung Ihres Prozessdokuments gibt Ihnen die Möglichkeit, den Inhalt des Dokuments zu erläutern und die Aufmerksamkeit Ihres Lesers auf sich zu ziehen. Es ist eine gute Idee, in Ihrer Einleitung ein Gefühl der Dringlichkeit zu erzeugen, damit Ihr Leser weiterlesen möchte. Versuchen Sie, ein Problem für Ihre Leser zu schaffen, und bieten Sie dann an, es zu lösen.
Wenn Sie beispielsweise ein Prozessdokument einführen, in dem erklärt wird, wie Nudeln hergestellt werden, könnten Sie beispielsweise sagen: „Nudeln zu kochen mag einfach erscheinen, aber es ist leicht, Nudeln zu verkochen oder zu unterkochen. Dies ist ein Problem, da zu zähe oder zu weiche Nudeln unappetitlich sein können, egal welche Art von Sauce Sie darauf geben. Aber wenn Sie Nudeln richtig zubereiten, werden Ihre Nudeln genauso beeindruckend wie Ihre Sauce.“
Teil 2 von 3: Ihren Prozess beschreiben
Schritt 1. Unterbrechen Sie den Prozess
Denken Sie an die Dinge, die als Teil des Prozesses passieren müssen, den Sie beschreiben möchten. Schreiben Sie so viele Teile des Prozesses wie möglich auf, um loszulegen. Dies ist eine Pre-Writing-Strategie namens "Listing". Versuchen Sie dabei, den Prozess in kleine, leicht verständliche Schritte zu unterteilen. Wenn Sie beispielsweise erklären möchten, wie man Nudeln macht, können Sie Folgendes aufschreiben:
- Holen Sie einen Topf heraus und füllen Sie ihn mit Wasser.
- Stellen Sie den Topf auf den Herd und stellen Sie die Hitze auf hohe Stufe.
- Raus mit Nudeln.
- Nudeln in Wasser geben.
- Die Hitze etwas herunterdrehen.
- Kochen Sie für die auf der Packung angegebene Zeit.
- Nudeln in ein Sieb in der Spüle abtropfen lassen.
Schritt 2. Bringen Sie Ihre Schritte in die richtige Reihenfolge
Sobald Sie eine grundlegende Liste von Schritten haben, die Ihre Leser ausführen müssen, sehen Sie sich diese an und stellen Sie sicher, dass sie in Ordnung sind. Überlegen Sie, ob es sinnvoller wäre, einen Ihrer Schritte früher oder später in der Sequenz anzugeben.
- Wenn Sie beispielsweise den Herstellungsprozess von Nudeln beschreiben, denken Sie vielleicht darüber nach, ob es sinnvoller ist, den Lesern zu sagen, dass sie die Nudeln vor oder nach dem Erhitzen des Wassers herausnehmen sollen.
- Wenn der von Ihnen beschriebene Prozess ziemlich kompliziert ist oder Sie ohne Nachdenken ausführen können, müssen Sie möglicherweise mehr Zeit damit verbringen, die Logik Ihrer Schritte zu überdenken. Wenn Sie beispielsweise ein erfahrener Schlagzeuger sind, der versucht zu beschreiben, wie man einen Trommelwirbel macht, müssen Sie sich möglicherweise an Ihr Schlagzeug setzen und ein paar Trommelwirbel machen.
- Denken Sie beim Ausführen der Schritte in Ihrem Prozess darüber nach, was zuerst, zweitens, drittens usw. passiert. Vergleichen Sie diese Reihenfolge mit Ihrer Liste von Schritten.
Schritt 3. Bestimmen Sie, ob Sie zusätzliche Informationen bereitstellen müssen
Denken Sie noch einmal über den Prozess nach und versuchen Sie festzustellen, ob Informationen im Prozess fehlen. Versuchen Sie herauszufinden, ob die Leser etwas tun müssen, bevor sie einen Ihrer Schritte ausführen können.
- Du könntest deinen Lesern zum Beispiel raten, beim Hinzufügen der Nudeln zum Wasser einen Timer zu stellen. Oder Sie könnten den Lesern raten, ein Stück Pasta zu überprüfen, bevor Sie den ganzen Topf abtropfen lassen.
- Versuchen Sie, einem Freund Ihre Schritte vorzulesen, um zu sehen, ob Sie etwas verpasst haben. Machen Sie nichts weiter, was Sie geschrieben haben, lesen Sie einfach Ihre Schritte einem Freund vor und bitten Sie um Vorschläge.
Schritt 4. Erweitern Sie Ihre Schritte
Nachdem Sie eine solide Reihenfolge für Ihre Schritte entwickelt haben, müssen Sie jeden Ihrer Schritte erweitern. Jeder Schritt in Ihrem Prozessdokument sollte nützliche Informationen enthalten, die Ihren Lesern helfen, die einzelnen Schritte zu verstehen. Versuchen Sie, so detailliert wie möglich zu sein.
Wenn Sie beispielsweise Lesern raten, einen Topf herauszuholen und ihn mit Wasser zu füllen, müssen Sie angeben, welche Art von Topfleser verwenden und wie viel Wasser die Leser in den Topf geben sollten. Du könntest den Lesern sagen, dass sie einen großen Suppentopf verwenden sollen, um die Nudeln zu kochen und ihn mit 12 Tassen Wasser zu füllen
Schritt 5. Geben Sie Beispiele an
Beispiele können Ihren Lesern helfen, eine klarere Vorstellung davon zu bekommen, wie etwas zu tun ist, das möglicherweise schwer zu verstehen ist. Versuchen Sie, Beispiele zu verwenden, mit denen sich Ihre Leser leicht identifizieren können, und erklären Sie, wie sich das Beispiel auf den von Ihnen beschriebenen Prozess bezieht.
Wenn Sie beispielsweise versuchen, den Lesern zu erklären, wie fest sie einen Trommelstock halten müssen, um einen Trommelwirbel zu machen, können Sie das Beispiel des Haltens eines Bleistifts verwenden, um zu beschreiben, wie viel Druck erforderlich ist. Die Leser werden in der Lage sein, sich mit dem Halten eines Kugelschreibers oder Bleistifts zu identifizieren und dieses Wissen zu verwenden, um ihnen zu helfen, einen Trommelstock richtig zu halten
Schritt 6. Bieten Sie Ratschläge zur Fehlerbehebung an
Denken Sie über die häufigsten Fehler nach, die Benutzer bei der Durchführung dieses Prozesses machen, und stellen Sie sicher, dass Sie diese häufigen Fehler in Ihrem Dokument ansprechen. Möglicherweise finden Sie eine Möglichkeit, diese Informationen in einen Ihrer Schritte einzuarbeiten, oder Sie geben diese Informationen am Ende Ihres Dokuments an.
Der Grund, warum viele Leute ihre Pasta zum Beispiel verkochen, ist vielleicht, weil sie vergessen, einen Timer einzustellen. Oder vielleicht haben viele Leute Probleme mit Trommelwirbeln, weil sie ihre Trommelstöcke zu fest halten
Teil 3 von 3: Fertigstellen des Dokuments
Schritt 1. Fügen Sie bei Bedarf Übergänge hinzu
Übergänge sind Wörter, die den Schreibfluss verbessern. Übergänge können Ihnen dabei helfen, klarzustellen, wann Leser Dinge in Ihrem Prozess tun sollen. Zum Beispiel könnten Sie Ihren Lesern raten, den Timer richtig einzustellen, BEVOR Sie die Nudeln in das kochende Wasser geben. Oder Sie könnten Ihren Lesern raten, Ofenhandschuhe anzuziehen UND DANN die Nudeln in das Sieb in der Spüle zu gießen. Einige andere gute Übergangswörter, die in einem Prozessdokument verwendet werden können, sind:
- nächste
- nach
- Erste
- letzte
- Auch
Schritt 2. Vereinfachen Sie Ihre Sprache
Wenn Sie einen Prozess für ein großes Publikum beschreiben, ist es wichtig sicherzustellen, dass die von Ihnen verwendeten Wörter einfach genug sind, damit die meisten Menschen sie verstehen. Die Verwendung von viel Jargon (Fachsprache) kann es den Lesern erschweren, die Anweisungen zu verstehen. Nehmen Sie sich eine Minute Zeit, um Ihre Anweisungen durchzulesen und nach Möglichkeiten zu suchen, die Sprache zu vereinfachen.
Wenn Sie Ihren Prozess mit einem speziellen Wort beschreiben müssen, stellen Sie sicher, dass Sie es für Ihre Leser definieren. Wenn Sie beispielsweise beschreiben, wie man Pasta herstellt, müssen Sie erklären, was „al dente“bedeutet
Schritt 3. Testen Sie den Prozess
Es ist wichtig sicherzustellen, dass der von Ihnen beschriebene Prozess erfolgreich durchgeführt werden kann, indem Sie Ihren Anweisungen folgen. Versuchen Sie, den beschriebenen Vorgang abzuschließen, indem Sie jeden Schritt in der von Ihnen aufgegebenen Bestellung befolgen und nur die von Ihnen angegebenen Informationen verwenden.
- Versuchen Sie beim Testen Ihres Prozesses, alle fehlenden oder für Ihre Leser unklaren Informationen zu identifizieren.
- Bitten Sie eine andere Person, Ihren Prozess ebenfalls zu testen. Wenn Sie Ihren Prozess von einer anderen Person testen lassen, kann dies noch mehr Genauigkeit in Ihrem Prozessdokument gewährleisten. Bitten Sie einen Freund oder ein Familienmitglied, Ihre Schritte zu verwenden, um den beschriebenen Vorgang abzuschließen.
Schritt 4. Formatieren Sie Ihr Dokument
Je nachdem, wie Sie Ihr Prozessdokument verwenden möchten, müssen Sie es möglicherweise formatieren. Wenn Ihr Prozessdokument beispielsweise als Aufsatz im MLA-Stil für eine Klassenaufgabe formatiert werden soll, müssen Sie die Richtlinien Ihres Dozenten überprüfen und sicherstellen, dass Ihr Dokument diesen entspricht. Wenn Sie Ihr Dokument für eine Website verwenden, müssen Sie Ihr Dokument entsprechend Ihren Anforderungen formatieren.
