Eine E-Mail mit der richtigen Begrüßung zu beginnen, kann schwierig sein. Wenn Sie eine professionelle E-Mail senden oder an jemanden schreiben, den Sie nicht gut kennen, ist es in der Regel am besten, eine einfache, vielseitige Anrede wie „Hallo“zu wählen, bevor Sie die Person mit ihrem Nachnamen ansprechen. Wenn du einem Freund, Familienmitglied oder jemand anderem schreibst, mit dem du eine lockerere Beziehung hast, ist es in Ordnung, sie einfach mit ihrem Vornamen zu nennen.
Schritte
Methode 1 von 4: Auswahl einer geeigneten Anrede
Schritt 1. Sagen Sie „Hallo“, um Ihre E-Mail mit einer freundlichen Nachricht zu beginnen
Ein einfaches „Hallo“gefolgt vom Namen der Person wird für die meisten E-Mails gut funktionieren. Es ist entspannt und persönlich, ohne sich zu formell oder lässig zu fühlen. Und da es so kurz und direkt ist, wird es Ihren Leser nicht ablenken oder fehl am Platz wirken.
Sie können auch „Hallo“verwenden, wenn Sie mehrere Empfänger gleichzeitig ansprechen, wie in „Hallo alle zusammen“
Spitze:
„Hallo“ist eine großartige, unkomplizierte, universelle Begrüßung, egal ob Ihre E-Mail für einen Freund, einen Vorgesetzten oder einen Fremden bestimmt ist.
Schritt 2. Öffnen Sie mit „Dear“für formellere Nachrichten
„Dear“ist eine vielseitige Anrede – sie ist passender als „Hi“, hat aber dennoch einen warmen, angenehm altmodischen Klang. Dies macht es zu einer perfekten Möglichkeit, Korrespondenz sowohl mit engen Angehörigen als auch mit Personen einzuladen, die Sie nicht sehr gut kennen.
Dieser Gruß kann auch für Freunde und Familie verwendet werden
Schritt 1.
- Das Wort „Lieber“trägt auch eine Note von Anstand und Respekt in sich, die weniger formelle Grüße nicht haben.
- Ein Nachteil dieses Openers ist, dass er für manche als etwas zu formell angesehen werden könnte, insbesondere im geschäftlichen Umfeld.
Schritt 2. Verwenden Sie eine anonyme Anrede, wenn Sie den Namen Ihres Empfängers nicht kennen
„Grüße“und „An wen es betrifft“sind zwei der häufigsten, harmlosen anonymen Grüße. Sie sind eine sichere Sache für Zeiten, in denen Sie nicht sicher sind, wer Ihre Nachricht liest.
- Sie könnten auch etwas mehrdeutiges wie „Sehr geehrte Damen und Herren“ausprobieren, obwohl dies in allen außer den formellsten E-Mails etwas stickig rüberkommt.
- Anonyme Begrüßungen werden am häufigsten verwendet, wenn Sie an Gruppen schreiben, z. B. an Unternehmen und Organisationen, und nicht an Einzelpersonen.
Schritt 3. Geben Sie den Namen der Person allein ein, wenn Sie es direkt auf den Punkt bringen möchten
Wenn Sie nicht wissen, welche Begrüßung Sie verwenden sollen, oder Ihre Nachricht lieber in den Mittelpunkt stellen möchten, ist es völlig in Ordnung, den Namen Ihres Empfängers anzugeben und es dabei zu belassen. Fügen Sie einfach ein Komma hinzu, überspringen Sie eine Zeile und sagen Sie, was Sie sagen möchten.
- "MS. Thompson“klingt nicht mehr oder weniger förmlich als „Hi Ms. Thompson“und ermöglicht es Ihnen, die Unentschlossenheit bei der Auswahl der am besten geeigneten Begrüßung zu umgehen.
- Auch in der Folgekorrespondenz kann die Verwendung des Namens als Begrüßung hilfreich sein, wenn Sie nicht unbedingt jedes Mal eine neue Begrüßung wählen möchten.
Methode 2 von 4: Adressierung Ihres Empfängers
Schritt 1. Rufen Sie die Person beim Vornamen an, wenn Sie sie gut kennen
Diese Regel ist ziemlich einfach: Wenn Sie mit jemandem auf der Grundlage des Vornamens sind, ist es in Ordnung, seinen Vornamen zu verwenden. Andernfalls ist es eine gute Idee, bei ihrem Nachnamen zu bleiben, um nicht anmaßend zu sein und sie möglicherweise falsch zu reiben
Wenn Sie einem bekannten Bekannten schreiben, können Sie entweder allein mit seinem Namen führen oder als Einleitung einen lockereren Gruß anhängen (z. B. „Hey Jackie“)
Warnung:
Beziehe dich niemals mit ihrem Vornamen auf jemanden, den du nicht kennengelernt hast, es sei denn, er sagt dir ausdrücklich, dass es in Ordnung ist. Es ist einfach nicht höflich!
Schritt 2. Verweisen Sie auf berufliche und unbekannte Kontakte mit ihrem Nachnamen
Wählen Sie eine passende Begrüßung (denken Sie daran, dass „Hallo“, „Sehr geehrte Damen und Herren“und „Grüße“in verschiedenen Situationen nützlich sind), und kreuzen Sie dann den Familiennamen der Person an. Die meisten E-Mails, die Sie senden, beginnen wahrscheinlich mit dem Nachnamen Ihres Empfängers, insbesondere wenn sie sich auf die Arbeit beziehen.
- Wenn die Person, der Sie eine E-Mail senden, weiblich ist, verwenden Sie das Präfix „Frau“. statt „Frau“es sei denn, Sie wissen mit Sicherheit, dass sie verheiratet ist.
- Wenn Sie darauf achten, den Nachnamen Ihres Empfängers zu verwenden, entsteht ein höflicher und respektvoller Ton für die folgende Korrespondenz.
Schritt 3. Verwenden Sie einen Begriff wie „Jeder“, wenn Sie mehr als einen Empfänger begrüßen
Große Gruppen können viele verschiedene Arten von Personen umfassen, und Sie möchten keine Annahmen über ihr Geschlecht oder ihren Bekanntheitsgrad treffen. Da Begriffe wie „Jungs“und „Meine Damen und Herren“als geschlechtsbeschränkend interpretiert werden könnten, werden sie am besten zugunsten von etwas inklusiverem übergangen.
- Vermeiden Sie auch übermäßig beiläufige Begrüßungen wie „Leute“oder „Ihr alle“.
- Das Wegwerfen des falschen Kollektivpronomens könnte dazu führen, dass sich einer Ihrer Leser an den Rand gedrängt oder völlig ignoriert fühlt.
Schritt 4. Erwähnen Sie den Titel oder die Position der Person, wenn dies für Ihre Nachricht relevant ist
Unter normalen Umständen mag es seltsam klingen, eine E-Mail mit „Grüße Chief Customer Service Representative“zu beginnen. Wenn die Position der Person jedoch direkt mit Ihrem Grund für das Schreiben zusammenhängt, kann dies eine gute Möglichkeit sein, sie auf eine Frage, Bitte oder Beschwerde vorzubereiten.
- Adressieren einer E-Mail an den „Direct of Communications“statt an „Mr. Everett“informiert Ihren Empfänger darüber, dass es um die Erfüllung seiner individuellen Aufgaben geht.
- Wenn Sie sich mit dem Leiter einer Organisation in Verbindung setzen, können Sie die Dinge auch mit einem Gruß wie "Sehr geehrter Salt Lake City Union-Organisator" abschließen.
Methode 3 von 4: Häufige Begrüßungsfehler vermeiden
Schritt 1. Denken Sie daran, immer eine Begrüßung einzufügen
Die wichtigste Regel beim Schreiben einer E-Mail-Begrüßung ist, sicherzustellen, dass eine dort vorhanden ist. Es kann unangenehm sein, eine E-Mail zu öffnen und mit einem Textblock ohne Einleitung oder persönliche Nettigkeiten konfrontiert zu werden, und es dauert nur wenige Sekunden, um ein paar Worte zu tippen, um die Absicht Ihrer Kommunikation zusammenzufassen.
Eine E-Mail ohne Begrüßung wird von vielen als unvollständig angesehen. Infolgedessen kann es Ihr oder Ihre Fähigkeit, effektiv zu kommunizieren, schlecht widerspiegeln
Spitze:
Denken Sie nicht zu viel darüber nach – wenn Sie sich nicht sicher sind, was Sie sonst noch schreiben sollen, entscheiden Sie sich für ein einfaches „Hallo“und lenken Sie Ihre Gehirnleistung in das Verfassen des Rests Ihrer E-Mail.
Schritt 2. Vermeiden Sie „Hey“, es sei denn, Sie stehen der Person, der Sie schreiben, nahe
„Hey“ist so lässig wie es nur geht. Aus diesem Grund ist es ein akzeptabler Weg, eine E-Mail an Ihren besten Freund oder einen Kollegen des gleichen Rangs zu senden, aber nicht an einen Vorgesetzten oder an jemanden, mit dem Sie zum ersten Mal kommunizieren.
- Auch wenn sie harmlos klingen mögen, können zu informelle Begrüßungen wie „Hey“unbeabsichtigt einen Mangel an Respekt gegenüber Ihrem Empfänger signalisieren.
- Andere lockere Anredeformen wie „What's up“oder „Yo“sollten in E-Mails niemals verwendet werden. Diese Grüße sind besser für den Austausch von Textnachrichten reserviert.
Schritt 3. Seien Sie vorsichtig, wenn Sie zeitspezifische Begrüßungen wie „Guten Tag
„Wenn Sie auf die Zeit verweisen, die Sie schreiben, können Sie Ihrer E-Mail ein persönlicheres Gefühl verleihen und Ihnen eine bessere Beziehung zu Ihrem Empfänger ermöglichen. Dies sollten Sie jedoch nur tun, wenn Sie sicher sind, dass sie sich in derselben Zeitzone befinden. Wenn nicht, könnten Sie am Ende ahnungslos oder rücksichtslos aussehen.
- Wenn Sie jemandem, der auf der anderen Seite der Welt lebt, „Guten Morgen“sagen, kann dies zu Verwirrung führen, insbesondere wenn Ihre E-Mail zeitkritische Informationen enthält.
- Wenn Sie sich für eine dieser Anreden interessieren, kann es nicht schaden, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um zu sehen, zu welcher Uhrzeit (und an welchem Datum!) Ihr Empfänger Ihre Nachricht liest.
Schritt 4. Halten Sie Ihre Interpunktion einfach und angemessen
Der beste Weg, um eine Begrüßung zu formatieren, besteht darin, die gewünschte Anrede und den Namen des Empfängers einzugeben und dann ein Komma einzufügen, um den Augen beim Übergang zum Text der E-Mail zu helfen. Sie denken vielleicht, dass ein Ausruf ausdrucksvoller ist, aber es besteht die Möglichkeit, dass er als jugendlich oder unprofessionell gelesen wird.
- In einigen Fällen können Sie Ihre Begrüßung auch mit einem Doppelpunkt oder Bindestrich beenden, um einen formelleren bzw. beiläufigen Effekt zu erzielen.
- Zu viel Aufregung zu vermitteln, könnte die Person, der du schreibst, sogar verärgern, wenn sie deine Begeisterung nicht teilt.
Schritt 5. Stellen Sie sicher, dass Sie den Namen Ihres Empfängers richtig schreiben
Überprüfen Sie die Schreibweise des Namens der Person, wie er in einer früheren E-Mail oder einem Originaldokument erscheint, bevor Sie auf "Senden" klicken. Ein unschuldiger Rechtschreibfehler ist nicht das Ende des Wortes, aber wenn Sie den gleichen Fehler mehr als einmal machen, bedeutet dies, dass Sie sich nicht genug darum kümmern, es richtig zu machen.
- Wenn Sie auf einen besonders schwierigen oder ungewöhnlichen Namen stoßen, versuchen Sie, ihn von einer externen Quelle direkt in Ihre E-Mail zu kopieren und einzufügen.
- Sie laufen Gefahr, Ihren Leser zu verfremden, indem Sie seinen Namen inkonsistent falsch schreiben.
Methode 4 von 4: Erstellen der Eröffnungszeile Ihrer E-Mail
Schritt 1. Geben Sie gleich den Zweck Ihrer E-Mail an
Verwenden Sie Ihren ersten Satz, um Ihrem Empfänger genau zu sagen, warum Sie schreiben. So bleiben sie nicht hängen. Dies ist normalerweise so einfach, wie das, was Sie im Hauptteil Ihrer Nachricht besprechen werden, zu einer zentralen Idee zusammenzufassen und in eine kurze Einführung zu verwandeln.
- Ein solider Anfang für Ihre E-Mail könnte sein: „Ich schreibe, um mich zu erkundigen“oder „Ich wollte Ihre Meinung zu …“erfahren.
- Langweilen Sie Ihren Empfänger nicht mit einer langatmigen Präambel oder unnötigen Informationen. Sie müssen nicht um den heißen Brei herumreden – springen Sie einfach direkt hinein.
Schritt 2. Bedanken Sie sich bei Ihrem Empfänger, wenn Sie eine Antwort schreiben
Wenn Sie sich mit jemandem wegen einer Nachricht zurückmelden, die er Ihnen gesendet hat, ist es üblich, sich einen Moment Zeit zu nehmen, um sich zu bedanken. Für etwas gedankt zu werden, kann sehr erfreulich sein, und ein kleiner Dankbarkeitsausdruck wird Ihnen helfen, sicherzustellen, dass Ihre Korrespondenz auf dem richtigen Weg beginnt.
- Achten Sie beim Formulieren Ihres ersten Satzes darauf, den Zweck der ursprünglichen E-Mail zu bestätigen oder zusammenzufassen, z.
- Wenn Ihre Korrespondenz keinen geschäftlichen Bezug hat, könnten Sie mit etwas wie „Danke für Ihre Kontaktaufnahme“beginnen. Es ist so lange her, dass wir gesprochen haben!“
Schritt 3. Begrüßen Sie enge Kontakte mit einer persönlicheren Note
Wenn Sie Ihren Empfänger einigermaßen gut kennen, können Sie sich für einen sentimentalen Ansatz entscheiden, indem Sie ihn überprüfen oder nach Updates über sein Leben fragen. Persönliche Begrüßungen haben einen intimen Charakter und dienen dazu, eine freundliche, herzliche Dynamik aufzubauen.
- Sie können eine Leitlinie wie „Herzlichen Glückwunsch zum neuen Baby!“verwenden. oder "Ich war gerade in Brooklyn und es hat viele gute Erinnerungen geweckt", um einen Verwandten oder befreundeten Bürokollegen daran zu erinnern, dass sie in Ihren Gedanken sind.
- Stellen Sie sicher, dass alle persönlichen Kommentare oder Fragen, die Sie enthalten, Ihrer Beziehung zu Ihrem Empfänger angemessen sind. Fragen: „Wie gefällt Ihnen Ihre neue Wohnung?“könnte jemanden, den Sie nur ein- oder zweimal getroffen haben, herausschleichen.
Schritt 4. Arbeiten Sie mit etwas Humor als aufmerksamkeitsstarker Eisbrecher
Während Humor in der Berufswelt oft entmutigt wird, kann er, wenn er mit Bedacht eingesetzt wird, einen Moment willkommener Erleichterung von der tristen Natur der alltäglichen Kommunikation bieten. Die meisten Leute sind es gewohnt, trockene, auf den Punkt gebrachte E-Mails zu überfliegen, daher können lustige Grüße den Effekt haben, Ihren Leser zu fesseln und ihn engagierter zu machen.
„Wenn Sie die Dinge etwas auflockern möchten, versuchen Sie es mit einer Eröffnungszeile wie „Ist es schon Freitag?“oder „Ich weiß, wie sehr du es liebst, morgens als erstes von mir zu hören.“
Warnung:
Ein schlagfertiger Witz oder ein blödes Wortspiel können nützlich sein, um farblose professionelle E-Mails zu beleben, aber nur, wenn die Situation es erfordert.
Tipps
- Obwohl die Begrüßung kurz ist, ist sie einer der wichtigsten Teile einer geschäftlichen E-Mail. Es gibt Ihrem Empfänger im Wesentlichen einen ersten Eindruck von Ihnen und seinem professionellen Auftreten.
- Die Vor- oder Vornamen der meisten Personen finden Sie in ihren Absenderinformationen oder ihrer E-Mail-Adresse selbst.
- Wenn Sie nach Ihrer ersten E-Mail den Namen eines anonymen Empfängers erfahren, stellen Sie sicher, dass Sie ihn in nachfolgende Nachrichten aufnehmen, um die Änderung zu bestätigen und einen persönlicheren Akkord zu treffen.
