Obwohl sie heute nicht mehr so häufig verwendet werden, ist ein Faxgerät immer noch ein wichtiges Gerät, um wichtige Dokumente, Formulare und handschriftliche Notizen schnell und effizient zu übermitteln, insbesondere im Büroumfeld. Ein Faxgerät verwendet zum Senden und Empfangen von Dokumenten ein aktives Festnetztelefon, und die Verwendung ist so einfach wie das Wählen einer Telefonnummer. Sobald Sie Ihr Faxgerät richtig eingerichtet und sich mit den Methoden zum Senden und Empfangen eines Faxes vertraut gemacht haben, werden Sie im Handumdrehen Dokumente versenden!
Schritte
Teil 1 von 3: Einrichten Ihres Faxgeräts
Schritt 1. Positionieren Sie das Faxgerät
Stellen Sie das Faxgerät auf eine ebene Fläche in der Nähe von Steckdosen und einer Telefonbuchse. Achten Sie darauf, dass der Papiereinzug nach außen zeigt. Dadurch wird verhindert, dass eingehende Faxe und gescannte Dokumente zwischen der Wand und dem Gerät hängen bleiben und beschädigt werden.
Schritt 2. Schließen Sie die Stromquelle an
Stecken Sie das Faxgerät in die nächstgelegene Steckdose. Stellen Sie sicher, dass die Verbindung einwandfrei ist und der Stecker richtig in die Steckdose passt. Wenn das Faxgerät an die Stromquelle angeschlossen ist, stellen Sie sicher, dass es für den Rest der Einrichtung ausgeschaltet bleibt.
Schritt 3. Sichern Sie die Telefonleitung
Ein Faxgerät verwendet eine Telefonleitung zum Senden und Empfangen von Daten zum Erstellen und Drucken von Dokumenten. Sie funktionieren nicht über eine internetbasierte Telefonleitung. Stellen Sie sicher, dass Sie über eine aktive Telefonleitung und eine Telefonnummer für das Faxgerät verfügen, damit Ihr Gerät Signale zum Erstellen der Dokumente senden und empfangen kann.
Rufen Sie bei Bedarf Ihren Kabel- und Telefonanbieter an, um einen Festnetzanschluss einzurichten
Schritt 4. Schließen Sie das Telefonkabel an
Ein Standardtelefonkabel sollte an die Telefonbuchse des Faxgeräts angeschlossen werden, die sich normalerweise auf der Rückseite des Geräts befindet. Das andere Ende des Kabels sollte direkt an der nächsten Telefonbuchse in der Wand befestigt werden. Überprüfen Sie noch einmal, ob das Kabel mit dem Gerät und der Telefonbuchse an der Wand verbunden ist.
Schritt 5. Fügen Sie Papier und Tinte hinzu
Das Fax benötigt Papier und Tinte, um die eingehenden Dokumente zu erstellen und zu drucken. Stellen Sie sicher, dass Sie diese Materialien zur Hand haben.
- Bevor Sie das Papier einlegen, fächern oder blättern Sie den Papierstapel durch, um sicherzustellen, dass sie nicht zusammenkleben. Dies hilft, Papierstaus zu vermeiden.
- Jedes Gerät enthält einen bestimmten Typ, eine bestimmte Größe und eine bestimmte Anzahl von Tintenpatronen. Lesen Sie unbedingt die Anweisungen des Geräts, um zu entscheiden, welche Tinte am besten zu Ihrem Gerät passt.
Schritt 6. Überprüfen Sie die Verbindung
Sobald Ihr Faxgerät angeschlossen ist und Papier und Tinte eingelegt sind, schalten Sie das Gerät ein und überprüfen Sie die Telefonverbindung. Die Verbindung muss sicher sein, um das Faxgerät verwenden zu können.
- Prüfen Sie, ob das Festnetz richtig angeschlossen ist, indem Sie den Hörer des Faxgeräts abheben, falls dieser auf Ihrem Gerät verfügbar ist. Der Empfänger sollte einem Telefon ähneln. Achten Sie auf das Summen eines Wähltons, das anzeigt, dass die Verbindung sicher ist.
- Wenn das Fax keinen Empfänger hat, können Sie ein Telefon über die externe Telefonbuchse am Faxgerät anschließen. Sie sollten ein summendes Geräusch eines Wähltons hören, wenn die Verbindung in Ordnung ist.
Teil 2 von 3: Fax senden
Schritt 1. Schalten Sie das Gerät ein
Stellen Sie sicher, dass das Gerät eingeschaltet ist und das Telefonkabel fest sitzt, bevor Sie ein Dokument senden. Möglicherweise möchten Sie den Hörer auf einen Wählton überprüfen, um sicherzustellen, dass die Verbindung sicher ist.
Schritt 2. Verwenden Sie ein Deckblatt
Ein Deckblatt ist eine großartige Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Ihr Dokument an die richtige Person gelangt. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie Faxe an ein Unternehmen senden, in dem möglicherweise mehrere Mitarbeiter dasselbe Gerät verwenden. Ein Deckblatt sollte den Namen des Empfängers, seine und Ihre Faxnummer, Ihre Kontaktinformationen und die Anzahl der Seiten enthalten, die der Empfänger im Fax erwarten sollte.
Die Angabe der Seitenzahl auf dem Deckblatt ist für den Empfänger nützlich, damit er weiß, ob er alle erforderlichen Seiten erhalten hat
Schritt 3. Ordnen Sie die Dokumente richtig an
Achten Sie darauf, Seitenzahlen hinzuzufügen und die Seiten des Dokuments in die gewünschte Reihenfolge zu bringen, damit sie empfangen werden können. Sie möchten nicht, dass der Empfänger die Seiten zusammenrätselt. Dies kann zu Verwirrung führen und die beabsichtigte Bedeutung des Dokuments beeinträchtigen. Durch das Ordnen und Nummerieren der Seiten wird eine effiziente Informationsübertragung gewährleistet.
Schritt 4. Legen Sie die Dokumente in den Scanner ein
Bei den meisten Faxgeräten müssen Sie das Dokument entweder mit der bedruckten Seite nach oben oder mit der bedruckten Seite nach unten in den Scannerbereich des Faxgeräts einlegen. Es gibt keine Standardmethode für alle Geräte. Die meisten Faxgeräte zeigen mit einem leicht lesbaren Symbol auf der Vorderseite des Geräts an, welche Methode zu verwenden ist.
Schritt 5. Wählen Sie die Faxnummer des Empfängers
Wählen Sie über die Tastatur auf der Vorderseite des Faxgeräts die Faxnummer des Empfängers einschließlich der Vorwahl. Wenn Sie ein Dokument ins Ausland faxen, müssen Sie den Ländercode eingeben. Wenn es eine Firmennummer gibt, die für die externe Anwahl verwendet wird (oft „7“oder „9“), stellen Sie sicher, dass Sie diese Ziffer vor der Orts- oder Landesvorwahl und der Faxnummer eingeben.
Schritt 6. Senden Sie die Dokumente
Nachdem Sie die Nummer gewählt haben, müssen Sie bei den meisten Faxgeräten eine Taste „Senden“oder „Start“drücken, um das Dokument zu übertragen. Beobachten Sie, wie das Dokument übertragen wird, falls ein Fehler oder ein Papierstau auftritt. Wenn die Dokumentenübertragung erfolgreich war, druckt das Fax einen Fortschrittsbericht oder eine Bestätigungsseite aus. Wenn Sie eine Fehlermeldung erhalten, versuchen Sie erneut, das Dokument zu senden.
Teil 3 von 3: Ein Fax empfangen
Schritt 1. Überprüfen Sie die Verbindung
Stellen Sie sicher, dass das Faxgerät eingeschaltet ist. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Faxgerät an eine Stromquelle und die Telefonbuchse angeschlossen ist, um Faxe zu empfangen. Vielleicht möchten Sie den Hörer abnehmen und auf das Freizeichen hören, um eine ordnungsgemäße Verbindung zu gewährleisten.
Schritt 2. Überprüfen Sie den Papier- und Tintenvorrat
Stellen Sie im Faxgerät ausreichend Papier und Tinte bereit. Wenn Sie viele Dokumente per Faxgerät erhalten, sollten Sie diese Verbrauchsmaterialien regelmäßig überprüfen. Andernfalls kann dies verhindern, dass Sie ein Dokument vollständig erhalten oder seinen Eingang verzögern.
Schritt 3. Hören Sie auf den Klingelton
Das Faxgerät klingelt oder gibt einen Wählton von sich, wenn es ein eingehendes Dokument empfängt. Das Gerät ist so eingestellt, dass es diese Dokumente automatisch verarbeitet, sodass Sie zu diesem Zeitpunkt nichts unternehmen müssen. Vermeiden Sie während dieser Zeit das Drücken von Tasten am Gerät, da sonst die Verbindung gestört oder getrennt werden kann.
Schritt 4. Überprüfen Sie das Dokument
Nachdem das Faxgerät das Dokument erfolgreich empfangen hat, druckt es die Seiten in der Reihenfolge aus, in der sie vom Absender aufgegeben wurden. Überprüfen Sie das Deckblatt, um sicherzustellen, dass Sie der beabsichtigte Empfänger sind und dass alle Seiten erfolgreich übertragen und gedruckt wurden.
Schritt 5. Nachfassen mit dem Absender
Wenn Sie bestätigen möchten, dass Sie das Fax erhalten haben oder befürchten, dass Sie nicht alle erforderlichen Informationen erhalten haben, können Sie den Absender telefonisch oder per E-Mail kontaktieren. Die Kontaktinformationen können auf dem Deckblatt aufgeführt sein. Wenn Sie die Informationen des Absenders nicht zur Hand haben, besuchen Sie diese Seite.
