Wie Sie Zeit sparen können, indem Sie in Microsoft Outlook organisiert sind. Dies erfordert Disziplin, aber vor allem Organisation des Programms und des Umgangs mit den Tools.
Schritte
Schritt 1. Als erstes müssen Sie die Benachrichtigung über neue E-Mails deaktivieren
Ziehen Sie dazu das Menü Datei herunter, wählen Sie Extras und dann Optionen. Das Optionsfenster wird geöffnet. Klicken Sie auf der Registerkarte "Einstellungen" auf die Schaltfläche "E-Mail-Optionen". Klicken Sie im sich öffnenden Optionsfenster auf die Schaltfläche "Erweiterte E-Mail-Optionen". Sehen Sie im sich öffnenden Optionsfenster im Abschnitt "Wenn neue Artikel in meinem Posteingang eintreffen" nach. Deaktivieren Sie alle Optionen.
Schritt 2. Machen Sie den Kalender zu Ihrer Standardansicht in Outlook
Es bietet Ihnen einen Überblick über die geplante Arbeit für den Tag. Um den Kalender als Standardansicht festzulegen, öffnen Sie das Menü Datei, wählen Sie Extras und dann Optionen. Wählen Sie im Fenster "Optionen" die Registerkarte "Andere" und klicken Sie dann auf die Schaltfläche "Erweiterte Optionen". Suchen Sie im Fenster "Erweiterte Optionen" im Abschnitt "Allgemeine Einstellungen" und klicken Sie auf Durchsuchen. Der ausgewählte Ordner wird geöffnet. Wählen Sie im Fenster "Ordner auswählen" "Kalender" und klicken Sie dreimal auf OK.
Schritt 3. Um Ihre Aufgaben in das Standardfenster aufzunehmen, ziehen Sie das Menü Datei herunter und wählen Sie Ansicht und dann Aufgabenblock
Schritt 4. Um nur die heute fälligen Aufgaben anzuzeigen, ziehen Sie das Menü Datei herunter und wählen Sie Ansicht, dann "Aufgabenblockansicht" und dann "Aufgaben von heute"
Schritt 5. Planen Sie jeden Tag eine bestimmte Zeit ein, um Ihre E-Mails anzuzeigen
Legen Sie 2 bis 3 Mal am Tag fest, mit Ihren E-Mails zu arbeiten, und sehen Sie sie sich zu keiner anderen Zeit an. E-Mails sind eine Ablenkung und hindern Sie daran, echte Arbeit zu erledigen.
Schritt 6. Wenn Sie E-Mails lesen, leeren Sie immer Ihren Posteingang. Am Ende der E-Mail-Sitzung sollte nie etwas übrig bleiben. Um Ihren Posteingang zu leeren, müssen Sie entscheiden, was mit jeder E-Mail geschehen soll. Sie haben vier Möglichkeiten: Löschen, aufschieben, delegieren oder tun.
Schritt 7. Wenn Sie die E-Mail bearbeitet haben, löschen Sie sie
Schritt 8. Um eine E-Mail zu verschieben, erstellen Sie eine Aufgabe, indem Sie die E-Mail auf die Aufgabenschaltfläche in der unteren linken Ecke von Outlook ziehen
Eine Aufgabe wird automatisch erstellt; Wählen Sie ein Startdatum und eine Startzeit sowie ein Fälligkeitsdatum und eine Fälligkeitszeit aus und speichern Sie es.
Schritt 9. Um eine E-Mail zu delegieren, erstellen Sie eine Aufgabe und weisen Sie die Aufgabe einer anderen Person zu oder leiten Sie die E-Mail an eine andere Person weiter
Schritt 10. Die letzte Möglichkeit besteht darin, die für die E-Mail erforderliche Aufgabe zu erledigen
Wenn Sie dies tun, löschen Sie sie aus Ihrem Posteingang oder verschieben Sie sie in einen persönlichen Ordner, in dem Sie alte bearbeitete E-Mails aufbewahren.
Schritt 11. Um Zeit in Ihrem Kalender zu blockieren, ziehen Sie eine E-Mail auf die Kalenderschaltfläche in der unteren linken Ecke von Outlook
Eine Besprechungsnotiz wird geöffnet. Geben Sie die Uhrzeit und das Datum ein, die Sie sperren möchten, und speichern Sie sie. Eine Kopie der E-Mail wird der Sitzungsmitteilung beigefügt. Löschen Sie die E-Mail aus dem Posteingang oder verschieben Sie sie in einen persönlichen Ordner.