Obwohl die Benutzer weniger häufig Dokumente faxen als früher, müssen Sie möglicherweise von Zeit zu Zeit ein Fax senden. Es gibt nach wie vor viele gute Gründe, ein Fax zu versenden, insbesondere wenn Sie Verträge versenden oder Ihr Empfänger nicht über die erforderliche Technik oder Ausstattung verfügt, um Papiere anderweitig zu übermitteln. Glücklicherweise können Sie Dokumente mit einem Faxgerät, einem Computer oder sogar einem Smartphone faxen.
Schritte
Methode 1 von 3: Verwenden eines Faxgeräts
Schritt 1. Richten Sie Ihr Faxgerät ein
Um Faxe mit einem Faxgerät senden und empfangen zu können, müssen Sie sicherstellen, dass Ihr Faxgerät eingesteckt und mit Ihrem Festnetzanschluss verbunden ist.
- Eine Standleitung wird empfohlen, wenn Sie häufig faxen, da Sie Faxgerät und Telefon nicht gleichzeitig verwenden können.
- Sie sollten auch sicherstellen, dass Ihr Faxgerät über Toner und Papier verfügt, wenn Sie Faxe empfangen möchten.
- Wenn Sie zu Hause oder bei der Arbeit kein Faxgerät haben, können Sie eines kostenlos von Ihrer örtlichen öffentlichen Bibliothek zusenden. Sie können auch zu einem Geschäft wie Kinko's oder The UPS Store gehen, um Ihre Dokumente gegen eine Gebühr zu faxen. Diese Optionen funktionieren am besten, wenn Sie nicht erwarten, häufig Faxe zu senden.
Schritt 2. Passen Sie Ihre Einstellungen an
Alle Faxgeräte sind unterschiedlich, aber Sie haben in der Regel die Möglichkeit, bestimmte Einstellungen anzupassen. Lesen Sie Ihr Benutzerhandbuch, um mehr über die spezifischen Funktionen Ihres Geräts zu erfahren.
- Wenn Sie sicher sein möchten, dass Ihr Fax erfolgreich übertragen wurde, aktivieren Sie die Einstellung für die Bestätigungsseite. Wenn diese Funktion aktiviert ist, druckt das Gerät nach dem Senden eines Faxes eine Seite, die Sie darüber informiert, ob die Übertragung erfolgreich war oder nicht.
- Sie können auch eine Faxkopfzeile einrichten, bei der es sich um eine Textzeile handelt, die am Anfang jedes gesendeten Dokuments angezeigt wird. Es enthält normalerweise grundlegende Informationen darüber, von wem das Fax stammt.
- Wenn Sie auch Faxe empfangen möchten, können Sie zwischen dem automatischen Empfangsmodus oder dem manuellen Empfangsmodus wählen, bei dem Sie jedes eingehende Fax annehmen müssen.
Schritt 3. Sammeln Sie Ihre Dokumente
Die Verwendung der Originaldokumente anstelle von Fotokopien bietet dem Empfänger ein saubereres und leichter lesbares Dokument.
Verwenden Sie ein Deckblatt über den zu faxenden Seiten. Das Deckblatt sollte Informationen wie den Namen und die Faxnummer des Absenders, den Namen und die Faxnummer des Empfängers, das Datum und die Seitenzahl des Fax enthalten
Schritt 4. Legen Sie Ihre Dokumente in das Gerät ein
Viele Maschinen haben sowohl einen Papiereinzug als auch einen Flachbettbildschirm. Wenn Sie nur eine Seite haben, können Sie beide Funktionen verwenden. Wenn Sie mehrere Seiten haben, funktioniert der Papiereinzug normalerweise besser.
- Wenn Sie den Papiereinzug verwenden, können Sie alle Ihre Seiten gleichzeitig einlegen. Ihr Faxgerät sollte ein Symbol haben, das angibt, in welche Richtung die Papiere im Papiereinzug zeigen sollten. Einige Faxgeräte bieten auch die Möglichkeit, beide Seiten eines Dokuments zu scannen und zu faxen. Überprüfen Sie daher in Ihrem Benutzerhandbuch, ob dies auf Ihrem Gerät möglich ist.
- Wenn Sie den Flachbettbildschirm verwenden, heben Sie den Deckel oben am Gerät an und legen Sie Ihr Dokument mit der bedruckten Seite nach unten auf den Glasbildschirm. Stellen Sie sicher, dass Ihr Dokument an den Markierungen auf dem Bildschirm ausgerichtet ist und schließen Sie den Deckel, bevor Sie fortfahren.
Schritt 5. Geben Sie die Faxnummer ein
Geben Sie bei der Eingabe der Nummer unbedingt die Vorwahl, die Landesvorwahl und alle Nummern an, die Sie anrufen müssen. Geben Sie die Nummer genau so ein, wie Sie die Nummer mit einem Telefon anrufen würden.
Schritt 6. Drücken Sie die Senden-Taste
Nach einigen Sekunden hören Sie, wie das Gerät mit der Übertragung des Faxes beginnt und die Papiere werden in das Faxgerät eingezogen.
Die Taste an Ihrem Gerät sagt möglicherweise "Los" oder "Fax" anstelle von "Senden"
Schritt 7. Suchen Sie nach einer Bestätigungsnachricht
Einige Geräte zeigen eine Meldung auf dem Bildschirm an, um Sie darüber zu informieren, ob Ihr Fax erfolgreich übertragen wurde. Wenn Sie Ihre Einstellungen für den Empfang gedruckter Bestätigungen konfiguriert haben, druckt Ihr Gerät eine Seite mit detaillierten Informationen zum Faxstatus.
Methode 2 von 3: Faxen mit einem Computer
Schritt 1. Wählen Sie ein Programm
Wenn Sie ein Fax von einem Computer aus senden, haben Sie die Möglichkeit, eine auf Ihrem Computer installierte Software oder einen Onlinedienst zu verwenden.
- Einige Betriebssysteme enthalten Programme, mit denen Sie Faxe senden können. Windows 7 verfügt beispielsweise über ein Tool namens Fax and Scan, mit dem Sie ein Fax ohne Faxgerät senden können.
- Um Computersoftware verwenden zu können, müssen Sie Ihren Computer an eine Telefonleitung anschließen. Wenn dies nicht möglich ist, versuchen Sie es stattdessen mit einem Online-Dienst.
- Es stehen mehrere Online-Dienste zur Verfügung, darunter MyFax, eFax und FaxZero. Einige sind kostenlos, für andere ist ein Abonnement oder eine Mitgliedschaft erforderlich, und bei einigen Diensten müssen Sie per Fax bezahlen.
Schritt 2. Öffnen Sie das Programm und erstellen Sie ein neues Fax
Jedes Programm ist einzigartig, aber Sie sollten eine Option namens "Neues Fax erstellen" oder ähnlich sehen.
Schritt 3. Hängen Sie Ihre Dokumente an
Um Dokumente mit einem Computer zu faxen, müssen Sie sie in Ihre Nachricht hochladen. Sie sollten eine Schaltfläche mit der Aufschrift "Dokumente hochladen" oder etwas Ähnliches sehen.
- Wenn Sie über elektronische Dokumente verfügen, können Sie diese auf Ihrem Computer suchen und an Ihre Nachricht anhängen.
- Wenn Sie Papierdokumente haben, müssen Sie einen Scanner verwenden, um sie zu digitalisieren. Wenn Sie keinen Scanner haben, können Sie auch ein Foto von den Dokumenten machen und es sich entweder per E-Mail zusenden oder das Bild direkt auf Ihren Computer hochladen.
Schritt 4. Geben Sie die Faxnummer und eine Nachricht ein
Geben Sie eine kurze Nachricht an Ihren Empfänger in das dafür vorgesehene Feld auf dem Bildschirm ein, so als würden Sie eine E-Mail senden. Dieses dient als Deckblatt, sodass Sie kein separates Deckblatt anbringen müssen. Außerdem müssen Sie die Faxnummer des Empfängers in das Feld TO eingeben.
Möglicherweise werden Sie auch aufgefordert, einen Bestätigungscode einzugeben, um zu beweisen, dass Sie kein Roboter sind
Schritt 5. Klicken Sie auf Senden
Nachdem Sie Ihre Dokumente angehängt, Ihre Nachricht eingegeben und die Faxnummer des Empfängers eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, und Sie sind fertig.
Methode 3 von 3: Verwenden eines Mobiltelefons oder Tablets
Schritt 1. Laden Sie eine App herunter
Es gibt eine Vielzahl von mobilen Apps für Telefone und Tablets, mit denen Sie Faxe genauso senden können, wie Sie es von Ihrem Computer aus tun würden. Einige Apps sind kostenlos, während andere möglicherweise eine Gebühr erheben. Beliebte Apps sind Files Anywhere, Fax Burner und JotNot Fax.
Einige Apps geben Ihnen eine temporäre Faxnummer, was möglicherweise nicht ideal ist, wenn Sie häufig senden und empfangen
Schritt 2. Öffnen Sie die App und wählen Sie Ihr Dokument aus
Sobald Sie die App auf Ihrem Mobilgerät öffnen, werden Sie aufgefordert, ein neues Fax zu erstellen. Als erstes müssen Sie das Dokument auswählen, das Sie faxen möchten.
- Wenn Ihr Dokument lokal auf Ihrem Gerät, in Ihrer E-Mail oder in einem Cloud-Speicherdienst wie DropBox gespeichert ist, sollten Sie Ihr Dokument in der App suchen und hochladen können.
- Wenn Sie ein Papierdokument haben, können Sie mit Ihrem Telefon oder Tablet ein Foto von Ihrem Dokument machen und es an Ihre Nachricht anhängen.
Schritt 3. Geben Sie die Faxnummer und eine Nachricht ein
Geben Sie eine Nachricht an Ihren Empfänger ein, als ob Sie das Fax von einem Computer aus senden würden. Geben Sie unbedingt die Faxnummer des Empfängers in das Feld AN Ihrer Nachricht ein.
Schritt 4. Klicken Sie auf Senden
Nachdem Sie Ihre Dokumente angehängt, Ihre Nachricht eingegeben und die Faxnummer des Empfängers eingegeben haben, klicken Sie auf die Schaltfläche Senden und Ihr Fax wird gesendet.
Tipps
- Rüsten Sie auf einen All-in-One-Drucker auf, wenn Sie von zu Hause oder im Büro aus faxen möchten, ohne Software herunterzuladen, Dokumente auf eine Website hochzuladen oder ein separates Faxgerät zu kaufen. Sie benötigen weiterhin eine Telefonverbindung.
- Wenn Sie ein Konto bei einem Online-Faxdienst wie RingCentral oder eFax haben, können Sie mit Ihrem Konto Faxe direkt aus Gmail senden. Sie müssen lediglich die Faxnummer, an die Sie senden möchten, gefolgt von @domainname.com in das Feld TO eingeben. Wenn Sie beispielsweise eFax verwenden, geben Sie [email protected] ein.
- Faxgeräte stauen sich manchmal und Seiten kleben manchmal zusammen. In diesem Fall müssen Sie Ihr Dokument erneut senden.
