So schreiben Sie eine E-Mail (mit Bildern)

2024 Autor: Gilbert Ryder | [email protected]. Zuletzt bearbeitet: 2023-12-16 17:23

Eine E-Mail zu schreiben ist ziemlich einfach, aber es gibt ein allgemeines Format, das Sie im Hinterkopf behalten sollten. Beachten Sie auch die Unterschiede zwischen informellen und formellen E-Mails. Hier ist, was Sie wissen müssen.

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Schritte

Teil 1 von 5: E-Mail-Grundlagen

Schritt 1. Richten Sie eine E-Mail-Adresse ein

Wenn Sie noch keine E-Mail-Adresse haben, müssen Sie sich bei einem E-Mail-Anbieter anmelden, bevor Sie fortfahren. Zum Glück gibt es viele kostenlose webbasierte E-Mail-Anbieter, bei denen Sie kostenlos eine kostenlose E-Mail-Adresse erhalten können. Einige der beliebtesten sind:

Google Mail
heisse Mail
Yahoo Mail

Schritt 2. Klicken Sie auf „Verfassen“oder „Neu“

Bevor Sie eine E-Mail schreiben können, müssen Sie ein neues, leeres Nachrichtenfeld öffnen, in das Sie Ihre E-Mail schreiben können. Die genaue Methode variiert je nach verwendetem Dienst, aber normalerweise befindet sich oben auf der Seite eine Schaltfläche mit ein Label wie „Verfassen“, „Neu“oder „Neue Nachricht“.

Wenn Sie sich nicht sicher sind, wie Sie eine neue Nachricht erstellen, lesen Sie die Hilfeseiten Ihres E-Mail-Dienstes, um mehr darüber zu erfahren

Schritt 3. Listen Sie die E-Mail-Adressen der Empfänger auf

Sie müssen keine eigene E-Mail-Adresse angeben, aber Sie müssen die E-Mail-Adresse der Person oder der Personen angeben, an die Sie die E-Mail senden möchten.

Ein Leerzeichen reicht oft aus, um mehrere E-Mail-Adressen zu trennen, aber einige Dienste verlangen, dass Sie mehrere Adressen durch ein Komma oder eine andere Form von Satzzeichen trennen. Wenn dies der Fall ist, sollten diese Anweisungen von Ihrem spezifischen E-Mail-Anbieter angegeben werden.
Geben Sie die E-Mail-Adresse des Hauptempfängers oder der Hauptempfänger in das Feld "An:" ein. Der Hauptempfänger bezieht sich normalerweise auf jeden, für den die E-Mail direkt bestimmt ist oder an den sie im E-Mail-Text adressiert ist.
Geben Sie andere E-Mail-Adressen in das Feld „CC:“ein. Dies ist das Feld „Kopie“. Ein Empfänger sollte im Feld „CC:“aufgeführt werden, wenn die E-Mail ihn nicht direkt erwähnt, aber auf etwas verweist, das die Person beachten sollte.
Verwenden Sie das Feld „BCC:“, um E-Mail-Adressen auszublenden. Wenn Sie nicht möchten, dass die Empfänger einer E-Mail eine Liste der E-Mail-Adressen sehen, an die die Nachricht gesendet wurde, sollten Sie diese E-Mail-Adressen in das Feld „Blindkopie“eingeben.

Schritt 4. Fügen Sie ein informatives Thema hinzu

Bei jedem E-Mail-Dienst können Sie einen Betreff oder Titel für Ihre E-Mail in das Feld „Betreff“eingeben.

Der Betreff sollte kurz sein, aber dem Empfänger auch eine Vorstellung davon geben, worum es in der E-Mail geht.
- Eine beiläufige E-Mail an einen Freund könnte beispielsweise einfach "Was ist los?" sagen. Wenn Sie jedoch eine Frage zu einer Aufgabe per E-Mail senden, lautet die Betreffzeile möglicherweise etwa „Mathehausaufgaben“.
- Ebenso könnte eine Frage an einen Betreuer oder Professor mit einer Betreffzeile wie „Frage“oder „Frage zu…“gekennzeichnet werden, gefolgt von einem kurzen Etikett, das das betreffende Thema beschreibt.
Beachten Sie, dass eine Nachricht ohne Betreff im Posteingang eines Empfängers mit dem Label „(kein Betreff)“angezeigt wird.

Schritt 5. Schreiben Sie den Text Ihrer E-Mail

Der Text Ihrer E-Mail sollte in das große Textfeld unter der Betreffzeile geschrieben werden.

Der Text jeder E-Mail sollte normalerweise eine Anrede, eine Nachricht und einen Abschluss enthalten.
E-Mails sind von Natur aus schnell, daher sollten Sie die Länge Ihrer Nachricht im Allgemeinen ziemlich kurz halten.

Schritt 6. Klicken Sie auf die Schaltfläche "Senden"

Nachdem Sie mit der Eingabe Ihrer E-Mail fertig sind, überprüfen Sie sie, um sicherzustellen, dass keine Rechtschreib- oder Grammatikfehler vorliegen und dass die Nachricht eindeutig auf das Thema eingeht, das Sie ansprechen möchten. Wenn die E-Mail fertig ist, klicken Sie im Nachrichtenfeld auf die Schaltfläche „Senden“, um sie an die aufgeführten Empfänger zu versenden.

Teil 2 von 5: Eine freundliche E-Mail schreiben

Schritt 1. Wissen Sie, wann eine freundliche E-Mail angebracht ist

Freundliche E-Mails sollten für Ihre Lieben reserviert sein, einschließlich Freunde, Familie und romantische Partner. Wenn die Nachricht lockerer Natur ist und Sie sie an jemanden senden, mit dem Sie informell sind, können Sie eine freundliche E-Mail senden.

Das einzige Mal, dass Sie einer Familie oder einem Freund keine freundliche E-Mail senden würden, wäre, wenn Sie eine Gruppen-E-Mail mit offiziellem Charakter senden, wie z. B. einen Spendenaufruf oder eine Verkaufsanzeige. Da diese E-Mails wahrscheinlich auch an Personen gesendet werden, mit denen Sie keine gelegentlichen Beziehungen haben, müssen Sie die E-Mails auf sie ausrichten

Schritt 2. Halten Sie die Betreffzeile locker

Eine Betreffzeile ist nicht unbedingt erforderlich, aber es ist dennoch eine gute Idee, einen Betreff anzugeben. Halten Sie es kurz, bündig und auf den Punkt.

Wenn Sie nur eine E-Mail schreiben, um sich mit einem Freund zu treffen, können Sie eine humorvolle Betreffzeile oder eine einfache wie "Lange nicht gesehen!"
Wenn Sie mit einem Zweck schreiben, erwähnen Sie diesen Zweck. Wenn Sie beispielsweise eine E-Mail über einen Gruppenausflug schreiben möchten, beschriften Sie die E-Mail mit einem Betreff, der diesen Ausflug ausdrücklich erwähnt.

Schritt 3. Ziehen Sie in Betracht, den Empfänger mit Namen anzusprechen

Für eine freundliche E-Mail ist dies nicht unbedingt erforderlich, aber es ist dennoch eine höfliche Art, den Text Ihrer Nachricht zu beginnen.

Ihre Anrede kann so einfach sein wie die Angabe des Namens der Person:

„Bob“,
Alternativ können Sie auch eine freundliche Begrüßung mit diesem Namen einfügen:
- "Hey Bob!"
- "Hallo Bob,"
- "Morgen Bob!"

Schritt 4. Schreiben Sie Ihre Nachricht klar, aber halten Sie Ihre Sprache locker

Der Text Ihrer Nachricht sollte leicht verständlich sein, aber der Ton sollte informell und gesprächig sein.

Lesen Sie Ihre E-Mail und fragen Sie sich, ob der Inhalt der E-Mail so klingt, wie Sie persönlich sprechen. Wenn ja, dann haben Sie einen guten Ton für eine freundliche E-Mail erreicht.
Verwenden Sie Kontraktionen. Kontraktionen sind kein Teil des formellen Schreibens, aber sie sind ein üblicher Bestandteil alltäglicher Konversationen und eignen sich daher für eine freundliche E-Mail.
Fühlen Sie sich frei, Slang zu verwenden. Falls gewünscht, können Sie Internet-Slang einfügen: „thx“statt „danke“, „4“statt „für“, „l8r“statt „später“usw.
Verwenden Sie bei Bedarf auch Emoticons.:)

Schritt 5. Ziehen Sie in Betracht, Ihren Namen zu unterschreiben

Wie bei Anreden ist ein Abschluss oder eine Unterschrift für eine freundliche E-Mail nicht unbedingt erforderlich, kann aber eine gute Möglichkeit sein, die Nachricht zu beenden.

Ihr Abschluss kann so einfach sein wie Ihr Name:
- "Jene"
- "-Jen"
Sie können mit Ihrem Abschluss auch etwas kreativer werden:
- "Später! Jens"
- "Diese E-Mail wird sich in 3…2…1… selbst zerstören."

Teil 3 von 5: Eine formelle E-Mail schreiben

Schritt 1. Verstehen Sie, wann formelle E-Mails erforderlich sind

Sie sollten eine formelle E-Mail verwenden, wenn Sie jemandem schreiben, mit dem Sie nicht beiläufig sind. Dazu gehören unter anderem Vorgesetzte, Mitarbeiter, Klienten und Kunden, Ausbilder sowie Gemeinde- oder politische Beamte.

Beachten Sie, dass Sie bei einer Person, die in eine dieser Kategorien fällt, möglicherweise keine strengen formellen E-Mails benötigen, sobald Sie eine Arbeitsbeziehung mit dieser Person aufbauen. Wenn eine "formelle" E-Mail etwas zu starr wird, sollten Sie eine "halbformelle" E-Mail schreiben.
- Der Ton Ihrer Nachricht kann etwas gesprächiger sein, aber Sie sollten sich vom Internet-Slang fernhalten.
- Sie sollten trotzdem Ihre Unterschrift beifügen, aber möglicherweise müssen Sie nicht alle Ihre Kontaktinformationen unter Ihrem Namen angeben.

Schritt 2. Fügen Sie ein informatives Thema hinzu

Das Thema sollte kurz, aber genau sein. Kommen Sie gleich zur Sache.

Beispiel:
- "Aufsatzfrage" (wenn Sie eine E-Mail an einen Professor schreiben, in der Sie nach Details zu einer Aufsatzaufgabe gefragt werden)
- "Bewerbung für eine Stellenanzeige im Management" (beim Versenden einer E-Mail auf eine Stellenanzeige)
- "Problem mit Teil #00000" (wenn Sie eine E-Mail eingeben, um den Kundendienst anzufordern oder ein technisches Problem zu melden)

Schritt 3. Geben Sie eine formelle Anrede ein

Eine formelle Anrede sollte das Wort "Sehr geehrte Damen und Herren" gefolgt vom Namen des Empfängers enthalten. Verwenden Sie den Nachnamen des Empfängers und einen passenden Titel und folgen Sie der Anrede mit einem Doppelpunkt.

Beispiel:
- "Sehr geehrter Herr Smith:"
- "Sehr geehrte Frau Jones:"
- "Sehr geehrter Dr. Evans:"

Schritt 4. Stellen Sie sicher, dass der Text Ihrer E-Mail prägnant und korrekt ist

Beschränken Sie den Inhalt Ihrer E-Mail auf wenige Absätze, die den Betreff Ihrer E-Mail direkt ansprechen. Verwenden Sie formale Sprache und stellen Sie sicher, dass Ihre Rechtschreibung und Grammatik korrekt sind.

Vermeiden Sie die Verwendung von Kontraktionen.
Verwenden Sie keinen Internet-Slang oder Emoticons.

Schritt 5. Fügen Sie einen geeigneten Abschluss hinzu

Der gebräuchlichste Abschluss ist "Mit freundlichen Grüßen", aber es gibt auch ein paar andere, die funktionieren können. Halten Sie den Schluss höflich und folgen Sie ihm mit einem Komma.

Weitere mögliche Schließungen sind:
- Grüße
- Hochachtungsvoll
- Mit freundlichen Grüßen
- Dankeschön
- Besten Wünsche

Schritt 6. Geben Sie gegebenenfalls Kontaktinformationen in Ihrer Signatur an

Fügen Sie Ihren vollständigen Namen unter dem Abschluss Ihrer E-Mail ein. Unter Ihrem Namen können Sie Ihren offiziellen Titel und alle nützlichen Kontaktinformationen angeben.

Ihr Titel sollte, falls vorhanden, Ihre Position und den Namen des Unternehmens oder der Institution enthalten, der Sie angehören.
Geben Sie mindestens Ihre Telefonnummer, Faxnummer und E-Mail-Adresse an. Sie können auch Ihre Postanschrift und Website-URL angeben.

Teil 4 von 5: Spezifische Arten von freundlichen E-Mails

Schritt 1. Schreiben Sie eine E-Mail an einen Freund, der weggezogen ist.

Wenn ein Freund, Verwandter oder Angehöriger vor kurzem an einen neuen Ort gezogen ist, schreiben Sie eine E-Mail, um sich einzuchecken, indem Sie nach dem Umzug, der neuen Nachbarschaft usw. fragen.

Schritt 2. Senden Sie eine freundliche E-Mail an einen Freund, der Ihnen nie eine E-Mail-Adresse gegeben hat

Wenn Sie die E-Mail-Adresse eines zufälligen Freundes von einem Dritten erhalten haben, ist es wichtig, dass Sie Ihre E-Mail-Adresse verwenden, um die Richtigkeit der Adresse zu überprüfen und schnell zu klären, wer Sie sind.

Schritt 3. Erfahren Sie, wie Sie einem Mann eine E-Mail schreiben.

Wenn du als Mädchen zum ersten Mal eine E-Mail an einen Mann schreibst, fühlst du dich vielleicht etwas verunsichert. Dies gilt insbesondere, wenn der Typ, an den du schreibst, potenzielles Crush-Material ist. Versuchen Sie, eine E-Mail zu schreiben, die beiläufig, aber intelligent und gefasst wirkt.

Obwohl es ein ziemlich riskanter Schachzug ist, kannst du einem Typen auch per E-Mail sagen, dass du ihn magst

Schritt 4. Verstehe, wie man einem Mädchen eine E-Mail schreibt.

Wenn Sie ein Mann sind, der zum ersten Mal eine E-Mail an ein Mädchen schreibt, kann die Aufgabe ziemlich entmutigend erscheinen. Bleiben Sie cool und schreiben Sie eine Nachricht, die sowohl lässig als auch gut zusammengestellt ist.

Schritt 5. Verfassen Sie eine flirtende E-Mail

Wenn Sie mit dem Empfänger Ihrer E-Mail süß und verspielt sein möchten, verwenden Sie die gleiche Sprache, die Sie verwenden würden, um mit dieser Person in Wirklichkeit zu flirten. Auch Emoticons und „Umarmungen und Küsse“(xoxo) sind praktisch.

Schreibe auf ähnliche Weise eine flirtende E-Mail an jemanden auf einer Dating-Website. Für eine solche E-Mail müssen Sie jedoch sowohl kokett als auch informativ sein, damit der Empfänger eine gute Vorstellung davon bekommt, wer Sie sind

Schritt 6. Schreiben Sie eine Liebes-E-Mail

Im digitalen Zeitalter kann die Liebesmail als Äquivalent zum Liebesbrief angesehen werden. Wenn Ihr romantischer Partner abwesend ist und Sie eine kurze Nachricht senden möchten, in der Sie Ihre Liebe zum Ausdruck bringen, ist eine E-Mail der schnellste Weg, dies zu tun.

Teil 5 von 5: Spezifische Arten formeller E-Mails

Schritt 1. Bewerben Sie sich per E-Mail auf eine Stelle

Wenn Sie Ihren Lebenslauf und Ihre Bewerbung per E-Mail einsenden, müssen Sie angeben, auf welche Stelle Sie sich bewerben, warum Sie diese wünschen und welche Qualifikationen Sie für die Stelle mitbringen. Sie sollten auch Ihren Lebenslauf als Anhang beifügen.

Ebenso können Sie sich auch per E-Mail für ein Praktikum bewerben. Beschreiben Sie, welche Art von Praktikum Sie suchen und wie es Ihnen hilft, Ihre Karriereziele zu erreichen. Begründen Sie auch, warum Sie für das Praktikum ausgewählt werden sollten.
Senden Sie eine Folge-E-Mail, wenn Sie noch keine Antwort auf die Stelle erhalten haben, auf die Sie sich beworben haben.

Schritt 2. Wissen Sie, wie Sie Ihrem Professor eine E-Mail schreiben

Eine E-Mail an einen Professor mag einschüchternd erscheinen, aber es ist nicht schwieriger als jede andere formelle E-Mail. Dein Professor ist wahrscheinlich eine vielbeschäftigte Person, also halte deine Fragen so kurz wie möglich.

Wenn Ihr Professor Sie gut genug kennt, können Sie ihn auch per E-Mail um ein Empfehlungsschreiben bitten

Schritt 3. Schreiben Sie einen Anfragebrief per E-Mail

Ein Anfragebrief ist ein Brief, in dem ein Redakteur gefragt wird, ob er oder sie erwägen würde, ein schriftliches Werk zur Veröffentlichung in Erwägung zu ziehen. Sie müssen das betreffende Werk gut genug beschreiben, um dem Redakteur eine gute Vorstellung davon zu geben, worum es geht.

Schritt 4. Verwenden Sie E-Mail, um die Personalabteilung zu kontaktieren

Wenn Sie ein Personalproblem in Ihrem Unternehmen haben, können Sie es am schnellsten lösen, indem Sie eine E-Mail an die richtigen Personen in der Personalabteilung senden. Stellen Sie sicher, dass die E-Mail das Problem eindeutig anspricht.