Eine E-Mail zum Teilen von Wissen ist eine E-Mail zum Austausch von Informationen, insbesondere am Arbeitsplatz oder in einem anderen beruflichen Umfeld. Der Austausch von Wissen ist eine großartige Möglichkeit, Ihren Kollegen zu zeigen, dass Sie sich um sie kümmern und ihr Wissen mit ihnen teilen möchten, in der Hoffnung, dass sie ihnen in Zukunft helfen können. Es kann auch helfen, Ihre beruflichen Verbindungen zu stärken. Versuchen Sie, Ihre E-Mails zum Teilen von Wissen so klar und verständlich wie möglich zu gestalten. Dies wird es anderen erleichtern, sie zu verstehen und zu absorbieren.
Schritte
Methode 1 von 2: Verfassen Ihrer E-Mail
Schritt 1. Geben Sie in der Betreffzeile den Zweck Ihrer E-Mail klar und kurz an
Schreiben Sie eine Betreffzeile, die Ihrem Publikum eine klare Vorschau darauf gibt, was Sie beim Öffnen Ihrer E-Mail erwartet. Versuchen Sie, die Länge der Betreffzeile auf etwa 7 Wörter zu beschränken.
- Wenn Sie beispielsweise das Wissen, das Sie während der Teilnahme an einer Programmierkonferenz gewonnen haben, teilen möchten, können Sie die Betreffzeile wie folgt festlegen: „Schlüsselaussagen von der Miami Coders Conference 2020“.
- E-Mails mit vagen oder zu langen Betreffzeilen werden viel seltener geöffnet. Vermeiden Sie kurze Betreffzeilen von nur 1-2 Wörtern, die nicht effektiv sagen, worum es in der E-Mail geht.
Spitze: Wenn Sie möchten, dass die Leute Ihre E-Mail zum Wissensaustausch innerhalb eines bestimmten Zeitraums lesen, geben Sie ein Datum in die Betreffzeile ein. Du könntest zum Beispiel „Industry Advances to Discuss in Meeting 2. August“schreiben.
Schritt 2. Beginnen Sie die E-Mail mit einer Begrüßung, die sich an Ihre spezifische Zielgruppe richtet
Denken Sie an die Zielgruppe, an die Sie Ihre E-Mail zum Wissensaustausch senden möchten, und wählen Sie eine Begrüßung mit einem angemessenen Maß an Formalität. Machen Sie die Begrüßung mit allen, die die E-Mail erhalten.
- Wenn Sie die E-Mail beispielsweise an ein kleines Team von Programmierern senden, mit denen Sie eng zusammenarbeiten und die Sie gut kennen, können Sie die E-Mail mit etwas super Lässigem und Freundlichem beginnen wie: „Guten Tag, meine Coding-Ninjas-Kollegen.“
- Wenn Sie eine E-Mail zum Wissensaustausch an Vorgesetzte oder eine Gruppe mit Personen senden, die Sie nicht persönlich kennen, können Sie eine formellere Begrüßung wählen wie: „Sehr geehrte Vorstandsmitglieder“oder „ Guten Morgen, Marketingteam.“
- Wenn Sie Ihr Wissen mit nur 1 oder 2 Personen teilen, können Sie diese in Ihrer E-Mail-Begrüßung mit Namen ansprechen.
- Im Zweifelsfall können Sie einfach etwas Allgemeines verwenden wie: „Hallo, alle“oder „Guten Tag“.
Schritt 3. Schreiben Sie am Anfang der E-Mail einen kurzen Hintergrund oder Kontext
Beginnen Sie mit einem kurzen Absatz direkt unter Ihrer Begrüßung, der erklärt, was Sie in Ihrer E-Mail teilen werden. Dies gibt den Lesern mehr Kontext für das, was sie gleich lesen werden, als die Betreffzeile.
Wenn Sie zum Beispiel Erkenntnisse aus einer Programmierkonferenz teilen, können Sie etwas schreiben wie: „Letzte Woche hatte ich das Glück, an der Ausgabe 2020 der Miami Coders Conference teilzunehmen. Ich möchte mit Ihnen einige der wichtigsten Erkenntnisse aus der zweitägigen Konferenz teilen, bei der wir uns über Künstliche Intelligenz und Coding-Trends für 2021 informiert haben. Ich hoffe, dass dieses Wissen für Sie genauso nützlich und interessant ist wie für mich.“
Schritt 4. Teilen Sie den Text der E-Mail in Abschnitte auf
Teilen Sie die wichtigsten Punkte, die Sie teilen möchten, in zusammenhängende Abschnitte auf, damit Sie sie leichter nachvollziehen und verdauen können. Setzen Sie Überschriften an den Anfang jedes Informationsabschnitts, um zu verdeutlichen, worum es im folgenden Text geht. Teilen Sie lange Abschnitte in mehrere kürzere Absätze auf, um die Informationen aufzuteilen, anstatt nur eine Menge Informationen in einen langen Textblock zu packen.
- Stellen Sie sicher, dass jeder Ihrer Absätze verwandte Punkte enthält. Wenn Sie einen neuen Gedanken beginnen, schreiben Sie einen neuen Absatz.
- Wenn Sie zum Beispiel teilen möchten, was Sie auf einer kürzlich besuchten Konferenz über künstliche Intelligenz und Coding-Trends gelernt haben, könnten Sie Ihre E-Mail wie folgt strukturieren: eine Abschnittsüberschrift mit der Aufschrift „Updates für die künstliche Intelligenz“, dann schreiben Sie ein paar Absätze über das Thema, gefolgt von einer weiteren Abschnittsüberschrift mit der Aufschrift „Codiertrends für 2021“, gefolgt von einigen weiteren Absätzen.
Schritt 5. Schließen Sie den Text der E-Mail mit einem zusammenfassenden Absatz ab
Schreiben Sie vor Ihrer Abmeldung einen kurzen Absatz, der einige der wichtigsten Informationen Ihrer E-Mail wiederholt. Teilen Sie Ihren Lesern mit, was Sie sich von dem geteilten Wissen erhoffen, und fügen Sie alle relevanten Aktionspunkte hinzu.
- Sie können zum Beispiel so etwas sagen wie: „Wie Sie sehen, gibt es viele spannende neue Entwicklungen in der KI im Bereich Marketing und es gibt einige interessante neue Programmiertrends, auf die Sie 2021 achten sollten. Ich hoffe, Sie werden diese Informationen anwenden zu unseren Entwicklungsprojekten und denken darüber nach, wie wir unsere Produkte im nächsten Jahr verbessern können.“
- Ein Beispiel für einen Aktionspunkt wäre etwa: „Lassen Sie uns planen, einige unserer Gedanken zu all diesen Informationen in der Sitzung am Freitag zu teilen. Bitte kommen Sie mit mindestens 1 Punkt für die Diskussion vorbereitet.“
Schritt 6. Beenden Sie Ihre E-Mail mit einer Abmeldung, gefolgt von Ihrem Namen und Titel
Wählen Sie eine kurze und freundliche Abmeldung mit einem angemessenen Maß an Formalität für Ihr Publikum. Fügen Sie Ihren Namen und Titel ganz am Ende hinzu, damit die Leute genau wissen, von wem die E-Mail stammt, die sie gerade gelesen haben. Dies ist besonders wichtig, wenn Sie nicht alle Mitglieder Ihres Publikums persönlich kennen.
- Beispiele für gelegentliche Abmeldungen, die für fast jede E-Mail funktionieren, sind: „Danke“, „Grüße“und „Alles Gute“.
- Einige formellere Abzeichen sind: „Mit freundlichen Grüßen“und „Mit freundlichen Grüßen“.
- Einige Ideen für noch lockerere Abmeldungen, die Sie für eine E-Mail an Leute verwenden könnten, mit denen Sie jeden Tag zusammenarbeiten oder sie sehen können, sind: „Bis morgen alle“und „Prost“.
- Wenn Sie Wissen außerhalb Ihrer Organisation teilen, fügen Sie nach Ihrem Namen und Titel auch den Namen Ihrer Organisation ein, damit die Leute wissen, woher Sie sie schreiben.
Methode 2 von 2: Ihre E-Mail leserfreundlich gestalten
Schritt 1. Halten Sie Ihre E-Mail so kurz wie möglich
Versuchen Sie, alle Informationen, die Sie teilen möchten, in so wenigen Worten wie möglich anzugeben. Je länger Ihre E-Mail ist, desto geringer ist die Wahrscheinlichkeit, dass die Personen, mit denen Sie Ihr Wissen teilen möchten, das Ganze lesen.
- Wenn Sie über ein besonders komplexes Thema schreiben, können Sie jederzeit Links zu externen Quellen oder Anhängen hinzufügen, um detailliertere Informationen bereitzustellen. Auf diese Weise können diejenigen, die sich für das, was Sie teilen, interessieren, tiefer in das Thema eintauchen.
- Es gibt keine in Stein gemeißelte Regel dafür, wie lange eine E-Mail zum Teilen von Wissen sein sollte, und es hängt stark von der Art der Informationen ab, die Sie teilen, und der Komplexität des Themas. Eine gute Faustregel ist, eine E-Mail nicht länger zu schreiben, als Sie selbst lesen möchten.
Schritt 2. Heben Sie wichtige Informationen mit Aufzählungspunkten oder nummerierten Listen hervor
Wiederholen Sie wichtige Informationen aus Ihren Textabsätzen in Aufzählungspunkten oder nummerierten Listen. Dies hilft dabei, das Wissen, das Sie teilen, zu wiederholen, und gibt den Lesern einen schnellen Überblick, um einige der wichtigsten Punkte Ihrer E-Mail zu erhalten.
Sie könnten zum Beispiel eine Liste mit einem Titel wie „Top 5 Marketingtrends für 2021“erstellen und die Trends von 1 bis 5 in eine nummerierte Liste darunter schreiben. Leser können leicht erkennen, was die Trends sind, und dann den Text Ihrer E-Mail lesen, wenn sie detailliertere Informationen wünschen
Schritt 3. Verwenden Sie so viel wie möglich eine einfache, leicht verständliche Sprache
Vermeiden Sie es, große Worte und Fachjargon zu verwenden, um Ihre Punkte zu erklären, es sei denn, Sie müssen es unbedingt. Dadurch wird Ihre E-Mail für ein breiteres Publikum, das mit dem Thema, über das Sie schreiben, wahrscheinlich nicht so vertraut ist, viel einfacher zu lesen und zu verstehen wie Sie.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl der zu verwendenden Sprache auch Ihre Zielgruppe. Wenn Sie beispielsweise an eine kleine Gruppe von Programmierern schreiben, können Sie wahrscheinlich mehr Programmierjargon in Ihrer E-Mail verwenden, als wenn Sie an ein vielfältiges Publikum schreiben
Spitze: Wenn Sie unbedingt ein Wort verwenden müssen, das die Leute möglicherweise nicht kennen, um einen Punkt zu erklären, geben Sie eine Definition an, wenn Sie das Wort zum ersten Mal im Inhalt Ihrer E-Mail verwenden.
Schritt 4. Schreiben Sie in einem professionellen Ton
Seien Sie höflich, verwenden Sie die richtige Grammatik und Zeichensetzung und wählen Sie Ihre Wörter sorgfältig aus. Vermeiden Sie es, in einem beiläufigen Ton zu schreiben und verwenden Sie keinen Slang oder eine unprofessionelle Sprache. Dies wird Ihnen helfen, als professionell und sachkundig in dem Thema zu erscheinen, über das Sie Informationen austauschen.
- Schreiben Sie zum Beispiel keine Wörter in Großbuchstaben und verwenden Sie Ausrufezeichen sparsam, damit Sie nicht so wirken, als würden Sie Ihr Publikum anschreien.
- Verwenden Sie keine umgangssprachlichen Wörter oder Phrasen wie "yo", "What's up" oder "y'all", um nur einige zu nennen.
Schritt 5. Halten Sie sich an Standardschriftarten, Zeichen und E-Mail-Formatierungen
Verwenden Sie keine Schriftarten oder Sonderzeichen, die einige Systeme nicht haben. Verwenden Sie eine standardmäßige Systemschriftart, die in Ihren E-Mail-Server integriert ist, verwenden Sie Zeichen, die sich auf einer Standardtastatur befinden, und legen Sie sich nicht an die Standardformatierung Ihrer E-Mail.
Dadurch wird sichergestellt, dass praktisch jeder, der Ihre E-Mail auf einem anderen Computer oder über einen anderen E-Mail-Server empfängt, genau das sieht, was Sie beim Schreiben Ihrer E-Mail gesehen haben
Tipps
- Denken Sie immer an Ihre Zielgruppe, wenn Sie eine E-Mail zum Wissensaustausch schreiben. Dies wird Ihnen helfen, den Grad der Formalität, den Ton und die zu verwendende Sprache zu bestimmen.
- Stellen Sie sicher, dass Sie eine E-Mail zum Wissensaustausch an die Personen senden, die am meisten davon profitieren. Ein Programmierer ist beispielsweise nicht daran interessiert, Trends und Entwicklungen in der Marketingbranche zu vermarkten, wohl aber jemand im Kundenservice.
- Bevor Sie eine E-Mail zum Wissensaustausch verfassen, fragen Sie sich, ob dies der beste Weg ist, um die Informationen zu teilen. In einigen Fällen können Sie entscheiden, dass ein persönliches Treffen oder eine Videokonferenzpräsentation effektiver wäre.
- Erstellen Sie eine Gliederung dessen, was Sie teilen möchten, bevor Sie Ihre E-Mail schreiben. Wenn Sie beispielsweise einige Marketingtechniken, die Sie in einem Webinar gelernt haben, mit anderen teilen möchten, können Sie wichtige Punkte wie „neue SEO-Techniken“, „E-Mail-Marketingstrategien“und „Best Practices für Content-Marketing“aufschreiben.
Warnungen
- Stellen Sie sicher, dass die Sprache, die Sie in Ihrer E-Mail verwenden, für alle in Ihrem Publikum verständlich ist. Verwenden Sie beispielsweise keinen Haufen Programmierjargon, wenn Sie an Ihr gesamtes Unternehmen schreiben.
- Lesen Sie Ihre E-Mails immer Korrektur und überprüfen Sie die Rechtschreibung, bevor Sie sie versenden. Wenn Ihre E-Mail Fehler enthält, werden Sie nicht als zuverlässige Wissensquelle rüberkommen.
