Wenn Sie das Büro für eine Weile verlassen müssen oder planen, in den Urlaub zu fahren, möchten Sie möglicherweise die Personen, die Ihnen E-Mails senden, über Ihre Abwesenheit informieren. Wenn Sie über ein Exchange-Konto verfügen, verfügt Outlook über die integrierte Funktionalität. Wenn Sie kein Exchange-Konto haben, können Sie dennoch automatisch auf E-Mails antworten, indem Sie einige Regeln erstellen. Folgen Sie dieser Anleitung, um Ihre automatischen Antworten einzurichten, unabhängig davon, ob Sie ein Exchange-Konto haben oder nicht.
Schritte
Methode 1 von 4: Ausblick 2010/2013
Schritt 1. Aktivieren Sie automatische Antworten
Wählen Sie einen Exchange-Ordner aus. Wählen Sie den Ordner aus Ihrem Nachrichtenspeicher aus. Sie müssen einen Exchange-Ordner ausgewählt haben, um die Option Automatische Antworten anzuzeigen. Öffnen Sie das Menü Automatische Antworten (Abwesend). Sie finden diese, indem Sie auf die Registerkarte Datei klicken und dann die Registerkarte Info auswählen.
Schritt 2. Konfigurieren Sie Ihre Antworten
Aktivieren Sie im Menü Automatische Antworten das Kontrollkästchen Automatische Antworten senden. Sie können die Zeit, zu der der Assistent aktiv ist, anpassen, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren und den Zeit- und Datumsbereich einstellen.
Schritt 3. Schreiben Sie Ihre Antworten
Verwenden Sie für E-Mails, die von Ihrem Exchange-Server gesendet werden, die Registerkarte Inside My Organization. Für Antworten auf E-Mails, die von anderen Personen empfangen wurden, verwenden Sie die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation. Wenn Sie mit Ihren Antworten zufrieden sind, klicken Sie auf OK.
Schritt 4. Deaktivieren Sie automatische Antworten
Wenn Sie einen Datumsbereich für Ihre automatischen Antworten festlegen, wird der Assistent automatisch beendet, wenn der Datumsbereich abgelaufen ist. Wenn Sie keinen Bereich festgelegt haben, wird er fortgesetzt, bis Sie das Menü Automatische Antworten öffnen und "Keine automatischen Antworten senden" auswählen.
Methode 2 von 4: Outlook 2007
Schritt 1. Aktivieren Sie den Office-Assistenten
Klicken Sie auf die Registerkarte Extras. Wählen Sie im Menü Extras Abwesenheitsassistent aus. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Automatische Abwesenheitsantworten senden". Sie können die Zeit, zu der der Assistent aktiv ist, anpassen, indem Sie das Kontrollkästchen aktivieren und den Zeit- und Datumsbereich einstellen.
Schritt 2. Schreiben Sie Ihre Antworten
Verwenden Sie für E-Mails, die von Ihrem Exchange-Server gesendet werden, die Registerkarte Inside My Organization. Für Antworten auf E-Mails, die von anderen Personen empfangen wurden, verwenden Sie die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation. Wenn Sie mit Ihren Antworten zufrieden sind, klicken Sie auf OK.
Schritt 3. Deaktivieren Sie den Abwesenheitsassistenten
Wenn Sie einen Datumsbereich für Ihre automatischen Antworten festlegen, wird der Assistent automatisch beendet, wenn der Datumsbereich abgelaufen ist. Wenn Sie keinen Bereich festgelegt haben, wird er fortgesetzt, bis Sie das Menü Automatische Antworten öffnen und "Keine automatischen Abwesenheitsantworten senden" auswählen.
Methode 3 von 4: Outlook 2003
Schritt 1. Aktivieren Sie den Office-Assistenten
Wählen Sie im Menü Extras Abwesenheitsassistent aus. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Ich bin derzeit nicht im Büro“.
Schritt 2. Schreiben Sie Ihre Antworten
Geben Sie im Feld „Automatische Antwort nur einmal an jeden Absender mit folgendem Text:“die Antwort ein, mit der Sie antworten möchten.
Schritt 3. Regeln hinzufügen
Sie können Ihrem Assistant Regeln hinzufügen, z. B. das Weiterleiten von Nachrichten von bestimmten Absendern an einen anderen Empfänger. Klicken Sie auf die Schaltfläche Regel hinzufügen…, um eine benutzerdefinierte Regel zu konfigurieren. Sie können beispielsweise eine Regel erstellen, die E-Mails von einem bestimmten Kunden an Ihren Mitarbeiter weiterleitet, damit die wichtigen E-Mails während Ihrer Abwesenheit nicht verpasst werden.
Schritt 4. Deaktivieren Sie den Abwesenheitsassistenten
Der Abwesenheitsassistent wird fortgesetzt, bis Sie das Menü Automatische Antworten öffnen und "Keine automatischen Abwesenheitsantworten senden" auswählen.
Methode 4 von 4: Senden Sie eine automatische Antwort ohne ein Exchange-Konto
Schritt 1. Erstellen Sie Ihre Vorlage
Ohne ein Exchange-Konto sind die Optionen für die automatische Antwort nicht verfügbar. Es ist weiterhin möglich, mithilfe einer Vorlage und einiger Regeln eine automatisierte Antwort einzurichten. Beginnen Sie mit dem Erstellen einer neuen E-Mail. Dies ist die Vorlage für Ihre automatische Antwort.
- Wählen Sie ein Thema, das die Situation prägnant erklärt. Zum Beispiel „Abwesend bis“. Sie können auch die Wörter „automatische Antwort“in den Betreff schreiben, um den Empfänger sofort darüber zu informieren, dass die Antwort automatisiert ist.
- Schreiben Sie eine kurze Nachricht. Schreiben Sie im Textkörper der E-Mail eine allgemeine Nachricht, die für jeden gelten kann, der sie erhält. Teilen Sie dem Empfänger mit, wie er Sie erreichen kann oder an wen er sich sonst noch wenden kann.
Schritt 2. Speichern Sie Ihre Vorlage
Wenn Sie mit der Nachricht zufrieden sind, klicken Sie auf Speichern unter… Wählen Sie im Dropdown-Menü „Speichern unter“die Option Outlook-Vorlage aus. Dadurch wird die Datei als Vorlage gespeichert, die in Outlook geladen wird.
Schritt 3. Erstellen Sie die Regeln
Damit die automatische Antwort korrekt funktioniert, müssen Sie einige Regeln zur Automatisierung des Prozesses definieren. Klicken Sie in Office 2003/2007 auf das Menü Extras und wählen Sie Regeln und Warnungen aus. Klicken Sie in Office 2010/2013 auf die Registerkarte Datei, wählen Sie Informationen aus, und klicken Sie dann auf Regeln und Warnungen. Dies öffnet das Menü E-Mail-Regeln.
- Klicken Sie auf die Schaltfläche Neue Regel. Sie werden aufgefordert, eine Vorlage auszuwählen. Wählen Sie im Abschnitt "Mit einer leeren Regel beginnen" die Option "Nachrichten überprüfen, wenn sie eintreffen". Weiter klicken.
- Definieren Sie, auf welche Nachrichten geantwortet wird. Wenn Sie auf jede Nachricht, die Sie in Ihrem Posteingang erhalten, antworten möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen für "wo mein Name im Feld "An" steht. Sie können es eingrenzen, indem Sie bestimmte Sendungen oder E-Mails mit bestimmten Wörtern im Betreff oder Nachrichtentext festlegen. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben
- Laden Sie Ihre Vorlage. Wählen Sie im nächsten Fenster das Feld „Antwort mit einer bestimmten Vorlage“, um die zuvor erstellte Nachricht zu laden. Klicken Sie auf den Link in der Boxbeschreibung für „eine bestimmte Vorlage“. Dadurch wird ein Dialogfeld geöffnet, in dem Sie gefragt werden, wo nach Vorlagen gesucht werden soll. Wählen Sie „Benutzervorlagen im Dateisystem“. Öffnen Sie die Nachricht, die Sie zuvor erstellt haben.
- Legen Sie Ihre Ausnahmen fest. Nachdem die Vorlage geladen wurde, können Sie Fälle definieren, in denen die Antwort nicht gesendet werden soll, z. B. an einen bestimmten Empfänger oder für bestimmte Nachrichtentypen. Klicken Sie auf Weiter, nachdem Sie Ihre Auswahl getroffen haben.
- Benennen Sie Ihre Regel. Bevor Sie fertig werden können, müssen Sie einen Namen für Ihre Regel festlegen. Verwenden Sie etwas, das Sie sich leicht merken können, damit Sie die Regel in Zukunft schnell deaktivieren können. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Diese Regel aktivieren", um die Regel zu aktivieren, und klicken Sie dann auf Fertig stellen.
Schritt 4. Deaktivieren Sie die Regel
Wenn Sie ins Büro zurückgekehrt sind, können Sie die Regel deaktivieren, indem Sie das Menü Regeln und Warnungen erneut öffnen. Wählen Sie die von Ihnen erstellte Abwesenheitsregel aus der Liste der aktiven Regeln aus, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Löschen.
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Tipps
- Organisation wird normalerweise als Ihr Unternehmen definiert und umfasst Personen, die über ein Exchange Server-Konto in Ihrem E-Mail-System verfügen.
- Das Menü Extras wird im Outlook-Hauptfenster angezeigt. Das Hauptfenster ist das gleiche Fenster, das beim Starten von Outlook angezeigt wird und enthält die Menüs Datei, Bearbeiten, Ansicht, Gehe zu, Extras, Aktionen und Hilfe. Es gibt kein Extras-Menü in Fenstern, in denen Sie Elemente wie E-Mail-Nachrichten, Kontakte oder Aufgaben erstellen oder anzeigen können.
- Wenn das Kontrollkästchen Personen außerhalb meiner Organisation automatisch antworten aktiviert ist, wird die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation (Ein) neben dem Namen der Registerkarte angezeigt.
- Der Kontakt muss in Ihrem Exchange Server-Kontaktordner vorhanden sein. Wenn der Kontakt nur in einem Ordner vorhanden ist, der Teil einer Persönlichen Ordner-Datei (.pst) ist, wird die automatische Antwortnachricht nicht gesendet.
