Mit dem Abwesenheitsassistenten in Microsoft Outlook können Sie eine automatische Antwort einrichten, die an Personen gesendet wird, die Ihnen eine E-Mail senden, wenn Sie nicht erreichbar oder nicht im Büro sind. Die Abwesenheitsfunktion ist nur für Benutzer mit einem Microsoft Exchange-Konto verfügbar; Privatbenutzer mit Nicht-Exchange-Konten können jedoch eine Abwesenheitsvorlage erstellen und eine Regel erstellen, damit Outlook die Antwort automatisch sendet. Wenn Sie sich nicht sicher sind, über welches Konto Sie verfügen, sollten Sie wissen, dass es sich bei Exchange-Konten in der Regel um Geschäfts- oder Schulkonten handelt. Dieses wikiHow zeigt dir, wie du eine Abwesenheitsnotiz in Outlook sowohl mit einem Exchange- als auch einem Nicht-Exchange-Konto einrichtest.
Schritte
Methode 1 von 4: Verwenden von Outlook 2019-2010 und Outlook für Office 365
Schritt 1. Starten Sie Microsoft Outlook auf Ihrem PC
Sie finden diese Anwendung im Startmenü.
Schritt 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Datei auf Info
Sie sehen dies im Menüband über Ihrem Posteingang, zusammen mit Home, Senden/Empfangen, Ordner, Ansicht und Gruppen.
Schritt 3. Klicken Sie auf Automatische Antworten (Abwesend)
Dadurch wird das Dialogfeld Automatische Antworten geöffnet.
Wenn diese Option nicht verfügbar ist, verwenden Sie möglicherweise ein Nicht-Exchange-Konto. Folgen Sie der Methode in diesem Artikel, um automatische Antworten für Nicht-Exchange-Konten zu aktivieren
Schritt 4. Aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Automatische Antworten senden“
” Wenn Sie auf das Kontrollkästchen klicken, wird es mit einem Häkchen gefüllt, um anzuzeigen, dass es aktiviert wurde.
Wenn Sie eine Zeit angeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Nur während dieses Zeitraums senden“und wählen Sie dann eine Start- und Endzeit aus. Wenn Sie beispielsweise für zwei Wochen in den Urlaub fahren möchten, wählen Sie den Zeitraum für Ihren Urlaub aus, damit die automatische Antwort nur während Ihrer Abwesenheit aktiv ist
Schritt 5. Klicken Sie auf die Registerkarte In meiner Organisation
Sie sehen dies über dem großen, leeren Textfeld.
Schritt 6. Geben Sie die automatische Antwort ein, die Sie an Personen senden möchten, die Ihnen von Ihrem Büro oder Ihrer Firma aus eine E-Mail senden
Schritt 7. Klicken Sie auf die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation
Sie sehen dies über dem großen, leeren Textfeld.
Schritt 8. Geben Sie die automatische Antwort ein, die Sie an Personen senden möchten, die Ihnen von außerhalb Ihrer Organisation eine E-Mail senden
Es gibt ein Dropdown-Menü für Schriftart und Schriftgröße sowie Schaltflächen zum Formatieren des Texts in Ihrer Nachricht
Schritt 9. Klicken Sie auf OK
Personen, die Ihnen eine E-Mail senden, während Sie nicht im Büro sind, erhalten die von Ihnen erstellten automatischen Antworten. Wenn Sie keinen Zeitraum ausgewählt haben, wird die automatische Antwort gesendet, bis Sie die Funktion deaktivieren.
Methode 2 von 4: Verwenden von Outlook 2007
Schritt 1. Starten Sie Microsoft Outlook auf Ihrem PC
Diese finden Sie im Startmenü.
Schritt 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Extras auf Abwesenheitsassistent
Sie finden die Registerkarte Tools im Menü oben links im Programmfenster. Das Dialogfeld Abwesenheitsassistent wird geöffnet.
Wenn diese Option nicht verfügbar ist, verwenden Sie möglicherweise ein Nicht-Exchange-Konto. Folgen Sie der Methode in diesem Artikel, um automatische Antworten für Nicht-Exchange-Konten zu aktivieren
Schritt 3. Klicken Sie auf den Kreis neben "Automatische Abwesenheitsantworten senden"
”
Wenn Sie eine Zeit angeben möchten, aktivieren Sie das Kontrollkästchen neben „Nur während dieses Zeitraums senden“und wählen Sie dann eine Start- und Endzeit aus. Wenn Sie beispielsweise für zwei Wochen in den Urlaub fahren möchten, wählen Sie den Zeitraum für Ihren Urlaub aus, damit die automatische Antwort nur während Ihrer Abwesenheit aktiv ist
Schritt 4. Klicken Sie auf die Registerkarte In meiner Organisation
Sie sehen dies über dem großen, leeren Textfeld.
Schritt 5. Geben Sie die automatische Antwort ein, die Sie an Personen senden möchten, die Ihnen von Ihrem Büro oder Ihrer Firma aus eine E-Mail senden
Schritt 6. Klicken Sie auf die Registerkarte Außerhalb meiner Organisation
Sie sehen dies über dem großen, leeren Textfeld.
Schritt 7. Geben Sie die automatische Antwort ein, die Sie an Personen senden möchten, die Ihnen von außerhalb Ihrer Organisation eine E-Mail senden
Es gibt ein Dropdown-Menü für Schriftart und Schriftgröße sowie Schaltflächen zum Formatieren des Texts in Ihrer Nachricht
Schritt 8. Klicken Sie auf OK
Personen, die Ihnen eine E-Mail senden, während Sie nicht im Büro sind, erhalten die von Ihnen erstellten automatischen Antworten. Wenn Sie keinen Zeitraum ausgewählt haben, wird die automatische Antwort gesendet, bis Sie die Funktion deaktivieren.
Methode 3 von 4: Verwenden von Outlook 2003
Schritt 1. Starten Sie Microsoft Outlook auf Ihrem PC
Sie finden dieses Programm im Startmenü.
Schritt 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Extras auf Abwesenheitsassistent
Sie finden die Registerkarte Tools im Menü oben links im Programmfenster. Das Dialogfeld Abwesenheitsassistent wird geöffnet.
Wenn diese Option nicht verfügbar ist, verwenden Sie möglicherweise ein Nicht-Exchange-Konto. Folgen Sie der Methode in diesem Artikel, um automatische Antworten für Nicht-Exchange-Konten zu aktivieren
Schritt 3. Klicken Sie auf den Kreis neben „Ich bin derzeit nicht im Büro
”
Schritt 4. Geben Sie eine Nachricht in das Textfeld ein
Personen, die Ihnen eine E-Mail senden, erhalten Ihre Antwort nur einmal, bis Sie wieder im Büro ankommen.
Schritt 5. Klicken Sie auf OK
Alle Parteien, die Ihnen eine E-Mail senden, erhalten Ihre Abwesenheitsantwort auf unbestimmte Zeit oder bis Sie „Ich bin derzeit im Büro“auswählen.
Methode 4 von 4: Verwenden von Nicht-Exchange-Konten
Schritt 1. Starten Sie Microsoft Outlook auf Ihrem PC
Diese finden Sie im Startmenü.
Schritt 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Start auf Neue E-Mail
Sie sehen die Registerkarte im Menüband über Ihrem Posteingang zusammen mit Datei, Senden/Empfangen, Ordner, Ansicht und Gruppen. Eine leere E-Mail wird geöffnet.
Schritt 3. Bearbeiten Sie die Abwesenheitsvorlagen-E-Mail
Lassen Sie die Zeilen An… und CC… leer.
- Geben Sie einen Betreff für die E-Mail ein, z. B. "Abwesend", damit die Leute wissen, dass sie eine automatische Antwort von Ihnen erhalten.
- Geben Sie die Antwort, die automatisch an diejenigen gesendet werden soll, die Ihnen eine E-Mail senden, in den Textkörper der E-Mail-Nachricht ein. Diese Nachricht wird als Ihre „Out-of-the-Office“-Vorlage verwendet.
Schritt 4. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Speichern unter
Dadurch wird das Dialogfeld „Speichern unter“geöffnet.
Schritt 5. Klicken Sie im Dropdown-Menü "Speichern als Typ" auf Outlook-Vorlage
Schritt 6. Geben Sie einen Namen für die Nachrichtenvorlage ein und klicken Sie dann auf Speichern
Diese Vorlage kann jetzt verwendet werden, wenn Sie in Ihrem persönlichen Outlook-Konto nicht per E-Mail erreichbar sind.
Schritt 7. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und dann auf Regeln und Warnungen verwalten
Damit Ihre Vorlage während Ihrer Abwesenheit automatisch an Benutzer gesendet wird, müssen Sie eine Regel erstellen, die Outlook anweist, automatisch auf E-Mails mit dieser Vorlage zu antworten.
Schritt 8. Klicken Sie auf Neue Regel
Dies wird auf der Registerkarte E-Mail-Regeln angezeigt. Ein Dialogfeld des Regelassistenten wird angezeigt, das Sie durch die Erstellung einer Regel führt.
Schritt 9. Klicken Sie auf "Regeln auf Nachrichten anwenden, die ich erhalte"
” Dies wird unter der Überschrift "Mit einer leeren Regel beginnen" angezeigt.
Klicken Nächste zweimal, um mit der Erstellung der Regel fortzufahren. Du wirst klicken Nächste auf einer Seite mit Optionen, aber Sie möchten die Felder für Schritt 1 und 2 leer lassen, damit Ihre Regel funktioniert.
Schritt 10. Klicken Sie auf das Kästchen neben „Mit einer bestimmten Vorlage antworten
” Sie sehen dies unter der Überschrift "Was möchten Sie mit der Nachricht tun?"
Schritt 11. Klicken Sie in Schritt 2 auf den Link "eine bestimmte Vorlage"
Es öffnet sich eine Box.
Schritt 12. Wählen Sie „Benutzervorlagen im Dateisystem“aus dem Dropdown-Menü „Suchen in“
Doppelklicken Sie, um die Vorlage auszuwählen, die Sie zuvor erstellt haben, um sie als automatische Abwesenheitsantwort zu verwenden
Schritt 13. Klicken Sie auf Weiter
Sie werden zum letzten Schritt des Regelassistenten weitergeleitet, in dem Sie Ihre Regel benennen, Ausnahmen festlegen und sie überprüfen können.
Geben Sie einen Namen für die von Ihnen erstellte Regel für automatische Antworten ein
Schritt 14. Klicken Sie auf Fertig stellen
Alle Benutzer, die Ihnen eine E-Mail senden, erhalten nun die automatische Antwort, die Sie mithilfe der Vorlage erstellt haben.
