Eine Bestätigungs-E-Mail teilt einer anderen Person mit, dass Sie eine Nachricht oder Anfrage erhalten haben, auch wenn Sie nicht sofort eine vollständige Antwort geben können. Sie müssen zwar nicht für jede persönliche E-Mail, die Sie erhalten, eine Bestätigung senden, aber Sie sollten in einem beruflichen oder geschäftlichen Umfeld antworten, wenn Sie direkt angesprochen werden. Wenn Sie der anderen Person nur mitteilen möchten, dass Sie ihre E-Mail erhalten haben, senden Sie eine kurze Bestätigung, um sie darüber zu informieren. Wenn die Person einen Service angefordert oder ein Produkt bestellt hat, geben Sie weitere Informationen dazu an, wann eine Antwort zu erwarten ist oder wie Probleme behoben werden können.
Schritte
Methode 1 von 2: Bestätigen, dass Sie eine E-Mail erhalten haben
Schritt 1. Antworten Sie, wenn Sie in der Zeile An: aufgeführt oder in der Nachricht benannt sind
Überprüfen Sie oben in der E-Mail, ob der Absender Ihre E-Mail-Adresse in der Zeile "An:" angegeben hat. Wenn Sie dort nicht aufgeführt sind, scannen Sie den Text der E-Mail, um zu sehen, ob Ihr Name dort irgendwo auftaucht. Wenn Sie Ihren Namen sehen, senden Sie unbedingt eine Bestätigung, da Sie direkt angesprochen wurden.
Wenn Ihre E-Mail-Adresse nur in der „CC“-Zeile der E-Mail aufgeführt ist, Sie aber nicht im Textkörper erwähnt werden, müssen Sie keine Bestätigung senden, da die Nachricht wahrscheinlich an einen großen Personenkreis gesendet wurde
Warnung:
Vermeiden Sie es, Spam-Nachrichten zu bestätigen, da diese Ihnen möglicherweise weiterhin E-Mails senden, wenn Sie antworten.
Schritt 2. Sprechen Sie den Absender in der Anrede namentlich an
Beginnen Sie Ihre Anrede oben in Ihrer E-Mail, damit die andere Person sie beim Öffnen sofort sieht. Verwenden Sie eine formelle Begrüßung, z. B. „Hallo“oder „Lieber“, gefolgt von ihrem Namen. Wenn Sie einem Vorgesetzten oder einer Person, die Sie nicht kennen, antworten, verwenden Sie dessen Titel gefolgt von seinem Nachnamen. Wenn Sie die andere Person gut kennen, können Sie ihren Vornamen verwenden.
Sie können zum Beispiel „Hallo Mrs. Davis“oder „Lieber Jonathan“als Anrede sagen
Schritt 3. Erwähnen Sie kurz, dass Sie die E-Mail gelesen haben
Verwenden Sie für Ihre Bestätigung nur wenige Sätze, damit es nicht zu wortreich wirkt. Danken Sie der Person für das Senden der E-Mail oder teilen Sie ihr mit, dass Sie ihre Nachricht erhalten haben. Wenn es spezifische Details gibt, wiederholen Sie diese in Ihren Anfangssätzen, um zu zeigen, dass Sie ihre Nachricht gelesen haben.
- Du könntest zum Beispiel etwas schreiben wie: „Danke, dass du mir eine Nachricht über das Treffen in der nächsten Woche geschickt hast“oder „Ich habe Ihre E-Mail bezüglich unseres neuen potenziellen Kunden erhalten und gelesen.“
- Wenn Sie keine Zeit hatten, die E-Mail durchzulesen, können Sie zum Beispiel sagen: „Danke, dass Sie sich an mich gewandt haben. Ich habe Ihre Nachricht erhalten und werde sie so schnell wie möglich durchlesen.“
Schritt 4. Geben Sie eine geschätzte Zeit für eine Antwort an, wenn die E-Mail eine Anfrage oder Frage enthält
Wenn Sie die Zeit haben, sofort vollständig zu antworten, tun Sie dies so schnell wie möglich, um zu beweisen, dass Sie vertrauenswürdig und zuverlässig sind. Geben Sie andernfalls einen Zeitrahmen an, in dem die andere Person eine weitere Nachricht von Ihnen erwarten kann, damit sie nicht denkt, dass Sie sie ignorieren. Achten Sie darauf, dass Sie nicht zu viel versprechen, wie schnell Sie reagieren können, wenn Sie denken, dass es länger dauern könnte.
- Du könntest zum Beispiel sagen: „Ich kann Ihnen diese Informationen innerhalb von 2 Tagen zukommen lassen“oder „Ich melde mich später noch einmal, um das Problem weiter zu besprechen.“
- Wenn Sie nicht wissen, wie lange es dauert, bis Sie antworten, verwenden Sie „Ich melde mich so schnell wie möglich mit Fragen oder Kommentaren bei Ihnen“.
- Wenn die E-Mail keine Anfrage oder kein Problem enthält, müssen Sie nicht mit einem Zeitrahmen antworten.
Schritt 5. Beenden Sie die E-Mail mit einem Abschluss und Ihrem Namen, bevor Sie sie senden
Verwenden Sie in Ihrer E-Mail einen formellen Abschluss wie „Beste“oder „Nochmals vielen Dank“, damit die Nachricht professioneller klingt. Schreiben Sie Ihren Namen nach dem Schließen, um Ihre Nachricht abzuschließen. Stellen Sie sicher, dass alles richtig geschrieben ist, bevor Sie auf die Schaltfläche Senden klicken.
- Du könntest zum Beispiel „Beste Beth“oder „Danke nochmal, Travis“schreiben.
- Sie können nach Ihrem Namen auch eine Telefonnummer oder eine alternative E-Mail-Adresse angeben, wenn Sie der anderen Person eine andere Möglichkeit geben möchten, Sie zu kontaktieren.
Schritt 6. Senden Sie so schnell wie möglich eine vollständige Antwort-E-Mail
Wenn die ursprüngliche E-Mail eine Anfrage oder eine Frage enthielt, nehmen Sie sich die Zeit, eine vollständige Antwort zu schreiben, wenn Sie können. Gehen Sie alle Bedenken oder Fragen in der Nachricht vollständig an, um zu zeigen, dass Sie sich die Zeit genommen haben, ihre Nachricht zu berücksichtigen. Behalten Sie während der gesamten Nachricht einen höflichen und positiven Ton bei, um ein gutes Repertoire mit ihnen aufrechtzuerhalten.
Wenn Sie mehr Zeit benötigen, z. B. wenn Sie auf einen Bericht oder ein Dokument warten, versuchen Sie, eine Folge-E-Mail mit einem Update und einem neuen Zeitrahmen zu senden, damit die andere Person nicht denkt, dass Sie sie vergessen haben
Methode 2 von 2: Reagieren auf Unternehmensdienstleistungen und Bestellungen
Schritt 1. Geben Sie den Namen der Person, die Sie erreichen möchten, oben in die E-Mail ein
Beginnen Sie mit einer formellen Begrüßung wie „Hallo“oder „Lieber“, um einen professionellen Ton in Ihrer Nachricht zu bewahren. Wenn Sie die Person nicht gut kennen, verwenden Sie ihren Titel gefolgt von ihrem Nachnamen, um formell zu bleiben. Wenn Sie die Person besser kennen oder ihren Vornamen angeben, können Sie sie stattdessen auch damit ansprechen.
Sie können zum Beispiel „Sehr geehrter Herr Christensan“oder „Hallo Dana“als Anrede schreiben
Schritt 2. Danken Sie der Person und erwähnen Sie das Produkt oder die Dienstleistung, die sie angefordert hat
Drücken Sie im ersten Satz Ihrer E-Mail echte Dankbarkeit gegenüber der Person aus. Beschreiben Sie im selben Satz das Produkt, das die Person bestellt hat oder welche Probleme oder Bedenken sie in der vorherigen Korrespondenz erwähnt hat. Auf diese Weise erkennt die Person, dass Sie sich die Zeit genommen haben, ihre vorherigen Nachrichten zu lesen oder zu verarbeiten.
Du könntest zum Beispiel sagen: „Vielen Dank, dass du die 2 Schachteln Pralinen in unserem Geschäft bestellt hast“oder „Wir freuen uns, dass du dich bezüglich der Stellenausschreibung, auf die du dich beworben hast, meldest.“
Schritt 3. Geben Sie der Person einen Zeitrahmen an, in dem eine Antwort oder Zustellung erwartet wird
Erwähne im nächsten Satz, wie lange es dauern wird, bis die andere Person von dir hört, damit sie nicht das Gefühl hat, du hättest sie vergessen. Stellen Sie sicher, dass der von Ihnen angegebene Zeitrahmen korrekt und ehrlich ist, sonst können sie sich aufregen, wenn sie nichts von Ihnen hören.
Sie können beispielsweise sagen: „Sie können Ihr Paket in 3 Werktagen erwarten“oder „Bitte erlauben Sie uns 1-2 Werktage, um zu antworten“
Variation:
Wenn Sie nicht wissen, wie lange es dauert, bis Sie antworten, sagen Sie zum Beispiel: „Wir werden uns so schnell wie möglich bei Ihnen melden, um Ihre Bedenken zu klären.“
Schritt 4. Machen Sie Vorschläge, wenn Probleme auftreten, die Sie nicht per E-Mail lösen können
Wenn Sie das Problem nicht direkt lösen können, empfehlen Sie andere Optionen, die hilfreicher sein könnten. Behalten Sie während der gesamten Nachricht einen höflichen und verständnisvollen Ton bei, damit sie nicht negativ klingt oder unaufrichtig erscheint. Versuchen Sie, der Person so viele Details wie möglich zu geben, damit sie die nächsten Schritte unternehmen kann, um ihre Probleme zu lösen.
Du könntest zum Beispiel sagen: „Es tut mir leid zu hören, dass es ein Problem mit der Überweisung von Geld auf dein Girokonto gibt. Sehen Sie in unseren FAQs nach, ob Ihr Problem behoben wurde. Andernfalls müssen Sie möglicherweise Ihre Bank aufsuchen und mit Ihrem Kundenbetreuer sprechen, um Ihre Transaktionen zu bestätigen.“
Schritt 5. Hinterlassen Sie die Kontaktinformationen am Ende der E-Mail
Beenden Sie Ihre E-Mail mit einem formellen Abschluss wie "Beste" oder "Nochmals vielen Dank", damit Sie die Nachricht mit einem guten Ton beenden. Achten Sie darauf, Ihren Namen nach dem Abschluss anzugeben. Wenn Sie der anderen Person Möglichkeiten zur Kontaktaufnahme geben möchten, können Sie nach Ihrem Namen auch eine Telefonnummer, eine alternative E-Mail-Adresse oder eine Website hinterlassen.
