Die Verwendung der AutoFilter-Funktion von Microsoft Excel ist eine schnelle und einfache Möglichkeit, größere Datenmengen zu sortieren. Filter unterstützen eine Vielzahl von Kriterien zum Sortieren Ihrer Daten. Um zu beginnen, müssen Sie ein Dataset generieren. Dann müssen Sie nur noch das Ziel auswählen und AutoFilter aktivieren, indem Sie auf die Schaltfläche "Filter" auf der Registerkarte "Daten" klicken und den Filter nach Belieben anpassen. Dieser Vorgang lässt sich in wenigen Minuten meistern und steigert letztendlich Ihre Excel-Effizienz.
Schritte
Teil 1 von 2: Erste Schritte mit AutoFilter
Schritt 1. Erstellen Sie eine Tabelle
Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten Spaltenüberschriften haben, um die Daten darunter anzugeben. In der Überschrift wird der Filter platziert und nicht in die sortierten Daten aufgenommen. Jede Spalte kann einen eindeutigen Datensatz (z. B. Datum, Menge, Name usw.) haben und beliebig viele Einträge enthalten, die sortiert werden sollen.
Sie können Ihre Überschriften an Ort und Stelle einfrieren, indem Sie die enthaltende Zeile auswählen und zu "Ansicht > Fenster einfrieren" gehen. Auf diese Weise können Sie gefilterte Kategorien in großen Datensätzen nachverfolgen
Schritt 2. Wählen Sie alle Daten aus, die Sie filtern möchten
Klicken und ziehen Sie, um alle Zellen auszuwählen, die in den Filter aufgenommen werden sollen. Da AutoFilter, wie der Name schon sagt, ein automatischer Prozess ist, können Sie damit nicht zusammenhängende Spalten filtern. Alle Spalten dazwischen werden so eingestellt, dass sie mit ihnen filtern.
Schritt 3. Aktivieren Sie AutoFilter
Gehen Sie auf die Registerkarte „Daten“und drücken Sie dann auf „Filter“. Nach der Aktivierung verfügen die Spaltenüberschriften über Dropdown-Schaltflächen. Mit diesen Schaltflächen können Sie Ihre Filteroptionen einstellen.
Schritt 4. Filterkriterien auswählen
Die Filteroptionen können je nach Datentyp in den Zellen variieren. Textzellen werden nach dem Textinhalt gefiltert, während Zahlenzellen mathematische Filter haben. Es gibt einige Filter, die von beiden geteilt werden. Wenn ein Filter aktiv ist, erscheint ein kleines Filtersymbol in der Spaltenüberschrift.
- Aufsteigend sortieren: Sortiert die Daten in aufsteigender Reihenfolge basierend auf den Daten in dieser Spalte; Zahlen werden nach 1, 2, 3, 4, 5 usw. sortiert und Wörter werden alphabetisch sortiert, beginnend mit a, b, c, d, e usw.
- Absteigend sortieren: sortiert Daten in absteigender Reihenfolge basierend auf den Daten in dieser Spalte; Zahlen werden in umgekehrter Reihenfolge sortiert 5, 4, 3, 2, 1 usw. und Wörter werden in umgekehrter alphabetischer Reihenfolge sortiert, e, d, c, b, a usw.
- Top 10: Die ersten 10 Datenzeilen in Ihrer Tabelle oder die ersten 10 Datenzeilen aus der gefilterten Auswahl
- Spezifische Bedingungen: Einige Filterparameter können mit Wertlogik eingestellt werden, wie zum Beispiel das Filtern von Werten größer als, kleiner, gleich, vor, nach, zwischen, enthaltend usw. Nachdem Sie einen dieser Parameter ausgewählt haben, werden Sie aufgefordert, die Parametergrenzen einzugeben (z Nach dem 01.01.2011 oder mehr als 1000).
- Hinweis: Die gefilterten Daten werden aus der Ansicht ausgeblendet, NICHT gelöscht. Durch das Filtern gehen keine Daten verloren.
Teil 2 von 2: Autofilter anpassen und deaktivieren
Schritt 1. Verwenden Sie benutzerdefinierten AutoFilter für eine komplexere Sortierung
Ein benutzerdefinierter Filter ermöglicht die Anwendung mehrerer Filter mithilfe der „und/oder“-Logik. Die Option „Benutzerdefinierter Filter…“wird unten im Dropdown-Menü des Filters aufgeführt und öffnet ein separates Fenster. Hier können Sie bis zu zwei Filteroptionen auswählen und dann die Schaltfläche „Und“oder „Oder“auswählen, um diese Filter exklusiv oder inklusiv zu machen.
Beispiel: Eine Spalte mit Namen könnte nach denen gefiltert werden, die „A“oder „B“enthalten, was bedeutet, dass Andrew und Bob beide erscheinen würden. Aber keiner von ihnen würde in einem Filtersatz für diejenigen erscheinen, die sowohl „A“als auch „B“enthalten
Schritt 2. Löschen Sie Ihre Filter
Um einen einzelnen Filter zu löschen, wählen Sie das Dropdown-Menü für die gefilterte Spalte aus und wählen Sie „Filter löschen von [Name]“. Um alle Filter zu löschen, wählen Sie eine beliebige Zelle in der Tabelle aus, gehen Sie zur Registerkarte "Daten" und drücken Sie "Löschen" (neben dem Filter-Schalter).
Schritt 3. Deaktivieren Sie AutoFilter
Wenn Sie die Filter vollständig deaktivieren möchten, deaktivieren Sie einfach die Option AutoFilter, während die Tabelle ausgewählt ist.
Tipps
- Sie können sehen, auf welche Spaltenüberschriften Filter angewendet wurden, indem Sie auf die Dropdown-Menüschaltfläche klicken. Wenn der Pfeil auf der Schaltfläche blau ist, wurde ein Filter in diesem Menü angewendet. Wenn der Pfeil auf der Schaltfläche schwarz ist, wurde kein Filter in diesem Menü angewendet.
- AutoFilter ordnet Daten vertikal an, dh Filteroptionen können nur auf Spaltenüberschriften, nicht jedoch auf Zeilen angewendet werden. Wenn Sie jedoch Kategorien für jede Zeile eingeben und dann nur diese Spalte filtern, können Sie denselben Effekt erzielen.
- Der Filter funktioniert nicht über leere Zellen hinaus, wenn Sie Zellen leer lassen.
- Sichern Sie Ihre Daten, bevor Sie AutoFilter verwenden. Während AutoFilter deaktiviert werden kann, können alle Änderungen an den Daten Ihre vorhandenen Informationen überschreiben.
Warnungen
- Durch das Filtern Ihrer Daten löschen Sie keine Zeilen, sondern verstecken sie. Ausgeblendete Zeilen können wieder eingeblendet werden, indem Sie die Zeile über und unter der ausgeblendeten Zeile auswählen, mit der rechten Maustaste darauf klicken und "Einblenden" auswählen.
- Speichern Sie Ihre Änderungen häufig, es sei denn, Sie haben Ihre Daten gesichert und planen nicht, Ihre Daten zu überschreiben.
