In diesem wikiHow zeigen wir dir, wie du die Funktion „Seriendruck“in Microsoft Word verwendest. Seriendruck ermöglicht Ihnen die Verwendung einer Tabelle mit Kontaktinformationen, um jeder Kopie eines Dokuments automatisch eine andere Adresse, einen anderen Namen oder andere Informationen zuzuweisen. Dies ist nützlich, wenn Sie Newsletter oder Statements personalisieren, da Sie nicht den Namen oder die Adresse jeder Person am Anfang jedes Dokuments von Hand schreiben müssen.
Schritte
Teil 1 von 3: Erstellen eines Kontaktabzugs
Schritt 1. Öffnen Sie Microsoft Excel
Das App-Symbol von Microsoft Excel ähnelt einem weißen "X" auf dunkelgrünem Hintergrund. Die Excel-Seite "Neu" wird geöffnet.
Wenn Sie bereits über ein Kontaktblatt in Excel verfügen, fahren Sie stattdessen mit dem Importieren der Excel-Kontakte fort
Schritt 2. Klicken Sie auf Leere Arbeitsmappe
Es befindet sich oben links auf der Seite "Neu". Dadurch wird ein neues, leeres Excel-Dokument geöffnet.
Schritt 3. Fügen Sie Ihre Kontaktkopfzeilen hinzu
Ab Zelle A1 und gehen Sie von dort nach rechts, geben Sie die folgenden Überschriften ein:
- Vorname - Die Vornamen Ihrer Kontakte werden in diese Spalte eingefügt (Zelle A1).
- Nachname - Die Nachnamen Ihrer Kontakte werden in diese Spalte eingefügt (Zelle B1).
- Tel - Die Telefonnummern Ihrer Kontakte werden in dieser Spalte angezeigt (Zellen C1).
- StreetAddress - Die Straßenadressen Ihrer Kontakte erscheinen in dieser Spalte (Zelle D1).
- Stadt - Die Wohnorte Ihrer Kontakte werden in dieser Spalte angezeigt (Zelle E1).
- Bundesland - In dieser Spalte werden die Wohnsitzstaaten Ihrer Kontakte angezeigt (Zelle F1).
- PLZ - Die Postleitzahlen Ihrer Kontakte werden in diese Spalte (Zelle G1).
- E-Mail - Die E-Mail-Adressen Ihrer Kontakte werden in diese Spalte (Zelle H1).
Schritt 4. Geben Sie die Informationen Ihrer Kontakte ein
Beginnen Sie in Spalte A, Zelle 2, und geben Sie die Kontaktinformationen für alle Personen ein, für die Sie einen Seriendruck erstellen möchten.
Stellen Sie sicher, dass diese Informationen korrekt sind, bevor Sie fortfahren
Schritt 5. Speichern Sie Ihr Dokument
Um dies zu tun:
- Windows - Klick Datei, klicken Speichern als, Doppelklick Dieser PC, klicke links im Fenster auf einen Speicherort, gib den Namen des Dokuments in das Textfeld "Dateiname" ein und klicke auf Speichern.
- Mac - Klick Datei, klicken Speichern als…, geben Sie den Namen des Dokuments in das Feld "Speichern unter" ein, wählen Sie einen Speicherort aus, indem Sie auf das Feld "Wo" klicken und auf einen Ordner klicken, und klicken Sie auf Speichern.
- Merken Sie sich Ihren ausgewählten Speicherort – Sie müssen die Excel-Tabelle später finden.
Schritt 6. Schließen Sie Excel
Drücke den x in der oberen rechten Ecke von Excel (Windows) oder dem roten Kreis in der oberen linken Ecke (Mac). Sie können nun mit der Erstellung des Seriendrucks in Microsoft Word fortfahren.
Teil 2 von 3: Kontakte in Word importieren
Schritt 1. Öffnen Sie Microsoft Word
Das Word-App-Symbol sieht aus wie ein weißes "W" auf dunkelblauem Hintergrund. Wie bei Excel wird die Seite "Neu" geöffnet.
Wenn Sie über ein vorhandenes Microsoft Word-Dokument verfügen, in das Sie die Excel-Kontakte importieren möchten, doppelklicken Sie stattdessen darauf, um es zu öffnen und überspringen den nächsten Schritt
Schritt 2. Klicken Sie auf Leeres Dokument
Es ist ein weißes Feld oben links auf der Seite. Ein leeres Microsoft Word-Dokument wird geöffnet.
Schritt 3. Klicken Sie auf die Registerkarte Mailings
Diese Registerkarte befindet sich oben im Microsoft Word-Fenster. Eine Symbolleiste wird hier direkt unter der Reihe von Registerkarten angezeigt.
Schritt 4. Klicken Sie auf Empfänger auswählen
Es befindet sich im Abschnitt "Seriendruck starten" des Mailings Symbolleiste. Dies öffnet ein Dropdown-Menü.
Schritt 5. Klicken Sie auf Vorhandene Liste verwenden…
Sie finden diese Option im Dropdown-Menü. Ein neues Fenster wird geöffnet.
- Wenn Sie stattdessen Outlook-Kontakte verwenden möchten, können Sie die Wählen Sie aus Outlook-Kontakten Option im Dropdown-Menü.
- Sie können auch eine temporäre Liste mit Kontaktinformationen in Word eingeben, indem Sie das Geben Sie eine neue Liste ein Möglichkeit. Dies ist nützlich, wenn Sie nur eine Handvoll Kontaktinformationen erstellen müssen.
Schritt 6. Wählen Sie Ihr Microsoft Excel-Kontaktblatt aus
Klicken Sie auf der linken Seite des Fensters auf den Ordner, in dem Sie die Excel-Tabelle gespeichert haben, und klicken Sie dann auf die Excel-Tabelle, um sie auszuwählen.
Schritt 7. Klicken Sie auf Öffnen
Es befindet sich in der unteren rechten Ecke des Fensters.
Schritt 8. Bestätigen Sie die Entscheidung
Klicken Sie im Popup-Fenster auf den Namen der Excel-Tabelle und dann auf OK unten im Fenster. Ihre Excel-Tabelle wird als Speicherort ausgewählt, von dem aus Ihre Kontakte geladen werden.
Stellen Sie sicher, dass das Kontrollkästchen "Erste Datenzeile enthält Spaltenüberschriften" am unteren Rand dieses Fensters aktiviert ist
Teil 3 von 3: Seriendruck verwenden
Schritt 1. Gehen Sie zu der Stelle, an der Sie Kontaktinformationen einfügen möchten
Suchen Sie die Stelle, an der Sie Kontaktinformationen einfügen möchten (z. B. den Anfang des Dokuments) und klicken Sie darauf, um den Cursor dort zu platzieren.
Schritt 2. Klicken Sie auf Seriendruckfeld einfügen
Dies ist eine Option im Abschnitt "Felder schreiben und einfügen" des Mailings Tab. Ein Dropdown-Menü wird angezeigt.
- Möglicherweise müssen Sie auf das klicken Mailings Tab erneut, bevor Sie dies tun.
Schritt 3. Wählen Sie einen Informationstyp aus
Klicken Sie im Dropdown-Menü auf den Namen einer der Kopfzeilen aus Ihrem Excel-Dokument, um sie einzufügen.
- Zum Beispiel würden Sie klicken Vorname im Dropdown-Menü, wenn Sie ein Tag für die Vornamen von Kontakten einfügen möchten.
Schritt 4. Fügen Sie bei Bedarf weitere Informationen hinzu
Dies können Adressen, Nachnamen, Telefonnummern usw. von Kontakten sein.
Schritt 5. Klicken Sie auf Fertig stellen und zusammenführen
Es ist ganz rechts im Mailings Symbolleiste der Registerkarte. Dies führt zu einem Dropdown-Menü.
Schritt 6. Wählen Sie eine Zusammenführungsoption aus
Klicken Sie auf eine der folgenden Optionen:
- Einzelne Dokumente bearbeiten - Öffnet das Dokument jedes Empfängers, sodass Sie die Dokumente weiter personalisieren können.
- Dokumente drucken… - Ermöglicht es Ihnen, eine Kopie Ihres Dokuments für jede in Ihrem Kontaktformular aufgeführte Person auszudrucken.
- E-Mail-Nachrichten senden… - Ermöglicht Ihnen, die Dokumente als E-Mail zu versenden. Die E-Mail-Adressen der Kontakte werden als Ziel-E-Mail-Adressen ausgewählt.
Schritt 7. Folgen Sie den Anweisungen auf dem Bildschirm
Abhängig von Ihrer ausgewählten Option haben Sie ein zusätzliches Formular zur Überprüfung (z. B. wenn Sie ausgewählt haben Email, Sie müssen einen Betreff eingeben und dann auf klicken OK). Dies schließt den Seriendruckprozess ab.
