Pivot-Tabellen sind interaktive Tabellen, die es dem Benutzer ermöglichen, große Datenmengen in einem übersichtlichen Tabellenformat zu gruppieren und zusammenzufassen, um die Berichterstellung und Analyse zu erleichtern. Sie können die Daten sortieren, zählen und summieren und sind in einer Vielzahl von Tabellenkalkulationsprogrammen verfügbar. Excel ermöglicht Ihnen das einfache Erstellen von Pivot-Tabellen, indem Sie Ihre relevanten Informationen per Drag & Drop in die entsprechenden Felder ziehen. Anschließend können Sie Ihre Daten filtern und sortieren, um Muster und Trends zu finden.
Schritte
Teil 1 von 3: Erstellen der Pivot-Tabelle
Schritt 1. Laden Sie die Tabelle, aus der Sie die Pivot-Tabelle erstellen möchten
Mit einer Pivot-Tabelle können Sie visuelle Berichte der Daten aus einer Tabellenkalkulation erstellen. Sie können Berechnungen durchführen, ohne Formeln eingeben oder Zellen kopieren zu müssen. Um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, benötigen Sie eine Tabelle mit mehreren Einträgen.
Sie können auch eine Pivot-Tabelle in Excel mithilfe einer externen Datenquelle wie Access erstellen. Sie können die Pivot-Tabelle in eine neue Excel-Tabelle einfügen
Schritt 2. Stellen Sie sicher, dass Ihre Daten die Anforderungen einer Pivot-Tabelle erfüllen
Eine Pivot-Tabelle ist nicht immer die Antwort, die Sie suchen. Um die Pivot-Tabellenfunktionen nutzen zu können, sollte Ihre Tabelle einige grundlegende Kriterien erfüllen:
- Ihre Tabelle sollte mindestens eine Spalte mit doppelten Werten enthalten. Dies bedeutet im Grunde nur, dass mindestens eine Spalte sich wiederholende Daten enthalten sollte. In dem im nächsten Abschnitt behandelten Beispiel enthält die Spalte "Produkttyp" zwei Einträge: "Tabelle" oder "Stuhl".
- Es sollte numerische Informationen enthalten. Dies wird in der Tabelle verglichen und aufsummiert. Im Beispiel im nächsten Abschnitt enthält die Spalte "Umsatz" numerische Daten.
Schritt 3. Starten Sie den Pivot-Tabellen-Assistenten
Klicken Sie oben im Excel-Fenster auf die Registerkarte "Einfügen". Klicken Sie auf die Schaltfläche "PivotTable" auf der linken Seite des Menübands Einfügen.
Wenn Sie Excel 2003 oder früher verwenden, klicken Sie auf das Daten Menü und wählen Sie PivotTable- und PivotChart-Bericht…
Schritt 4. Wählen Sie die Daten aus, die Sie verwenden möchten
Standardmäßig wählt Excel alle Daten in Ihrer aktiven Tabelle aus. Sie können klicken und ziehen, um einen bestimmten Teil der Tabelle auszuwählen, oder Sie können den Zellbereich manuell eingeben.
Wenn Sie eine externe Quelle für Ihre Daten verwenden, klicken Sie auf die Option "Eine externe Datenquelle verwenden" und klicken Sie auf Verbindung auswählen…. Suchen Sie nach der auf Ihrem Computer gespeicherten Datenbankverbindung
Schritt 5. Wählen Sie den Speicherort für Ihre Pivot-Tabelle aus
Nachdem Sie Ihren Bereich ausgewählt haben, wählen Sie im selben Fenster Ihre Standortoption aus. Standardmäßig platziert Excel die Tabelle in einem neuen Arbeitsblatt, sodass Sie durch Klicken auf die Registerkarten am unteren Rand des Fensters hin und her wechseln können. Sie können die Pivot-Tabelle auch auf demselben Blatt wie die Daten platzieren, sodass Sie die Zelle auswählen können, die platziert werden soll.
Wenn Sie mit Ihrer Auswahl zufrieden sind, klicken Sie auf OK. Ihre Pivot-Tabelle wird platziert und die Benutzeroberfläche ändert sich
Teil 2 von 3: Konfigurieren der Pivot-Tabelle
Schritt 1. Fügen Sie ein Zeilenfeld hinzu
Beim Erstellen einer Pivot-Tabelle sortieren Sie Ihre Daten im Wesentlichen nach Zeilen und Spalten. Was Sie wo hinzufügen, bestimmt die Struktur der Tabelle. Ziehen Sie ein Feld aus der Feldliste rechts in den Abschnitt Zeilenfelder der Pivot-Tabelle, um die Informationen einzufügen.
- Ihr Unternehmen verkauft beispielsweise zwei Produkte: Tische und Stühle. Sie haben eine Tabelle mit der Anzahl (Verkäufe) jedes Produkts (Produkttyp), das in Ihren fünf Geschäften (Geschäft) verkauft wird. Sie möchten sehen, wie viel von jedem Produkt in jedem Geschäft verkauft wird.
- Ziehen Sie das Feld Store aus der Feldliste in den Abschnitt Zeilenfelder der Pivot-Tabelle. Ihre Liste der Geschäfte wird angezeigt, jeweils als eigene Zeile.
Schritt 2. Fügen Sie ein Spaltenfeld hinzu
Wie die Zeilen ermöglichen Ihnen die Spalten, Ihre Daten zu sortieren und anzuzeigen. Im obigen Beispiel wurde das Feld Store dem Abschnitt Zeilenfelder hinzugefügt. Um zu sehen, wie viel von jedem Produkttyp verkauft wurde, ziehen Sie das Feld Produkttyp in den Abschnitt Spaltenfelder.
Schritt 3. Fügen Sie ein Wertfeld hinzu
Nachdem Sie nun die Organisation angelegt haben, können Sie die in der Tabelle anzuzeigenden Daten hinzufügen. Klicken Sie auf das Feld "Verkäufe" und ziehen Sie es in den Abschnitt "Wertfelder" der Pivot-Tabelle. Sie werden sehen, dass Ihre Tabelle die Verkaufsinformationen für Ihre beiden Produkte in jedem Ihrer Geschäfte anzeigt, mit einer Summenspalte auf der rechten Seite.
Für alle oben genannten Schritte können Sie die Felder in die entsprechenden Felder unter der Liste Felder auf der rechten Seite des Fensters ziehen, anstatt sie in die Tabelle zu ziehen
Schritt 4. Fügen Sie einem Abschnitt mehrere Felder hinzu
Pivot-Tabellen ermöglichen es Ihnen, jedem Abschnitt mehrere Felder hinzuzufügen, was eine genauere Kontrolle über die Anzeige der Daten ermöglicht. Nehmen Sie im obigen Beispiel an, dass Sie mehrere Arten von Tischen und mehrere Arten von Stühlen herstellen. Ihre Tabelle erfasst, ob es sich bei dem Artikel um einen Tisch oder Stuhl (Produkttyp) handelt, aber auch um das genaue Modell des verkauften Tisches oder Stuhls (Modell).
Ziehen Sie das Feld Modell in den Abschnitt Spaltenfelder. In den Spalten wird jetzt die Aufschlüsselung der Verkäufe nach Modell und Gesamttyp angezeigt. Sie können die Anzeigereihenfolge dieser Beschriftungen ändern, indem Sie in den Feldern in der unteren rechten Ecke des Fensters auf die Pfeilschaltfläche neben dem Feld klicken. Wählen Sie „Nach oben“oder „Nach unten“, um die Reihenfolge zu ändern
Schritt 5. Ändern Sie die Anzeige der Daten
Sie können die Anzeige von Werten ändern, indem Sie auf das Pfeilsymbol neben einem Wert im Feld Werte klicken. Wählen Sie "Wertfeldeinstellungen", um die Berechnungsweise der Werte zu ändern. Sie können beispielsweise den Wert in Prozent statt als Summe anzeigen oder die Werte mitteln, anstatt sie zu summieren.
Sie können das gleiche Feld mehrmals zum Feld Wert hinzufügen, um dies zu nutzen. Im obigen Beispiel wird der Gesamtumsatz für jede Filiale angezeigt. Durch erneutes Hinzufügen des Felds Sales können Sie die Werteinstellungen ändern, um den zweiten Sales als Prozentsatz des Gesamtumsatzes anzuzeigen
Schritt 6. Lernen Sie einige der Möglichkeiten kennen, wie Werte manipuliert werden können
Wenn Sie die Berechnungsmethode für Werte ändern, haben Sie je nach Bedarf mehrere Optionen zur Auswahl.
- Summe - Dies ist die Standardeinstellung für Wertfelder. Excel summiert alle Werte im ausgewählten Feld.
- Zählen - Dies zählt die Anzahl der Zellen, die Daten im ausgewählten Feld enthalten.
- Durchschnitt - Dies nimmt den Durchschnitt aller Werte im ausgewählten Feld.
Schritt 7. Fügen Sie einen Filter hinzu
Der Bereich "Berichtsfilter" enthält die Felder, mit denen Sie die in der Pivot-Tabelle angezeigten Datenzusammenfassungen durch Herausfiltern von Datensätzen durchblättern können. Sie dienen als Filter für den Bericht. Wenn Sie beispielsweise Ihr Shop-Feld als Filter anstelle einer Zeilenbeschriftung festlegen, können Sie jedes Geschäft auswählen, um einzelne Verkaufssummen anzuzeigen oder mehrere Geschäfte gleichzeitig anzuzeigen.
Teil 3 von 3: Verwenden der Pivot-Tabelle
Schritt 1. Sortieren und filtern Sie Ihre Ergebnisse
Eine der wichtigsten Funktionen der Pivot-Tabelle ist die Möglichkeit, Ergebnisse zu sortieren und dynamische Berichte anzuzeigen. Jedes Etikett kann sortiert und gefiltert werden, indem Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Etikettenkopf klicken. Sie können die Liste dann sortieren oder filtern, um nur bestimmte Einträge anzuzeigen.
Schritt 2. Aktualisieren Sie Ihre Tabelle
Ihre Pivot-Tabelle wird automatisch aktualisiert, wenn Sie die Basistabelle ändern. Dies kann großartig sein, um Ihre Tabellenkalkulationen zu überwachen und Änderungen zu verfolgen..
Schritt 3. Ändern Sie Ihre Pivot-Tabelle
Pivot-Tabellen machen es extrem einfach, die Position und Reihenfolge von Feldern zu ändern. Versuchen Sie, verschiedene Felder an verschiedene Orte zu ziehen, um eine Pivot-Tabelle zu erstellen, die genau Ihren Anforderungen entspricht.
Hier erhält die Pivot-Tabelle ihren Namen. Das Verschieben der Daten an verschiedene Orte wird als "Pivotieren" bezeichnet, da Sie die Richtung ändern, in der die Daten angezeigt werden
Schritt 4. Erstellen Sie ein Pivot-Diagramm
Sie können ein Pivot-Diagramm verwenden, um dynamische visuelle Berichte anzuzeigen. Ihr Pivot-Diagramm kann direkt aus Ihrer fertigen Pivot-Tabelle erstellt werden, wodurch der Diagrammerstellungsprozess zum Kinderspiel wird.
Tipps
- Wenn Sie den Befehl Daten importieren aus dem Menü Daten verwenden, haben Sie weitere Optionen zum Importieren von Daten aus Office-Datenbankverbindungen, Excel-Dateien, Access-Datenbanken, Textdateien, ODBC-DSNs, Webseiten, OLAP und XML/XSL. Anschließend können Sie Ihre Daten wie eine Excel-Liste verwenden.
- Wenn Sie einen AutoFilter verwenden (unter "Daten", "Filter"), deaktivieren Sie diesen beim Erstellen der Pivot-Tabelle. Es ist in Ordnung, sie nach dem Erstellen der Pivot-Tabelle wieder zu aktivieren.
