Es kann schwierig erscheinen, eine wichtige geschäftliche E-Mail abzudecken. Es gibt so viele Möglichkeiten, Ihre Nachricht zu vervollständigen! Letztendlich hängt die Art und Weise, wie Sie Ihre E-Mail schließen, jedoch von einigen verschiedenen Faktoren ab. Dazu gehören beispielsweise, wie gut Sie die Person kennen, der Sie schreiben, den Zweck der E-Mail und ob Ihre E-Mail Teil einer Kette ist. Gestalten Sie unter Berücksichtigung dieser Faktoren einen angemessenen Schlusssatz. Wählen Sie dann die richtige Unterschrift aus und entscheiden Sie, was Sie in Ihre Unterschrift einfügen möchten.
Schritte
Teil 1 von 3: Schreiben Sie Ihre Schlussbemerkungen
Schritt 1. Erinnern Sie den Empfänger an den Zweck Ihrer E-Mail
Es gibt viele Gründe, in einem geschäftlichen Umfeld eine E-Mail zu schreiben. Wenn Sie den Hauptzweck der E-Mail genau bestimmen, können Sie den besten Weg zum Abschließen bestimmen.
- Wenn Sie beispielsweise eine Anfrage stellen, enden Sie mit etwas wie „Danke für Ihre Zeit“oder „Danke für Ihre Überlegung“.
- Wenn Sie auf eine Informations- oder Unterstützungsanfrage antworten, können Sie mit „Ich hoffe, das hilft!“enden. oder „Lassen Sie es mich wissen, wenn ich Ihnen auf andere Weise behilflich sein könnte.“
- Wenn Sie ein persönliches Meeting einrichten, können Sie mit etwas wie „Bis nächste Woche!“enden.
Schritt 2. Verwenden Sie einen geeigneten Ton für Ihr Publikum
Denke darüber nach, wie gut du die Person kennst, der du schreibst, welche Art von Beziehung du zu ihr hast und was du erreichen willst. Eine E-Mail an einen leitenden Manager oder einen wichtigen neuen Kunden sollte wahrscheinlich formeller sein als eine E-Mail an einen bekannten Kollegen.
- Wenn Sie beispielsweise ein Meeting mit einem Kunden planen, könnte ein gutes Schlussstatement etwa so lauten: „Ich freue mich auf unser Meeting am 24. Bei Fragen kontaktieren Sie mich bitte unter 555-555-5555.“
- Auf der anderen Seite, wenn Sie ein freundliches Treffen mit einem Kollegen vereinbaren, den Sie gut kennen, kann es völlig in Ordnung sein, mit etwas wie „Klingt gut! Bis morgen!:)”
Schritt 3. Fügen Sie keine Schlusserklärung hinzu, wenn Ihre E-Mail Teil einer Kette ist
Wenn dies Ihre erste E-Mail zu diesem Thema ist oder eine besonders wichtige E-Mail ist, ist es wahrscheinlich eine gute Idee, ein abschließendes Dankeschön oder einen „Aufruf zum Handeln“hinzuzufügen. Bei geschäftlichen E-Mails ist jedoch die Kürze wichtig. Wenn Ihre E-Mail Teil einer langen Kette ist, müssen Sie möglicherweise nichts über die wichtigsten Informationen hinaus angeben.
Wenn Sie beispielsweise ein langes Gespräch mit Ihrem Chef per E-Mail über eine Aufgabe abschließen, müssen Sie möglicherweise nicht viel mehr sagen als: „Okay. Ich werde es am Freitag vor Ende des Tages fertig haben. -M."
Teil 2 von 3: Auswahl einer Abmeldung
Schritt 1. Wählen Sie eine Abmeldung aus, die dem Ton Ihrer E-Mail entspricht
Wenn Ihre E-Mail formell ist, melden Sie sich mit etwas wie „Mit freundlichen Grüßen“oder (für eine noch formellere Note) „Mit freundlichen Grüßen“ab. Für weniger formelle E-Mails können Sie etwas wie "Passen Sie auf" oder "Prost" verwenden.
Wenn Sie frühere E-Mails von der Person, an die Sie schreiben, erhalten haben, können Sie sich ihre Abmeldung ansehen und Ihren Ton an ihren anpassen. Wenn sie beispielsweise dazu neigen, mit etwas wie „Herzliche Grüße“zu unterschreiben, sollten Sie mit einem ähnlichen Maß an Formalität unterschreiben
Schritt 2. Verwenden Sie eine Abmeldung, die Ihrem Zweck entspricht
Wie der Schlusssatz kann auch eine Abmeldung den Zweck Ihrer E-Mail widerspiegeln. Wenn Sie beispielsweise eine einfache Anfrage stellen oder sich kurz für etwas bedanken, können Sie eine Abmeldung wie „Vielen Dank“oder „Vielen Dank“gefolgt von Ihrer Unterschrift verwenden.
Schritt 3. Vermeiden Sie alles, was zu liebevoll ist
Wenn Sie die Person, der Sie schreiben, nicht sehr gut kennen, vermeiden Sie alles, was zu umgangssprachlich, informell oder liebevoll ist. Im Allgemeinen sollten Dinge wie „Liebe“, „XOXO“oder „Umarmungen“in geschäftlichen E-Mails nicht verwendet werden.
Schritt 4. Überspringen Sie die Abmeldung in kurzen oder Ketten-E-Mails
Wenn Ihre E-Mail Teil einer langen Kette ist oder Sie versuchen, einem Kollegen sehr kurz und schnell etwas mitzuteilen, ist es möglicherweise überhaupt nicht erforderlich, eine Abmeldung beizufügen.
Wenn Sie die Abmeldung nicht ganz überspringen möchten, können Sie eine einfache Abmeldung wie –Bernice oder –B. sollte für kurze, informelle E-Mails ausreichen
Teil 3 von 3: Ihre E-Mail signieren
Schritt 1. Geben Sie Ihre grundlegenden Identifikationsinformationen an
Wie viele Informationen Sie in Ihre Unterschrift aufnehmen, hängt davon ab, wie gut Sie Ihren Korrespondenten kennen und wie oft Sie mit ihm kommuniziert haben.
- Eine erstmalige E-Mail sollte wahrscheinlich mindestens Ihren vollständigen Namen, Ihre Berufsbezeichnung, Ihren Arbeitsplatz und Ihre Telefonnummer enthalten.
- Bei der Kommunikation mit einem Kollegen oder einer Person, der Sie häufig eine E-Mail senden, ist es wahrscheinlich ausreichend, mit Ihrem Vornamen oder Ihrer Initiale zu unterschreiben.
Schritt 2. Halten Sie Ihre Unterschrift kurz
Im Allgemeinen ist es am besten, eine geschäftliche E-Mail nicht mit viel zusätzlichem Text und Bildern zu überladen. Fügen Sie Ihrer E-Mail-Signatur nichts Unnötiges hinzu, wie z. B. Anführungszeichen, auffällige Grafiken oder viele Links.
Schritt 3. Richten Sie eine automatische Signatur ein
Wenn Sie nicht jedes Mal, wenn Sie eine wichtige E-Mail senden, Ihre Berufsbezeichnung und Ihre Kontaktinformationen schreiben möchten, können Sie eine Signatur erstellen, die Ihr E-Mail-Client automatisch zu Ihren Nachrichten hinzufügen kann.
Einige Programme wie Outlook ermöglichen es Ihnen, mehrere Signaturen zu erstellen, sodass Sie für jede E-Mail diejenige auswählen können, die am besten geeignet ist
Tipps
-
Ihre Signatur sollte ungefähr so aussehen:
- Mit freundlichen Grüßen,
- Jane Doe, Marktanalystin
- MegaCorp
- 214-444-1234
- In den meisten E-Mail-Clients wie Outlook usw. ist es sehr einfach, eine Signatur einzurichten, die automatisch an jede E-Mail angehängt wird.
Warnungen
- Lassen Sie Ihre Arbeit nach Möglichkeit von einer anderen Person überprüfen. Es gibt keinen Ersatz für richtiges Korrekturlesen.
- Bearbeiten und korrigieren Sie alle Briefe vor dem Versenden – d. h. lesen Sie auf korrekte Grammatik und Rechtschreibung und entfernen Sie Tippfehler. Ändern Sie mehrdeutige Sprache, z. B. Wörter und Sätze, die unklar sind oder eine doppelte Bedeutung haben.
- Die Verwendung einer Rechtschreibprüfung ist nicht unfehlbar, da die Software oft ein richtig geschriebenes Wort einfügt, aber nicht das richtige Wort für den Kontext. Wenn "Bankroll" in "Blankroll" geändert wird, ändert sich wirklich die Bedeutung des Satzes. Sie müssen sich auch auf Ihre eigenen Kenntnisse der Feinheiten der Grammatik verlassen, da die Vorschläge der Software nicht immer richtig sind.