E-Mail-Betreffzeilen sind oft das, was die Leser verwenden, um zu entscheiden, ob sie Ihre E-Mail öffnen möchten. Diese Lücken müssen mit einer kurzen, auf den Punkt gebrachten und detailorientierten Sprache gefüllt werden, damit Ihr Empfänger Ihre E-Mail nicht löscht, ohne sie zu lesen. Wenn Sie mit Details in Ihren Betreffzeilen genau angeben, warum Ihr Leser sehen möchte, was Sie zu sagen haben, sollten Sie sich über schnellere und häufigere Antworten auf Ihre E-Mails freuen.
Schritte
Teil 1 von 3: Formatieren Ihrer Betreffzeilen
Schritt 1. Vermeiden Sie es, die Betreffzeile leer zu lassen
Wenn Sie sich dafür entscheiden, keine Betreffzeile einzufügen, nutzen Sie nicht die Gelegenheit, die sie bietet, um Ihren Leser anzulocken. Eine leere Betreffzeile lässt Sie auch faul aussehen. Am wichtigsten ist, dass Ihr Leser sicherlich nicht das Gefühl hat, Ihre E-Mail schnell öffnen oder beantworten zu müssen.
Schritt 2. Schreiben Sie Ihre Betreffzeile, bevor Sie Ihre E-Mail schreiben
Ihre Betreffzeile kann sich wie ein nachträglicher Gedanke anfühlen, der nicht so wichtig ist wie der eigentliche Inhalt Ihrer E-Mail. Da es jedoch das Erste ist, was Ihr Leser sieht, ist es genauso kritisch – wenn nicht sogar noch mehr! - als was drin ist. Um sicherzustellen, dass Sie Ihrer Betreffzeile genügend Zeit und Aufmerksamkeit widmen, schreiben Sie sie, bevor Sie etwas anderes schreiben.
Schritt 3. Befolgen Sie die Standard-Großschreibungsregeln, um Schlampigkeit zu vermeiden
Sofern Sie keine kurze Nachricht an jemanden senden, den Sie gut kennen, sollten Sie Ihre E-Mails wie formelle Mitteilungen behandeln. Schreiben Sie Ihre Betreffzeilen auf die gleiche Weise wie die Titel Ihrer Präsentationen.
Denken Sie an ein paar Grundregeln, die Ihnen helfen, richtig groß zu schreiben. Schreiben Sie beispielsweise das erste und das letzte Wort Ihrer Betreffzeilen immer groß. Du solltest auch Substantive (Berg, Präsentation, Gebäude), Pronomen (He, She, They), Verben (Go, Change), Adverbien (Quickly, Slowly) und Adjektive (Sloppy, Excellent) immer groß schreiben. Sie sollten Artikel (a, an, the), Präpositionen (in, out) oder koordinierende Konjunktionen (und, aber) nicht groß schreiben
Schritt 4. Vermeiden Sie es, Ihre Betreffzeilen wie ganze Sätze zu behandeln
Während Ihre Betreffzeilen grammatikalisch korrekt sein sollten, betrachten Sie sie als Titel und nicht als Sätze, die immer Satzzeichen benötigen. Ihre Betreffzeilen müssen nicht mit einem Punkt, Fragezeichen oder Ausrufezeichen abgeschlossen werden.
- Beachten Sie, dass einige Spam-Filter E-Mails mit unterbrochenen Betreffzeilen automatisch an den Junk-Mail-Filter weiterleiten.
- Vielleicht möchten Sie gelegentlich ein Fragezeichen verwenden, um die Aufmerksamkeit Ihres Lesers zu erregen. Übertreiben Sie diese Strategie nicht.
- Verbinden Sie mehrere Sätze in Betreffzeilen mit Bindestrichen. Beispielsweise enthält die Betreffzeile: „Geplante Besprechung für Dienstag – Ihre Teilnahme erforderlich“zwei verschiedene Sätze, die mit einem Bindestrich verbunden sind.
Schritt 5. Halten Sie Ihre Betreffzeilen unter etwa 50 Zeichen
Ihre Betreffzeilen sollten so kurz wie möglich sein. Dies kann gelegentlich erfordern, dass Sie einige Details zugunsten anderer weglassen. Es ist am wichtigsten, dass Ihr Leser weiß, was er bis wann tun muss, sobald er Ihre Betreffzeile liest.
Es ist möglicherweise nicht immer möglich, Ihre Betreffzeilen bei oder unter 50 Zeichen zu halten. Manchmal werden Sie zehn oder so Zeichen übergehen. Wenn Sie jedoch beginnen, nach der 50-Zeichen-Regel zu fotografieren, beginnen Sie automatisch, kürzere Betreffzeilen zu schreiben
Schritt 6. Setzen Sie wichtige Wörter zuerst, um die Aufmerksamkeit des Lesers zu erregen
Was diese Wörter sind, hängt vom Zweck Ihrer E-Mail ab. Ihr Name und Ihr Titel müssen in einigen E-Mails möglicherweise an erster Stelle stehen, während die von Ihnen oder dem Leser erforderliche Aktion in anderen möglicherweise an erster Stelle steht. Überlegen Sie, was Ihren Leser am ehesten dazu bringt, Ihre E-Mail zu öffnen, und setzen Sie die Wörter, die diesem Thema entsprechen, ganz am Anfang der Betreffzeile.
Im Allgemeinen sollten Sie Ihre Betreffzeile mit einem Wort beginnen, das angibt, warum Sie Ihren Leser kontaktieren. Wenn Sie zum Beispiel kürzlich Bürovorschriften geändert haben, schreiben Sie: „Geänderte Unternehmensvorschriften – erfordert Ihre Überprüfung heute.“
Schritt 7. Wählen Sie bestimmte Substantive und Verben aus, um den Zweck der E-Mail zu kommunizieren
Fügen Sie keine vagen oder unklaren Substantive und Verben in Ihre Betreffzeile ein. Verwenden Sie stattdessen Wörter, die genau angeben, was Sie von Ihrem Leser erwarten. Dadurch wird die Länge Ihrer Betreffzeile verkürzt und gleichzeitig die Details bereitgestellt, die Sie in Ihrer Betreffzeile benötigen.
Anstatt: „Kontaktieren Sie, um neue Informationen zu überprüfen“, schreiben Sie: „Überarbeitete HR-Regeln – Genehmigung durch Mi.“erforderlich. In der zweiten Version der Betreffzeile haben Sie genau erklärt, was die „neue Info“ist und warum Sie den Leser kontaktieren. Sie haben alle Unklarheiten beseitigt, ob der Empfänger die E-Mail lesen muss und was er tun muss, wenn er sie öffnet
Teil 2 von 3: Geben Sie Details in Ihren Betreffzeilen an
Schritt 1. Geben Sie den Zweck Ihrer E-Mail an
Sagen Sie dem Leser, warum Sie ihn kontaktieren. Seien Sie so konkret wie möglich. So weiß der Leser sofort, ob er Ihre Nachricht öffnen soll.
- Eine Betreffzeile mit der Bitte um ein Empfehlungs- oder Referenzschreiben könnte wie folgt aussehen: „Requesting Reference for Tamara G. by Friday 6/2.“
- Wenn Sie Ihrem Leser einen Vorteil bieten, versuchen Sie es mit etwas wie: "Wechseln Sie Ihr Öl nur diese Woche mit 50% Rabatt von Jim."
Schritt 2. Schreiben Sie auf, welche Aktion Ihr Leser ausführen soll
Sobald sie Ihre E-Mail sehen, möchten Ihre Leser wissen, was sie tun müssen. Wenn Sie dieses Wissen sofort haben, wird Ihr Leser darauf vorbereitet, im Inhalt Ihrer Notiz nach weiteren Details zu suchen.
Anstatt zu schreiben, „Reaching Out for a Favor“, schreiben Sie Ihre Betreffzeile: „Brauchen Sie Ihre Hilfe beim Schreiben eines Projektvorschlags nächste Woche“. Dies lässt den Leser nicht nur wissen, dass Sie um Hilfe bitten, sondern erklärt auch genau, was der Leser für Sie tun wird
Schritt 3. Geben Sie eine Frist an, damit der Leser weiß, wann er antworten muss
Wenn Sie dem Leser nicht mitteilen, wann er Maßnahmen ergreifen oder antworten muss, öffnet er Ihre E-Mail möglicherweise erst morgen, nächste Woche oder sogar nächsten Monat. Dies liegt nicht daran, dass Ihr Leser Ihnen nicht helfen möchte. Die meisten Menschen erhalten täglich Dutzende oder sogar Hunderte von E-Mails, sodass E-Mails ohne klare Fristen leicht in der Herde verloren gehen.
Wenn Ihre E-Mail besonders wichtig ist und eine sofortige Antwort erfordert, können Sie die Wörter „Dringend“, „Kritisch“oder „Sofortige Antwort erforderlich“verwenden, um Ihren Leser darauf hinzuweisen, dass er diesem Hinweis besondere Aufmerksamkeit schenken sollte
Schritt 4. Geben Sie an, wer Sie sind, wenn der Leser Sie noch nicht kennt
Manchmal schickst du Leuten eine E-Mail, die du noch nie zuvor getroffen hast. In diesen Fällen kann es wichtig sein, dass Sie Ihrem Leser Ihren Titel, Ihr Unternehmen oder Ihren Namen mitteilen, damit er einen Grund hat, Ihre Notiz zu öffnen. Andernfalls könnten Sie nur eine zufällige Person sein, deren E-Mail direkt in den Papierkorb wandern kann!
Vielleicht sind Sie ein Schüler, der für ein Schulprojekt mit einem Kommunalpolitiker in Kontakt tritt. Schreiben Sie: „High School Senior bittet um Vorstellungsgespräch für das Projekt, fällig am 24.06.“
Schritt 5. Erwähnen Sie, den Leser zu treffen, wenn er erst seit kurzem bekannt ist
Möglicherweise nehmen Sie Kontakt mit dieser Person auf, weil Sie sich gerade erst kennengelernt haben und hoffen, eine engere Beziehung zu ihr aufzubauen. Joggen Sie ihr Gedächtnis in der Betreffzeile, damit sie sich daran erinnern, Sie getroffen zu haben. Sie werden eher ein Follow-up einrichten, wenn sie sich an Ihre vorherige Begegnung erinnern.
Vielleicht hatten Sie auf einer Konferenz oder einem Abendessen eine kurze Diskussion über einige Ihrer gemeinsamen Interessen. Machen Sie Ihre Betreffzeile: "Following up on our Chat at Writers' Conf, 30.04."
Schritt 6. Benennen Sie Ihren gegenseitigen Kontakt, wenn Sie dem Leser vorgestellt werden
Wenn jemand anderes Sie mit Ihrem Empfänger in Kontakt bringt, ist es wichtig, dass Sie diese Tatsache klarstellen. Ihr Leser öffnet viel eher eine E-Mail mit einer Betreffzeile, die den Namen einer Person enthält, die er kennt, anstatt einer anonymen Person, die er noch nie getroffen hat. Ihr Leser kann sich auch dafür entscheiden, sich an Ihren gemeinsamen Ansprechpartner zu wenden, um die Einführung zu bestätigen.
Schreiben Sie zum Beispiel: „Dr. Smiths Student @ Hopkins, bittet um ein Treffen im nächsten Monat.“
Teil 3 von 3: Optimieren und Korrekturlesen Ihrer Betreffzeilen
Schritt 1. Verwenden Sie eine einfache Sprache, um Verwirrung zu vermeiden
Sie möchten nicht, dass Ihr Leser Schwierigkeiten hat, Ihre Betreffzeile zu verstehen. Vermeiden Sie zu lange Wörter und komplexes Vokabular. Stellen Sie sich vor, Sie senden Ihre E-Mail an einen Mittelschüler und fragen Sie sich, ob er jedes Wort in der Betreffzeile verstehen kann.
Vermeiden Sie es, obskures Vokabular zu verwenden, wenn ein einfacheres Wort ausreicht. Wählen Sie: „Neue Office-Regeln – Schnell prüfen und antworten“anstelle von „Neue Office-Regeln – Schnell prüfen und antworten“. „Schnell“und „mit Eifer“bedeuten dasselbe, aber die erste Option ist weniger abschreckend und verwirrend
Schritt 2. Verwenden Sie Symbole und Abkürzungen, um Betreffzeilen zu kürzen
Viele Wörter können gekürzt werden, ohne den Leser zu verwirren. Verwenden Sie nur gängige Abkürzungen und Symbole und lesen Sie Ihre Betreffzeile, um sicherzustellen, dass es keine Verwirrung über den Zweck Ihrer E-Mail gibt.
Beispielsweise können alle Wochentage gekürzt werden. „@“ist ein gebräuchliches Symbol für „at“. Sie können „RE:“auch für „ungefähr“verwenden. „EOM“kann für „Ende der Nachricht“verwendet werden und „EOD“kann für „Ende des Tages“stehen
Schritt 3. Überprüfen Sie auf Rechtschreib- und Grammatikfehler
Wie jeder andere Teil Ihrer E-Mail muss auch Ihre Betreffzeile fehlerfrei sein. Dies stellt sicher, dass Sie nicht auf Anhieb unprofessionell oder faul aussehen, bevor Ihr Leser überhaupt die Möglichkeit hat, Ihre Notiz zu öffnen.
- E-Mail-Rechtschreibprüfungen decken die Betreffzeilen möglicherweise nicht ab, seien Sie also besonders vorsichtig mit Rechtschreibfehlern. Wenn Sie sich Sorgen machen, kopieren Sie die Betreffzeile und fügen Sie sie in ein Word- oder Google-Dokument ein und führen Sie dort die Rechtschreibprüfung durch.
- Ihre Betreffzeile muss möglicherweise kein vollständiger Satz sein. Vermeiden Sie jedoch häufige grammatikalische Fehler wie die Verwechslung von „sie sind“, „ihre“und „dort“oder „du bist“und „dein“.
Schritt 4. Lesen Sie Ihre Betreffzeilen laut vor, um die Klarheit zu überprüfen
Der beste Weg, um sicherzustellen, dass Ihre Betreffzeilen einfach, prägnant und korrekt geschrieben sind, besteht darin, sie sich selbst vorzulesen. Wenn Sie Ihre Worte sprechen hören, werden Sie Fehler bemerken, die Sie nicht bemerken würden, wenn Sie sie nur auf dem Bildschirm überprüft hätten.
Wenn Sie sich an einem öffentlichen Ort befinden, lesen Sie die Worte leise vor sich hin
Warnungen
- Geben Sie keine routinemäßigen E-Mail-Betreffzeilen mit Ausrufezeichen ein!!! oder alle CAPS. Sie werden an Glaubwürdigkeit verlieren.
- Beginnen Sie niemals einen Satz in der Betreffzeile, den Sie im Inhalt Ihrer E-Mail beenden. Schreiben Sie zum Beispiel nicht „Ich bitte Sie um einen Gefallen, den ich Ihnen gerne tun möchte…“in die Betreffzeile und öffnen Sie die E-Mail dann mit: „Bis Freitag erledigen“.
