Excel eignet sich hervorragend für Datentabellen, aber wie können Sie es so bearbeiten und organisieren, dass es Ihren Anforderungen entspricht? Mit dem Sortierwerkzeug können Sie Spalten schnell nach einer Vielzahl von Formaten sortieren oder Ihre eigene benutzerdefinierte Sortierung für mehrere Spalten und Datentypen erstellen. Verwenden Sie die Sortierfunktion, um Ihre Daten logisch zu organisieren und sie leichter zu verstehen und zu verwenden.
Schritte
Teil 1 von 3: Alphabetisch oder numerisch sortieren
Schritt 1. Wählen Sie Ihre Daten aus
Sie können entweder klicken und ziehen, um die zu sortierende Spalte auszuwählen, oder Sie können auf eine der Zellen in der Spalte klicken, um sie zu aktivieren und Excel die Daten automatisch auswählen zu lassen.
Alle Ihre Daten in der Spalte müssen zum Sortieren auf die gleiche Weise formatiert werden (d. h. Text, Zahlen, Datumsangaben)
Schritt 2. Suchen Sie die Sortierschaltflächen
Diese finden Sie auf der Registerkarte Daten im Bereich "Sortieren & Filtern". Um schnell zu sortieren, verwenden Sie die Tasten "AZ↓" und "AZ↑".
Schritt 3. Sortieren Sie Ihre Spalte, indem Sie auf die entsprechende Schaltfläche klicken
Wenn Sie Zahlen sortieren, können Sie vom niedrigsten zum höchsten ("AZ↓") oder vom höchsten zum niedrigsten ("AZ↑") sortieren. Wenn Sie Text sortieren, können Sie in aufsteigender alphanumerischer Reihenfolge ("AZ↓") oder absteigender alphanumerischer Reihenfolge ("AZ↑") sortieren. Wenn Sie Datums- oder Zeitangaben sortieren, können Sie von früher nach später ("AZ↓") oder später nach früher ("AZ↑") sortieren.
Wenn sich neben der zu sortierenden Spalte eine weitere Datenspalte befindet, werden Sie gefragt, ob Sie diese Daten in die Sortierung einbeziehen möchten. Die Sortierung ist weiterhin die ursprünglich ausgewählte Spalte, aber die zugehörigen Datenspalten werden mitsortiert
Schritt 4. Beheben Sie Fehler bei einer Spalte, die nicht sortiert wird
Wenn Sie beim Sortieren auf Fehler stoßen, liegt die wahrscheinlichste Ursache in Formatierungsproblemen mit den Daten.
- Stellen Sie beim Sortieren von Zahlen sicher, dass alle Zellen als Zahlen und nicht als Text formatiert sind. Zahlen können aus bestimmten Buchhaltungsprogrammen versehentlich als Text importiert werden.
- Wenn Sie Text sortieren, können Fehler durch führende Leerzeichen oder falsche Formatierung auftreten.
- Wenn Sie Datums- oder Uhrzeitangaben sortieren, entstehen normalerweise Probleme durch die Formatierung Ihrer Daten. Damit Excel erfolgreich nach Datum sortieren kann, müssen Sie sicherstellen, dass alle Daten als Datum gespeichert werden.
Teil 2 von 3: Sortieren mit mehreren Kriterien
Schritt 1. Wählen Sie Ihre Daten aus
Angenommen, Sie haben eine Tabelle mit einer Liste der Kundennamen sowie der Stadt, in der sie sich befinden. Um Ihnen das Leben zu erleichtern, möchten Sie zuerst alphabetisch nach Stadt und dann jeden Kunden innerhalb jeder Stadt alphabetisch sortieren. Das Erstellen einer benutzerdefinierten Sortierung kann genau das tun.
Schritt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sortieren
Diese finden Sie im Abschnitt "Sortieren & Filtern" der Registerkarte Daten. Das Sortierfenster wird geöffnet, in dem Sie eine benutzerdefinierte Sortierung mit mehreren Kriterien erstellen können.
Wenn Ihre Spalten Überschriften in der ersten Zelle haben, z. B. "Stadt" und "Name", aktivieren Sie das Kontrollkästchen "Meine Daten haben Überschriften" in der oberen linken Ecke des Sortierfensters
Schritt 3. Erstellen Sie Ihre erste Regel
Klicken Sie auf das Menü "Sortieren nach", um die gewünschte Spalte auszuwählen. In diesem Beispiel würden Sie zuerst nach Stadt sortieren, also wählen Sie die entsprechende Spalte aus dem Menü aus.
- Lassen Sie "Sortieren nach" auf "Werte" eingestellt.
- Legen Sie die Reihenfolge entweder auf "A bis Z" oder "Z bis A" fest, je nachdem, wie Sie sortieren möchten.
Schritt 4. Erstellen Sie Ihre zweite Regel
Klicken Sie auf die Schaltfläche "Stufe hinzufügen". Dadurch wird eine Regel unter der ersten hinzugefügt. Wählen Sie die zweite Spalte (in unserem Beispiel die Spalte Name) und dann die Sortierreihenfolge aus (wählen Sie zur besseren Lesbarkeit dieselbe Reihenfolge wie Ihre erste Regel).
Schritt 5. Klicken Sie auf OK
Ihre Liste wird nach Ihren Regeln sortiert. Sie sollten die Städte alphabetisch aufgelistet sehen und dann die Kundennamen innerhalb jeder Stadt alphabetisch sortiert.
Dieses Beispiel ist einfach und enthält nur zwei Spalten. Sie können Ihre Sortierung jedoch beliebig komplex gestalten und viele Spalten einschließen
Teil 3 von 3: Sortieren nach Zellen- oder Schriftfarbe
Schritt 1. Wählen Sie Ihre Daten aus
Sie können entweder klicken und ziehen, um die zu sortierende Spalte auszuwählen, oder Sie können auf eine der Zellen in der Spalte klicken, um sie zu aktivieren und Excel die Daten automatisch auswählen zu lassen.
Schritt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Sortieren
Die Schaltfläche Sortieren finden Sie auf der Registerkarte Daten im Abschnitt "Sortieren & Filtern". Dadurch wird das Sortierfenster geöffnet. Wenn neben der zu sortierenden Spalte eine weitere Datenspalte vorhanden ist, werden Sie gefragt, ob Sie diese Daten in die Sortierung einbeziehen möchten.
Schritt 3. Wählen Sie im Menü "Sortieren nach" "Zellenfarbe" oder "Schriftfarbe"
Auf diese Weise können Sie die erste Farbe auswählen, nach der Sie sortieren möchten.
Schritt 4. Wählen Sie aus, welche Farbe Sie zuerst sortieren möchten
In der Spalte "Reihenfolge" können Sie über das Dropdown-Menü auswählen, welche Farbe Sie zuerst oder zuletzt in der Sortierung platzieren möchten. Sie können nur Farben auswählen, die in der Spalte vorhanden sind.
Es gibt keine Standardreihenfolge für die Farbsortierung. Die Reihenfolge müssen Sie selbst definieren
Schritt 5. Fügen Sie eine weitere Farbe hinzu
Sie müssen für jede Farbe in der zu sortierenden Spalte eine weitere Regel hinzufügen. Klicken Sie auf "Ebene hinzufügen", um der Sortierung eine weitere Regel hinzuzufügen. Wählen Sie die nächste Farbe, nach der Sie sortieren möchten, und dann die Reihenfolge, nach der Sie sortieren möchten.
Stellen Sie sicher, dass jede Reihenfolge für jede Regel gleich ist. Wenn Sie beispielsweise von oben nach unten sortieren, stellen Sie sicher, dass im Abschnitt "Reihenfolge" für jede Regel "Oben" steht
Schritt 6. Klicken Sie auf OK
Jede Regel wird nacheinander angewendet und die Spalte wird nach den von Ihnen definierten Farben sortiert.
Tipps
- Versuchen Sie, Daten auf verschiedene Weise zu sortieren. Diese neuen Perspektiven können verschiedene Aspekte der Informationen beleuchten.
- Wenn Ihre Tabelle Summen, Durchschnittswerte oder andere zusammenfassende Informationen unterhalb der zu sortierenden Informationen enthält, achten Sie darauf, diese nicht ebenfalls zu sortieren.
