Flussdiagramme sind ein großartiges Werkzeug, um schwer verständliche Prozesse in zugängliche Konzepte zu unterteilen. Um ein erfolgreiches Flussdiagramm zu erstellen, müssen Sie die Informationen vereinfachen und in einem klaren, prägnanten Format präsentieren. Um ein Flussdiagramm in Excel zu erstellen, müssen Sie ein Raster erstellen, die Shapes aus dem Menü Shapes festlegen und verbinden und den entsprechenden Text hinzufügen. Um ein Flussdiagramm in Word zu erstellen, müssen Sie auf ähnliche Weise eine Leinwand einfügen, ein Raster aktivieren und Formen aus dem Menü Formen erstellen und verbinden, bevor Sie Text hinzufügen.
Schritte
Methode 1 von 3: Entwerfen Sie das Konzept
Schritt 1. Schreiben Sie Ihre Kernkonzepte auf
Der Schlüssel zu einem erfolgreichen Flussdiagramm ist seine Lesbarkeit. Stellen Sie sicher, dass Ihre Kernkonzepte einfach formuliert sind und dass der Fortschritt von Konzept zu Konzept in einfachen Schritten erklärt wird.
Stellen Sie sicher, dass Sie einen eindeutigen Endpunkt für Ihr Diagramm geplant haben. Dies wird dazu beitragen, das Lesen zu erleichtern
Schritt 2. Entscheiden Sie sich zwischen einem Standard- oder Swimlane-Format
Ein Standardflussdiagramm unterteilt einen Prozess nach seinen Schlüsselkonzepten und erforderlichen Aktionen. Wenn mehrere Gruppen an dem im Flussdiagramm beschriebenen Prozess beteiligt sind, kann ein Swimlane-Format dabei helfen, zu zeigen, wer was zu tun hat. Jeder Ablaufdiagrammschritt wird in die „Lane“der für die Erledigung der Aufgabe zuständigen Gruppe (Marketing, Vertrieb, Personal usw.) platziert.
- Swimlanes werden normalerweise horizontal oder vertikal formatiert. Der Ausgangspunkt ist die obere linke Ecke des Diagramms.
- Swimlanes können schwierig zu entwerfen sein, wenn Sie mehrere Konzepte haben, die zwischen Abteilungen hin und her reisen müssen. Dies führt zu unübersichtlichen Diagrammen.
Schritt 3. Gestalten Sie Ihr Flussdiagramm
Bevor Sie mit dem Entwerfen Ihres Flussdiagramms durch Software beginnen, zeichnen Sie es auf einem Blatt Papier auf. Platzieren Sie Ihr Startkonzept oben und erweitern Sie das Diagramm darunter.
- Die meisten Flussdiagramme arbeiten nach einem binären Grundprinzip. An Stellen im Prozess, an denen Abweichungen auftreten, wird dem Leser eine Ja- oder Nein-Frage gestellt. Die Antwort führt den Leser zum passenden Konzept.
- Verwenden Sie verschiedene Formen, um verschiedene Arten von Konzepten oder Entscheidungen darzustellen. Das Hinzufügen von visuellen Hinweisen verbessert die Lesbarkeit und das Verständnis.
Schritt 4. Komplexe Prozesse trennen
Wenn Bereiche Ihres Flussdiagramms zu dicht werden, trennen Sie den Unterprozess in ein neues Flussdiagramm. Fügen Sie ein Kästchen als Verweis auf den Unterprozess im ursprünglichen Flussdiagramm hinzu, und lassen Sie den Leser dorthin zurückkehren, wenn er den erweiterten Abschnitt durchlaufen hat.
Methode 2 von 3: Erstellen Sie ein Flussdiagramm in Excel
Schritt 1. Erstellen Sie ein Raster
Excel-Tabellen werden standardmäßig so formatiert, dass sie Zellen enthalten, die breiter als hoch sind. Um ein einheitliches Flussdiagramm zu erstellen, sollten Sie die Zellengrößen quadratisch festlegen. Klicken Sie dazu auf die Schaltfläche Alle Zellen auswählen in der oberen linken Ecke der Tabelle.
- Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf eine beliebige Spaltenüberschrift und wählen Sie Spaltenbreite aus dem Menü. Geben Sie 2.14 in das Feld ein und drücken Sie die Eingabetaste. Dadurch werden alle Zellen in perfekte Quadrate umgewandelt.
- Aktivieren Sie im Menü „Ausrichten“auf der Registerkarte „Layout“oder „Seitenlayout“die Option „Am Raster ausrichten“. Dadurch passen alle erstellten Objekte ihre Größe an das Raster an, sodass Sie einheitliche Formen erstellen können.
Schritt 2. Legen Sie Ihre Ränder fest
Wenn Sie die Tabelle in Word oder ein anderes Programm exportieren möchten, sollten Sie sicherstellen, dass die Ränder ausgerichtet sind. Verwenden Sie das Menü „Ränder“auf der Registerkarte „Seitenlayout“oder „Layout“, um die Ränder an die Software anzupassen, in die Sie exportieren.
Sie können die Ausrichtung des Dokuments (Hoch- oder Querformat) über das Menü Ausrichtung auf der Registerkarte Layout anpassen. Flussdiagramme, die von links nach rechts verlaufen, sollten im Querformat formatiert werden
Schritt 3. Formen erstellen
Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen und wählen Sie das Menü Formen. Wählen Sie die Form aus, die Sie erstellen möchten, und zeichnen Sie dann mit der Maus die Größe der Box. Nachdem Sie eine Form erstellt haben, können Sie die Farbe und den Umrissstil mit den Werkzeugen auf der sich öffnenden Registerkarte Format ändern.
Schritt 4. Text hinzufügen
Um Text zu Formen hinzuzufügen, klicken Sie auf die Mitte der Form und beginnen Sie mit der Eingabe. Sie können die Schriftart und den Stil auf der Registerkarte Start anpassen. Halten Sie Ihren Text kurz und prägnant und achten Sie auf eine gute Lesbarkeit.
Schritt 5. Verbinden Sie die Formen
Öffnen Sie das Menü Formen über die Registerkarte Einfügen. Wählen Sie den Linienstil, der Ihren Anforderungen am besten entspricht. Bewegen Sie die Maus über die erste Form. An den Rändern erscheinen kleine rote Kästchen, die anzeigen, wo Linien verbunden werden können.
- Beginnen Sie die Linie im roten Feld und ziehen Sie sie auf die zweite Form.
- Auf der zweiten Form erscheinen rote Kästchen. Platzieren Sie den Endpunkt der Linie auf einem dieser Felder.
- Die Formen sind nun verbunden. Wenn Sie eine verschieben, bleibt die Linie verbunden und passt ihren Winkel entsprechend an.
- Fügen Sie Kommentare zu Verbindungslinien hinzu, indem Sie ein Textfeld einfügen, das auf der Registerkarte Einfügen verfügbar ist.
Schritt 6. Laden Sie eine Vorlage herunter
Anstatt ein Flussdiagramm von Grund auf neu zu erstellen, gibt es eine Vielzahl von Excel-Vorlagen und -Assistenten, die sowohl kostenlos als auch online erhältlich sind. Viele davon nehmen den größten Teil der Arbeit aus der Erstellung eines Flussdiagramms.
Methode 3 von 3: Erstellen Sie ein Flussdiagramm in Word
Schritt 1. Fügen Sie eine Leinwand ein
Der einfachste Weg, ein Flussdiagramm in Word zu erstellen, besteht darin, zuerst eine Leinwand zu erstellen. Eine Leinwand bietet mehr Freiheit beim Arbeiten mit Formen und ermöglicht einige Funktionen, die normalerweise nicht verfügbar sind, z. B. Verbindungslinien.
Klicken Sie auf die Registerkarte Einfügen. Wählen Sie das Menü Formen aus, und klicken Sie dann unten im Menü auf Neue Zeichenfläche. Ein gepunkteter Umriss der Leinwand wird in Ihrem Dokument angezeigt. Sie können die Größe der Leinwand anpassen, indem Sie die Ecken bearbeiten
Schritt 2. Aktivieren Sie das Raster
Mit einem Raster können Sie einheitliche Formen erstellen. Um es zu aktivieren, klicken Sie auf die Leinwand, um es zu aktivieren. Klicken Sie auf der Registerkarte Format auf Ausrichten und wählen Sie dann Rastereinstellungen. Aktivieren Sie die Kontrollkästchen zum Anzeigen von Rasterlinien und Fangen von Objekten.
Schritt 3. Formen erstellen
Wählen Sie bei aktiver Leinwand die Registerkarte Einfügen und klicken Sie auf das Menü Formen. Wählen Sie die Form aus, die Sie hinzufügen möchten. Ziehen Sie die Form mit der Maus auf die gewünschte Größe. Nachdem Sie eine Form erstellt haben, können Sie die Farbe und den Umrissstil mit den Werkzeugen auf der sich öffnenden Registerkarte Format ändern.
Schritt 4. Text hinzufügen
Um Text zu einer Form in Word 2007 hinzuzufügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste darauf und wählen Sie Text hinzufügen aus dem Menü. Klicken Sie für Word 2010/2013 einfach auf die Form und beginnen Sie mit der Eingabe. Sie können die Schriftart und den Stil auf der Registerkarte Start anpassen.
Schritt 5. Verbinden Sie die Formen
Öffnen Sie das Menü Formen über die Registerkarte Einfügen. Wählen Sie den Linienstil aus, der Ihren Anforderungen am besten entspricht. Bewegen Sie die Maus über die erste Form. An den Rändern erscheinen kleine Kästchen, die anzeigen, wo Linien verbunden werden können.
- Beginnen Sie die Linie im Feld und ziehen Sie sie auf die zweite Form.
- An den Rändern der zweiten Form erscheinen kleine Kästchen. Platzieren Sie den Endpunkt der Linie auf einem dieser Felder.
- Die Formen sind jetzt verbunden. Wenn Sie eine verschieben, bleibt die Linie verbunden und passt ihren Winkel entsprechend an.
- Fügen Sie Kommentare zu Verbindungslinien hinzu, indem Sie ein Textfeld einfügen, das auf der Registerkarte Einfügen verfügbar ist.
Hilfe zum Flussdiagramm
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