So konvertieren Sie eine LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für Seriendruckdokumente

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So konvertieren Sie eine LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für Seriendruckdokumente
So konvertieren Sie eine LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für Seriendruckdokumente
Anonim

In diesem wikiHow zeigen wir dir, wie du in LibreOffice Calc eine Adresstabelle zur Verwendung in einem LibreOffice Writer-Serienbrief erstellst. Nachdem Sie Ihre Tabelle erstellt und im richtigen Format gespeichert haben, müssen Sie sie mit Writer verbinden, bevor Sie mit der Beschriftung von Feldern in Ihrem Dokument beginnen können. Glücklicherweise wird LibreOffice Writer mit einem schnellen Datenbankerstellungstool geliefert, das den Prozess zu einem Kinderspiel macht.

Schritte

Teil 1 von 3: Erstellen der Tabelle

Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für Seriendruckdokumente Schritt 1

Schritt 1. Öffnen Sie LibreOffice Calc

Sie finden es in Ihrem Windows-Startmenü oder im Anwendungsordner Ihres Mac. Calc ist eine Tabellenkalkulations-App, die Microsoft Excel und Google Sheets sehr ähnlich ist.

Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für Seriendruckdokumente Schritt 2

Schritt 2. Beschriften Sie Ihre Spaltenüberschriften

Sie sollten relevante Kopfzeilentitel wie Name, Adresse, Bundesland und Postleitzahl usw. verwenden. Diese Beschriftungen sollten in separate Zellen in der ersten Zeile der Tabelle eingefügt werden.

  • Es kann hilfreich sein, jede Spalte zu beschriften, um so wenig Informationen wie möglich zu erhalten. Anstelle einer einzelnen Spalte namens Adresse könnten Sie beispielsweise StreetAddress, State und Zip verwenden. Anstelle einer Spalte für Name können Sie FirstName und LastName eingeben.
  • Die eigentlichen Kopfzeilenspalten sollten an Ihre Bedürfnisse angepasst werden.
Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für Seriendruckdokumente Schritt 3

Schritt 3. Füllen Sie die Spalten mit den zusammenzuführenden Daten

Jede Zeile sollte die Daten für einen Kontakt enthalten. Nachdem Sie den ersten Kontakt in die erste verfügbare Zeile eingegeben haben, geben Sie den nächsten Kontakt in die nächste Zeile ein und so weiter.

Sie müssen keine speziellen Formatierungen oder Stile (wie Fettdruck) verwenden, da die Daten von Ihrem Seriendruckdokument formatiert werden

Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für Seriendruckdokumente Schritt 4

Schritt 4. Speichern Sie die Datei im ODF-Dateiformat

Das ODF-Dateiformat endet mit der.ODS-Dateierweiterung, was ein wenig seltsam erscheinen mag, aber es ist korrekt. So speichern Sie die Tabelle:

  • Drücke den Datei Menü oben links und wählen Sie Speichern als.
  • Navigieren Sie zu dem Ordner, in dem Sie die Datei speichern möchten. Sie müssen sich diesen Ort merken.
  • Auswählen ODF-Tabelle (*.ods) aus dem Dropdown-Menü "Speichern als Typ" oder "Format".
  • Klicken Speichern. Schließen Sie an dieser Stelle die Calc-App.

Teil 2 von 3: Die Tabellenkalkulation verbinden

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Schritt 1. Öffnen Sie Libre Writer

Sie finden es in Ihrem Windows-Startmenü oder im Anwendungsordner Ihres Mac.

Machen Sie sich noch keine Gedanken über das Verfassen Ihres Briefes oder Dokuments – Sie verbinden nur die Adressen mit Writer

Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für Seriendruckdokumente Schritt 6

Schritt 2. Öffnen Sie den Adressdatenquellen-Assistenten

Mit diesem Tool können Sie ganz einfach eine Datenbank aus Ihrer Tabellenkalkulation erstellen. Um dies zu tun:

  • Drücke den Datei Menü oben links.
  • Klicken Zauberer auf der Speisekarte.
  • Klicken Adressdatenquelle.
Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für Seriendruckdokumente Schritt 7

Schritt 3. Wählen Sie "Andere externe Datenquelle" und klicken Sie auf Weiter

Es ist die letzte Option.

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Schritt 4. Klicken Sie auf die Schaltfläche Einstellungen

Das Fenster "Adressdatenquelle erstellen" wird angezeigt.

Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für Seriendruckdokumente Schritt 9

Schritt 5. Wählen Sie "Tabelle" und klicken Sie auf Weiter

Dies teilt Writer mit, dass Sie mit dem Tabellenkalkulationsformat arbeiten.

Konvertieren einer LibreOffice-Tabelle in eine Datenbank für Seriendruckdokumente Schritt 10

Schritt 6. Wählen Sie die erstellte Tabelle aus und klicken Sie auf Weiter

Klicken Sie dazu auf das Durchsuche, navigieren Sie zu der Tabelle mit den Adressen (die mit der Dateierweiterung.ODS endet) und doppelklicken Sie auf die Tabelle, um sie auszuwählen.

  • Um zu überprüfen, ob Sie eine verwendbare Tabelle ausgewählt haben, klicken Sie auf das Testverbindung Schaltfläche in der unteren rechten Ecke. Sie sollten eine Meldung sehen, die besagt, dass die Verbindung erfolgreich hergestellt wurde. Wenn ein Fehler angezeigt wird, haben Sie möglicherweise die falsche Datei ausgewählt oder im falschen Format gespeichert.
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Schritt 7. Klicken Sie auf die Schaltfläche Fertig stellen

Nachdem Sie die Tabelle verbunden haben, können Sie mit dem Importieren der Daten beginnen.

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Schritt 8. Klicken Sie auf Weiter, um fortzufahren

Tun nicht Klicken Sie auf die Schaltfläche "Feldzuweisung", da dies für Ihre Tabelle nicht funktioniert.

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Schritt 9. Benennen Sie die Datenbankdatei (.ODB)

Sehen Sie sich den Dateinamen im Feld "Speicherort" an - die Datei heißt standardmäßig "Adressen.odb". Wenn Sie möchten, können Sie diesen Namen beibehalten oder in einen anderen Namen ändern. Denken Sie daran, die.ODB-Datei am Ende des Dateinamens beizubehalten.

  • Wenn das Kontrollkästchen "Diese Adressbuchdefinition in das aktuelle Dokument einbetten" aktiviert ist, deaktivieren Sie es jetzt.
  • Das Feld "Adressbuchname" ist die Art und Weise, wie diese Adressliste in anderen LibreOffice-Apps angezeigt wird. Fühlen Sie sich frei, dies zu ändern, wenn Sie möchten.
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Schritt 10. Klicken Sie auf Fertig stellen

Ihre Tabellenkalkulation ist jetzt mit LibreOffice Writer verbunden und kann in Ihrem Seriendruck verwendet werden.

Die Datenbank wird auch in zukünftigen Serienbriefen oder Dokumenten weiterhin zur Verfügung stehen

Teil 3 von 3: Erstellen Ihres Seriendruckdokuments

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Schritt 1. Öffnen Sie ein neues Dokument in LibreOffice Writer

Wenn Sie Ihren Serienbrief, Ihr Etikettenblatt oder Ihre Umschlagvorlage bereits erstellt haben, öffnen Sie sie jetzt.

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Schritt 2. Öffnen Sie den Bereich Datenquellen

Klicken Sie dazu auf das Sicht Menü oben und wählen Sie dann Datenquellen. Sie sehen die Werte Ihrer Adresstabelle im Bereich oben im Dokument. Das Panel bleibt dort, um Ihnen die Arbeit zu erleichtern.

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Schritt 3. Formatieren Sie das Dokument so, wie es angezeigt werden soll

Wenn Sie beispielsweise einen Serienbrief schreiben, verfassen Sie den Brief so, wie er aussehen soll.

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Schritt 4. Ziehen Sie die Überschriften der Datenspalten an die entsprechenden Positionen

Die Kopfzeilen der Datenspalten sind die grauen Beschriftungen über den Adressdaten in diesem oberen Bereich. Wenn Sie beispielsweise einen Brief verfassen und diesen mit "Sehr geehrter (Vorname)" beginnen möchten, geben Sie das Wort Liebe ein, ziehen Sie die Vorname Spaltenüberschrift dorthin, wo Sie einen Namen eingeben würden, und geben Sie dann ein Komma ein.

Wenn Sie eine Spaltenüberschrift an die gewünschte Position ziehen, wird sie mit dreieckigen Klammern auf beiden Seiten angezeigt (z. B.:)

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Schritt 5. Speichern Sie Ihr Dokument

Um sicherzustellen, dass Ihrer harten Arbeit nichts passiert, klicken Sie auf das Datei Menü und wählen Sie Speichern als. Die Datei sollte mit der Dateierweiterung.ODT gespeichert werden, also wählen Sie ODF-Textdokument (*.odt) aus dem Menü "Speichern als Typ" oder "Format".

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Schritt 6. Drucken Sie Ihr Dokument

Die Schritte dazu variieren je nachdem, was Sie drucken.

  • Wenn Sie einen Serienbrief drucken, klicken Sie auf das Datei Menü und wählen Sie Drucken. Sie werden gefragt, ob Sie einen Serienbrief drucken möchten-select Jawohl wenn Sie dazu aufgefordert werden. Wenn Sie nicht für alle Personen in der Adressliste Briefe drucken möchten, halten Sie die Strg (PC) oder Befehl (Mac)-Taste, während Sie auf diejenigen klicken, die Sie drucken möchten. Klicken OK, und drucken Sie dann wie gewünscht.
  • Wenn Sie Labels erstellen, gehen Sie zu Datei > Neu > Etiketten, wählen Sie die Datenbank, die Tabelle und die Felder aus. Wählen Sie unten die Art des Etikettenpapiers aus, auf dem Sie drucken (z. B. Avery A4) und andere zusätzliche Einstellungen für die Etikettenerstellung und klicken Sie dann auf Speichern. Von dort auf der Optionen Registerkarte, klicken Sie Inhalte synchronisieren, und dann Neues Dokument um Ihr Etikettenblatt zu erstellen. Sie können dieses Dokument dann nach Bedarf drucken, indem Sie. auswählen Datei > Drucken.

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