So verwenden Sie Microsoft Access (mit Bildern)

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Anonim

Microsoft Access ist ein Programm zum Erstellen von Datenbanken, mit dem jeder eine Datenbank einfach verwalten und bearbeiten kann. Es eignet sich für alles, von kleinen Projekten bis hin zu großen Unternehmen, und ist ein sehr visuelles Programm. Dies macht es ideal für die Durchführung von Dateneingaben, da Sie nicht mit Tabellen und Tabellenkalkulationen arbeiten müssen.

Schritte

Teil 1 von 6: Erstellen einer neuen Datenbank

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 1

Schritt 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Datei und wählen Sie „Neu“

Die Datenbank enthält alle Ihre Daten in ihren verschiedenen Formen. Sie können eine leere Datenbank oder eine leere Webdatenbank erstellen oder aus einer Vielzahl von Vorlagen auswählen.

  • Eine leere Datenbank ist eine standardmäßige Access-Datenbank und eignet sich für die lokale Verwendung. Beim Erstellen einer leeren Datenbank wird auch eine Tabelle erstellt.
  • Webdatenbanken sind so konzipiert, dass sie mit den Web-Publishing-Tools von Access kompatibel sind. Beim Erstellen einer leeren Datenbank wird auch eine Tabelle erstellt.
  • Vorlagen sind vorgefertigte Datenbanken, die für eine Vielzahl von Anwendungen entwickelt wurden. Wählen Sie eine Vorlage, wenn Sie nicht viel Zeit damit verbringen möchten, die Datenbankstruktur zusammenzustellen.
Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 2

Schritt 2. Benennen Sie Ihre Datenbank

Nachdem Sie einen Datenbanktyp ausgewählt haben, geben Sie ihm einen Namen, der seinen Zweck widerspiegelt. Dies ist besonders hilfreich, wenn Sie mit mehreren verschiedenen Datenbanken arbeiten. Geben Sie den Dateinamen Ihrer Datenbank in das Feld "Dateiname" ein. Wählen Sie „Erstellen“, um die neue Datenbankdatei zu generieren.

Teil 2 von 6: Daten zur Datenbank hinzufügen

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 3

Schritt 1. Bestimmen Sie die beste Struktur für Ihre Daten

Wenn Sie eine leere Datenbank erstellen, sollten Sie sich überlegen, wie Sie Ihre Daten am besten organisieren und die entsprechende Struktur hinzufügen. Es gibt mehrere Möglichkeiten, wie Sie Ihre Daten in Access formatieren und mit ihnen interagieren können:

  • Tabellen – Dies ist die Hauptmethode, mit der Daten in Ihrer Datenbank gespeichert werden. Tabellen können in Excel mit Tabellenkalkulationen verglichen werden: Die Daten sind in Zeilen und Spalten organisiert. Aus diesem Grund ist das Importieren von Daten aus Excel und anderen Tabellenkalkulationsprogrammen ein relativ einfacher Vorgang.
  • Formulare – Formulare sind die Art und Weise, wie Daten zu Ihrer Datenbank hinzugefügt werden. Während Sie die Daten direkt in die Tabellen in die Datenbank eingeben können, ermöglicht die Verwendung von Formularen eine schnellere und visuellere Dateneingabe.
  • Berichte – Diese fassen die Daten in Ihrer Datenbank zusammen und zeigen sie an. Berichte dienen dazu, Daten zu analysieren und Antworten auf bestimmte Fragen zu geben, beispielsweise wie viel Gewinn erzielt wurde oder wo sich Kunden befinden. Diese sind in der Regel zum Ausdrucken gedacht.
  • Abfragen – So rufen Sie Ihre Daten ab und filtern sie. Sie können Abfragen verwenden, um bestimmte Einträge aus mehreren Tabellen anzuzeigen. Sie können auch Abfragen verwenden, um Daten zu erstellen und zu aktualisieren.
Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 4

Schritt 2. Erstellen Sie Ihre erste Tabelle

Wenn Sie eine leere Datenbank starten, beginnen Sie automatisch mit einer leeren Tabelle. Sie können mit der Eingabe Ihrer Daten in diese Tabelle beginnen, entweder von Hand oder durch Kopieren und Einfügen aus einer anderen Quelle.

  • Jedes Datenelement sollte eine eigene Spalte (Feld) erhalten, während jeder Datensatz eine separate Zeile sein sollte. Jede Zeile wäre beispielsweise ein Kunde, während jedes Feld eine andere Information über diesen Kunden enthält (Vorname, Nachname, E-Mail-Adresse, Telefonnummer usw.).
  • Sie können die Spaltenbeschriftungen umbenennen, damit Sie leicht erkennen können, welches Feld was ist. Doppelklicken Sie auf die Spaltenüberschrift, um den Namen zu ändern.
Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 5

Schritt 3. Importieren Sie Daten aus einer anderen Quelle

Wenn Sie aus einer unterstützten Datei oder einem unterstützten Speicherort importieren möchten, können Sie Access so einstellen, dass die Informationen abgerufen und zu Ihrer Datenbank hinzugefügt werden. Dies ist nützlich, um Daten von einem Webserver oder einer anderen freigegebenen Ressource abzurufen.

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Externe Daten.
  • Wählen Sie den Dateityp aus, den Sie importieren. Im Abschnitt „Importieren und verknüpfen“sehen Sie einige Optionen für Datentypen. Sie können auf die Schaltfläche Mehr klicken, um weitere Optionen anzuzeigen. ODBC steht für Open Database Connectivity und umfasst Datenbanken wie SQL.
  • Navigieren Sie zum Speicherort der Daten. Wenn es sich auf einem Server befindet, müssen Sie die Serveradresse angeben.
  • Wählen Sie im nächsten Fenster "Geben Sie an, wie und wo Sie die Daten in der aktuellen Datenbank speichern möchten". Wählen Sie "OK". Folgen Sie den Schritten, um Ihre Daten zu importieren.
Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 6

Schritt 4. Fügen Sie eine weitere Tabelle hinzu

Sie möchten Ihre verschiedenen Datensätze in verschiedenen Datenbanken speichern. Dies trägt dazu bei, dass Ihre Datenbanken reibungslos funktionieren. Beispielsweise können Sie eine Tabelle mit Kundeninformationen und eine weitere Tabelle mit Bestellinformationen haben. Anschließend können Sie die Kundeninformationen mit der Bestellinformationstabelle verknüpfen.

Klicken Sie im Abschnitt Erstellen der Registerkarte Start auf die Tabellenschaltfläche. Eine neue Tabelle wird in Ihrer Datenbank erscheinen. Sie können die Informationen auf die gleiche Weise eingeben, wie Sie es für die erste Tabelle getan haben

Teil 3 von 6: Tabellenbeziehungen festlegen

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 7

Schritt 1. Verstehen Sie, wie Schlüssel funktionieren

Jede Tabelle hat einen Primärschlüssel, der für jeden Eintrag eindeutig ist. Standardmäßig erstellt Access eine ID-Spalte, deren Zahl für jeden Eintrag erhöht wird. Dieser wird als Primärschlüssel festgelegt. Tabellen können auch Fremdschlüssel haben. Dies sind Felder, die mit einer anderen Tabelle in der Datenbank verknüpft sind. Die verknüpften Felder würden dieselben Daten enthalten.

  • Beispielsweise können Sie in Ihrer Tabelle Bestellungen ein Feld Kunden-ID haben, um zu verfolgen, welcher Kunde welches Produkt bestellt hat. Sie können eine Beziehung für dieses Feld mit dem ID-Feld in Ihrer Kundentabelle erstellen.
  • Die Verwendung von Beziehungen trägt dazu bei, dass Ihre Daten konsistent, effizient und lesbar bleiben.
Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 8

Schritt 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Datenbanktools

Klicken Sie im Abschnitt Beziehungen auf die Schaltfläche Beziehungen. Es öffnet sich ein neues Fenster mit einer Übersicht aller Tabellen in der Datenbank. Jedes Feld wird unter dem Namen seiner Tabelle aufgeführt.

Sie müssen das Feld für den Fremdschlüssel angelegt haben, bevor Sie die Beziehung anlegen. Wenn Sie beispielsweise die Kunden-ID in der Tabelle Bestellungen verwenden möchten, erstellen Sie in der Tabelle Bestellungen ein Feld namens Kunde und lassen Sie es leer. Stellen Sie sicher, dass es das gleiche Format wie das zu verknüpfende Feld hat (in diesem Fall Zahlen)

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 9

Schritt 3. Ziehen Sie das Feld, das Sie als Fremdschlüssel verwenden möchten

Legen Sie es in das Feld ab, das Sie für den Fremdschlüssel erstellt haben. Klicken Sie im angezeigten Fenster auf Erstellen, um die Beziehung für die Felder festzulegen. Zwischen den beiden Tabellen erscheint eine Linie, die die Felder verbindet.

Aktivieren Sie beim Erstellen der Beziehung das Kontrollkästchen „Referentielle Integrität erzwingen“. Das heißt, wenn Daten in einem Feld geändert werden, wird das andere Feld automatisch aktualisiert. Dies wird dazu beitragen, dass Ihre Daten korrekt bleiben

Teil 4 von 6: Anfragen stellen

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 10

Schritt 1. Verstehen Sie die Rolle von Abfragen

Abfragen sind Aktionen, mit denen Sie die Daten in Ihrer Datenbank schnell anzeigen, hinzufügen und bearbeiten können. Es gibt eine Vielzahl von Abfragetypen, die von einfachen Lookups bis hin zur Erstellung neuer Tabellen auf Basis vorhandener Daten reichen. Abfragen sind wesentliche Werkzeuge zum Erstellen von Berichten.

Abfragen werden in zwei Haupttypen unterteilt: Auswahl und Aktion. Select-Abfragen ziehen Daten aus Tabellen und können Berechnungen durchführen. Aktionsabfragen können Daten aus Tabellen hinzufügen, bearbeiten und löschen

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 11

Schritt 2. Verwenden Sie den Abfrageassistenten, um eine grundlegende Auswahlabfrage zu erstellen

Wenn Sie eine einfache Auswahlabfrage erstellen möchten, verwenden Sie den Abfrage-Assistenten, der Sie durch die Schritte führt. Sie können über die Registerkarte Erstellen auf den Abfrageassistenten zugreifen. Auf diese Weise können Sie bestimmte Felder einer Tabelle anzeigen.

Erstellen einer Auswahlabfrage mit Kriterien

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 12

Schritt 1. Öffnen Sie das Abfragedesign-Tool

Mithilfe von Kriterien können Sie Ihre Auswahlabfrage eingrenzen und nur die Informationen anzeigen, die Sie benötigen. Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte Erstellen und wählen Sie Query Deign.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 13

Schritt 2. Wählen Sie Ihren Tisch

Das Feld Tabelle anzeigen wird geöffnet. Doppelklicken Sie auf die Tabelle, für die Sie die Abfrage ausführen möchten, und klicken Sie dann auf Schließen.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 14

Schritt 3. Fügen Sie die abzurufenden Felder hinzu

Doppelklicken Sie auf jedes Feld in der Tabelle, das Sie der Abfrage hinzufügen möchten. Die Felder werden dem Entwurfsraster hinzugefügt.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 15

Schritt 4. Fügen Sie Ihre Kriterien hinzu

Sie können verschiedene Arten von Kriterien verwenden, z. B. Text oder Funktionen. Wenn Sie beispielsweise im Feld "Preise" nur Preise über 50 $ anzeigen möchten, geben Sie ein:

>=50

in die Kriterien ein. Wenn Sie nur Kunden aus Großbritannien anzeigen möchten, würden Sie eingeben

Vereinigtes Königreich

in das Feld Kriterien ein.

Sie können mehrere Kriterien pro Abfrage verwenden

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 16

Schritt 5. Klicken Sie auf Ausführen, um Ihre Ergebnisse anzuzeigen

Die Schaltfläche Ausführen befindet sich auf der Registerkarte Entwurf. Ihre Abfrageergebnisse werden im Fenster angezeigt. Drücken Sie Strg + S, um die Abfrage zu speichern.

Erstellen einer Auswahlabfrage mit Parametern

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 17

Schritt 1. Öffnen Sie das Abfragedesign-Tool

Mit einer Parameterabfrage können Sie angeben, was Sie jedes Mal abrufen möchten, wenn die Abfrage ausgeführt wird. Wenn Sie beispielsweise über eine Datenbank mit Kunden aus verschiedenen Städten verfügen, können Sie eine Parameterabfrage ausführen, um zu fragen, für welche Stadt Sie Ergebnisse anzeigen möchten.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 18

Schritt 2. Erstellen Sie eine Auswahlabfrage und geben Sie die Tabelle(n) an

Fügen Sie in der Query abzurufende Felder hinzu, indem Sie in der Tabellenübersicht darauf doppelklicken.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 19

Schritt 3. Fügen Sie dem Abschnitt Kriterien einen Parameter hinzu

Parameter werden durch „[]“um den Parameter gekennzeichnet. Der Text in den Klammern wird in der Eingabeaufforderung angezeigt, die beim Ausführen der Abfrage angezeigt wird. Um beispielsweise nach der Stadt zu fragen, klicken Sie auf die Zelle Kriterien für das Feld Stadt, und geben Sie ein

[Welche Stadt?]

.

Sie können Parameter mit „?“beenden. oder „:“, aber nicht mit „!“oder "."

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 20

Schritt 4. Führen Sie eine Abfrage mit mehreren Parametern durch

Sie können mehrere Parameter verwenden, um einen benutzerdefinierten Bereich für Ihre Abfrageergebnisse zu erstellen. Wenn das Feld beispielsweise ein Datumsfeld ist, können Sie einen Datumsbereich zurückgeben, indem Sie Folgendes eingeben:

Zwischen [Startdatum eingeben:] und [Enddatum eingeben:]

. Beim Ausführen der Abfrage erhalten Sie zwei Eingabeaufforderungen.

Erstellen einer Tabellenerstellungsabfrage

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 21

Schritt 1. Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen und wählen Sie Abfrageentwurf

Sie können Abfragen verwenden, um bestimmte Daten aus vorhandenen Tabellen abzurufen und eine neue Tabelle mit diesen Daten zu erstellen. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie bestimmte Teile Ihrer Datenbank freigeben oder bestimmte Formulare für Teilmengen Ihrer Datenbank erstellen möchten. Sie müssen zuerst eine reguläre Auswahlabfrage erstellen.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 22

Schritt 2. Wählen Sie die Tabelle(n) aus, aus der Sie Daten abrufen möchten

Doppelklicken Sie auf die Tabellen, aus denen Sie Ihre Daten abrufen möchten. Sie können bei Bedarf aus mehreren Tabellen ziehen.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 23

Schritt 3. Wählen Sie die Felder aus, aus denen Sie Daten abrufen möchten

Doppelklicken Sie in der Tabellenübersicht auf jedes Feld, das Sie hinzufügen möchten. Es wird Ihrem Abfrageraster hinzugefügt.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 24

Schritt 4. Legen Sie Ihre Kriterien fest

Wenn Sie bestimmte Daten aus einem Feld angeben möchten, verwenden Sie den Kriterienabschnitt, um den Filter festzulegen. Weitere Informationen finden Sie im Abschnitt „Erstellen einer Auswahlabfrage mit Kriterien“oben.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 25

Schritt 5. Testen Sie Ihre Abfrage, um sicherzustellen, dass sie die gewünschten Ergebnisse liefert

Führen Sie vor dem Erstellen der Tabelle die Abfrage aus, um sicherzustellen, dass alle korrekten Daten abgerufen werden. Passen Sie Ihre Kriterien und Felder an, bis Sie alle gewünschten Daten erhalten.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 26

Schritt 6. Speichern Sie die Abfrage

Drücken Sie Strg + S, um die Abfrage zur späteren Verwendung zu speichern. Es wird in Ihrem Navigationsrahmen auf der linken Seite des Bildschirms angezeigt. Klicken Sie auf die Abfrage, um sie erneut auszuwählen, und klicken Sie dann auf die Registerkarte Design.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 27

Schritt 7. Klicken Sie in der Gruppe Abfragetyp auf die Schaltfläche "Tabelle erstellen"

Es erscheint ein Fenster, in dem Sie nach Ihrem neuen Tabellennamen gefragt werden. Geben Sie den Namen für die Tabelle ein und klicken Sie auf OK.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 28

Schritt 8. Klicken Sie auf die Schaltfläche Ausführen

Ihre neue Tabelle wird mit der von Ihnen eingerichteten Abfrage erstellt. Die Tabelle erscheint in Ihrem Navigationsrahmen auf der linken Seite.

Erstellen einer Append-Abfrage

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 29

Schritt 1. Öffnen Sie eine zuvor erstellte Abfrage

Sie können eine Anfügeabfrage verwenden, um Daten zu einer Tabelle hinzuzufügen, die bereits aus einer anderen Tabelle vorhanden ist. Dies ist nützlich, wenn Sie einer Tabelle, die Sie mit einer Tabellenerstellungsabfrage erstellt haben, weitere Daten hinzufügen müssen.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 30

Schritt 2. Klicken Sie auf der Registerkarte Design auf die Schaltfläche Anhängen

Dadurch wird das Dialogfeld Anhängen geöffnet. Wählen Sie die Tabelle aus, die Sie anhängen möchten.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 31

Schritt 3. Ändern Sie die Kriterien Ihrer Abfrage so, dass sie mit dem übereinstimmen, was Sie hinzufügen möchten

Wenn Sie beispielsweise eine Tabelle mit dem Kriterium „2010“für das Feld „Jahr“erstellt haben, ändern Sie es in das Jahr, das Sie hinzufügen möchten, z. B. „2011“.

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Schritt 4. Legen Sie fest, wo die Daten angehängt werden sollen

Stellen Sie sicher, dass Sie für jede Spalte, die Sie anhängen, die richtigen Felder festlegen. Wenn Sie beispielsweise die obigen Änderungen verwenden, sollten Daten an das Feld Jahr in der Zeile Anhängen an angehängt werden.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 33

Schritt 5. Führen Sie die Abfrage aus

Klicken Sie auf der Registerkarte Entwerfen auf die Schaltfläche Ausführen. Die Abfrage wird ausgeführt und die Daten werden der Tabelle hinzugefügt. Sie können die Tabelle öffnen, um zu überprüfen, ob die Daten korrekt hinzugefügt wurden.

Teil 5 von 6: Formulare erstellen und verwenden

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 34

Schritt 1. Wählen Sie die Tabelle aus, für die Sie ein Formular erstellen möchten

Formulare ermöglichen es Ihnen, die Daten für jedes Feld leicht anzuzeigen sowie schnell zwischen Datensätzen zu wechseln oder neue zu erstellen. Formulare sind für längere Zeiträume der Dateneingabe unerlässlich, da sie für die meisten Menschen viel einfacher zu handhaben sind als Tabellen.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 35

Schritt 2. Klicken Sie auf die Schaltfläche Formular auf der Registerkarte Erstellen

Dadurch wird automatisch ein Formular basierend auf den in der Tabelle enthaltenen Feldern erstellt. Access erstellt ziemlich gut automatisch Felder mit der richtigen Größe, aber Sie können die Größe ändern und beliebige Elemente im Formular verschieben, die Sie möchten.

  • Wenn Sie nicht möchten, dass ein bestimmtes Feld im Formular angezeigt wird, können Sie mit der rechten Maustaste darauf klicken und Löschen auswählen.
  • Wenn Ihre Tabellen Beziehungen haben, wird unter jedem Datensatz ein Datenblatt mit den verbundenen Daten angezeigt. Sie können Ihre verbundenen Daten auf diese Weise viel einfacher bearbeiten. Jeder Vertriebsmitarbeiter in Ihrer Datenbank kann beispielsweise eine Kundendatenbank an seinen Datensatz angehängt haben.
Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 36

Schritt 3. Navigieren Sie durch Ihr neues Formular

Die Pfeilschaltflächen unten bewegen sich von Datensatz zu Datensatz. Die Felder werden mit Ihren Datensatzdaten gefüllt, wenn Sie zwischen ihnen wechseln. Mit den Schaltflächen an den Rändern können Sie zum ersten oder letzten Datensatz wechseln.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 37

Schritt 4. Klicken Sie auf die Datenblattschaltfläche, um die Tabelle zu verwenden

Dieser befindet sich in der oberen linken Ecke und ermöglicht es Ihnen, die Werte Ihrer Tabelle mithilfe des Formulars zu ändern.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 38

Schritt 5. Nehmen Sie Änderungen an bestehenden Datensätzen vor

Sie können den Text in jedem Feld jedes Datensatzes bearbeiten, um die Daten in der Tabelle zu ändern. Die Änderungen werden automatisch in der Tabelle sowie in allen verbundenen Tabellen widergespiegelt.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 39

Schritt 6. Fügen Sie neue Datensätze hinzu

Klicken Sie neben den Navigationsschaltflächen auf die Schaltfläche „Datensatz hinzufügen“, um einen neuen Datensatz am Ende der Liste zu erstellen. Sie können dann die Felder verwenden, um Daten in den leeren Datensatz in der Tabelle einzugeben. Dies ist eine viel einfachere Möglichkeit, neue Informationen hinzuzufügen als über die Tabellenansicht.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 40

Schritt 7. Speichern Sie das Formular, wenn Sie fertig sind

Stellen Sie sicher, dass Sie Ihr Formular speichern, indem Sie Strg + S drücken, damit Sie später problemlos darauf zugreifen können. Es wird in Ihrem Navigationsrahmen auf der linken Seite des Bildschirms angezeigt.

Teil 6 von 6: Erstellen eines Berichts

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 41

Schritt 1. Wählen Sie Ihre Tabelle oder Abfrage aus

Mit Berichten können Sie schnell Zusammenfassungen Ihrer Daten anzeigen. Sie werden häufig für Einkommens- und Versandberichte verwendet und können auf nahezu jeden Verwendungszweck zugeschnitten werden. Berichte beziehen Daten aus Tabellen oder Abfragen, die Sie erstellt haben.

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 42

Schritt 2. Klicken Sie auf die Registerkarte Erstellen

Wählen Sie den Berichtstyp aus, den Sie erstellen möchten. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Bericht zu erstellen. Access kann Ihren Bericht automatisch für Sie erstellen oder Sie können einen benutzerdefinierten Bericht erstellen.

  • Bericht – Dadurch wird ein automatischer Bericht mit allen Daten aus Ihrer Quelle erstellt. Es wird nichts gruppiert, aber für kleine Datenbanken ist dies wahrscheinlich ausreichend, um anzuzeigen, was Sie brauchen.
  • Leerer Bericht – Dadurch wird ein leerer Bericht erstellt, den Sie nach Belieben mit Ihren Daten ausfüllen können. Sie können aus jedem verfügbaren Feld auswählen, um einen benutzerdefinierten Bericht zu erstellen.
  • Berichtsassistent – ​​Der Berichtsassistent führt Sie durch den Berichterstellungsprozess und ermöglicht Ihnen, Ihre Daten auszuwählen und zu gruppieren und sie dann entsprechend zu formatieren.
Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 43

Schritt 3. Legen Sie eine Quelle für einen leeren Bericht fest

Wenn Sie einen leeren Bericht erstellen möchten, müssen Sie eine Quelle dafür auswählen. Klicken Sie zunächst auf die Registerkarte Anordnen und wählen Sie dann Eigenschaftenblatt. Alternativ können Sie auch alt=""Image" + Enter drücken.</p" />

Klicken Sie auf den Abwärtspfeil neben dem Feld Datensatzquelle. Eine Liste Ihrer verfügbaren Tabellen und Abfragen wird angezeigt. Wählen Sie einen aus und er wird dem Bericht zugewiesen

Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 44

Schritt 4. Fügen Sie Ihrem Bericht Felder hinzu

Sobald Sie über eine Quelle verfügen, können Sie Felder daraus zu Ihrem Bericht hinzufügen. Klicken Sie auf die Registerkarte Format, und klicken Sie dann auf Vorhandene Felder hinzufügen. Die Feldliste wird im rechten Rahmen angezeigt.

  • Klicken Sie auf die Felder, die Sie hinzufügen möchten, und ziehen Sie sie in den Designrahmen. Der Datensatz wird im Bericht angezeigt. Wenn Sie zusätzliche Felder hinzufügen, werden diese automatisch mit vorhandenen Feldern ausgerichtet.
  • Sie können die Größe der Felder ändern, indem Sie auf die Ränder klicken und die Maus ziehen.
  • Löschen Sie Felder aus dem Bericht, indem Sie auf die Überschrift klicken und die Entf-Taste drücken.
Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 45

Schritt 5. Fügen Sie Ihrem Bericht Gruppen hinzu

Gruppen ermöglichen Ihnen das schnelle Analysieren von Informationen in einem Bericht, da Sie damit verbundene Informationen organisieren können. Sie können beispielsweise Verkäufe nach Region oder nach Verkäufer gruppieren. Gruppen ermöglichen dies.

  • Klicken Sie auf die Registerkarte Design und dann auf die Schaltfläche Gruppieren & Sortieren.
  • Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen beliebigen Teil des Felds, den Sie einer Gruppe hinzufügen möchten. Wählen Sie im Menü Gruppe ein aus.
  • Für die Gruppe wird eine Kopfzeile erstellt. Sie können die Kopfzeile so anpassen, wie Sie die Gruppe beschriften möchten.
Verwenden Sie Microsoft Access Schritt 46

Schritt 6. Speichern und teilen Sie Ihren Bericht

Sobald Ihr Bericht fertiggestellt ist, können Sie ihn speichern und dann teilen oder wie jedes andere Dokument ausdrucken. Nutzen Sie dies, um die Unternehmensleistung mit Investoren zu teilen, Kontaktinformationen zu Mitarbeitern zu erhalten und vieles mehr.

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